Jak przeprowadzać zimne wiadomości e-mail dla PR

Opublikowany: 2022-01-17

Biznes to przede wszystkim relacje: relacje z klientami, pracownikami, producentami, dystrybutorami, influencerami, a nawet konkurencją. Kultywujesz i rozwijasz te relacje za pośrednictwem wielu różnych kanałów, takich jak media społecznościowe, wydarzenia na żywo, płatne reklamy oraz zimna i ciepła poczta e-mail.

Ale musisz nie tylko utrzymywać istniejące połączenia, ale także nawiązywać nowe kontakty. Niezależnie od tego, czy chodzi o ekspansję, zmianę marki, utrzymanie, czy wprowadzenie nowego produktu lub usługi, nawiązywanie nowych kontaktów i konsekwentne tworzenie nowych relacji jest kluczem do rozwoju firmy. Aby to zrobić z powodzeniem, potrzebujesz odpowiednich narzędzi w swoim arsenale.

Tu właśnie wkracza public relations (PR).

Public Relations

Czym właściwie jest PR?

Marketing i reklama są dość proste. W pewnym momencie starają się przedstawić i nakłonić do zakupu.

Ale PR nie jest tak oczywisty. Pomyśl o tym jako o ostatecznym budowniczym relacji. Public relations to budowanie i utrzymywanie relacji między Tobą, Twoją marką, Twoimi produktami i opinią publiczną.

„Public relations ogólnie to sprzedaż świadomości, reputacji i zmian w zachowaniu. To zmieniarka gry z jednym z najwyższych zwrotów z inwestycji w działania marketingowe/komunikacyjne. Public relations buduje świadomość, a czasem wybuchową widoczność marek, produktów i liderów myśli .”

~Joel Swanson, dyrektor ds. komunikacji i komunikacji marketingowej w UnitedHealth Group

Jak sama nazwa wskazuje, PR buduje pozytywną reputację wśród opinii publicznej, a dokładniej, w twojej opinii publicznej.

Ale w przeciwieństwie do tradycyjnej reklamy, PR jest zazwyczaj przedmiotem zasłużonej lub nieopłaconej uwagi mediów. Nie płacisz za 30-sekundową reklamę radiową lub PPC.

Specjaliści od PR wykorzystują moc opowiadania historii, aby zwrócić na ciebie uwagę i rozgłos, aby uzyskać dobre rzeczy, a z dala od ciebie, aby uzyskać złe rzeczy (kontrola szkód).

Mając to na uwadze, może być łatwo odrzucić public relations jako nic innego jak relacje z mediami. Nie byłabyś pierwszą osobą, która miałaby taką opinię.

Źródło obrazu

Ale to wąski pogląd, jak widać na powyższym wykresie. PR ma wiele, wiele ruchomych części i trybów w maszynie.

A ponieważ odchodzimy od tradycyjnego modelu reklamy, public relations nabiera coraz większego znaczenia dla sukcesu biznesowego:

  • 86% ludzi pomija reklamy telewizyjne, a 44% direct mail nigdy nie jest otwierana.
  • 70% konsumentów woli poznawać konkretną firmę lub markę za pośrednictwem artykułów niż płatnych reklam, a dla decydentów biznesowych liczba ta wzrasta do 80%.
  • Millenialsi są o 247% bardziej narażeni na wpływ mediów społecznościowych lub blogów.
  • Zarządzanie swoją reputacją ma kluczowe znaczenie w cyfrowym świecie, ponieważ potwierdzenie prawdziwej plotki zajmuje tylko dwie godziny, ale średnio co najmniej 14 godzin, aby obalić fałszywą. Potrzebujesz kogoś uważnego i gotowego do działania.
  • PR musi obejmować coś więcej niż tylko komunikaty prasowe. 73% dziennikarzy codziennie poszukuje nowych i intrygujących informacji prasowych… ale to oznacza, że ​​27% się tym nie przejmuje. Jak dotrzeć do tego niewykorzystanego rynku?
  • Korzystanie z programów blokujących reklamy wzrosło o 30% w 2017 r., trend ten prawdopodobnie utrzyma się w 2018 r. i później.

Profesjonalista PR musi być wszechstronnym i potężnym gawędziarzem. Mogą być zaangażowani w 10, 15, 20 lub więcej kanałów i taktyk.

Ale oto, o czym chcę, żebyś pamiętał, jeśli usuniesz tylko jedną rzecz z tego postu:

92% influencerów i dziennikarzy nadal preferuje prezentacje e-mailowe i kontakt z innymi kanałami .

Źródło obrazu

Ach, boisko; niezłomny pas narzędzi PR. Jak widać, przytłaczającą preferencją, jak uzyskać tę prezentację przed właściwymi oczami, jest e-mail.

Dobrze napisana i zgrana w czasie prezentacja e-maili – 61% lubi je otrzymywać rano, 30% po południu, a 9% wieczorem – może zapewnić naprawdę skuteczny huk za Twoje metaforyczne pieniądze (jest to zasłużone media, w końcu).

Niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z dziennikarzami, wpływowymi osobami czy lokalnymi firmami, powinieneś a) prezentować we właściwy sposób i b) wysyłać prezentacje za pośrednictwem poczty e-mail.

Poziom. E-mail. Kontroluj swoją narrację.

Zasięg e-mailowy w PR

Najważniejszym sposobem, aby wznieść się ponad masę e-maili – wysyłamy około 269 miliardów z nich każdego dnia – jest sprawienie, by były spersonalizowane i indywidualne. Nikt nie chce odpowiadać na e-mail, który został bardzo wyraźnie wysłany do dziesiątek innych osób.

Błędy debiutanta, które będą cię kosztować? Uwzględnienie innych odbiorców w polu CC: i wysłanie maila całkowicie pozbawionego personalizacji.

Aby temu zaradzić, nigdy, przenigdy nie wysyłaj dokładnie tego samego e-maila do więcej niż jednej osoby i pamiętaj te trzy małe słowa: badania, badania, badania.

Aby znaleźć kilka potencjalnych celów, przeprowadź wyszukiwanie w Google odpowiedniego słowa kluczowego lub tematu lub znajdź najpopularniejsze treści na określony temat za pomocą narzędzia takiego jak BuzzSumo. To są pisarze i blogerzy, których szukasz.

Następnie odpowiedz na kilka pytań na ich temat: do kogo proponujesz, o czym zwykle piszą, jaki jest ich ostatni, istotny sukces, o którym mógłbyś wspomnieć, czy masz już powiązania, a co najważniejsze, w jaki sposób Twoja prezentacja będzie dla nich korzystna i ich czytelnicy? Dowiedz się o nich wszystkiego, co możesz, o ich pracy, czytelnikach, ich publikacjach i tak dalej.

Im więcej wiesz i uwzględniasz, tym lepiej.

Idealne boisko

Każda dobra prezentacja ma co najmniej trzy cechy wspólne: haczyk, wyraźne wezwanie do działania i nieodpartą propozycję wartości.

Hak

Twój hak to kąt, pod jakim się pochylasz. Ogólnie rzecz biorąc, prezentacje PR skierowane do dziennikarzy i wpływowych osób mają albo kołek informacyjny – powiązany w jakiś znaczący sposób z bieżącym tematem lub historią – albo znacznik czasowy – związany z nadchodzącą rocznicą, datą lub wydarzeniem.

Jeśli masz mocną, znaczącą wiadomość lub wyznacznik czasu, jesteś w połowie drogi do domu.

Wezwanie do działania

Każdy e-mail – lub strona docelowa, post w mediach społecznościowych lub cokolwiek – ma jedno konkretne działanie, które chcesz, aby wykonał go Twój czytelnik. Nie inaczej jest na boisku.

Co dokładnie chcesz, aby zrobił odbiorca? Skontaktować się z klientem, zbadać zmiany regulacyjne, opublikować aktualizację, przeprowadzić wywiad z prezesem, zrecenzować produkt lub coś zupełnie innego?

Jasno i jasno określ, czego oczekujesz od czytelnika.

Propozycja wartości

Najważniejszym elementem udanej prezentacji PR jest rekwizyt wartości. Tutaj wyjaśniasz, dlaczego powinni omawiać tę historię, w jaki sposób łączy się ona z jakimś większym tematem lub problemem i dlaczego przyniesie to korzyści ich czytelnikom, obserwatorom i publikacji.

Musi być o nich, a nie o tobie. Dobra prezentacja powinna być, a przynajmniej sprawiać wrażenie, że robisz im przysługę, a nie odwrotnie.

Źródło obrazu

I pamiętaj, że to, że wiadomość e-mail jest zimna, nie oznacza, że ​​nie można jej spersonalizować.

Porady i wskazówki

Oprócz korzystania z powyższej, sprawdzonej w boju struktury, istnieje kilka innych wskazówek zalecanych przez specjalistów PR, aby zapewnić jeszcze większą przewagę:

  • Nie proponuj reporterowi technologicznemu pomysłu na dostawę produktów ekologicznych. Upewnij się, że Twoja historia jest zsynchronizowana ze zwykłym tematem. Wydaje się oczywiste, ale zdziwiłbyś się, jak wielu „profesjonalistów” tego nie robi.
  • Link do odpowiednich statystyk, danych i artykułów, aby wzmocnić swoją ofertę.
  • Link do biografii osób i badań lub danych, o których wspominasz w prezentacji. Dzięki temu odbiorcy mogą szybko, łatwo i wygodnie kopać głębiej i wzbudzać ich zainteresowanie.
  • Jeśli to możliwe, uczyń swoją ofertę ekskluzywną . Zaoferuj to komuś innemu tylko wtedy, gdy przekaże to. Staraj się zaoferować im coś, co wzbogaci historię, którą piszą, lub rozwiąże problem. Niedawno miałem giełdę, na której poprosiłem o link do narzędzia do weryfikacji poczty e-mail, które niedawno nabyłem, aby umieścić go w jednym z ich najlepszych postów dotyczących rozwoju listy e-mailowej.
  • Nie owij się w bawełnę. Przejdź do sedna i przejdź do niego szybko. Wszyscy są zajęci.
  • Spersonalizuj każdą prezentację tak bardzo, jak tylko możesz.
  • Postaraj się, aby temat był krótki i prosty. Ambitny? Przetestuj różne wiersze tematu, aby skupić się na najbardziej efektywnym.
  • Jako uzupełnienie , ale nie zamiennik działań PR, rozważ skorzystanie z pomocy Help a Reporter Out (HARO). Ta usługa łączy dziennikarzy i źródła. Dobre dla nich i dobre dla ciebie.

Nie wkładaj wysiłku i/lub nie popełniaj rażących błędów, a marnujesz czas wszystkich.

Zautomatyzować? Tak, możesz.

Kampania „sprayuj i módl się” – wysyłanie tego samego e-maila do dziesiątek lub setek odbiorców – nie przyniesie rezultatów. Po prostu nie będzie.

Ale to nie znaczy, że nie możesz korzystać z automatyzacji i zwiększać zasięgu działań.

Dobrze przygotowany szablon z dużą możliwością personalizacji poprzez scalanie pól i tagów to wszystko. Możesz automatycznie dodawać dane osobowe do wszystkiego, od nazwisk, firm, publikacji, ostatnich artykułów i nie tylko, aby dostosować szablon idealnie dla więcej niż jednego odbiorcy i więcej niż jednej sytuacji.

Zautomatyzuj swoje podstawowe i początkowe interakcje za pomocą rozwiązania z pełną obsługą, takiego jak Mailshake, ale upewnij się, że ręcznie trzymaj wodze, gdy już zrobią pierwszy kęs.

W jaki sposób? Z segmentacją i zbieraniem opartym na działaniu. Korzystając na przykład z narzędzia Mailshake's Lead Catcher, możesz ustawić odpowiedni wyzwalacz, aby przesunąć odbiorców z listy automatycznej na listę ręczną, gdy są już rozgrzani i gotowi do zaangażowania. Tym wyzwalaczem może być odpowiedź, kliknięcie linku lub cokolwiek innego.

Skontaktuj się automatycznie, ustaw kryteria odpowiedzi i odpowiedz osobiście, gdy ten wyzwalacz zostanie spełniony.

Najlepsze z obu światów.

Podejmować właściwe kroki

Słyszałeś już tę radę. Musisz kontynuować.

70% sieci sprzedaży e-maili bez odpowiedzi zatrzymuje się po e-mailu nr 1. Być innym. Bądź w tej 30% mniejszości i wysyłaj dalej.

Czemu? Krótko mówiąc, im więcej wyślesz, tym więcej otrzymasz odpowiedzi: 30% odpowiedzi na pierwszy e-mail, 21% na drugi, 18% na trzeci, aż do 7% na dziesiąty .

Źródło obrazu

Niezależnie od tego, czy jest to premiera książki, aktualizacja produktu, czy nowa usługa, public relations współpracuje z płatnym marketingiem, aby objąć wszystkie podstawy i dotrzeć do wszystkich odbiorców.

Oczywiście zimny e-mail sprawdza się w sprzedaży i marketingu.

Ale zasięg PR to mniej znane – ale nie mniej potrzebne i skuteczne – rodzeństwo. Więc pitch przez e-mail. Bądź przekonujący. Podejmować właściwe kroki.

I kontroluj swoją historię.