Propozycje biznesowe: jak napisać jedną i gdzie znaleźć szablony i przykłady

Pisanie propozycji biznesowej to coś, co niewielu nowych właścicieli firm wie, jak to zrobić. Na wczesnych etapach koncentrujesz się na swoim produkcie, biznesplanie i skonfigurowaniu wszystkiego⁠. Rozważanie zaproponowania swojej firmy projektów może nie wydawać się najpilniejszą kwestią.

Ale w rzeczywistości jest to ważniejsze, niż to sobie wyobrażają nowe firmy. Nawet jeśli nie masz natychmiastowego zastosowania dla swojej propozycji biznesowej, może ona pomóc stworzyć plan działania dla Twojej firmy, pomóc w zabezpieczeniu finansowania, pomóc zidentyfikować mocne i słabe strony Twojej marki i działać jako punkt odniesienia dla kierunek Twojej działalności.

Niezależnie od tego, czy chcesz prowadzić interesy z inną firmą, czy po prostu chcesz stworzyć ofertę dla potencjalnych klientów, oto nasz przewodnik, jak napisać ofertę biznesową.

Czym jest propozycja biznesowa?

Propozycja biznesowa to dokument wysyłany do potencjalnych klientów w nadziei na współpracę z nimi przy projekcie — niezależnie od tego, czy jest to partnerstwo, czy chęć bycia firmą, która pomaga w konkretnym projekcie.

Propozycje biznesowe mogą obejmować tematy, które obejmują, w zależności od charakteru zaangażowanych firm i projektu proponowanego przez Twoją firmę.

Propozycje biznesowe dotyczą zaspokajania potrzeb potencjalnych klientów i pokazywania im, dlaczego Twoja firma najlepiej spełnia te potrzeby. Dla firm skoncentrowanych na usługach B2B wiedza o tym, jak napisać skuteczną propozycję biznesową, ma kluczowe znaczenie dla rozwoju.

Jakie są rodzaje propozycji biznesowych?

Propozycje biznesowe mogą się różnić w zależności od usługi i charakteru propozycji projektu, ale zazwyczaj dzielą się na trzy różne kategorie:

• Formalnie zamówione propozycje. Opisuje propozycje, w których firma, z którą masz nadzieję współpracować, formalnie poprosiła Cię o przesłanie propozycji. Zazwyczaj są one pisane w odpowiedzi na opublikowane wymagania firmy poszukującej ofert. Zazwyczaj jest to wynik publicznie opublikowanego zapytania ofertowego, w którym potencjalny klient przegląda wiele ofert i znajduje najlepszą.
• Nieformalne propozycje. Nieformalne oferty pojawiają się zazwyczaj po rozmowach między potencjalnym klientem a sprzedawcą. Zazwyczaj klient w tym przypadku nie prosi o konkurencyjne oferty i zwykle jest mniej wymagań formalnych.
• Niezamówione propozycje. Propozycje te mają zazwyczaj bardziej ogólny charakter, stanowiąc rodzaj broszury marketingowej. Niezamawiane propozycje są zwykle wykorzystywane na targach lub w innych miejscach publicznych, gdzie firma poszukuje potencjalnych klientów.

Nie wszystkie propozycje będą pasować do tych kategorii. Istnieją propozycje, które mogą zacząć się formalnie nabyć, ale następnie zostać zaadaptowane do propozycji niezamówionych.

Jakie są różne sekcje propozycji biznesowej?

Propozycje biznesowe mogą się nieznacznie różnić pod względem formatu, ale istnieje kilka kluczowych elementów, które powinny zawierać wszystkie propozycje biznesowe.

1. Strona tytułowa

Strona tytułowa pełni rolę „okładki” Twojej propozycji, więc jest szczególnie ważna pod względem estetycznym. Twoja strona tytułowa powinna zawierać kilka podstawowych informacji o Twojej firmie i ofercie, takich jak tytuł propozycji, nazwa Twojej firmy, dane kontaktowe i data przesłania propozycji (lub data złożenia propozycji jest spreparowany, w przypadku niezamówionych propozycji).

Twoja strona tytułowa powinna być profesjonalna, ale nadal powinna przyciągać uwagę czytelnika i przyciągać go. Ma kluczowe znaczenie w nadawaniu tonu Twojej propozycji, więc jak każda reklama powinna oddawać estetykę i charakter Twojej marki. Zwykle dobrym pomysłem jest umieszczenie gdzieś logo firmy.

To pierwsza rzecz, którą zobaczy Twój klient, dlatego ważne jest, aby przekazać swoją markę i propozycję w sposób zwięzły, ale konkretny. Pomyśl o tym jak o każdej treści wizualnej: widzowie będą na nią patrzeć tylko przez krótką chwilę, więc musi bardzo szybko przekazać wiele informacji.

Unikaj skomplikowanych grafik, które mogą odwracać uwagę od głównego przesłania propozycji. Stylistycznie powinien być schludny i czysty. Oto przykład tego, jak może wyglądać dobrze zaprojektowana strona tytułowa:

2. Spis treści

Spis treści ułatwi poruszanie się po treści dokumentu. Niekoniecznie musi to być pierwsza strona (czasami następuje po liście przewodnim), ale zdecydowanie powinna to być jedna z pierwszych stron.

Twoja strona spisu treści powinna być chronologiczna. Unikaj zbyt szczegółowego przedstawiania pozycji na liście, ponieważ będzie to hałaśliwe i przytłaczające.

Dobrą strategią jest, aby pozycje na Twojej liście odzwierciedlały konkretne problemy lub pytania czytelnika, aby ułatwić mu korzystanie ze spisu treści jako punktu odniesienia dla wszystkich swoich pytań.

3. List motywacyjny

Twój list motywacyjny służy jako przedstawienie siebie. Niektóre propozycje mogą nawet zawierać list przewodni przed spisem treści jako sposób przygotowania propozycji.

Twój list motywacyjny powinien być krótki i nie dłuższy niż jedna strona. W kilku akapitach krótko opisz historię swojej firmy, jej misję i unikalną propozycję sprzedaży.

Twój list motywacyjny powinien być przyjazny i uprzejmy — nie zapomnij o swoich podziękowaniach i podziękowaniach. Zostaw swoje dane kontaktowe i zachęć czytelników do skontaktowania się z Tobą w przypadku jakichkolwiek pytań.

W przeciwieństwie do listu motywacyjnego do życiorysu, zachęcamy do korzystania z grafiki wizualnej, zwłaszcza jeśli ilustruje ona ważny aspekt osiągnięć lub misji Twojej marki.

4. Podsumowanie wykonawcze

Streszczenie może być najważniejszą częścią twojej propozycji. Podsumowanie wykonawcze zawiera szczegółowe informacje o tym, dlaczego wysyłasz ofertę, oraz metodologię, z której wynika, dlaczego klient jest najlepszą opcją do wyboru.

Twoje streszczenie działa podobnie do propozycji wartości. Powinna opisywać, co wyróżnia Twoją firmę i jakie korzyści odniesie potencjalny klient ze współpracy z Tobą.

Streszczenia wykonawcze podsumowują, ale nadal powinny być konkretne. Zidentyfikuj dokładnie problemy klienta, wyjaśnij, czym zajmuje się Twoja firma, i nakreśl proponowane rozwiązania problemów klienta.

Bardziej szczegółowe informacje zostaną podane w dalszej części propozycji, więc chociaż nie powinny być zbyt szczegółowe, powinny być szczegółowe. Nie ma potrzeby omawiania tutaj logistyki ani strategii, ale nadal powinno oferować konkretne rozwiązanie konkretnego problemu.

Twoje streszczenie powinno być precyzyjnie dostosowane do potrzeb klienta. Nawet jeśli przekazujesz dokument oferty wielu potencjalnym klientom, powinien on wyglądać tak, jakby został napisany specjalnie dla jednego klienta . Jeśli potencjalni klienci mają różne problemy, warto wprowadzić poprawki w podsumowaniu dla każdego z nich.

Uważaj również na swój ton. Firma wynajmująca autobusy imprezowe dla studentów będzie oczekiwała zupełnie innego tonu od firmy oferującej porady finansowe dla seniorów.

Twoje streszczenie powinno dać czytelnikowi jasny obraz tego, w jaki sposób Twoja firma może im pomóc, i zachęcić ich do dalszego czytania, aby uzyskać więcej informacji. Podsumowanie powinno być na tyle szczegółowe, aby mogło funkcjonować jako samodzielny dokument, ale na tyle krótkie, aby mogło zainspirować dodatkowe pytania.

Streszczenie powinno mieć około dwóch do czterech stron, ale postaraj się, aby było krótkie, jeśli ogólna propozycja nie jest zbyt długa. Pamiętaj, że szczegóły pojawią się później.

5. Strony propozycji: problemy i rozwiązania

Strony propozycji będą stanowić większość Twojej propozycji biznesowej. W tej sekcji omówimy bardziej szczegółowo rozwiązania oferowane w streszczeniu wykonawczym. Twoje podsumowanie wyjaśniło, co możesz zrobić i dlaczego jesteś idealnym klientem do tego. Na stronach propozycji omówisz, jak planujesz to zrobić i kiedy można to zrobić (ram czasowy).

Podczas pisania stron z propozycjami warto zastanowić się, jakie pytania będzie miał Twój klient i udzielić mu szczegółowych odpowiedzi.

Wielu autorów propozycji biznesowych myśli o swoich stronach propozycji w kategoriach problemów i rozwiązań . Przy każdej propozycji zacznij od nakreślenia potencjalnych problemów, z którymi może się zmierzyć klient. Robiąc to, pokażesz potencjalnym klientom, że dobrze rozumiesz ich potrzeby.

Strony problemów i rozwiązań wymagają wielu badań. Chcesz pokazać potencjalnym klientom, że odrobiłeś pracę domową: rozumiesz potrzeby klienta i dokładnie wiesz, co zamierza zrobić.

Od Ciebie zależy, w jaki sposób zdecydujesz się przełamać problemy i rozwiązania klienta. Niektórzy autorzy dokumentów propozycji wymieniają szereg stwierdzeń problemów wraz ze szczegółowymi wynikami. Inne propozycje mogą koncentrować się na jednym lub dwóch większych problemach i zawierać listę rozwiązań dla nich.

Ważne są tutaj również rozkłady jazdy. Potencjalni klienci będą chcieli wiedzieć, jak szybko będziesz w stanie wdrożyć swoje rozwiązanie i kiedy mogą spodziewać się wyników. Rozkłady jazdy odpowiadają na te pytania, a jako bonus są także poręcznym narzędziem wizualnym, które rozdziela tekst, jednocześnie przekazując ważne informacje.

Twoja własna propozycja będzie musiała przeanalizować problemy i rozwiązania w sposób, który przemawia do potencjalnego klienta i ma sens dla Twojej branży, więc nie ma jednego uniwersalnego podejścia do tej sekcji.

Biorąc to pod uwagę, ogólnie dobrym pomysłem jest podzielenie treści propozycji na sekcje, które szczegółowo identyfikują każdy problem i proponują rozwiązanie. Oto kilka kluczowych punktów, którymi należy się zająć w każdej sekcji:

• Problem. Użyj danych, aby utworzyć kopię zapasową swoich twierdzeń i określ dokładnie, w jakich sytuacjach klient może nie spełniać swoich celów.
• Realizacja. Wyjaśnij szczegółowo, jakie zmiany planujesz wprowadzić, ile czasu zajmie wprowadzenie tych zmian oraz cel ich wprowadzenia.
• Cele. Wyjaśnij, jak ocenisz sukces swojego rozwiązania i kiedy Twój klient może spodziewać się rezultatów wprowadzonych zmian.
• Korzyści. Skorzystaj z oceny problemu i wyjaśnij, jaki wpływ będą miały te zmiany.

Strony z propozycjami powinny zawierać wszystkie szczegóły planów, które wdrożysz. Najlepiej jest podzielić tekst na kawałki wielkości jednego kęsa, aby był łatwiejszy do odczytania. Należy tutaj unikać grafik dekoracyjnych, ale narzędzia wizualne, takie jak wykresy i wykresy, świetnie nadają się do zilustrowania punktów.

6. Cennik

Twoja tabela cen powinna znajdować się na stronach z Twoimi problemami i rozwiązaniami. Będzie zawierał wszystkie Twoje produkty i usługi wraz z ich cenami.

Sposób organizacji strategii cenowej zależy w dużej mierze od rodzaju oferowanej usługi. To powiedziawszy, zwykle dobrym pomysłem jest zapewnienie potencjalnym klientom opcji . Pojedyncza opłata ryczałtowa sprawia, że ​​Twoja propozycja jest pytaniem „tak” lub „nie”, co można łatwo odrzucić. Dodanie opcji cenowych zapewnia klientom bardziej negocjowalny punkt wyjścia, otwierając rozmowę na temat ich konkretnych potrzeb, zamiast działać jako punkt końcowy.

Struktura cen powinna być sformatowana w formie łatwej do odczytania tabeli. Oferuj opcje płatności cyklicznych, zarówno miesięcznych, jak i rocznych. Podawaj stawki dyskontowe dla zobowiązań długoterminowych. Oferuj dodatki, aktualizacje i opcje. Przejrzystość jest kluczowa w tej sekcji. Upewnij się, że Twoi klienci mogą łatwo zrozumieć, za co płacą i jakie mają opcje dostosowywania Twojej usługi. Nikt nie lubi ukrytych opłat lub postanowień drobnym drukiem. Podaj wszystkie szczegóły opcji cenowych w sposób jasny i zwięzły.

Dowiedz się więcej: Ceny psychologiczne: co naprawdę mówią Twoje ceny klientom

7. O nas

Podobnie jak strona O nas w Twojej witrynie, Twoja propozycja biznesowa powinna dzielić się historią Twojej firmy z Tobą, założycielem, jako głównym bohaterem tej historii. Dobra strona o nas powinna być krótka, ale nadal zawierać wszystkie elementy przekonującej narracji:

• Ustawienie. Przygotuj scenę: przedstaw bohaterów opowieści, siebie i swoich współzałożycieli oraz opisz, jak zebraliście się, aby stworzyć swój biznes.
• Konflikt. Jaki problem zainspirował Cię do rozpoczęcia działalności? Opisz problem, który Twoja firma zidentyfikowała i postanowiła rozwiązać.
• Działka. Jak Ty i Twój zespół postanowiliście znaleźć rozwiązanie swojego problemu? Z jakimi wyzwaniami się zmierzyłeś i jak je pokonałeś?
• Rezolucja. Jakie było twoje rozwiązanie? Jak to zmieniło Twoją branżę? Jakie kamienie milowe osiągnąłeś i jak Twoja firma postanowiła rozwiązać problem?
• Postacie. Przedstaw resztę swojego zespołu. Zaproponuj krótkie biografie członków swojego zespołu i przedstaw swoich klientów ludziom, z którymi będą pracować nad Twoim projektem.
• Rozwiązanie. Co jest następne? Opisz, co widzisz w przyszłości swojej firmy. Porozmawiaj o tym, jak zamierzasz dalej dążyć do swoich celów. Przygotuj się na dobrą kontynuację.

8. Podsumowanie kwalifikacji

W swoim liście motywacyjnym wspomniałeś o tym, co sprawia, że ​​Twoja firma ma wyjątkowe kwalifikacje do rozwiązywania problemów klientów. W podsumowaniu kwalifikacji szczegółowo omówisz, dlaczego Twoja firma jest najlepiej przygotowana do pomagania potencjalnym klientom w osiąganiu ich celów.

Najlepsze podsumowania kwalifikacji opierają się na dowodach społecznych, aby uzasadnić swoją argumentację. Dołącz studia przypadków poprzednich klientów, referencje klientów, pochwały w mediach społecznościowych, rekomendacje od zaufanych ekspertów w Twojej dziedzinie i wszystko inne, co może pokazać wartość, jaką zapewniasz swoim klientom.

9. Warunki umowy

Na końcu swojej propozycji marketingowej będziesz chciał wyjaśnić klientom ofertę, którą składasz, przedstawiając jej warunki. W niektórych jurysdykcjach propozycje mogą być traktowane jako prawnie wiążące umowy, więc najlepiej jest współpracować z ekspertem prawnym przy tworzeniu tej sekcji.

Nie wszystkie propozycje biznesowe zawierają prawnie wiążącą umowę, więc jeśli Twoja propozycja ma na celu wciągnięcie klienta do dalszych negocjacji, możesz po prostu dołączyć proste wezwanie do działania, które zawiera instrukcje dotyczące dalszych negocjacji z Tobą.

Jeśli dołączasz prawnie wiążącą umowę, upewnij się, że zapewnisz klientom miejsce do podpisania umowy lub wskazania preferowanej metody dalszego postępowania.

Po wysłaniu: wskazówki, jak kontynuować

Czekanie na odpowiedź od klientów w trakcie procesu sprzedaży może być trochę denerwujące, ale ważne jest, aby zachować cierpliwość. Daj potencjalnym decydentom trochę czasu — pamiętaj, że nadal muszą zająć się codziennymi funkcjami swojej firmy.

Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi i chcesz dać potencjalnym klientom mały impuls, oto kilka wskazówek, jak postępować zgodnie z twoją propozycją:

• Daj im czas. Poczekaj co najmniej tydzień przed wysłaniem dalszych informacji. Jeśli potwierdzili otrzymanie Twojej propozycji, daj im tydzień od daty potwierdzenia. Pamiętaj, że mogą chcieć omówić to ze swoim zespołem, zanim skontaktują się z Tobą.
• Przyciągnij ich uwagę dobrym tematem. Podobnie jak w przypadku innych rodzajów marketingu e-mailowego, przekonujący wiersz tematu zwiększy prawdopodobieństwo, że otworzą Twoją wiadomość e-mail.
• Bądź zwięzły. Nie musisz tutaj wchodzić w drobniejsze szczegóły — niech Twoja propozycja zajmie większość miejsca. Skorzystaj z dalszych działań, aby podkreślić, że jesteś dostępny na wszelkie pytania i ułatw im skontaktowanie się z Tobą.
• Unikaj agresywnego, agresywnego języka. Twoim celem jest pozyskanie partnera , a nie klienta. Zwariowane frazesy reklamowe, takie jak „Nie przegap tej ekscytującej okazji!” wyjdzie jako alienujący dla potencjalnych klientów.
• Bądź przyjazny, przystępny i autentyczny. Twoja kontynuacja to dobra okazja, aby zobaczyć, jak będzie wyglądała współpraca z Tobą. Bądź uprzejmy, ale swobodny⁠ — tak, jakbyś kontaktował się ze swoim ulubionym współpracownikiem.
• Wiedz, kiedy przestać. Łatwo przeoczyć jeden lub dwa e-maile, ale znacznie trudniej przeoczyć trzy lub cztery. Jeśli Twój klient nie odpowiedział na trzy kolejne czynności, czas przejść dalej.

Gdzie znaleźć szablony propozycji biznesowych

Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność gospodarczą i nigdy wcześniej nie pisałeś propozycji biznesowej, dobrym pomysłem jest przyjrzenie się kilku z nich, aby zorientować się, jak są komponowane dla różnych rodzajów firm. Oto kilka dobrych miejsc, w których można znaleźć przykłady szablonów i układów, które pomogą Ci w pisaniu propozycji biznesowych.

1. PandaDoc. PandaDoc oferuje szeroką bibliotekę ponad 167 darmowych szablonów propozycji biznesowych. Inne funkcje obejmują interaktywne strony z ofertami, szablony umów i funkcje podpisu elektronicznego.
2. Canva. Wśród szerokiej gamy bezpłatnych szablonów projektów w serwisie Canva jest mnóstwo bezpłatnych przykładów propozycji biznesowych. Canva umożliwia filtrowanie różnych szablonów propozycji według stylu i tematu, co ułatwia znalezienie szablonu pasującego do Twojej marki.
3. Zaproponuj. Proposify oferuje mnóstwo szablonów propozycji biznesowych i umów biznesowych, które zawierają funkcje takie jak podpisy elektroniczne, interaktywne podglądy klientów, tłumaczenie językowe i metryki danych, które pomagają śledzić wskaźniki otwarć⁠ — co jest szczególnie przydatne, jeśli wysyłasz swoją propozycję do wielu klientów.
4. Jotforma. Jotform zawiera szeroką kolekcję darmowych i płatnych szablonów PDF dla propozycji we wszystkich branżach, dla wszelkiego rodzaju projektów. Szablony są konwertowane na pliki PDF w celu łatwego drukowania, a nawet zawierają funkcję podpisu cyfrowego, która umożliwia Twoim klientom podpisanie umowy cyfrowo.
5. Lepsze propozycje. Better Proposals oferuje mnóstwo bezpłatnych zasobów dla właścicieli firm, którzy chcą dowiedzieć się więcej o pisaniu ofert. Oprócz szablonów propozycji biznesowych oferują również szablony ofert, umów i broszur online.

Ucz się więcej:

• Szablon biznesplanu: praktyczne ramy tworzenia biznesplanu
• Droga do sukcesu: przykłady biznesplanów, które zainspirują cię

Nie przegap okazji do rozwoju swojej małej firmy

Praca z klientami to niesamowita szansa na rozwój Twojego biznesu. Nie tylko ze względu na zyski finansowe, ale także dlatego, że budowanie silnych relacji roboczych w Twojej branży otworzy nowe możliwości rozwoju i pomoże budować Twoją reputację wśród współpracowników.

Tworzenie propozycji biznesowej wymaga dużo pracy, ale nauka skomponowania skutecznej propozycji biznesowej zapewni Ci lata sukcesów. Bez względu na branżę, w której działasz, prawdopodobnie nadejdzie czas, kiedy będziesz musiał napisać propozycję biznesową.

Im więcej masz zadowolonych klientów, tym łatwiej pozyskasz nowych. Każda nowa okazja w partnerstwie jest krokiem w kierunku dalszego sukcesu.