Budowanie platform komunikacji wewnętrznej dla przedsiębiorstw: co i jak

W tym artykule omówimy, jak zbudować platformę łączności dla przedsiębiorstw. Czym jest platforma łączności i jak należy ją zbudować? Czytaj dalej, aby uzyskać szczegółowe informacje na ten temat, i przewiń w dół, aby oszacować koszty opracowania witryny internetowej do komunikacji wewnętrznej .

Zawartość:

1. Co to jest oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej?
2. Jak zrobić oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej?
3. Funkcje aplikacji mobilnej lub strony internetowej do komunikacji wewnętrznej
4. Koszt stworzenia platformy łączności dla przedsiębiorstw

Co to jest oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej?

Duża czy mała, każda firma potrzebuje systemu do komunikacji wewnętrznej. Skuteczna komunikacja wewnętrzna na wszystkich poziomach jest integralną częścią poprawy wydajności i poprawy wyników. Oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej może:

• bardziej zaangażować pracowników w sukces firmy
• koordynować zadania pomiędzy pracownikami i działami
• skutecznie monitorować i moderować pracowników pracujących zdalnie
• zapewnić pracownikom szybko działającą sieć wsparcia

W zależności od rodzaju firmy, jej wielkości i niszy, w której działa, wymagania dotyczące systemu komunikacji będą się różnić. Jednak komunikacja jest kluczem do produktywności w każdej firmie.

Jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, większość małych i średnich firm korzysta z dwóch rodzajów technologii: poczty e-mail do ogłoszeń w całej firmie oraz aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych i czatów w przypadku pilniejszych problemów.

Jednak korporacyjne oprogramowanie komunikacyjne to coś więcej niż tylko poczta e-mail i komunikatory, a niektóre typy oprogramowania komunikacyjnego oferują funkcje, których nie oferują ani aplikacje do obsługi poczty e-mail, ani komunikatory.

1. Intranet

Intranet to jedno z najstarszych narzędzi komunikacji korporacyjnej. Zasadniczo jest to zamknięta sieć, do której dostęp mają tylko osoby pracujące dla firmy. Intranet, jako rozwiązanie z ograniczonym dostępem, umożliwia przechowywanie i udostępnianie wrażliwych danych i plików — co jest mocno odradzane w przypadku poczty e-mail i komunikatorów.

Jednak bezpieczeństwo danych nadal stanowi problem w przypadku intranetów, ponieważ mogą one przechowywać wiele danych, które mogą zaszkodzić firmie w przypadku włamania do intranetu. Ponadto większość rozwiązań intranetowych nie jest łatwa w nawigacji, a do stworzenia systemu przypominającego katalogi może być potrzebny specjalista.

2. Oznakowanie cyfrowe

Digital signage obejmuje ekrany, na których można wyświetlać ogłoszenia w całym biurze, aby wszyscy mogli je zobaczyć. Ten sposób komunikacji wewnętrznej jest przydatny w przypadku pilnych ogłoszeń w firmach, w których wszyscy lub większość pracowników pracuje w biurze, a samo biuro jest dość duże. Chociaż nigdy nie wiadomo, kiedy każdy pracownik otworzy firmową wiadomość e-mail, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wszyscy zobaczą ogłoszenie w tym samym czasie, gdy jest ono wyświetlane na ekranie na środku piętra.

Z drugiej strony, digital signage to jednostronne narzędzie komunikacji, umożliwiające kierownictwu zamieszczanie ogłoszeń w całej firmie. Nie nadaje się do współpracy ani komunikacji między pracownikami i zespołami. To także narzędzie stricte biurowe.

3. Narzędzia do czatu wideo

Jest to kolejny typ narzędzia o jednym przeznaczeniu, przeznaczony do przesyłania strumieniowego i/lub komunikacji za pośrednictwem wideo. Poza oczywistym przypadkiem użycia połączeń wideo, tego typu oprogramowanie może być używane do strumieniowego przesyłania danych z konferencji, ważnych spotkań i innych wydarzeń. Po połączeniu z narzędziami Digital Signage strumienie wideo mogą być wyświetlane na ekranach w całym biurze.

4. Narzędzia do współpracy

W tym artykule używamy terminu narzędzia do współpracy w znaczeniu oprogramowania opartego na chmurze, które pozwala na wielu jednoczesnych użytkowników. Najpierw przychodzą na myśl Dokumenty Google i Arkusze Google, ale oczywiście jest więcej przykładów. Office 365 pozwala na wspólną edycję, a wśród projektantów UI/UX Figma zyskuje popularność w zadziwiającym tempie. Dzięki oprogramowaniu opartemu na chmurze można uzyskać dostęp do pracy z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, co umożliwia pracę z personelem zdalnym na całym świecie.

5. Sieci społecznościowe pracowników

Najnowszym trendem w rozwiązaniach łączności dla przedsiębiorstw są skoncentrowane na pracy sieci społecznościowe pracowników (ESN). Bądźmy szczerzy: większość osób w wieku od 18 do 65 lat korzysta z sieci społecznościowych w wolnym (a czasem nie tak wolnym) czasie. Pojawienie się ESN było tylko kwestią czasu.

Sieci społecznościowe pracowników są centrami aktywności pracowników: można ich używać do ogłoszeń, ankiet, współpracy, rozpoznawania wybitnych pracowników itp. Ponadto sieci te mogą być używane do innych celów niż praca — na przykład do umożliwienia pracownikom poznania każdego innych lepiej i wyrażać swoją kreatywność oraz koordynować sprawy biurowe, które mogą wydawać się niewystarczająco ważne dla narzędzi intranetowych lub oznakowania.

Jedną z najpopularniejszych usług tego typu jest Workplace , pracowniczy serwis społecznościowy należący do Facebooka. Workplace to w zasadzie Facebook dla przedsiębiorstw, a znajomy interfejs jest jedną z jego najlepszych funkcji. Ponieważ jest to jeden z najważniejszych graczy w branży, uczynimy Workplace swego rodzaju studium przypadku i podstawą naszych badań nad rozwojem oprogramowania do komunikacji wewnętrznej.

Jak zrobić oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej?

Przede wszystkim ważne jest, aby zdecydować, czy chcesz opracować platformę łączności dla przedsiębiorstw, taką jak Workplace, tylko dla własnej firmy, czy oferować ją jako produkt Software as a Service (SaaS). Ważne jest, aby zdecydować o tym przed rozpoczęciem tworzenia, ponieważ niektóre rzeczy nie będą tak istotne w oprogramowaniu do komunikacji wewnętrznej dla Twojej firmy, jak w oprogramowaniu, które budujesz na sprzedaż. Na przykład nie musisz zarabiać na oprogramowaniu stworzonym wyłącznie do użytku przez Twoją firmę.

Samo miejsce pracy było pierwotnie wewnętrznym oprogramowaniem używanym przez pracowników Facebooka. Dopiero później został uruchomiony dla innych firm. Oto nasze podejście do budowania wewnętrznej platformy komunikacyjnej, która ma być oferowana jako usługa stronom trzecim.

Na etapie analizy biznesowej tworzenia oprogramowania do komunikacji wewnętrznej Ty i/lub Twój zespół programistów powinniście dokładnie zbadać sytuację rynkową. W zależności od modelu cyklu życia oprogramowania używanego przez Ciebie lub Twoją firmę outsourcingową procesy będą się różnić, ale badania są integralną częścią każdego modelu.

Badanie rynku platform komunikacji biznesowej pomoże Ci odpowiedzieć na szereg ważnych pytań.

1. Budujesz aplikację mobilną, platformę internetową, czy jedno i drugie? Zazwyczaj platformy komunikacji cyfrowej dla przedsiębiorstw są tworzone na komputery stacjonarne i najczęściej są oparte na sieci WWW. Jednak z roku na rok tworzenie aplikacji angażujących pracowników z myślą o urządzeniach mobilnych staje się coraz bardziej popularne. W każdym razie w dzisiejszych czasach nawet rozwiązanie internetowe musi być przyjazne dla urządzeń mobilnych.

2. Jaka jest Twoja nisza? Wszystko może zdefiniować niszę, od położenia geograficznego po określony zakres funkcji istotnych tylko dla określonego rodzaju działalności.

3. Czy masz konkurentów w swojej niszy? Jeśli tak, przeanalizuj, jak działają ich produkty, jakie są zalety i wady tych produktów oraz jak możesz konkurować.

4. Jaką unikalną wartość oferuje Twoja platforma swoim użytkownikom? Co oferuje Twoja platforma, co odróżnia ją od wszystkich innych?

5. Jaka jest osobowość użytkownika Twojej platformy? Persona użytkownika to portret głównego użytkownika docelowego. Jeśli próbujesz zbudować platformę komunikacyjną taką jak Workplace, czyli platformę dla firm, a nie osób prywatnych, twoja persona użytkownika będzie również zawierała portret firmy.

6. Jaki będzie Twój model zarabiania? Chodzi o to, jak zarobisz na swoim narzędziu do komunikacji biznesowej. Powinieneś zbadać modele biznesowe swoich konkurentów, a także jaki model biznesowy będzie lepiej spełniany przez grupę docelową.

7. Jak zamierzasz promować swoją platformę? Istnieje wiele sposobów reklamowania platformy, ale różnią się one w zależności od tego, co tworzysz.

Więcej pytań pojawi się na etapie walidacji pomysłów i badań analizy biznesowej. Wiele — jeśli nie większość — firm programistycznych korzysta dziś z szablonu Lean Canvas, aby nakreślić wszystko, co trzeba wiedzieć o produkcie na pierwszym etapie rozwoju. Jeśli jesteś zainteresowany, zapoznaj się z naszym artykułem o tym, jak stworzyć kanwę modelu biznesowego dla pomysłu na aplikację mobilną.

Funkcje aplikacji mobilnej lub strony internetowej do komunikacji wewnętrznej

Platformy współpracy i komunikacji, takie jak Facebook Workplace, to sieci społecznościowe w firmach. Podczas gdy Facebook jest siecią globalną, Workplace jest używany przez firmy lokalnie i łączy cechy sieci społecznościowych z elementami innych rodzajów rozwiązań łączności dla przedsiębiorstw.

Oto lista funkcji, które możesz chcieć uwzględnić w swojej aplikacji do angażowania pracowników.

• Proces wdrażania do firmy nowego pracownika

Jeśli Twoim celem jest stworzenie aplikacji takiej jak Workplace do komunikacji wewnętrznej, ważne jest, aby nawigacja po dołączeniu była jak najłatwiejsza, aby użytkownicy nie spędzali zbyt wiele czasu na logowaniu się i wyszukiwaniu wszystkiego, czego potrzebują.
Jednocześnie w przypadku firmowej sieci społecznościowej wdrożenie rejestracji/logowania za pośrednictwem kont osobistych tradycyjnych sieci społecznościowych, takich jak Facebook i Twitter, może być uważane za zobowiązanie. Jednym z rozwiązań, które jest zarówno łatwe w użyciu, jak i bezpieczniejsze, jest logowanie za pośrednictwem firmowych kont e-mail.

• Profile

Pola, które podasz w profilach użytkowników, będą zależeć od zakresu, w jakim chcesz, aby Twoi pracownicy łączyli się i mieszali. Oczywiste pola niezbędne w sieci komunikacji biznesowej to imię i nazwisko, stanowisko, dział i dane kontaktowe (numer telefonu, e-mail, Skype itp.). Jeśli jednak jednym z celów Twojej platformy jest poprawa relacji między pracownikami, przydatne może być dodanie informacji niezwiązanych z pracą, takich jak hobby.

• Karmić
  
  Tutaj będą zamieszczane wszystkie informacje: ogłoszenia, bieżące projekty, osiągnięcia i aktualizacje dotyczące życia firmy. Jeśli tworzysz stronę internetową taką jak Workplace dla dużych korporacji, przydatne będzie zaimplementowanie pewnego rodzaju systemu filtrowania, takiego jak tagowanie, być może opartego na uczeniu maszynowym. W ten sposób system może sortować posty według trafności dla każdego użytkownika na podstawie jego działu i postów, na które reagują.

Z drugiej strony musi istnieć funkcjonalność umożliwiająca przypinanie ogłoszeń dotyczących całej firmy, aby wszyscy je widzieli, niezależnie od filtrowania.

• Biblioteka

Dodanie funkcjonalności intranetu do firmowej sieci społecznościowej nie zaszkodzi. Biblioteka dokumentacji firmowej pomoże Ci przechowywać wszystko w jednym miejscu. Jeśli istnieją dokumenty przeznaczone tylko dla określonej grupy pracowników (np. kierownictwo najwyższego szczebla), można dodać poziomy dostępu.

• Galeria zdjęć

Może to być osobna funkcja lub podkategoria w bibliotece. W zależności od zakresu działań, które pracownicy będą udostępniać w wewnętrznej sieci społecznościowej, w galerii zdjęć mogą znajdować się oficjalne zdjęcia firmowe z wydarzeń takich jak konferencje, a także zdjęcia ze spotkań po pracy, którymi pracownicy chcieliby się podzielić ze wszystkimi w celu usprawnienia firmy duch.

• Grupy
  
  Grupy są niezbędne, gdy budujesz aplikację do komunikacji wewnętrznej dla klientów korporacyjnych. Ogłoszenia z ograniczonym dostępem mogą być publikowane tak, aby widzieli je tylko członkowie grupy — na przykład wiadomości z działu lub aktualizacje dla pracowników pracujących nad tym samym projektem.

• Czat

Ponieważ komunikacja jest głównym celem korporacyjnej sieci społecznościowej, funkcja wiadomości błyskawicznych jest koniecznością. Niezbędne jest wdrożenie bezpośrednich wiadomości między użytkownikami, a także niektórych wersji czatów grupowych dla działów lub zespołów pracujących nad tym samym projektem lub zadaniem.

• Udostępnianie plików

Udostępnianie plików jest niezbędne w prawie każdej komunikacji biznesowej. W zależności od tego, jakie firmy będą korzystać z Twojej platformy komunikacyjnej, wystarczy udostępnić jeden typ pliku. Ale ogólnie lepiej jest oferować obsługę wielu typów plików.

• Kalendarz wydarzeń

Dodanie wydarzeń do kalendarza w wewnętrznej sieci firmowej zamiast (lub dodatkowo) do Kalendarza Google pomoże Twoim pracownikom zorganizować swoją pracę bez konieczności opuszczania sieci wewnętrznej i przełączania się na inne usługi.

• Powiadomienia

Powiadomienia dla komputerowej wersji aplikacji lub witryny internetowej angażującej pracowników oraz powiadomienia push dla aplikacji mobilnych są niezbędne, aby pracownicy nie przegapili ważnych ogłoszeń lub wiadomości, gdy sama aplikacja działa w tle.

• Kontrola administracyjna

Kierownictwo firmy lub specjalnie wyznaczona osoba musi mieć możliwość dodawania i usuwania pracowników, zmiany ich poziomów dostępu oraz monitorowania komunikacji wewnętrznej. Administrator zazwyczaj ma dostęp do wszystkich grup, może edytować i przypinać/odpinać ogłoszenia oraz zarządzać aktywnością pracowników.

• Integracje
  
  Niektóre funkcje można dodać do aplikacji komunikacyjnych, integrując aplikacje innych firm. Na przykład, zamiast tworzyć od podstaw funkcje do wspólnej edycji dokumentów, istniejące usługi można zintegrować z platformą. Facebook Workplace integruje się z G Suite, Jira, Dropbox, Office 365 i innymi . Możesz dodać odpowiednie usługi i zintegrować istniejące oprogramowanie wewnętrzne klientów.

Dodatkowe funkcje do rozważenia:

• Katalog pracowników

Jest to przydatna funkcja dla dużych firm, dla których ustalenie, kto jest kim może być wyzwaniem. Posiadanie odgórnego wykresu od menedżerów do młodszych pracowników każdego działu pomoże użytkownikom szybko znaleźć osobę, z którą muszą się skontaktować.

• Rozmowy wideo
  
  Jeśli Twoja firma lub, w przypadku produktu SaaS, firmy Twoich klientów współpracują ze zdalnymi kontrahentami lub zatrudniają pracowników, którzy często podróżują, funkcja wewnętrznych połączeń wideo jest koniecznością. Pozwoli Ci to zachować całą komunikację wewnątrz tego samego oprogramowania i sprawi, że będzie bardziej wydajna. Zawsze łatwiej jest nawiązać połączenie niż wpisać wiadomość.

• Ankiety

Zawsze ważne jest, aby zrozumieć nastroje w firmie, relacje wewnątrz i między działami oraz poziom zadowolenia pracowników. Zazwyczaj kierownicy biur lub inni wyznaczeni pracownicy mają za zadanie przeprowadzenie takich badań za pomocą wszelkiego rodzaju narzędzi ankietowych (Google Forms, SurveyMonkey i innych), oprócz rozmowy z każdym pracownikiem indywidualnie. Dodanie funkcji ankiety do sieci wewnętrznej ułatwi zarządzanie tymi ankietami i udostępnianie ich wyników.

• Boty

Boty mogą pomóc pracownikom poruszać się po oprogramowaniu i zapewniać obsługę klienta. Podobnie jak w przypadku filtrowania plików danych, mogą one być zasilane technologią uczenia maszynowego.

Jaki jest koszt stworzenia platformy łączności dla przedsiębiorstw?

Aby obliczyć (nawet z grubsza) koszt rozwoju oprogramowania do komunikacji biznesowej, należy najpierw zrozumieć, jakich specjalistów będziesz potrzebować zatrudnić. W przypadku tego rodzaju oprogramowania — zasadniczo lokalnej sieci społecznościowej — potrzebny będzie pełny zespół:

• Kierownik projektu (chyba że jesteś przygotowany do samodzielnego monitorowania i zarządzania każdym aspektem rozwoju)
• Projektant UI/UX do tworzenia stron internetowych
• Projektant UI/UX dla aplikacji mobilnych (jeden projektant może pracować zarówno z aplikacjami iOS, jak i Android)
• Frontend web developer
• Programista iOS
• Programista Androida
• Programista zaplecza
• Specjalista ds. zapewnienia jakości

Jak już wspomnieliśmy, większość aplikacji do komunikacji wewnętrznej jest tworzonych głównie dla sieci. To logiczne, że aplikacja internetowa znajduje się w biurze, w którym wszyscy korzystają z komputera stacjonarnego lub laptopa. Jeśli jednak w Twojej firmie (lub w firmach grupy docelowej) są specjaliści pracujący w podróży lub w terenie, powinieneś stworzyć rozwiązanie, które pozwoli im aktywnie angażować się w życie firmy. Chociaż można to osiągnąć, dostosowując stronę internetową do urządzeń mobilnych, zakres funkcjonalności, jakie oferuje zwykła aplikacja do komunikacji przypominająca sieć społecznościową, prawdopodobnie sprawi, że strona internetowa będzie zbyt zagracona, aby można ją było efektywnie wykorzystywać na urządzeniach mobilnych . W takich przypadkach natywna aplikacja jest znacznie wygodniejsza dla użytkowników.

W zależności od grupy docelowej może wystarczyć zbudowanie aplikacji na iOS lub Androida zamiast na oba.

Jak widać, koszt stworzenia platformy komunikacji wewnętrznej jest trudny do oszacowania. Opracowanie aplikacji do komunikacji wewnętrznej wyłącznie w sieci zajmie około trzech miesięcy, a koszt początkowy może wynieść około 52 000 USD . Tworzenie aplikacji mobilnych trwa dłużej, a co za tym idzie, jest droższe. Oczekuj, że zapłacisz co najmniej 61 800 USD za jedną aplikację mobilną i poczekaj około pięciu miesięcy na jej ukończenie. Jednak dwie aplikacje mobilne nie będą Cię kosztować dwa razy tyle, ponieważ nie będziesz potrzebować osobnego projektanta UI/UX i zespołu ds. zapewnienia jakości dla każdej z nich.

Wniosek

Komunikacja korporacyjna nieustannie ewoluuje w reakcji na zmiany społeczne. W dzisiejszych czasach budowanie przejrzystych firm i angażowanie pracowników w życie Twojej firmy — a także w życie innych — jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Dlatego tworzenie aplikacji do komunikacji z pracownikami staje się coraz bardziej popularne, a aplikacje komunikacyjne stają się coraz bardziej podobne do pełnoprawnych sieci społecznościowych. Ewentualne korzyści płynące z tych usług są bardzo atrakcyjne.

W Mind Studios oferujemy usługi w zakresie rozwoju oprogramowania i doradztwa. Niezależnie od tego, czy szukasz firmy deweloperskiej, która urzeczywistni Twój pomysł, czy tylko próbujesz dowiedzieć się, jak stworzyć stronę internetową do komunikacji wewnętrznej i ile to będzie kosztować, możemy Ci pomóc. Napisz do nas, a skontaktujemy się z Tobą z bardziej szczegółowymi informacjami i wyceną.