Co to jest analiza wpływu na biznes i dlaczego jest ważna?

Firmy wiele przechodzą. Menedżerowie muszą być zawsze świadomi czynników wewnętrznych i zewnętrznych, które mogą wpływać na rozwój ich działalności, takich jak wahania koniunktury, nowi konkurenci, nowe trendy rynkowe i inne. Jednym z najczęstszych zagrożeń dla każdej firmy jest przerwanie działalności.

Zakłócenia w biznesie mają miejsce, gdy następuje radykalna zmiana i wpływa na to, jak firmy konkurują w danej branży. Przykładem zakłócenia działalności biznesowej może być rozwój nowej technologii, która sprawia, że ​​obecne metody stają się bezużyteczne. Co w takim przypadku mogą zrobić menedżerowie biznesowi? Przeprowadź analizę wpływu biznesowego (BIA).

Analiza wpływu na biznes jest ważnym narzędziem pomagającym zaplanować nieuchronność konsekwencji i ich koszt. BIA to wszechstronny proces używany do oceny ryzyka, planowania ciągłości działania i planowania odzyskiwania po awarii. Ryzyko jest zawsze na horyzoncie, a im lepiej wyposażone firmy przygotowują się do zarządzania ryzykiem, tym większe prawdopodobieństwo, że będą w stanie kontynuować działalność w przyszłości.

Co to jest analiza wpływu biznesowego (BIA)?

Analiza wpływu biznesowego (BIA) to metoda przewidywania konsekwencji zakłóceń dla firmy, jej procesów i systemów poprzez zbieranie odpowiednich danych. Dane te można wykorzystać do opracowania strategii odzyskiwania firmy w sytuacji awaryjnej.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest wyposażone w narzędzia planistyczne do analizy wpływu biznesowego, planowania ciągłości działania i planowania odzyskiwania po awarii. Nasze raporty z projektów oraz pulpity nawigacyjne kosztów i obciążenia w czasie rzeczywistym pozwalają menedżerom na bardziej efektywne planowanie i przekazywanie kluczowych informacji klientom i interesariuszom w ciągu kilku minut. Rozpocznij za darmo.

Zidentyfikowano scenariusze, które mogą potencjalnie spowodować straty dla firmy. Mogą to być dostawcy, którzy nie dostarczają, opóźnienia w świadczeniu usług itp. Lista możliwości jest długa, ale kluczowe jest dokładne ich zbadanie w celu jak najlepszej oceny ryzyka. To właśnie identyfikując i oceniając te potencjalne scenariusze ryzyka, firma może określić plan inwestycji na rzecz strategii naprawczych i łagodzących, wraz z bezpośrednim zapobieganiem.

Co adresuje BIA?

Analiza wpływu biznesowego analizuje skutki operacyjne i finansowe zakłócenia działalności. Skutki te obejmują utratę sprzedaży i dochodów, opóźnioną sprzedaż lub dochód, zwiększone wydatki, grzywny regulacyjne, kary umowne, utratę klientów i opóźnienie nowych planów biznesowych.

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest czas. Moment wystąpienia zakłócającego wydarzenia może mieć duży wpływ na straty poniesione przez firmę. Jeśli Twój sklep zostanie uszkodzony w wyniku klęski żywiołowej przed dużą wyprzedażą lub dużymi świętami sezonowymi, skutki są większe niż w wolniejszym okresie.

Analiza wpływu biznesowego opiera się na dwóch założeniach:

1. Każda część działalności jest uzależniona od kontynuacji działalności innych części działalności.
2. Niektóre części firmy są ważniejsze niż inne, wymagając większej alokacji w przypadku wystąpienia zakłóceń.

BIA a ocena ryzyka

BIA i ocena ryzyka biznesowego są podobne, ale główna różnica polega na tym, że BIA jest bardziej szczegółowa, ponieważ koncentruje się na wymaganiach dotyczących ciągłości działania, dostępności zasobów i skutkach zakłócenia działalności.

Z drugiej strony ocena ryzyka koncentruje się na dotkliwości i prawdopodobieństwie potencjalnych zagrożeń biznesowych. Odbywa się to w celu ustalenia priorytetów ryzyka i stworzenia strategii łagodzenia ich rozwiązywania.

BIA a planowanie ciągłości działania

Analiza wpływu biznesowego jest elementem planowania ciągłości biznesowej, ponieważ BIA ma na celu dostarczenie ważnych danych do planu ciągłości biznesowej. Jak to działa?

Analiza BIA jest przeprowadzana w celu określenia najbardziej krytycznych procesów biznesowych, wpływu zakłóceń biznesowych na te procesy oraz zasobów potrzebnych do ich przywrócenia.

Są to wszystkie podstawowe zmienne, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia planu ciągłości biznesowej, który będzie działał jako kierunek działań podejmowanych w celu zapewnienia, że ​​firma będzie w stanie odzyskać sprawność po zakłóceniu działalności.

BIA a planowanie odtwarzania po awarii

Podobnie jak w przypadku relacji między BIA a planowaniem ciągłości działania, BIA jest również przydatnym narzędziem podczas tworzenia planu odtwarzania po awarii. BIA identyfikuje tryby awarii i związane z nimi koszty. Informacje uzyskane z raportu BIA są następnie wykorzystywane jako dane wejściowe do stworzenia pełnoprawnego planu odzyskiwania po awarii.

Jak przeprowadzić BIA w 4 krokach

Chociaż nie ma ustalonego sposobu przeprowadzenia analizy wpływu biznesowego, proces przebiega zgodnie z ogólną ścieżką opisaną poniżej.

1. Uzyskaj zgodę

Pierwszym krokiem jest zainicjowanie procesu poprzez uzyskanie zgody kierownictwa wyższego szczebla na projekt. Na początek zdefiniuj cele, cele i zakres analizy wpływu na biznes. Powinno być jasne, do czego dąży firma.

Następnie ważne jest utworzenie zespołu projektowego, który przeprowadzi analizę wpływu biznesowego. Mogą to być obecni pracownicy, o ile wiedzą, jak przeprowadzić analizę wpływu biznesowego, ale ten zespół może zostać zlecony zespołowi, który jest wykwalifikowany w tym procesie, jeśli firma nie ma ludzi do tego zadania.

2. Zbierz informacje

Kolejnym krokiem jest zebranie informacji potrzebnych do przeprowadzenia analizy. Dane te można gromadzić na wiele sposobów, od wywiadów po kwestionariusz analizy wpływu na biznes, który jest najczęstszym narzędziem.

Kwestionariusz jest szczegółową ankietą opracowaną przez zespół ds. analizy wpływu biznesowego i zawiera ukierunkowane pytania, które mają na celu uzyskanie odpowiedzi pozwalających ocenić potencjalny wpływ zakłócenia działalności firmy.

Osoby, które powinny zostać przesłuchane lub otrzymać kwestionariusz, to menedżerowie, członkowie zespołów, przełożeni i inne osoby, które mają wiedzę na temat procesów biznesowych. Może również obejmować partnerów biznesowych i osoby pracujące poza organizacją, o ile mają wystarczający wgląd. Innymi słowy, zastanów się, kim są Twoi interesariusze.

Informacje, które zbierasz do raportu BIA, powinny zawierać następujące elementy:

• Nazwa procesu
• Szczegółowy opis miejsca, w którym odbywa się proces
• Wszystkie wejścia i wyjścia w procesie
• Zasoby i narzędzia wykorzystywane w procesie
• Użytkownicy procesu
• Czas
• Skutki finansowe i operacyjne
• Wszelkie skutki regulacyjne, prawne lub dotyczące zgodności
• Dane historyczne

3. Przejrzyj informacje

Wszystkie zebrane dane muszą być udokumentowane i przejrzane przed analizą informacji. Można to zautomatyzować komputerowo lub wykonać ręcznie, w zależności od tego, co jest łatwiejsze, bardziej niezawodne i praktyczne pod względem formułowania wniosków.

Przegląd ten realizuje wiele celów: tworzy listę funkcji lub procesów biznesowych z priorytetami, identyfikuje zasoby ludzkie i technologiczne potrzebne do utrzymania optymalnego poziomu operacji oraz ustala ramy czasowe odzyskiwania, w których należy przywrócić proces lub funkcję i przywrócić go do normalna.

4. Utwórz raport BIA

Następnie będziesz chciał udokumentować wyniki. Na tym etapie przygotowywany jest raport z analizy wpływu biznesowego. Chociaż format nie jest regulowany, często ma następującą strukturę:

• Podsumowanie wykonawcze
• Cele i zakres
• Metodologie stosowane do zbierania danych i oceny
• Podsumowanie ustaleń
• Szczegółowe ustalenia dotyczące każdego działu firmy (w tym ich najważniejszych procesów, wpływu zakłócenia, akceptowalnego czasu trwania zakłócenia, tolerowanego poziomu strat, kosztu odzyskania, itp.)
• Dokumenty uzupełniające i
• Zalecenia dotyczące odzyskiwania

Dokument ten jest następnie przedstawiany kierownictwu. Decyzja o sposobie postępowania należy do kierownictwa wyższego szczebla, więc to oni otrzymują raport. Zwróć uwagę, że analiza wpływu na biznes nie jest nieunikniona. Technologia, narzędzia i procesy zmieniają się, a analiza wpływu na biznes musi ewoluować wraz z nimi.

Dlaczego analiza wpływu na biznes jest ważna

Powodem, dla którego każda firma powinna zawierać analizę wpływu biznesowego, jest to, że jest to część każdego dokładnego planu minimalizacji ryzyka. Wszystkie firmy mogą zostać zakłócone przez wypadki i sytuacje awaryjne, w tym awarie dostawców, spory pracownicze, awarie mediów, ataki cybernetyczne, a także klęski żywiołowe lub katastrofy spowodowane przez człowieka.

Planować naprzód

Nie jest idealnym rozwiązaniem, gdy ktoś znajduje się w środku kryzysu; sprytny biznes przygotował się już na te zagrożenia. Reakcja stworzona w poważnych tarapatach będzie prawdopodobnie arbitralna lub przypadkowa i prawie na pewno będzie mniej skuteczna.

Z należytą starannością analizy wpływu na biznes, firma ma dobrze przemyślany plan działania, aby wyjść z przeciwności. Daje kierownictwu większe zaufanie do swoich decyzji i osądów podczas reagowania na te zdarzenia.

Odpowiednio ustal priorytety

Analiza wpływu na biznes z instrukcjami alokacji określa, które operacje wymagają natychmiastowego przywrócenia, a które mogą poczekać. Zawiera również zestaw kryteriów do testowania planów naprawy. Ponadto powinien identyfikować utracone dochody z powodu zakłóceń, wyższe koszty, które firma prawdopodobnie poniesie, jeśli wystąpią jakiekolwiek wydatki na grzywny i kary, oraz erozja reputacji firmy i bazy klientów.

Wszystkie te informacje mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. Problemy są częścią krajobrazu biznesowego, a ignorowanie możliwości pewnych zakłóceń procesu zagraża wypłacalności i długoterminowemu przetrwaniu.

Szablony zarządzania biznesem

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami i pracą, które jest doskonałe dla firm. Oferujemy dziesiątki filmów instruktażowych i blogów, szablonów i przewodników dla potrzeb zarządzania firmą.

Szablon analizy SWOT

Analiza sytuacyjna lub analiza SWOT to świetne narzędzie do oceny aktualnego stanu każdej firmy. Pozwala menedżerom zrozumieć wewnętrzne i zewnętrzne czynniki, które składają się na otoczenie biznesowe ich firmy.

Szablon uzasadnienia biznesowego

Nasz szablon uzasadnienia biznesowego to wszechstronny dokument, który pomaga menedżerom biznesowym, kierownikom projektów i przedsiębiorcom komunikować swoje pomysły biznesowe interesariuszom i klientom.

Szablon podsumowania wykonawczego

Nasz szablon podsumowania dla kadry kierowniczej jest doskonałym narzędziem do podsumowywania planów biznesowych i propozycji projektów, dzięki czemu możesz szybko pokazać interesariuszom projektu i klientom wartość swoich projektów.

Zmień BIA w działanie z ProjectManager

Teraz, po wykonaniu analizy wpływu, co dalej? Plan jest podstawą każdego udanego projektu, ale plan wymaga narzędzi do zorganizowania wszystkich jego różnych części w działającą całość. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą online, które zostało stworzone właśnie do tego celu.

Po zatwierdzeniu musisz podzielić projekt na zadania. Każde z tych zadań będzie wymagało terminu i należy je przydzielić członkowi zespołu, który je wykona. ProjectManager oferuje wiele sposobów inicjowania planu projektu, od bardziej ustrukturyzowanego wykresu Gantta do długoterminowego planowania po wizualne narzędzie przepływu pracy na tablicy kanban.

Ale jak umieścić arkusz kalkulacyjny w projekcie? Z ProjectManagerem to proste. Możesz przesłać swoje zadania i otworzy się jako nowy projekt. W widoku Gantta zadania są kreślone na osi czasu projektu, aby zapewnić pełny obraz i umożliwić łączenie zależnych zadań podczas dzielenia projektu na fazy lub kamienie milowe.

Możesz przypisywać zadania z dowolnego widoku projektu, a zespoły mogą pracować tak, jak chcą. Członkowie zespołu lubią tablice kanban, ponieważ mają niezbędny kontekst i zasoby do pracy nad tym, co ważne. Menedżerowie lubią transparentne tablice kanban, pokazując im, kto nad czym pracuje.

Analiza wpływu na biznes ożywia projekt, ale ProjectManager nadaje temu życiu środek do sukcesu. Praktyczne i łatwe w użyciu projekty są produktywne, dzięki czemu praca włożona w analizę opłaca się.

Analiza wpływu biznesowego jest doskonałym narzędziem do oceny ryzyka i ustalenia planu naprawy, jeśli i kiedy wystąpi. To brzmi jak projekt. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga zaplanować analizę wpływu biznesowego oraz monitorować i raportować ją, gdy trzeba ją wykonać. Korzystanie z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej nie wiąże się z żadnym ryzykiem.