Kompletny przewodnik po zarządzaniu procesami biznesowymi (BPM)

Firmy martwią się o wynik finansowy. Mogą mieć wizję, ale zawsze wspiera ją rentowność. Jeśli firmy mogą poprawić sposób swojej pracy, stają się bardziej konkurencyjne i zarabiają więcej pieniędzy. Na tym polega zarządzanie procesami biznesowymi.

Zarządzanie procesami biznesowymi analizuje procesy, które firma stosuje w celu dostarczania towarów lub usług swoim klientom. Firma następnie znajduje sposoby na lepsze wykonanie, aby ostatecznie mogła przynieść korzyści swoim klientom.

Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to podejście, którego firmy używają do wprowadzania ulepszeń procesów biznesowych w celu wykonania swojej pracy, obsługi bazy klientów i tworzenia wartości biznesowej. BPM projektuje, automatyzuje, wykonuje, kontroluje, mierzy i optymalizuje procesy biznesowe. Procesy biznesowe odnoszą się do dowolnego działania lub zestawu działań wykorzystywanych do pomocy w realizacji celów przedsiębiorstwa organizacji, w różnych systemach, pracownikach, klientach i partnerach.

Aby w pełni wykorzystać możliwości zarządzania procesami biznesowymi, musisz używać oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi do analizowania procesów biznesowych, modelowania ich działania w różnych scenariuszach, wdrażania zmian, monitorowania nowego procesu i ciągłego wprowadzania ulepszeń. Poprawia to zarówno procesy robocze, jak i procesy biznesowe.

Zarządzanie procesami biznesowymi jest szerokie i dynamiczne. To musi być. Role organizacyjne, zasady, taktyka, cele biznesowe i inne aspekty firmy ciągle się zmieniają. Aby zoptymalizować wysiłek, zastosowano różne metodologie, aby były bardziej efektywne, od Six Sigma po lean management i zwinne zarządzanie projektami.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą, małą czy średnią firmę, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w zarządzaniu procesami biznesowymi. ProjectManager to oprogramowanie online, które może zautomatyzować przepływy pracy w celu usprawnienia procesów w celu poprawy wydajności. Nie martw się o słabą jakość, ponieważ nasze ustawienia zatwierdzania zadań pozwalają tylko upoważnionemu personelowi zmienić status pracy czynności. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Korzyści z BPM

Poprawa funkcji biznesowych jest kluczem do sukcesu w biznesie. Chcesz, aby były przejrzyste, wydajne i niezawodne. Korzystanie z zarządzania procesami biznesowymi pomaga mierzyć i dostosowywać procesy operacyjne oraz poprawiać wydajność pracowników. Oczywiście prowadzi to do lepszej obsługi klienta i większej rentowności. Ale to dopiero początek korzyści płynących z BPM.

Elastyczność jest niezbędna, aby firma mogła manewrować w przypływach i wahaniach rynku, zmianach w technologii lub przepisach. BPM poprawia sprawność biznesową i pomaga firmom zachować konkurencyjność, wstrzymując procesy i dokonując szybkich korekt, aby przywrócić je na właściwe tory.

Prowadzenie firmy bez marnowania czasu i pieniędzy to sposób na utrzymanie się w biznesie. Zarządzanie procesami biznesowymi pomaga w prowadzeniu szczupłego biznesu poprzez optymalizację procesów i redukcję odpadów. Może to zrobić, opracowując lepsze procesy, automatyzację i inne środki.

Wszystkie wymienione przez nas korzyści wynikają z zarządzania procesami biznesowymi, które zapewnia lepszy wgląd w procesy biznesowe. Dzięki temu możesz zobaczyć, co działa, a co nie, i odpowiednio zareagować. Pomaga również zachować zgodność i bezpieczeństwo, unikając komplikacji, które mogą prowadzić do grzywien lub naruszeń bezpieczeństwa.

Wreszcie, łatwiej będzie Ci przekazywać wiedzę biznesową, gdy Twoja firma się rozwinie, a Twoi pracownicy dojrzeją, przejdą na emeryturę lub skorzystają z innych możliwości. To, a także fakt, że BPM polega na ciągłym doskonaleniu, oznacza, że ​​firmy przenoszą korzyści bez samozadowolenia, co jest szkodliwe dla każdej firmy.

Fazy ​​cyklu życia BPM

Aby czerpać te korzyści i usprawnić procesy biznesowe, musisz zacząć korzystać z zarządzania procesami biznesowymi. Wymaga to znajomości pięciu etapów cyklu życia BPM: projektowania, modelowania, wykonywania, monitorowania i optymalizacji. Standaryzuj te kroki, a opracujesz strategię systematycznego i ciągłego doskonalenia procesów biznesowych.

1. Projekt

Na tym początkowym etapie będziesz chciał przeanalizować swoje procesy biznesowe, aby w pełni zrozumieć, w jaki sposób są wykonywane. Badania prowadzone są poprzez wywiady ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w procesy biznesowe, studiowanie dokumentacji i znajomość obowiązujących reguł biznesowych. Jeśli możesz obserwować procesy w działaniu, tym lepiej. Ten etap obejmuje poznanie, jak zaczyna się proces, oprócz przebiegu procesu i wyniku końcowego. Zidentyfikujesz również każde zadanie, inne integracje systemowe, czas trwania procesu i różne rodzaje zaangażowanych zadań.

2. Mapa

Teraz możesz przystąpić do mapowania procesów biznesowych, czyli tworzenia wizualnego przedstawienia, na przykład schematu blokowego, faz procesu, które przeglądałeś w pierwszym kroku. Pomaga to zrozumieć, jak rzeczy mają się teraz, określa, jak chcesz, aby wyglądały w przyszłości i mapują niezbędne zmiany, aby to osiągnąć.

3. Model

Następnie możesz utworzyć model procesu biznesowego, który określa kroki prowadzące do doprowadzenia bieżących procesów biznesowych do pożądanego stanu w przyszłości. Modelowanie procesów biznesowych różni się od mapowania, ponieważ jest perspektywiczne i koncentruje się na doskonaleniu procesów biznesowych. Model ten należy udostępnić zainteresowanym stronom w celu uzyskania ich oceny i zatwierdzenia. Ponieważ potrzebujesz akceptacji interesariuszy, aby to zadziałało, powinieneś być otwarty na ich opinie, które mogą ulepszyć model.

4. Wykonaj

Na tym etapie przetestujesz model i przeprowadzisz nowe procesy, aby zobaczyć je w akcji. Jeśli to możliwe, automatyzuj procesy, aby zwiększyć wydajność. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ponieważ mogą istnieć procesy ręczne, których nie można zautomatyzować. Niezależnie od tego, ten etap polega na przetestowaniu modelu w kilku cyklach w mniejszych grupach przed rozszerzeniem zakresu. Pozwala to na wygładzenie wszelkich nierównych krawędzi i wzbudzenie zaufania do nowych procesów wśród interesariuszy.

5. Monitoruj

Teraz, gdy już działasz i zbierasz dane, chcesz monitorować te procesy w akcji. Pozwala to uchwycić, jak dobrze sobie radzą, i zidentyfikować wszelkie anomalie, które będą wymagały dostosowania procesów biznesowych, aby utrzymać je na właściwym torze. Zbieranie danych powinno odbywać się w miarę możliwości w czasie rzeczywistym, aby mieć pewność, że szybko zareagujesz i bezzwłocznie przywrócisz procesy biznesowe tam, gdzie powinny. Dane służą również jako kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) do wykresu korzyści, jakie BPM zapewnia Twojej firmie.

Powiązane: Bezpłatny dziennik śledzenia problemów dla programu Excel

6. Optymalizuj

Możesz myśleć o tych pięciu krokach jako o okręgu, gdy się powtarzają, aby stworzyć pętlę ciągłego doskonalenia. W tym momencie przeglądasz spostrzeżenia, które uzyskałeś podczas monitorowania procesu i szukasz sposobów na dalszą poprawę przepływu pracy. Może to oznaczać wyeliminowanie wykrytych wąskich gardeł lub innych rzeczy, które blokują Twoje procesy. Prowadzi to do poprawy wydajności i jakości przy jednoczesnym zmniejszeniu ilości odpadów.

Rodzaje BPM

Chociaż mówiliśmy ogólnie o zarządzaniu procesami biznesowymi, przyjrzyjmy się bliżej różnym typom zarządzania procesami biznesowymi. Dzięki zrozumieniu tych typów możesz lepiej zastosować je w swojej firmie.

Dokument-centryczny

Jest to zorientowane na dokumentację i jest często wykorzystywane przy kontraktowaniu dokumentów prawnych lub dokumentów, które powstają po kilku rundach zatwierdzania. Korzystanie z BPM eliminuje potrzebę szablonów i wszelkie obawy dotyczące dodawania właściwych informacji do dokumentu. Znajdziesz go w firmach, które korzystają z zakupów, księgowości, prawa i zarządzania umowami.

Zorientowany na integrację

Tego typu zarządzania procesami biznesowymi można użyć do zintegrowania oprogramowania biznesowego obejmującego całą firmę z innymi działami w celu zapewnienia płynnego przepływu danych. Połączenie systemów oprogramowania usprawnia procesy i zwiększa wydajność, wspierając współpracę i zwiększając produktywność. Jest to prawdopodobnie wykorzystywane przez działy IT, których zadaniem jest integracja systemów komputerowych.

Skupiony na człowieku

Kiedy ludzie dla Ciebie pracują, całkowita automatyzacja nie wchodzi w rachubę. Tutaj przydaje się ten rodzaj zarządzania procesami biznesowymi. Pomaga zarządzać zadaniami i tworzyć przepływy pracy, dzięki czemu ludzie mogą współpracować. Jest to najpopularniejszy typ BPM dla większości firm, ponieważ zwykle zatrudniają pracowników, którzy mają za zadanie wykonywać różne czynności, takie jak przeglądanie danych, zarządzanie procesami kreatywnymi, wykonywanie operacji i wiele innych.

Narzędzia BPM

Oprogramowanie pomaga w stosowaniu zarządzania procesami biznesowymi. Potrzebujesz narzędzi, które pomogą Ci modelować, wdrażać i automatyzować biznes lub udostępniać zespołom narzędzia do współpracy. Narzędzia te pozwalają na uświadomienie sobie korzyści płynących z BPM.

Większość firm potrzebuje narzędzi, które nie wymagają intensywnego kodowania, aby usprawnić swoje procesy biznesowe. Powinny umożliwiać optymalizację, automatyzację i standaryzację procesów.

Będziesz chciał znaleźć oprogramowanie, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, jest łatwe w użyciu i integruje się z Twoim obecnym ekosystemem. Powinna istnieć kontrola dostępu oparta na rolach w celu zapewnienia bezpieczeństwa, aby tylko osoby posiadające odpowiednie uprawnienia miały dostęp do danych, co zapobiega wyciekom dostępu.

ProjectManager pomaga w BPM

ProjectManager to narzędzie do zarządzania procesami biznesowymi online, które posiada dane w czasie rzeczywistym, umożliwiające bardziej wnikliwe podejmowanie decyzji, platforma współpracy, która zwiększa produktywność i bezpieczeństwo, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Skonfiguruj zautomatyzowane przepływy pracy z zatwierdzaniem zadań, aby usprawnić procesy i zapewnić jakość. Istnieją również narzędzia do BPM zorientowanego na człowieka.

Twórz i monitoruj wizualne przepływy pracy dla zespołów

Dzięki wizualnemu narzędziu Kanban, które zapewnia przejrzystość procesu, możesz tworzyć wydajniejsze przepływy pracy. Twój cykl produkcyjny jest pokazany jako kolumny na tablicy kanban, a zadania są reprezentowane jako karty, które przesuwają się z jednej kolumny do drugiej. Daje to Twojemu zespołowi autonomię w zarządzaniu swoimi zaległościami i planowaniu na naszej platformie współpracy, która udostępnia pliki i ma komentowanie na poziomie zadań. Tymczasem menedżerowie mogą przeglądać pracę i w razie potrzeby realokować zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł.

Monitoruj wydajność i otrzymuj raporty o postępach w czasie rzeczywistym

Aby stale ulepszać swoje procesy biznesowe, musisz stale zbierać dane. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zapewnia ogólny wgląd w procesy, wydajność i postęp. W przeciwieństwie do lekkiego oprogramowania BPM nie jest wymagana konfiguracja. Automatycznie rejestruje i oblicza sześć wskaźników, aby utrzymać Cię na bieżąco. Aby dokładniej przyjrzeć się danym, dostępne są raporty, takie jak raporty stanu, raporty portfolio i wiele innych. Wszystkie można filtrować, aby zobaczyć tylko to, co chcesz przejrzeć, i można je łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, aby utrzymać ich na bieżąco.

Nasze oprogramowanie jest wystarczająco elastyczne, aby obsługiwać tradycyjne, zwinne lub hybrydowe metodologie. Mamy wiele poglądów na projekty, ponieważ wiemy, że różne działy używają różnych narzędzi, ale wszystkie potrzebują jednego źródła prawdy, aby współpracować. Połącz całą firmę za pomocą jednego narzędzia BPM.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga usprawnić procesy i pracować wydajniej. Nasze dane online zbierają dane w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci szybko się obracać i pozostać na dobrej drodze. Dołącz do zespołów NASA, Siemens i Nestle, które wykorzystują nasze narzędzie do lepszej pracy. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.