Co to jest raport budżetowy? Cel, komponenty i korzyści

Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy projekt, będziesz musiał radzić sobie z budżetem. Budżet to plan wydatków, który prognozujesz na podstawie szacunków dochodów i wydatków. Aby upewnić się, że dotrzymujesz tego zawsze ważnego budżetu operacyjnego, będziesz sporządzać regularne raporty budżetowe, a także odwoływać się do sprawozdań finansowych.

Raport budżetowy jest niezbędnym narzędziem do zarządzania finansami i utrzymania rentowności firmy lub projektu. Aby uniknąć potencjalnej pułapki finansowej, dowiedz się, czym jest raport budżetowy, czemu służy i z czego się składa. Wyjaśnimy wiele zalet korzystania z raportu budżetowego, a także pokażemy, jak go utworzyć za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami.

Co to jest raport budżetowy?

Raport budżetowy to finansowy obraz firmy lub projektu w określonym czasie. Gromadzi dane dotyczące rzeczywistych wydatków i porównuje je z prognozami na ten okres w zakresie budżetu.

Oznacza to, że raport dotyczący budżetu pomaga określić, czy wydatki są zgodne z budżetem, czy też przekraczają go lub nie. Raport budżetu zawiera co najmniej dwie kolumny: jedną z planowanymi wydatkami, które zostały uwzględnione w budżecie na raportowany okres, i jedną z rzeczywistymi wydatkami w tym okresie.

Podczas generowania raportu dotyczącego budżetu ważne jest, aby korzystać z narzędzia, które gromadzi dane w czasie rzeczywistym, aby uzyskać jak najdokładniejszy obraz rzeczywistych wydatków w tym okresie. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z raportowaniem w czasie rzeczywistym. Później wyjaśnimy, jak sporządzić raport dotyczący budżetu, ale jeśli w dowolnym momencie chcesz uzyskać ogólny wgląd w swoje wydatki, skorzystaj z naszego pulpitu nawigacyjnego na żywo. W przeciwieństwie do lekkich narzędzi, nasz dashboard nie wymaga czasochłonnej konfiguracji. Jest gotowy, aby pokazać rzeczywiste koszty, kiedy chcesz je zobaczyć. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Jaki jest cel sprawozdania budżetowego?

Głównym celem raportu budżetowego jest zebranie danych o wydatkach na firmę lub projekt w określonym okresie. Te informacje są kluczowe dla prowadzenia udanej firmy lub projektu; nie możesz wydawać na ślepo i oczekiwać, że utrzymasz się na rynku lub zrealizujesz udany projekt.

Możliwość właściwej kontroli wydatków jest tym, co utrzymuje firmę na powierzchni. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy gospodarki przechodzą przez dobre i złe czasy. Firma nie może ignorować krajobrazu gospodarczego i oczekiwać, że przetrwa, a regularne raporty budżetowe pomogą ci poruszać się po wzburzonych wodach branży.

Innym celem sporządzania raportu budżetowego jest określenie jasnych oczekiwań i parametrów dla zespołów. Jest bardziej prawdopodobne, że wydadzą zgodnie z budżetem, jeśli zrozumieją, czym jest ten budżet i jaki mają na niego wpływ wydatki. Ten rodzaj kompetencji finansowych prowadzi do bardziej efektywnego wydawania pieniędzy.

Budżet to również najlepsze odgadnięcie, ile firma lub projekt zamierza wydać. Dokładność opiera się na badaniach i danych historycznych. Dzięki temu raporty budżetowe można archiwizować i uzyskiwać do nich dostęp podczas planowania przyszłych budżetów, aby lepiej oszacować koszty i wydatki.

Składniki raportu budżetowego

Raport budżetu może zawierać różne kolumny w zależności od firmy lub projektu. Często raport dotyczący budżetu jest częścią większego raportu o stanie, który obejmuje szerszy zestaw punktów danych. Może to pomóc umieścić koszty w kontekście i zapewnić lepszy obraz nie tylko tego, co wydano, ale także dlaczego.

Ale gdyby sprowadzić raport budżetowy do jego najważniejszych elementów, ujawniłby on te cztery składniki: koszty rzeczywiste, koszty planowane, budżet i pozostały budżet. Każdy tworzony raport dotyczący budżetu powinien zawierać te cztery składniki. Przyjrzyjmy się bliżej tym czterem częściom podstawowego raportu budżetowego.

Rzeczywiste koszty

Rzeczywiste koszty w raporcie budżetowym to łączne wydatki poniesione przez firmę lub projekt na przestrzeni czasu odzwierciedlone w raporcie. Ważne jest, aby zrozumieć, że prognoza lub budżet stara się być dokładny, ale nigdy nie jest całkowicie poprawny. Prawie zawsze zdarzają się nieoczekiwane wydatki, koszty itp., Które wpłyną na Twój budżet. Rzeczywiste koszty dostarczają zatem twardych danych o tym, ile wydałeś, dzięki czemu możesz porównać je z przewidywanymi wydatkami w tym okresie.

Planowane koszty

Planowane koszty to te, które przewidujesz dla firmy w określonym czasie lub w okresie dłuższego projektu. Są to szacunkowe koszty, które są oparte na z góry ustalonym budżecie i harmonogramie. Niektóre z tych kosztów obejmują surowce, koszty pracy i koszty ogólne, takie jak media.

Budżet

Budżet to plan finansowy używany przez firmę lub projekt do zilustrowania pieniędzy potrzebnych do działania w danym okresie lub do pomyślnego dostarczenia produktu lub usługi przez projekt. Pokazuje, ile pieniędzy jest potrzebnych i czas, w którym te pieniądze mają zostać wydane na prowadzenie działalności firmy lub realizację celu projektu.

Pozostały budżet

Wreszcie, pozostały budżet jest tym, co pozostaje w ramach ogólnego budżetu po wydatkach w raportowanym okresie. Pokazuje, ile pieniędzy zostało Ci na dalsze prowadzenie firmy lub realizację projektu. To powinno wystarczyć, ale jeśli przekroczyłeś wydatki w raportowanym okresie, będziesz musiał zająć się czasem, zakresem lub kosztami swojej firmy lub projektu, aby wrócić na właściwe tory.

Powiązane: Bezpłatny szablon budżetu projektu dla programu Excel

5 korzyści z raportów budżetowych

Omówiliśmy już cel raportu budżetowego, ale są też korzyści. Oczywiście cel jest częścią korzyści, ale raport budżetowy jest tak ważny, że warto uświadomić sobie, jak ważne jest korzystanie z niego podczas zarządzania firmą lub projektem.

1. Identyfikuje zagrożenia

Jedną z korzyści jest to, że raport budżetowy jest w stanie pokazać możliwe zagrożenia, które mogą negatywnie wpłynąć na Twoją firmę lub projekt. Dlatego masz czas, aby na nie odpowiedzieć, zanim mogą wykoleić twoją pracę. Jeśli zauważysz, że występują problemy, możesz zmienić harmonogram lub zakres prac, aby utrzymać budżet i podążać zgodnie z planem.

2. Informuje przyszłe szacunki

Archiwizowanie raportów budżetowych, jak wspomniano powyżej, może być przydatne przy planowaniu następnego budżetu lub projektu, ponieważ zapewnia dane historyczne, które mogą pomóc w przyszłych szacunkach. Może to pomóc firmom zidentyfikować wzrost lub określić rentowność lub słabość przyszłego projektu.

3. Monitoruje wydajność

Jeśli chodzi o bieżące środowisko biznesowe lub bieżący projekt, którym zarządzasz, raport budżetu pomaga monitorować wydajność. Jest to również przydatne w lepszym rozmieszczaniu funduszy i identyfikowaniu miejsc marnotrawstwa, które można następnie ograniczyć, aby Twoje pieniądze poszły dalej.

4. Ustanawia odpowiedzialność

Kolejną zaletą korzystania z raportu budżetowego jest odpowiedzialność. Budżet może być tworzony przez kierownictwo, ale pracownicy firmy i zespoły realizujące projekty wydają te pieniądze. Niezależnie od tego, czy chodzi o ich pracę, czy zasoby, które wykorzystują do wykonywania swoich zadań, regularne raporty budżetowe pozwalają im wiedzieć, czy pracują wydajnie, czy też muszą być bardziej ostrożni.

5. Przedstawia pozycję płynności

Istnieją również informacje, które raport budżetowy podaje na temat płynności firmy. To znaczy, ile gotówki jest w kasie. To informuje budżet gotówkowy, który informuje firmę, czy ma wystarczającą ilość gotówki, aby poradzić sobie z napływem i odpływem wymaganym przez jej potrzeby operacyjne. Odgrywa rolę w szerszym procesie decyzyjnym firmy, oferując informacje o jej sytuacji dłużnika i przyszłym windykacji, określając, czy firma jest w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań i oferując przydatne informacje inwestorom.

Jak sporządzić raport budżetowy za pomocą ProjectManager

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które umożliwia tworzenie raportów w czasie rzeczywistym, które można dostosowywać, tak aby pokazywały tylko to, co chcesz zobaczyć. Po wygenerowaniu raportu możesz udostępnić go w różnych formatach i rozesłać do interesariuszy, aby byli na bieżąco informowani o budżecie. Oto instrukcja tworzenia raportu o stanie, który zawiera informacje o budżecie.

Zacznij od ustawienia linii bazowej

Skorzystaj z naszych solidnych wykresów Gantta, aby zaplanować i zaplanować swoją pracę. Możesz zorganizować swoje zadania, zasoby i koszty. Odwzoruj swoją pracę na osi czasu, aby zobaczyć wszystko, co musisz zrobić w jednym miejscu, a następnie ustaw linię bazową. To rejestruje planowany wysiłek, dzięki czemu będziesz mógł porównać go z rzeczywistym wysiłkiem podczas generowania raportu o stanie.

Kliknij ikonę raportu

Teraz, gdy jesteś gotowy do wygenerowania raportu, znajdź i kliknij ikonę raportów, która wygląda jak schowek z papierem w linie. Stamtąd zostaniesz przeniesiony na stronę raportu. Po lewej stronie znajduje się lista wszystkich raportów, które możesz utworzyć. Dostępny jest raport portfela, raport stanu, plan projektu, zadania, karty czasu pracy, dostępność, obciążenie pracą i wariancja.

Wybierz Raport o stanie projektu

Gdy wybierzesz raport o stanie projektu, po prawej stronie pojawi się filtr. Następnie wybierz tytuł, status projektu i kolumny, które chcesz uwzględnić w raporcie. Po prostu zaznacz te, które chcesz zgłosić. Na przykład istnieje opcja budżetu, którą możesz wybrać. Jeśli wybierzesz zdrowie, zobaczysz koszty i obciążenie pracą.

Następnie możesz wyświetlić raport w przeglądarce internetowej lub kliknąć plik PDF lub Excel, aby go pobrać i udostępnić interesariuszom. Raport pokaże następnie planowany koszt, planowany koszt zasobów, procent ukończenia i wiele więcej.

Konfigurowalne raporty to tylko część tego, co oferuje nasze oprogramowanie. Mamy narzędzia potrzebne do pracy z zespołami wielofunkcyjnymi. Nasze liczne widoki projektów oznaczają, że to, co jest zaplanowane na wykresie Gantta, może być udostępniane na tablicach Kanban, w widokach list i kalendarza. Wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy pracują na tej samej stronie. Istnieją również funkcje zarządzania zadaniami, zarządzania ryzykiem i zarządzania zasobami, które zapewniają produktywność i mieszczą się w budżecie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie pracy w czasie rzeczywistym. Nasze zaawansowane narzędzia do raportowania pomogą Ci dotrzymać harmonogramu i budżetu. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do odniesienia sukcesu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.