Szybki przewodnik po mapowaniu procesów biznesowych

Pracuj w ciemności, a w końcu uderzysz w ścianę. Podczas gdy mit przedsiębiorcy, który wpada na pomysł za milion dolarów iz powrotem i patrzy na wpływające pieniądze, może być przekonujący, jest to fikcja. Firmy muszą planować i wykonywać zadania w zorganizowany sposób.

W tym celu każda firma potrzebuje procesów biznesowych do zarządzania pracą i osiągania jej celów. Proces biznesowy to szereg zadań lub kroków, które musi podjąć organizacja, aby osiągnąć konkretny cel.

Zarządzanie tymi procesami biznesowymi sprawia, że ​​firmy są efektywne i dlatego powstało zarządzanie procesami biznesowymi (BPM). Zarządzanie procesami biznesowymi to dziedzina, która wykorzystuje szereg narzędzi i metod, aby pomóc menedżerom usprawnić procesy biznesowe.

Jedną z tych metod jest mapowanie procesów biznesowych. Określmy, co to jest i dlaczego jest tak ważne w zarządzaniu procesami biznesowymi.

Co to jest mapowanie procesów biznesowych?

Mapowanie procesów biznesowych polega na wykorzystaniu diagramu przepływu pracy lub mapy procesu do wizualnego przedstawienia procesu biznesowego i zdefiniowania:

• Jakie są etapy procesu biznesowego
• Kto jest za co odpowiedzialny w procesie biznesowym
• Jakie narzędzia zostaną użyte
• Jaki jest standard realizacji tego procesu biznesowego?
• Jak określa się sukces

Dzięki przejrzystemu diagramowi przepływu pracy lub szczegółowej mapie procesów biznesowych łatwo jest zobaczyć, gdzie można wprowadzić ulepszenia w procesie biznesowym w celu zwiększenia wydajności i produktywności. Jest to również sposób na określenie konkretnego celu i zmierzenie go w celu porównania go z ogólnymi celami firmy, upewniając się, że są one zgodne.

Teraz, gdy rozumiemy, czym jest mapowanie procesów biznesowych, nauczmy się tworzyć mapę procesów.

Co to jest mapa procesu?

Mapa procesu to zasadniczo diagram przepływu, który reprezentuje elementy procesu biznesowego za pomocą symboli. Symbole te posiadają standard znany jako Business Process Modeling Notation (BPMN), który został stworzony przez Business Process Management Initiative.

Jednak nie musisz być ekspertem BPMN, aby utworzyć mapę procesu, dziś istnieje wiele narzędzi do mapowania procesów biznesowych online, które automatyzują ten proces.

Kroki mapowania procesów biznesowych

Mapowanie procesów może pomóc w realizacji wielu celów biznesowych, od doskonalenia procesów po szkolenia i wyjaśnianie przepływu pracy, ale także zgodność z przepisami, audyt wewnętrzny i wyjaśnianie ról w firmie. Oto 7 kroków do stworzenia mapy procesów dla Twojej firmy.

1. Identyfikacja procesu

Określ cele, zakres, graczy i obszary pracy, na których chcesz się skoncentrować. Można to zrobić na trzech poziomach: reaktywnym, gdy zajmujemy się procesem, który nie powiódł się lub był słabszy; strategiczny, jak w przypadku remontu wysokiego szczebla; zorientowane na klienta, takie jak poszukiwanie większej satysfakcji klienta.

2. Zbierz zespół

Zdobądź grupę osób, które pracują nad procesem, chociaż warto mieć również w zarządzie osobę z wyższego kierownictwa, ponieważ mogą oni pomóc w uzyskaniu zatwierdzeń, gdy wymagane są zmiany.

3. Zbieranie informacji

Po zidentyfikowaniu procesu należy zebrać informacje potrzebne do utworzenia mapy procesu, takie jak kto, co, gdzie i kiedy procesu biznesowego. Odbywa się to poprzez zbieranie informacji i przeprowadzanie wywiadów z ludźmi, którzy wykonują mapowaną pracę.

4. Mapowanie procesów

Weź wszystkie zebrane informacje i przekształć je w diagram przepływu mapy procesu. Prawdopodobnie będzie to obejmować proces lub ogólny przepływ pracy. Wszystkie mapy procesów są różne, ale są to główne elementy, które powinieneś uwzględnić w swoim diagramie przepływu pracy:

• Zadania: każdy etap przepływu pracy.
• Zdarzenia: wyzwalacze lub bramy, które rozpoczynają, przekierowują lub kończą proces.
• Uczestnicy: Osoby zaangażowane w proces biznesowy.

5. Analiza

Przestudiuj mapę procesu i kwestionuj każdy z kroków, pytając, dlaczego każdy z nich.

6. Opracuj i zainstaluj nowe metody

Po tym, jak analiza procesu wykryje niepotrzebną pracę, zobacz, jak można połączyć kroki, zmienić ich kolejność lub dodać nowe kroki w celu poprawy wydajności.

7. Zarządzaj procesem

Teraz proces biznesowy musi być utrzymywany i przechowywany, ale także rutynowo przeglądany, a także monitorować proces pod kątem zmian.

Rodzaje map procesów biznesowych

Mapowanie procesów biznesowych można wykonać na kilka sposobów. Istnieją różne rodzaje map procesów, których możesz użyć do wizualizacji swoich procesów. Każda z tych map procesów ma zalety i wady.

Schemat przebiegu procesu

Diagramy przepływu są najczęstszym typem mapy procesu. Mogą być rysowane ręcznie lub tworzone w oprogramowaniu. Łatwość użycia i znajomość to zaleta, ale wadą jest to, że tego typu mapowanie procesów biznesowych nie jest elastyczne w dostosowywaniu i zmienianiu schematu blokowego.

Powiązane: 3 bezpłatne narzędzia do tworzenia diagramów sieciowych

Schemat toru wodnego

Schemat toru działa jak klasyczny schemat blokowy, z wyjątkiem tego, że na diagramie toru każdy krok jest podzielony między różne zespoły lub osoby, które są za nie odpowiedzialne. Stąd nazwa swimlane, ponieważ schemat wygląda jak tory w basenie do pływania okrążeń. Zalety i wady są mniej więcej takie same jak w przypadku schematu blokowego.

Map strumienia wartości

Mapa strumienia wartości jest często używana w aplikacjach lean six sigma. Analiza na pierwszy rzut oka nie jest tak łatwa. Dlatego jest to bardziej korzystne dla osób poszukujących bardziej dogłębnego wglądu w procesy biznesowe. Mapy strumienia wartości nie są zalecane w celu zapewnienia użytkownikom łatwego do odczytania podsumowania procesów.

Schemat SIPOC

Dostawca Wkłady Proces Wyjścia Klient lub SIPOC to uproszczona mapa procesów biznesowych. Usuwa większość informacji i skupia się wyłącznie na podstawach procesu i zaangażowanych osobach. Oczywiście zapewni to przegląd, który można szybko zrozumieć, ale nie zapewni głębokiego zrozumienia procesu i jego interakcji.

Oprogramowanie

Dostępne jest oprogramowanie do mapowania procesów biznesowych. Narzędzia te pomagają śledzić procesy po zakończeniu mapowania, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak działa i gdzie jest słaba z powodu wąskich gardeł, niedotrzymanych terminów i innych blokad. Zaletą korzystania z procesu biznesowego jest automatyzacja tworzenia map procesów i inne funkcje, których pracownicy mogą używać do zarządzania swoimi zadaniami i listami rzeczy do zrobienia. Pozwala także kierownictwu na łatwe monitorowanie tego, co się dzieje.

Korzyści z mapowania procesów biznesowych

Korzystanie z mapy procesów do wizualizacji działania firmy, ról ludzi oraz obowiązków i standardów firmy jest konieczne z kilku powodów.

Zachowaj zgodność

Pomaga utrzymać zgodność firmy z normą ISO 9001. Jest to zestaw standardów, które mają na celu upewnienie się, że firma spełnia potrzeby swoich klientów i jest zgodna z powiązanymi przepisami.

Istnieje również zgodność z ustawą Sarbanes-Oxley z 2002 r., znaną również jako ustawa o reformie rachunkowości spółek publicznych i ochronie inwestorów z 2002 r. To federalne prawo wymaga przejrzystości i odpowiedniego ujawniania informacji dla wszystkich spółek notowanych na giełdzie. Kluczowym elementem tej ustawy jest dokumentacja zarządzania procesami biznesowymi.

Pomaga we wdrażaniu

Mapowanie procesów biznesowych ma również kluczowe znaczenie dla wdrażania nowych pracowników. Dzięki zestawowi udokumentowanych procesów, które nowy pracownik musi śledzić, jego przejście jest skrócone i nie zabiera innym pracownikom tyle czasu na szkolenia i inne rzeczy. Mapa procesów tworzy również spójny proces onboardingu i ciągłość między nowymi pracownikami.

Wzmacnia komunikację

Mapowanie procesów biznesowych to także świetny sposób na skuteczną komunikację z innymi osobami w firmie i poza nią. Ponieważ mapowanie procesów biznesowych jest wizualizacją procesu, jest łatwiejsze do strawienia niż długi blok dla wszystkich w firmie.

Upraszcza audyty

Audyty wewnętrzne można przeprowadzać wydajniej dzięki mapom procesów. Mogą upewnić się, że praca jest zawsze zgodna ze standardami i praktykami biznesowymi. Prowadzi to również do usprawnienia procesu. Gdy proces zostanie udokumentowany i zrozumiany, można go zbadać, aby zobaczyć, jak go ulepszyć.

Powiązane: Wykorzystanie doskonałości operacyjnej do zwiększenia produktywności

Poprawia rozwiązywanie problemów

Mapy procesów mogą również pomóc w ogólnym rozwiązywaniu problemów. Tworzą wizualizację procesu, a tym samym ułatwiają wykrywanie konfliktów. Jeśli gdzieś w trakcie procesu pojawi się blokada, mapa wizualna wyjaśni, co doprowadziło do tego wąskiego gardła i zaoferuje ścieżki do rozwiązania tego problemu.

Ponadto mapowanie procesów biznesowych ułatwia identyfikację zagrożeń powodowanych przez procesy, które mogą otworzyć firmę na problemy prawne lub dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa. Pokazanie całościowego obrazu może również pomóc firmie w stosowaniu najlepszych praktyk.

Historia mapowania procesów biznesowych

Podejście procesowe do zarządzania jakością oraz to, jak każdy proces odnosi się do innych procesów w firmie, jest sercem mapowania procesów biznesowych. Wraca do pierwszej ustrukturyzowanej metody dokumentowania przebiegu procesu, schematu blokowego, który został wprowadzony przez inżyniera Franka Gilbretha w 1921 roku.

Narzędzia te zostały następnie przechwycone przez inżynierów przemysłowych, a na początku lat trzydziestych inżynier przemysłowy Allan H. Mogensen rozpoczął szkolenie innych w tej metodzie. Art Spinanger, który ukończył jedną z klas Mogensena, przeniósł tę dyscyplinę do Procter and Gamble i opracował program upraszczania pracy o nazwie Deliberate Methods Change Program.

Kolejny z absolwentów Mogensena, teoretyk organizacji Ben. S. Graham zaadoptował schemat procesu przepływu do przetwarzania informacji, opracowując wieloprzepływowy schemat procesu, który wyświetla wiele dokumentów i ich powiązania.

Mapowanie procesów biznesowych jest najlepsze z oprogramowaniem, które jest dostępne dla wszystkich w firmie, aktualizując ich status w czasie rzeczywistym i dając menedżerom portal do monitorowania i śledzenia postępów. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym do śledzenia i raportowania procesów, z platformą współpracy, z której każdy może korzystać w celu ułatwienia pracy i komunikacji, a także tablicami Kanban do tworzenia map procesów. Zobacz, jak może pomóc Ci usprawnić procesy biznesowe już dziś dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.