Księgowość 101: Jak prowadzić ewidencję dla małej firmy

To prawda, że ​​prowadzenie własnej księgowości może być kompletnym koszmarem.

Niezależnie od tego, czy zaczynasz nowy biznes, czy prowadzisz sklep internetowy od lat, nauka śledzenia wydatków i przychodów może wydawać się ogromnym wyzwaniem.

Nie jesteś sam. Prawie trzy czwarte właścicieli małych firm uważa, że ​​nie mają zbyt dużej wiedzy na temat księgowości i rachunkowości.

Oprócz prowadzenia firmy musisz także zarządzać kontem aktywów, deklaracjami podatkowymi, obciążeniem zwrotnym karty kredytowej i nie tylko. To może być mylące i przytłaczające, jeśli nurkujesz po raz pierwszy. Ale nie musi tak być.

Chcesz zostać profesjonalistą we własnej księgowości? W tym artykule dowiesz się wszystkiego o tym, jak zacząć prowadzić księgi dla małej firmy i jak możesz stać się bardziej dochodowy już dziś.

Czym jest księgowość?

Księgowość to proces rejestrowania i zarządzania wszystkimi transakcjami finansowymi Twojej firmy, w tym sprzedażą, zakupami i płatnościami. Księgowi śledzą wszystkie koszty i dochody, aby pomóc firmie w podejmowaniu świadomych decyzji finansowych.

Celem księgowości jest pokazanie szerszego obrazu finansowego Twojej firmy, zbilansowanie kont i usprawnienie zarządzania przepływami pieniężnymi w bardziej strategiczny sposób.

Podstawy księgowości

W księgowości biznesowej konto jest zapisem wszystkich zapisów debetowych i kredytowych określonego typu, takich jak zobowiązania lub listy płac.

Istnieje pięć podstawowych typów kont:

• Aktywa. Zasoby lub rzeczy wartościowe będące własnością firmy w wyniku jej transakcji (np. zapasy, należności).
• Zadłużenie. Zobowiązania i długi spółki wobec dostawców, banków, pożyczkodawców lub innych dostawców towarów i usług (np. pożyczki, zobowiązania).
• Przychody lub dochody. Pieniądze zarobione przez firmę poprzez sprzedaż lub świadczenie usługi.
• Wydatki. Środki pieniężne, które wypływają z firmy, aby zapłacić za aktywa lub usługi (np. media, pensje).
• Słuszność. , Pozostała wartość udziału właściciela w spółce po odjęciu wszystkich zobowiązań (np. akcje, zyski zatrzymane).

Księgowość dla małych firm zaczyna się od skonfigurowania każdego konta, dzięki czemu można rejestrować transakcje w odpowiedniej kategorii. To tworzy twoją księgę główną. Prawdopodobnie nie będziesz mieć tych samych dokładnych procesów księgowych, co następny sklep e-commerce, ale wiele różnych metod księgowania jest powszechnych w zależności od potrzeb Twojej firmy.

Jak prowadzić księgi

1. Prowadź i aktualizuj dokumentację finansową

Księgowość polega na pracy z liczbami. Większość pracy obejmuje podstawową matematykę i rachunkowość. Szczegóły zależą od rodzaju firmy, którą prowadzisz, ale mogą obejmować takie zadania, jak rozliczanie należności i wyciągów bankowych, rejestrowanie transakcji finansowych, fakturowanie, fakturowanie i śledzenie listy płac.

Zajmiesz również inne sprawy związane z finansami, w tym:

• Księgowość podatkowa dla wynagrodzeń, dochodów, zatrudnienia, a nawet odliczeń podatkowych dla małych firm.
• Planowanie budżetu, aby pomóc firmie pozostać na dobrej drodze i rozwijać się.
• Przygotowanie sprawozdań finansowych (bilanse, rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne i zmiany w kapitale własnym) dla interesariuszy.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga dokładnej analizy i odrobiny wiedzy prawniczej. W przypadku, gdy Twoja firma zostanie kiedykolwiek poddana audytowi, chcesz się upewnić, że Twoje dane są uporządkowane, a potrącenia są zgodne z prawem.

2. Śledź, co wszyscy robią (i wydają)

Prowadzenie księgowości finansowej może zająć dużo czasu. Musisz zapewnić dokładność dla każdej transakcji finansowej, a ponadto musisz każdego dnia bilansować księgi i śledzić płatności wchodzące i wychodzące od pracowników.

Oznacza to, że aby opanować księgowość i księgowość, powinieneś mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne i organizacyjne. Każdego dnia może być konieczne zebranie rachunków od pracowników, zarządzanie kosztami podróży lub zwrot kosztów. Stworzenie systemu do składania wniosków i zwrotów pomaga upewnić się, że nie przegapisz transakcji, a zapisy są aktualne i dokładne.

3. Korzystaj z usług księgowych w celu usprawnienia procesów

Dobre oprogramowanie księgowe lub księgowe powinno znajdować się w zestawie narzędzi księgowych dla małych firm. Wraz z rozwojem wirtualnej księgowości i innych rodzajów usług księgowych online, właściciele małych firm muszą być na bieżąco z najnowszymi technologiami.

Dzięki dobrym usługom księgowym lub oprogramowaniu możesz usprawnić wprowadzanie danych, tworzyć szczegółowe raporty finansowe, konsolidować dane i automatyzować prowadzenie dokumentacji. Jest to również prosty sposób na zwiększenie dokładności w całej firmie i wyeliminowanie czasu spędzanego na wykonywaniu powtarzalnych zadań.

Księgowość z dwoma księgami a księgowość jednorazowa

W metodzie jednokrotnego księgowania transakcje biznesowe są rejestrowane podczas dokonywania wpłat i opłacania rachunków na konto firmowe, podobnie jak prowadzenie rejestru czekowego. Ta metoda sprawdza się najlepiej w przypadku mniejszych firm z niewielką liczbą transakcji.

Księgowość z podwójnym zapisem jest przeznaczona dla firm o dowolnej wielkości i złożoności. W tej metodzie, gdy wpis jest dokonywany na koncie, odpowiedni i przeciwny wpis jest dokonywany na innym koncie. Na przykład, jeśli zarejestrujesz przychód w wysokości 100 USD, dokonasz dwóch wpisów: wpis debetowy w wysokości 100 USD w celu zwiększenia bilansu gotówkowego i wpis kredytowy w wysokości 100 USD w celu zwiększenia „przychodów” na rachunku rachunku zysków i strat.

Jak opanować księgowość w małych firmach

Zrozumienie i śledzenie danych finansowych jest istotną częścią finansów małej firmy. Dlatego, gdy prowadzisz firmę, musisz się tego uczyć na lekcjach księgowości lub zlecać na zewnątrz.

Na szczęście nie tylko można nauczyć się zarządzać własnymi książkami, ale jest też kilka znaczących korzyści z samodzielnego radzenia sobie z tym.

Rozmawialiśmy z dwoma ekspertami, którzy pomogli Ci samodzielnie zarządzać swoimi finansami: Charlie Ashbourne, wewnętrzny księgowy w Shopify, oraz Sheena Brady, menedżer ds. sukcesu handlowego w Shopify Plus, która prowadzi również odnoszącą sukcesy firmę, Tease Tea, i zbudowała system do zarządzania księgami swojej firmy.

Jeśli jesteś nowy w prowadzeniu rachunków i nie możesz sobie pozwolić na opłacenie firmy księgowej lub samozatrudnionego księgowego, nadal możesz nauczyć się podstaw i samodzielnie zarządzać rzeczami. Oto spojrzenie na księgowość e-commerce z perspektywy dziennej, miesięcznej, kwartalnej i rocznej.

Co robić codziennie

Na co dzień jedyną ogólną częścią księgowości, o której musisz pamiętać, są rachunki.

Zachowaj papierowy ślad wszystkiego, co dzieje się w Twojej firmie, co może oznaczać zatrzymanie paragonu ze spotkania przy kawie z nowym dostawcą lub dodanie do zakładek paragonu e-mail dla ostatniej rundy reklam cyfrowych.

Powód, dla którego przechowywanie tych rejestrów jest tak ważne, jest prosty. Aby uzyskać pełną korzyść podatkową z tytułu uzasadnionych wydatków biznesowych, musisz być w stanie je wesprzeć.

„Jeśli nie masz odpowiedniego wsparcia, możesz odmówić zarówno ulg podatkowych, jak i wydatków podlegających odliczeniu, co, jeśli faktycznie masz do nich prawo, może być wielkim hitem w czasie podatkowym” – mówi Charlie.

Tak więc Twoim codziennym zadaniem księgowym jest upewnienie się, że masz plan śledzenia pokwitowań, faktur i odpowiednich wiadomości e-mail. Chcesz, aby te dokumenty były łatwo dostępne, aby praca z nimi nie wymagała znacznego czasu ani wysiłku.

Paragony i faktury można przechowywać w określonym folderze. Jeśli masz tendencję do otrzymywania wiadomości e-mail od określonych nadawców (dostawców oprogramowania, reklam cyfrowych itp.), możesz skonfigurować prostą regułę w skrzynce odbiorczej, aby umieścić je w folderze o nazwie „Pokwitowania i faktury”.

Możesz nawet utworzyć prostą listę rzeczy do zrobienia, aby obsłużyć ten proces, co zrobiła Sheena dla Teas Teas.

„Za każdym razem, gdy faktura lub pokwitowanie są do nas przesyłane e-mailem — w dzisiejszych czasach 95% — przesyłam załącznik na Dysk Google do folderu faktur z podziałem na miesiące. Oznacza to, że rzadko muszę drukować, segregować lub przechowywać jakiekolwiek z tych informacji, co samo w sobie pozwala zaoszczędzić dużo czasu”.

Co robić co tydzień

Prowadzenie księgowości nie powinno przerodzić się w ogromne cotygodniowe zadanie na Twojej liście rzeczy do zrobienia. Co tydzień należy mieć na oku dwie kluczowe kwestie: rachunek przepływów pieniężnych i wydatki zmienne, zwłaszcza gdy są zupełnie nowe.

Zwróć uwagę na swoje przepływy pieniężne

Czy masz pieniądze w banku, ile i co te pieniądze muszą pokryć? Właśnie na to patrzysz, jeśli chodzi o przepływy pieniężne.

„Oprócz przychodów i wydatków, kluczowe jest zarządzanie gotówką i przepływem gotówki. Zwykle panuje błędne przekonanie, że jeśli masz przychód w wysokości X, to masz gotówkę w takiej wysokości, po prostu tam siedzi, ale niekoniecznie tak jest” – mówi Charlie.

Na co dzień może być konieczne podjęcie decyzji o tym, kiedy coś kupić lub ile wydać na swoją firmę. Zrozumienie, ile gotówki masz pod ręką i co jeszcze ta gotówka musi pokryć, jest kluczową częścią zarządzania księgami i firmą.

Potrzebujesz prostego systemu księgowego, który pomoże zaplanować i przeanalizować przepływy pieniężne? Ten artykuł o tym, dlaczego przepływy pieniężne mogą być nawet ważniejsze niż zysk, zawiera poręczny arkusz kalkulacyjny, z którego możesz skorzystać.

Miej oko na nowe lub zmienne wydatki

W większości przypadków obserwowanie i przeglądanie wydatków może być comiesięcznym zadaniem. Ale jeśli masz jakieś nowe wydatki lub wydatki zmienne, będziesz chciał przyjrzeć się im bliżej, aby upewnić się, że są zgodne z oczekiwaniami.

„Weźmy na przykład wydatki marketingowe: jeśli niedawno przydzieliłeś budżet na wyświetlanie płatnych reklam i zmienia się on z dnia na dzień, powinieneś uważnie go obserwować, aż poczujesz się komfortowo z zachowaniem” — mówi Charlie.

W końcu, jeśli istnieją sposoby na ocenę nowych inicjatyw i wydatków przed końcem miesiąca, możesz podejmować szybsze, ale nadal świadome decyzje.

Co robić co miesiąc

Jeśli pracowałeś z księgowym wewnętrznym lub zdalnym, prawdopodobnie będziesz z nim w kontakcie, aby co miesiąc sprawdzać swoje księgi. Jako majsterkowicz powinieneś zaplanować usiąść i poświęcić trochę czasu na miesiąc na utrzymywanie swoich książek w porządku.

Uzyskaj migawkę biznesową

Co miesiąc powinieneś patrzeć na swoją firmę jako całość, aby zrozumieć, jak się sprawy mają i wyczuć szerszy obraz.

„Pod koniec miesiąca chcesz się upewnić, że masz wszystkie wydatki, a następnie przyjrzeć się sprzedaży, wydatkom, dochodom i pozycji gotówkowej jako całości”, mówi Charlie. „Chcesz również upewnić się, że przyjrzysz się kluczowym obszarom działalności, które Cię interesują”.

Korzystaj z usług księgowych lub oprogramowania, aby śledzić trendy, które obserwujesz z miesiąca na miesiąc, i zastanów się, jak poradzisz sobie z nadchodzącym miesiącem z perspektywy finansowej. Możesz także zwrócić szczególną uwagę na wszelkie nowe projekty, kampanie lub zmiany operacyjne, aby sprawdzić, czy mają one wpływ na sprzedaż, wydatki lub jedno i drugie.

Miej oko na wydatki

Twój comiesięczny przegląd to dobry moment, aby bardziej strategicznie przemyśleć, w jaki sposób wydatki pasują do Twojej firmy.

„Zawsze uważnie przyglądam się wydatkom, nawet jeśli osiągamy dobre wyniki w sprzedaży” — mówi Sheena. „Dużym wskaźnikiem sukcesu w biznesie jest rentowność, a często można osiągnąć nieoczekiwany zysk, analizując wydatki i twórczo znajdując sposoby ich obniżenia.

Możesz znaleźć różne sposoby na obniżenie kosztów, przeglądając rabaty dostawców na podstawie historii płatności, zamówień zbiorczych lub zamawiania niektórych produktów w przedsprzedaży.

„W zeszłym roku przyjrzałem się popularnemu akcesorium do herbaty, które sprzedajemy, i przeprowadziłem pewne badania. Zapytałem naszego dostawcę, czy jest miejsce na zniżkę w oparciu o naszą historię i moją wiedzę o producencie. Udało mu się obniżyć nasz koszt jednostkowy, a na tym jednym zapytaniu zaoszczędziliśmy w zeszłym roku ponad 5000 dolarów”.

Bądź zorganizowany

Jeśli istnieje frazes podatkowy i księgowy, z którym każdy przedsiębiorca może się identyfikować, jest to „pudełko na buty pełne paragonów”. Marzeniem jest oczywiście przekazanie tego pudełka do CPA lub jednej z wielu usług księgowych, które mogą to wszystko zrozumieć, ale istnieją sposoby, aby samemu zająć się pudełkiem po butach.

Podczas comiesięcznego sprawdzania przejrzyj wszystkie zapisane rachunki w e-mailu, pliku na Dysku Google lub tak, w pudełku po butach. Podziel je na kategorie wydatków, zarówno w celu uporządkowania sezonu podatkowego, jak i w celu sprawdzenia, ile naprawdę wydajesz na zamówienia magazynowe w porównaniu z reklamami.

Dostosuj na podstawie tego, co musisz wiedzieć

Żadne dwie firmy nie są takie same i chociaż istnieją podstawy, które są prawdziwe dla każdej firmy, Twoja unikalna mieszanka przychodów i wydatków może prowadzić do nieco innego zestawu potrzeb księgowych niż w przypadku innych.

„Kiedyś recenzowałem swoje książki na podstawie zamówień. Upewniłbym się, że każde przychodzące zamówienie jest rejestrowane i śledzone za pomocą oprogramowania księgowego” — mówi Sheena. „Okazuje się, że to nie było konieczne. Dla naszej firmy wszystko, co miało znaczenie dla naszych recenzji, to ogólna sprzedaż w ujęciu miesięcznym”.

Jeśli rejestrujesz wszystko, czego potrzebujesz do celów podatkowych i księgowych, i otrzymujesz informacje finansowe potrzebne do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących Twojej firmy, możesz zdecydować się na usprawnienie procesów, które nie są krytyczne dla żadnej z tych rzeczy.

Najlepsze oprogramowanie księgowe dla małych firm

Jeśli szukasz sposobów na ułatwienie prowadzenia księgowości online, istnieje kilka narzędzi do rozważenia, w zależności od potrzeb Twojej firmy:

1. A2X. Ta aplikacja automatycznie publikuje sprzedaż w sklepie Shopify w Xero lub QuickBooks i uzgadnia Twoje wypłaty, dzięki czemu możesz zobaczyć, że wszystko zostało prawidłowo rozliczone. A2X cieszy się zaufaniem setek wiodących firm księgowych zajmujących się handlem elektronicznym.
2. Integracje OneSaaS. OneSaas łączy aplikacje biznesowe z zakresu księgowości, handlu elektronicznego, realizacji, CRM, rozliczeń i fakturowania oraz marketingu e-mailowego. Możesz łatwo tworzyć niestandardowe przepływy pracy i tworzyć system księgowy, który rozwija się wraz z Twoją firmą.
3. Świeże Książki. To oprogramowanie do księgowości w chmurze pomaga zarządzać zamówieniami Shopify we FreshBooks na podstawie trzech obiektów: artykułów, faktur i płatności. Wykorzystuje również Twoje zapasy Shopify jako źródło prawdy dla całego zarządzania zapasami, automatycznie aktualizując informacje.
4. Szybkie Książki. Po zintegrowaniu Shopfiy z QuickBooks Twoje zamówienia, zapasy, klienci i wysyłka są automatycznie aktualizowane i dokładne. Za pomocą QuickBooks można publikować informacje o zamówieniach e-commerce jako wpisy do dziennika partii lub szczegółowe księgowanie na poziomie zamówień oraz synchronizować je z innymi rynkami handlu elektronicznego, takimi jak Etsy i Amazon.
5. Ławka. Bench oferuje niedrogie zewnętrzne usługi księgowe dla Twojego sklepu Shopify. Aplikacja synchronizuje się bezpośrednio z Twoimi rachunkami handlowymi i bankowymi. Następnie wirtualny zespół księgowy bilansuje Twoje miesięczne księgi i przygotowuje raporty finansowe.

„Wybierając najlepszy system księgowy, weź pod uwagę jeden z wiodących systemów księgowych w chmurze, taki jak QuickBooks lub Zero”, mówi Ellen Main z A2X Accounting.

„Prowadząc księgowość podatkową dla firmy Shopify, nie wystarczy tylko rejestrować sprzedaż. Musisz zebrać wszystkie opłaty i podatki” – dodaje Ellen. „To nie jest łatwe zadanie bez pomocy aplikacji, łącznika lub integracji.

Wybierz oprogramowanie księgowe, które publikuje zestawienia podsumowujące i przypisuje całą sprzedaż i opłaty do Twojego systemu księgowego. Zapewni to, że wraz z rozwojem firmy Twoje księgi będą zawsze uporządkowane i dokładne.

Zrozumienie księgowości małych firm jest kluczem do wzrostu

Niezależnie od tego, czy sam prowadzisz księgowość, czy zdecydujesz, że najlepiej zatrudnić certyfikowanego księgowego, zrozumienie, w jaki sposób pieniądze przepływają przez Twoją firmę, to dobry interes.

„Posiadanie odpowiednich danych i wiedza o tym, gdzie się znajdujesz, co wydaje się napędzać Twoje przychody i gdzie możesz ograniczyć niektóre koszty, ma kluczowe znaczenie” – mówi Charlie. „Posiadanie solidnych danych, jeśli chodzi o księgowość dla startupów, stawia Cię w lepszym miejscu, aby odnieść sukces w przyszłości”.

Nawet jeśli masz niewielkie doświadczenie w księgowości, masz teraz wiedzę z pierwszej ręki i dostęp do wszystkich swoich finansów, co stawia Cię w potężnym miejscu do podejmowania świadomych decyzji dotyczących przyszłości Twojej firmy. I chociaż warto uzyskać fachową pomoc i porady w zakresie księgowości, upewnij się, że nigdy nie stracisz solidnego zrozumienia swoich liczb, bez względu na to, kim zarządzasz na co dzień.