Proces budżetowania w biznesie i zarządzaniu projektami

Jest jedna rzecz, która łączy wszystkie firmy z zarządzaniem projektami: pieniądze. Bez finansowania i odpowiedniego procesu budżetowania projekty w każdej branży utknęły w martwym punkcie. Budżetowanie to sposób wydawania tych środków.

Ale najpierw zdefiniujmy, czym jest budżet i zbadajmy rodzaje budżetów oraz metody tworzenia budżetu. Dzięki zrozumieniu procesu budżetowania w zarządzaniu biznesem i projektami łatwiej jest zrozumieć, jak sporządzić budżet dla firmy lub projektu.

Co to jest budżet?

Budżet to oszacowanie dochodów i wydatków, które występują w danym okresie. To żywy dokument, który jest okresowo przeglądany i aktualizowany. Każde przedsiębiorstwo, które wydaje pieniądze, będzie wykorzystywać budżet do zarządzania swoimi kosztami, niezależnie od tego, czy jest to firma, projekt, agencja rządowa, czy nawet prywatne gospodarstwo domowe.

Innym sposobem spojrzenia na budżet jest plan finansowy. Planuje wydatki w określonych ramach czasowych. Korzystanie z budżetu jest niezbędne do pomyślnego podjęcia wszelkich przedsięwzięć finansowych. Dlatego istnieją budżety korporacyjne, budżety projektowe i budżety tworzone przez rząd na wsparcie różnych usług.

Proces budżetowy określa zasoby potrzebne do zarządzania firmą lub projektem, ale to nie wszystko, co może zrobić budżet. Jest to narzędzie do wyznaczania celów na kwartał lub rok, mierzenia wyników i planowania na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy zarządzasz projektem, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w planowaniu, zarządzaniu i śledzeniu budżetu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z niezawodnymi wykresami Gantta, które pomagają zarządzać zasobami i kosztami w czasie rzeczywistym. Możesz organizować swoje zadania i dołączać do nich zasoby i koszty. Łącz zależności, aby uniknąć kosztownych opóźnień, a nawet filtruj ścieżkę krytyczną, aby wiedzieć, które zadania są niezbędne do powodzenia projektu. Po ustaleniu planu bazowego możesz śledzić planowane koszty w porównaniu z kosztami rzeczywistymi w czasie rzeczywistym. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Rodzaje budżetów

Biorąc pod uwagę, że budżety mogą dotyczyć tak wielu różnych podmiotów, nie jest zaskoczeniem, że istnieje wiele różnych rodzajów budżetów. Każdy z tych budżetów pomaga kierować wydatkami w ciągu roku, aby nie przepłacać. Są one niezbędne do podejmowania ważnych decyzji finansowych, ale różnią się w zależności od różnych potrzeb biznesowych i projektowych.

Budżet projektu

Budżet projektu służy do oszacowania kosztów projektu. Jest tworzony przez kierownika projektu i służy do śledzenia kosztów w fazie realizacji projektu oraz do wprowadzania wszelkich korekt, które utrzymają projekt pod względem finansowym. Budżet projektu rozbija koszty na poszczególne zadania i zasoby wymagane do ich wykonania.

Główny budżet

Jak sama nazwa wskazuje, budżet główny składa się ze wszystkich indywidualnych budżetów, takich jak sprzedaż, produkcja itp., które są wykorzystywane w firmie. Ma to na celu przedstawienie pełnego obrazu finansowego firmy i pokazanie, jak poszczególne przychody i wydatki pasują do biznesu. Budżet główny jest częściej spotykany w większych firmach, chociaż mniejsze firmy mogą go używać do przeglądania finansów według kategorii lub działu.

Budżet operacyjny

Budżet operacyjny zawiera listę wszystkich wydatków i przychodów, które firma szacuje na swoje miesięczne lub roczne operacje. Jest to sposób na zrozumienie, ile pieniędzy potrzebujesz, aby dobrze prowadzić swój biznes. Budżet operacyjny składa się z kosztów stałych i kosztów zmiennych, przychodów i nieoczekiwanych wydatków. Stanowią kombinację budżetów sprzedaży i produkcji, bezpośrednich materiałów i robocizny oraz kosztów ogólnych i administracyjnych.

Powiązane: Bezpłatny szablon budżetu operacyjnego dla programu Excel

Budżet sprzedaży

Budżet sprzedaży dotyczy szacowania spodziewanych przychodów ze sprzedaży i wydatków w określonym czasie. Tworząc budżet sprzedaży, możesz zaplanować wydatki i dostosować je do potrzeb. Im dokładniejszy budżet sprzedaży, tym lepiej możesz mieć pewność, że masz pod ręką materiały i zapasy, aby sprostać wymaganiom klientów.

Budżet finansowy

Budżet finansowy służy do określenia, ile pieniędzy potrzebujesz, aby osiągnąć swoje krótko- i długoterminowe cele. Robi to, patrząc na twoje aktywa, pasywa i kapitał własny. Gdy to zrobisz, masz migawkę stanu swojej firmy i czy jest stabilna. Budżet finansowy jest często używany, gdy firma szuka finansowania lub przygotowuje się do pierwszej oferty publicznej (IPO).

Budżet przepływów pieniężnych

Znajomość pieniędzy wpływających i wypływających z Twojej firmy w określonym czasie jest ważna, a budżet przepływów pieniężnych pomaga prognozować te przepływy pieniężne. Znajomość przepływów pieniężnych ma kluczowe znaczenie przy podejmowaniu ważnych decyzji finansowych, ale pomaga także znajdować problemy i zapobiegać nadmiernym wydatkom. Idealnie byłoby, gdybyś miał pewność, że napływa wystarczająca ilość pieniędzy, aby pokryć pieniądze wychodzące z Twojej firmy. Ujemny przepływ pieniężny występuje wtedy, gdy nie masz wystarczającej ilości pieniędzy na pokrycie wydatków kompensacyjnych.

Metody budżetowania

Metody budżetowania to sposób wdrażania procesu budżetowania. Tak jak istnieje wiele rodzajów budżetów, istnieje wiele metod budżetowania. I podobnie jak w przypadku rodzajów budżetów, nie ma jednego właściwego wyboru. Musisz podjąć tę decyzję na podstawie nawyków związanych z wydatkami i planowania strategicznego. Oto cztery metody budżetowania, które pomogą Ci zacząć.

Budżetowanie od zera

Budżetowanie od zera to po prostu dochód minus wydatki równa się zero. Jest to jedna z bardziej powszechnych metod budżetowania i zaczyna się od założenia, że ​​wszystkie budżety są zerowe i są przebudowywane od podstaw. Tworzy to bardzo napięty budżet i pozwala uniknąć wszelkich wydatków, które nie są konieczne dla sukcesu firmy. Jest to oddolna metoda budżetowania, która służy do ograniczania kosztów, ale jest czasochłonna.

Budżetowanie przyrostowe

Budżet przyrostowy polega na wykorzystaniu rzeczywistych danych liczbowych z poprzedniego roku i dodaniu lub odjęciu ich procentu w celu ustalenia budżetu na bieżący rok. Jest to bardzo powszechna metoda budżetowania, ponieważ jest prosta i najlepiej stosowana, gdy główne czynniki kosztowe pozostają niezmienione z roku na rok. Może jednak utrwalać nieefektywność, powodować zastój budżetowy i ignorować zewnętrzne czynniki stymulujące aktywność i wyniki.

Budżet zadaniowy

Budżetowanie zadaniowe to podejście odgórne. Określa ilość danych wejściowych, które są potrzebne do obsługi wyników ustalonych przez firmę. Działania generujące koszty są rejestrowane, analizowane i badane. Jest to rygorystyczna metoda budżetowania, która pomaga obniżyć koszty produkcji przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności produkcji i określa, w jaki sposób uczynić produkty bardziej przyjaznymi kosztowo.

Budżetowanie propozycji wartości

Korzystając z budżetowania propozycji wartości, zadasz sobie pytanie, dlaczego jest to uwzględnione w budżecie, czy tworzy wartość dla klienta, personelu lub interesariuszy i czy wartość tej pozycji jest większa niż jej koszt? Jeśli nie, jakie jest twoje uzasadnienie kosztów? Zadawanie tych pytań gwarantuje, że wszystko, co mieści się w Twoim budżecie, zapewni wartość dla Twoich klientów.

Jak sporządzić budżet na projekt lub firmę w 6 prostych krokach

Proces budżetowania rozpoczyna się od sporządzenia budżetu. Niezależnie od tego, czy zarządzasz firmą, czy projektem, oto sześć kroków, które należy wykonać, aby utworzyć budżet.

1. Wybierz podejście do budżetowania

Jak pokazano powyżej, istnieje wiele podejść do tworzenia budżetu. Odpowiedni dla Ciebie proces budżetowania to pierwszy krok w definiowaniu budżetu Twojej firmy lub projektu. Spójrz na swoją obecną sytuację finansową i jakie są twoje priorytety, i wybierz podejście do budżetu, które pasuje do twoich celów finansowych.

2. Określ cel swojego budżetu

Ponownie, istnieją różne powody dla budżetu, takie jak budżet sprzedaży, budżet operacyjny itp. Zanim zaczniesz, musisz wiedzieć, jaki budżet tworzysz. To przeprowadzi Cię przez proces budżetowania.

3. Sporządź plan działania

Teraz, gdy masz już metodę i cel, nadszedł czas, aby stworzyć plan działania, czyli kroki, które doprowadzą Cię do zrealizowania budżetu. Będziesz chciał zdefiniować zakres, taki jak cele i planowane rezultaty. Następnie będziesz chciał umieścić to na osi czasu, aby śledzić budżet w określonym okresie.

4. Oszacuj koszty stałe i zmienne

Po pierwsze, koszty stałe to te, które się nie zmieniają, takie jak czynsz, rachunki za media, wynagrodzenie, ubezpieczenie, odsetki od pożyczek, podatki od nieruchomości itp. Koszty zmienne to te, które mogą się zmienić, takie jak surowce, robocizna, prowizje od sprzedaży , wysyłka itp. Razem stanowią one znaczną część Twojego budżetu.

5. Oszacuj spodziewane przychody

Oczekiwany przychód to kwota pieniędzy, którą firma szacuje, że wygeneruje ze sprzedaży. Może to być tak proste, jak liczba sprzedanych jednostek pomnożona przez liczbę sprzedanych. Ale przychody nie uwzględniają kosztów i wydatków. Skorzystaj z danych historycznych i badań rynkowych, aby oszacować, jakie zarobki spodziewasz się w okresie budżetowym.

6. Utwórz fundusz awaryjny

Jak widać, wszystkie te liczby są szacunkami. Powinny być tak dokładne, jak to możliwe i oparte na badaniach i danych, ale nie są pewne. Dlatego tak ważne jest posiadanie funduszu awaryjnego podczas tworzenia budżetu. To suma pieniędzy odłożona w celu zrekompensowania niedokładności związanej z szacowaniem kosztów i przychodów w budżecie oraz pokryciem ryzyka.

Jak ProjectManager pomaga w procesie budżetowania

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga w procesie budżetowania. Rozpoczynając projekt, importując plik Excel lub Microsoft Project albo korzystając z jednego z naszych szablonów branżowych, możesz ustawić budżet projektu. Pokazaliśmy, jak można zaplanować budżet na wykresach Gantta, które porządkują zadania oraz powiązane z nimi zasoby i koszty. Ale możesz zrobić o wiele więcej, aby zarządzać kosztami i śledzić je przez cały cykl życia projektu.

Monitoruj koszty za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Proces budżetowania nie ogranicza się do planowania, ale musi również monitorować i zmieniać, aby uniknąć nadmiernych wydatków. Dzięki naszym pulpitom nawigacyjnym działającym w czasie rzeczywistym możesz mieć ogólny przegląd swoich kosztów, a także inne wskaźniki, które mogą ostrzegać o problemach, abyś mógł je szybko rozwiązać. Nasz pulpit nawigacyjny na żywo automatycznie zbiera dane w czasie rzeczywistym i wyświetla je w łatwych do odczytania wykresach i wykresach. W przeciwieństwie do lekkiego oprogramowania, konfiguracja naszego pulpitu nawigacyjnego nie wymaga długiej konfiguracji. Jest gotowy, kiedy jesteś.

Użyj kart czasu pracy i wykresu obciążenia pracą, aby śledzić zasoby

Zasoby to wszystko, czego używasz do wykonania pracy, od robocizny po materiały i wszystko pomiędzy. Ważne jest, aby śledzić swoje zasoby, aby zmieścić się w budżecie, a nasze narzędzie ma funkcje zarządzania zasobami, które ułatwiają to zadanie. Kiedy dołączasz do zespołu, możesz dodać ich dostępność, w tym PTO, urlopy i święta globalne, co ułatwia przydzielanie im pracy. Nasze bezpieczne karty czasu pracy usprawniają listy płac i pozwalają zobaczyć, na jakim etapie jest każdy członek zespołu pod względem wykonywania swoich zadań, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy postępują zgodnie z harmonogramem. Dostępny jest również oznaczony kolorami wykres obciążenia, który pokazuje, czy ktoś ma nadmierną alokację. Możesz równoważyć obciążenia bezpośrednio z wykresu, aby zapewnić im pełną wydajność bez ponoszenia kosztów nadgodzin.

Nasze funkcje zarządzania zasobami pomagają zmieścić się w budżecie, podobnie jak nasze narzędzia do zarządzania zadaniami i ryzykiem. Jeśli Twój zespół pozostaje w tyle, oznacza to, że dodatkowe pieniądze i problemy mogą odwrócić Twój projekt i negatywnie wpłynąć na budżet. Korzystanie z naszych funkcji raportowania pozwala zagłębić się w dane poza pulpitem nawigacyjnym i śledzić status projektu, wariancje i więcej. Wszystkie raporty można dostosować, aby filtrować tylko te informacje, które chcesz zobaczyć, i można je łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, które są żywotnie zainteresowane Twoim projektem.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które pomaga planować, zarządzać i śledzić budżety w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy umożliwia udostępnianie plików, komentowanie i nie tylko, łącząc wszystkich, niezależnie od tego, czy są w następnym biurze, czy w innej lokalizacji. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do osiągania sukcesów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.