Co to jest plan poprawy kapitału i jak go stworzyć?

Nierzadko zdarza się, że organizacje mają więcej planów niż funduszy. To rodzi dylemat: jak wydać swój budżet. Plan poprawy kapitału może poprowadzić organizację, gdy próbuje ustalić, w które duże projekty lub zakupy powinna zainwestować.

Ale czym właściwie jest plan poprawy kapitału? Jak wygląda tworzenie dokumentu planu poprawy kapitału? Czy istnieją korzyści z opracowania planu poprawy kapitału? Czy oprogramowanie do zarządzania projektami może ułatwić tę pracę? Odpowiedzmy na te pytania jeden po drugim.

Co to jest plan poprawy kapitału?

Plan poprawy kapitału (CIP) jest używany przez organizacje do podejmowania inteligentnych decyzji budżetowych dotyczących tego, które duże projekty lub zakupy należy realizować. Decyzje te opierają się na celach organizacji i jakie zasoby mogą pozyskać.

Jest to narzędzie coraz częściej wykorzystywane przez podmioty publiczne, takie jak samorządy, do realizacji dużych wydatków publicznych. Obejmuje to zakup dużego sprzętu, takiego jak wyposażenie placów zabaw, pługi śnieżne czy komputery. Plany poprawy kapitału mogą być również wykorzystywane do nabywania gruntów na cele publiczne, takich jak park, składowisko odpadów lub teren przemysłowy. Rozbudowa budowlana lub gruntowna renowacja obiektu publicznego, takiego jak biblioteka lub oczyszczalnia ścieków, są również celem planów poprawy kapitału. Może być stosowany do powiązanych kosztów planowania, inżynierii, projektowania, wyceny lub studium wykonalności.

Plan poprawy kapitału służy do koordynowania między planowaniem społeczności a zarządzaniem fiskalnym w celu określenia lokalizacji, czasu i finansowania poprawy kapitału. Jest to zwykle projekt wieloletni, często od czterech do sześciu lat. Są to duże, ale jednorazowe wydatki fizyczne.

Jako dodatek do większego planu strategicznego organizacji, plan poprawy kapitału musi być zgodny z tą strategią. Plan nie tylko określa projekty kapitałowe i zakupy, ale także harmonogram i opcje finansowania, które są niezależne od rocznego budżetu organizacji, więc nie obejmuje wydatków operacyjnych. Jednak plan poprawy kapitału jest zgodny z rocznym budżetem.

Tworzenie długoterminowego, znaczącego planu poprawy kapitału jest wspomagane przez oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które porządkuje Twój projekt, zadania i zasoby. Nasz interaktywny wykres Gantta pomaga koordynować budżet i harmonogram w celu zarządzania i śledzenia istotnych projektów w czasie rzeczywistym. Możesz łączyć zależności, aby uniknąć opóźnień, filtrować ścieżkę krytyczną i ustawić linię bazową, aby monitorować zaplanowany wysiłek w stosunku do rzeczywistego wysiłku w celu dotrzymania harmonogramu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Cechy dokumentu planu poprawy kapitału

Podczas tworzenia planu poprawy kapitału istnieją cechy, które różnią się między planami. Będzie to wyglądać inaczej, jeśli Twój plan poprawy kapitału jest tworzony przez urząd rządowy lub prywatną firmę. Często wymagania różnią się w zależności od miasta i stanu. Na przykład przed realizacją planu może być konieczne uzyskanie zgody obywatela. Najlepiej przyjrzeć się konkretnym szczegółom, ponieważ dotyczą one miejsca, w którym planujesz wykonać pracę.

Jednak pomimo różnic istnieją wspólne elementy, które są wspólne dla prawie wszystkich planów poprawy kapitału. Na przykład będziesz potrzebować listy wszystkich projektów kapitałowych, sprzętu i głównych badań związanych z projektami. Projekty te będą musiały być następnie uszeregowane w określonej kolejności, nadając im pewną zgodność ze strategicznym planem miasta, nad którym pracujesz. Trzeba będzie stworzyć plan finansowania, szacujący całkowity koszt każdego projektu. Ponadto potrzebny jest harmonogram budowy i zakończenia projektów, w tym kamienie milowe i kluczowe elementy wdrażania.

Wymagane jest uzasadnienie projektu, aby wyjaśnić potrzebę projektów. Następnie będziesz musiał sklasyfikować, wyszczególnić i wyjaśnić wydatki projektu. Obejmuje to szacunkowe koszty eksploatacji i utrzymania każdego projektu oraz ewentualne dochody z projektów.

Na koniec będziesz musiał określić źródła finansowania projektów. To pokazuje, w jaki sposób miasto zapłaci za projekty w twoim planie poprawy kapitału. Ten zarys powinien obejmować zarządzanie długiem i wszelkie kanały zaciągania pożyczek, które zostaną wykorzystane, takie jak kredyty bankowe, obligacje, podatki, środki, dotacje i tak dalej.

Powiązane: Darmowy szablon oszacowania dla programu Excel

Jak stworzyć plan poprawy kapitału?

Jak wspomniano powyżej, każda jurysdykcja ma inny proces i wymagania dotyczące składania planu poprawy kapitału. Bardzo ważne jest, abyś skontaktował się z miastem lub stanem, w którym zamierzasz przedstawić swój plan poprawy kapitału i uzyskać szczegółowe informacje na temat tego, jak prowadzą działalność.

Istnieją oczywiście stosunkowo częste kroki do planu poprawy kapitału, które dają podstawowe pojęcie o tym, jak go stworzyć. Są one następujące.

1. Składanie

Pierwszym krokiem jest zgłoszenie projektu. Lokalne agencje i departamenty będą musiały przedstawić listę projektów poprawy kapitału, które są gromadzone w ich planie poprawy kapitału. Dlatego chcesz uszeregować projekty według priorytetów.

Możesz zostać poproszony o podanie opisu projektu i uzasadnienia (jak opisano powyżej). Prawdopodobnie pojawi się prośba o oszacowanie kosztów projektu, niezależnie od bieżących kosztów eksploatacji i utrzymania związanych z projektem oraz zalecanych źródeł finansowania.

2. Ocena i selekcja

Po złożeniu planu poprawy kapitału zostanie on wybrany na podstawie kryteriów, które mogą wahać się od pożądanego standardu poziomu usług do zapotrzebowania na projekt, w zależności od warunków gruntowych, wyposażenia i obiektu.

Inne ważne czynniki to liczba mieszkańców obsługiwanych przez dany obszar geograficzny. Uwzględniony zostanie również zwrot z inwestycji, a także wszelkie oszczędności kosztów lub generowanie przychodów. Można również przyjrzeć się trwałości projektu i jego ocenie pod względem poprawy efektywności energetycznej.

Uwzględnia się wpływ ekonomiczny, środowiskowy, estetyczny lub społeczny. Należy wziąć pod uwagę kwestie związane ze zdrowiem publicznym, bezpieczeństwem i prawem. Plan będzie postrzegany jako zgodny z planami i politykami społeczności oraz poparciem publicznym lub politycznym, jakie ma.

3. Analiza finansowa

Przeanalizowane zostaną dane historyczne oraz prognozowane dochody, wydatki i obsługa zadłużenia samorządów lokalnych. Pozwoli to społeczności określić swoją zdolność do płacenia za proponowane projekty. Doprowadzi to również do doboru odpowiednich narzędzi finansowania projektu.

Powiązane: Darmowy szablon propozycji projektu

4. Przygotowanie planu

Plan poprawy kapitałowej jest sporządzany wraz z listą rekomendowanych projektów według roku finansowania. Zostaną uwzględnione szczegóły harmonogramu i źródła finansowania. Można dodać załączniki, takie jak mapy, zdjęcia, wykresy, osie czasu i inne ilustracje, aby pomóc w dopracowaniu planu.

5. Przegląd i przyjęcie

Przeprowadzony zostanie publiczny przegląd planu poprawy kapitału, który może prowadzić do korekty planu. Organ rządowy będzie następnie głosował nad przyjęciem planu poprawy kapitału i budżetu. Plan poprawy kapitału powinien być poddawany przeglądowi co roku lub przynajmniej co kilka lat, aby zapewnić jego aktualizację pod kątem dokładności.

Korzyści z opracowania planu poprawy kapitału

Plan poprawy kapitału służy społeczności, w której będzie realizowany projekt. Po pierwsze, zapewni terminową naprawę i wymianę starzejącej się infrastruktury. Mieszkańcy, firmy i deweloperzy mają pewną dozę pewności co do lokalizacji i terminu tych inwestycji publicznych.

Plan jest również idealny do identyfikacji najbardziej ekonomicznych sposobów finansowania projektów usprawniających, co pozwala zaoszczędzić pieniądze. Pozwala także społeczeństwu uczestniczyć w procesie budżetowania i finansowania oraz zgłaszać wszelkie obawy lub komentarze na ten temat, które mogą mieć.

Posiadanie planu poprawy kapitału pozwala uniknąć złego planowania, które może być kosztowne i czasochłonne. Plan jest również pomocny w unikaniu gwałtownego wzrostu stawki podatku, opłat użytkowników i poziomów zadłużenia w celu pokrycia nieoczekiwanych ulepszeń kapitałowych. Pomaga dopasować wzrost i rozwój do ogólnego planu strategicznego obszaru, równoważąc potrzebę publicznych ulepszeń z zasobami finansowymi społeczności.

Jak ProjectManager pomaga w planach poprawy kapitału

Prawdopodobnie będzie wiele działów zaangażowanych w proces planu poprawy kapitału. Najlepiej, jeśli wszystkie korzystają z tego samego systemu, który może pełnić rolę centralnego węzła dla całej dokumentacji. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga śledzić przepływy pracy i budżety, ustalać terminy, monitorować postępy i raportować wyniki. Nasze nieograniczone miejsce do przechowywania plików stanowi centralne centrum dokumentacji, a nasza platforma współpracy łączy wszystkich bez względu na to, gdzie i kiedy pracują.

Śledź i udostępniaj dane za pomocą pulpitów nawigacyjnych na żywo

Nasz pulpit nawigacyjny na żywo automatycznie oblicza sześć wskaźników projektu, od kosztów do czasu i nie tylko. Nie jest wymagana konfiguracja, jak w przypadku gorszych, lekkich narzędzi. Jest gotowy, gdy jesteś, wyświetlając wyniki w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów, które można udostępniać zainteresowanym stronom w celu uzyskania ogólnego wglądu w postęp i wydajność. Jest to również świetna funkcja do informowania opinii publicznej o informacjach o projekcie. Buduje zaufanie poprzez przejrzystość i pomaga wszystkim wywiązać się ze swojej odpowiedzialności.

Łatwe funkcje raportowania dla szczegółowych danych

Raportowanie do interesariuszy i posiadanie szczegółowych zapisów dotyczących projektu pomaga na bieżąco informować wszystkich. Mając wgląd w przebieg projektu, możesz zarządzać oczekiwaniami i zadowolić wszystkich. Nasze raporty można generować jednym kliknięciem i filtrować, aby odzwierciedlić informacje bezpośrednio istotne dla interesariuszy projektu. Dostępne są raporty dotyczące stanu i portfela, a także raporty dotyczące kondycji projektu i nie tylko. Wszystkie można łatwo wydrukować lub udostępnić jako załączniki PDF.

Ponieważ projekt zmienia się na przestrzeni lat, łatwo jest zaktualizować plan inwestycji kapitałowych za pomocą naszego narzędzia online, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w domu, czy w podróży. Zawsze będziesz w stanie dostosować swój plan poprawy kapitału do większego planu strategicznego i budżetu rocznego. Zautomatyzuj przepływy pracy, aby zespoły koncentrowały się na tym, co ważne, i uwolnij je od intensywnej pracy. Zapewnij jakość dzięki ustawieniom zatwierdzania zadań, które zapewniają, że żaden status nie jest aktualizowany bez odpowiedniego nadzoru. Mamy wszystko, czego potrzebujesz, aby tworzyć, zarządzać i raportować plany poprawy kapitału.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły hybrydowe w celu lepszej współpracy. Dzięki jednemu źródłu prawdy zespoły i interesariusze zawsze pracują na najbardziej aktualnych danych, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestle, które korzystają z naszego narzędzia, aby osiągnąć sukces. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.