Jak obliczyć rozbieżność kosztów dla projektu (zawiera wzór)

Przez cały czas trwania projektu kierownicy projektu sprawdzają postępy i porównują je z planem projektu — porównując swoje przewidywania z rzeczywistością. Jeśli nie będą robić tego regularnie, są szanse, że ucierpi budżet, a ich projekt całkowicie upadnie. Na szczęście te odchylenia od planu, takie jak wariancja kosztów, nie muszą zatapiać projektu.

W rzeczywistości mogą je wzmocnić. Kluczem jest dostrzeżenie ich i wprowadzenie zmian, aby pozostać na właściwej ścieżce. Jednym z najlepszych sposobów uniknięcia przekroczenia kosztów jest obliczenie wariancji kosztów.

Zrozumienie kosztów projektu

Wszystkie projekty kosztują, niezależnie od ich wielkości, zakresu czy rezultatów. Wszyscy słyszeliśmy „nie ma czegoś takiego jak darmowy lunch”. To samo dotyczy projektów – nie ma czegoś takiego jak projekt bez kosztów. Koszty te występują w wielu różnych formach, od kosztów materiałów po po prostu koszty prowadzenia działalności (czynsz, pensje itp.). Zadaniem kierownika projektu jest uwzględnienie wszystkich tych kosztów i stworzenie elastycznego budżetu.

Różne rodzaje kosztów projektu

Aby w pełni zrozumieć wariancję kosztów projektu, warto zapoznać się z głównymi rodzajami kosztów projektu. Spójrz na cztery, które najprawdopodobniej zobaczysz. Większość projektów ma wszystkie cztery, a każdy z nich może przyczynić się do ogólnej zmienności kosztów:

• Koszty bezpośrednie: Pomyśl o kosztach bezpośrednich jako kosztach, które trafiają bezpośrednio do projektu w celu osiągnięcia rezultatów. Pomocnym przykładem kosztu bezpośredniego jest koszt materiału potrzebnego do zbudowania czegoś. Koszt tych materiałów idzie w kierunku stworzenia produktu końcowego.
• Koszty pośrednie: Z drugiej strony koszty pośrednie przeznaczane są na finansowanie wydatków „za kulisami”, które są ponoszone przez cały czas trwania projektu. Nazywa się je również kosztami ogólnymi. Na przykład koszt wynajmu powierzchni biurowej jest częstym wydatkiem ustalonym narzutem. Ten wydatek musi zostać zapłacony w celu ukończenia projektu, ale jest przeznaczony również na wspieranie innych projektów.
• Koszty stałe: Koszty stałe to wydatki z ustalonymi cenami, które nie podlegają żadnym zmianom. Są to niezawodne koszty, które nie ulegają wahaniom i potencjalnie niszczą budżet. Koszty zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie mogą być również kosztami stałymi (lub kosztami zmiennymi). Na przykład stały koszt może wyglądać jak zryczałtowana opłata, którą wykonawca pobiera za swoje usługi.
• Koszty zmienne: Z drugiej strony koszty zmienne nie są tak przewidywalne. Na przykład koszt wynajmu sprzętu może wzrosnąć lub spaść w zależności od dostawcy, popytu lub czasu, przez jaki sprzęt jest potrzebny.

Powiązane: Darmowy szablon budżetu projektu dla programu Excel

Co to jest różnica kosztów w zarządzaniu projektami?

Odchylenie kosztów (nazywane również CV) to różnica między kosztami projektu oszacowanymi na etapie planowania a kosztami rzeczywistymi. Innymi słowy, jest to stopień, w jakim rzeczywiste koszty różnią się od kosztów budżetowych. Obliczanie wariancji kosztów to sposób, w jaki menedżerowie projektów śledzą wydatki, aby sprawdzić, czy projekt nie przekracza budżetu.

Obliczenia te są częścią techniki zwanej zarządzaniem wartością wypracowaną (EVM). W systemie EVM celem zarządzania kosztami jest ustalenie, czy wariancja jest dodatnia, ujemna czy zerowa.

Gdy menedżerowie projektów mają te informacje z analizy wartości wypracowanej, mogą wprowadzić niezbędne poprawki, aby pozostać na dobrej drodze. Jeśli wariancja jest bardzo wysoka (ujemna), należy wprowadzić zmiany. Jeśli istnieje wyjątkowo niska wariancja kosztów (dodatnia) lub zerowa wariancja, mogą to uznać za oznakę skutecznego zarządzania kosztami.

Cztery rodzaje formuł wariancji kosztów w EVM

Istnieją cztery odmiany formuły wariancji kosztów używanej w zarządzaniu wartością wypracowaną (EVM). Każde z tych równań wariancji rozwiązuje różne wartości, dlatego bardzo ważne jest zrozumienie ich wszystkich i tego, co dokładnie przedstawiają.

Odchylenie kosztów

Odchylenie kosztów (CV) = Wartość wypracowana (EV) – Koszt rzeczywisty (AC)

Wariancja kosztów to dokładnie to, o ile projekt przekracza lub nie mieści się w budżecie. Równanie wariancji kosztu odejmuje koszt rzeczywisty od wartości wypracowanej w celu obliczenia tej liczby.

Procent wariancji kosztów

Procent odchylenia kosztów (CV%) = Odchylenie kosztów (CV) / Wartość wypracowana (EV)

Procent odchylenia kosztów to procent przekroczenia lub poniżej budżetu projektu. Jest to obliczane przez podzielenie odchylenia kosztów od wartości wypracowanej.

Wskaźnik wydajności kosztów

Wskaźnik efektywności kosztowej (CPI) = wartość wypracowana (EV) / koszt rzeczywisty (AC)

Wskaźnik wydajności kosztów (CPI) to miara używana do oceny, jak dobrze zasoby są wykorzystywane w projekcie. Podczas rozwiązywania CPI wartość będzie jedną z dwóch rzeczy:

• Mniejszy lub równy 1 (zasoby nie są wykorzystywane efektywnie)
• Większy lub równy 1 (zasoby są wykorzystywane efektywnie)

Aby obliczyć CPI, musisz podzielić wypracowaną wartość przez rzeczywiste koszty.

Pełny wskaźnik wydajności kosztów

Do pełnego wskaźnika wydajności kosztów (TCPI) = (całkowity budżet – EV) / (całkowity budżet – AC)

Rozwiązanie dla pełnego wskaźnika wydajności kosztów (TCPI) jest niezwykle pomocne, szczególnie w przypadku dużej (ujemnej) zmienności projektu. TCPI to indeks, który pokazuje, w jaki sposób zasoby muszą być wykorzystane w pozostałej części projektu, aby zmieścić się w ramach budżetu.

Aby znaleźć swój TCPI, zacznij od odjęcia wypracowanej wartości od całkowitego budżetu. Następnie odejmij rzeczywisty koszt od całkowitego budżetu. Na koniec podziel pierwszy iloraz przez drugi iloraz.

Używanie narzędzi do automatycznego obliczania wariancji projektu

Przez cały czas trwania projektu będziesz chciał mieć do dyspozycji każdą z tych formuł wariancji kosztów. Na szczęście istnieją narzędzia do zarządzania kosztami, które sprawiają, że śledzenie rozbieżności jest łatwe, dzięki czemu nie musisz ręcznie przeliczać liczb.

ProjectManager automatycznie wypełnia formuły poprawnymi wartościami i zapobiega wszelkim błędom ludzkim, które mogą prowadzić do poważnych błędów budżetowych. Czynniki, takie jak całkowity budżet, rzeczywiste koszty, wypracowane wartości i inne, są aktualizowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze widzisz najbardziej aktualne dane.

Twórz budżety projektów i zarządzaj nimi, a także sprawdzaj porównanie kosztów rzeczywistych z planowanymi na pulpicie nawigacyjnym projektu. Pulpit nawigacyjny ProjectManagera aktualizuje się automatycznie, więc zawsze patrzysz na najbardziej aktualne dane i podejmujesz najmądrzejsze decyzje budżetowe. To sprawia, że ​​różnica między wykrywaniem różnic w kosztach a brakiem kluczowych szczegółów jest ogromna. Miej oko na plany bazowe kosztów, a także wydatki i stan projektów pod względem budżetu.

Chcesz udostępnić te informacje zainteresowanym stronom? Utwórz raport budżetu za pomocą kilku kliknięć, aby zespół był na bieżąco i wspólnie podejmował najlepsze decyzje. Posiadanie tych informacji na wyciągnięcie ręki i możliwość ich udostępniania stanowi różnicę między projektami utrzymującymi się w budżecie a przekraczającymi budżet, co może skutkować przekroczeniem kosztów i całkowitą porażką.

Obliczanie rozbieżności kosztów wymaga oprogramowania do zarządzania projektami, które jest wystarczająco solidne, aby obliczać i organizować dane w czasie rzeczywistym. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które utrzymuje koszty projektu w ramach budżetu. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.