Zarządzanie przepływami pieniężnymi: dlaczego przepływy pieniężne mogą być nawet ważniejsze niż zysk

Poprawa przepływu środków pieniężnych to sprytny ruch dla każdej firmy. Nie ma znaczenia, jak świetny jest Twój model biznesowy, jak dochodowy jesteś, ani ilu inwestorów masz w kolejce. Jeśli szukasz jednego obszaru, na którym możesz się skoncentrować, który będzie miał dramatyczny wpływ na Twój biznes, to jest to.

Nowe i rozwijające się firmy często nie mają bufora dodatkowej gotówki, aby poradzić sobie z niedoborami, ponieważ zawsze reinwestują. Lata największego wzrostu — w tym kilka pierwszych lat funkcjonowania firmy — są również wyzwaniem, jeśli chodzi o przepływy pieniężne.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi to jeden z wielu powodów, dla których tak trudno jest rozpocząć nowy biznes.

Co to jest zarządzanie przepływami pieniężnymi?

Czym dokładnie jest zarządzanie przepływami pieniężnymi? Przepływ pieniężny to ilość pieniędzy, gotówki i bezgotówkowych, podróżująca do i z firmy. Dodatni przepływ pieniężny to więcej pieniędzy przychodzących niż wychodzących, a ujemny przepływ pieniężny to mniej pieniędzy przychodzących, niż firma potrzebuje na pokrycie wydatków.

Aby obliczyć przepływ środków pieniężnych, firma odnotowuje środki pieniężne dostępne na początku i na końcu określonego okresu. Ten okres może trwać tydzień lub miesiąc. Firma będzie miała dodatni przepływ środków pieniężnych, jeśli na koniec okresu na rachunku będzie więcej niż na początku okresu; będzie miał ujemny przepływ środków pieniężnych, jeśli na końcu będzie mniej gotówki.

Dobre zarządzanie przepływami pieniężnymi to jedna z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić dla swojej firmy. Co więcej, jest to umiejętność, którą możesz przenieść na inne przedsięwzięcia, a także na swoje osobiste finanse.

Różnica między przepływem pieniężnym a rentownością

Przepływ gotówki to nie to samo co rentowność. Rentowna firma nadal może nie być w stanie opłacić rachunków. Podobnie to, że firma wywiązuje się ze wszystkich zobowiązań finansowych, nie oznacza, że ​​jest opłacalna.

Zysk to podstawowe pojęcie rachunkowości dla małych firm, które tak naprawdę istnieje tylko na papierze. Mierzenie zysku to szczególny sposób patrzenia na biznes. Nie mówi wiele o tym, jak firma radzi sobie z dnia na dzień.

Jak obliczyć zysk

Pierwszym krokiem do obliczenia zysku jest odjęcie całkowitego dochodu, a następnie odjęcie kosztu sprzedanych towarów. Różnica to Twój zysk brutto.

Przychód – koszt sprzedanych towarów = zysk brutto

Na przykład, jeśli sprzedałeś 100.000 $ w bujanych fotelach, a same krzesła kosztują Cię hurtowo $50,000, Twój zysk brutto wyniesie $50,000.

Przychód: 100 000 $
Koszt sprzedanych towarów - 50 000 USD
Zysk brutto: 50 000 $

Oczywiście, poza zakupem krzeseł prawdopodobnie miałbyś inne wydatki. Na przykład potrzebujesz miejsca do przechowywania krzeseł i możesz chcieć wyświetlać reklamy, aby zwiększyć sprzedaż. Wydatki te nazywane są kosztami operacyjnymi i są odejmowane od zysku brutto.

Koszty operacyjne obejmują większość kosztów, które nie są bezpośrednio związane z tym, co sprzedajesz — takie jak czynsz, sprzęt, płace i marketing.

Drugim krokiem jest odjęcie kosztów operacyjnych od zysku brutto. Różnica to zysk netto.

Zysk brutto – koszty operacyjne = zysk netto

Przychód: 100 000 $
Koszt sprzedanych towarów: -50 000 USD
Zysk brutto: 50 000 $
Koszty operacyjne: -35 000 USD
Zysk netto: 15 000 $

Jeśli Twój zysk netto jest liczbą dodatnią, zarobiłeś pieniądze. Jeśli jest to liczba ujemna, straciłeś pieniądze. Ten raport jako całość nosi nazwę rachunku zysków i strat lub rachunku zysków i strat (P&L).

„Problem” z zyskiem

W odniesieniu do zarządzania przepływami pieniężnymi w małych firmach problem z zestawieniami dochodów polega na tym, że nie pokazują one całej firmy. Brakuje kilku istotnych informacji.

1. Spłata zadłużenia

Jeśli masz jakieś pożyczki biznesowe lub inny kapitał startowy do spłaty, nie pojawi się on tutaj. Tylko odsetki od tych pożyczek są uwzględnione w rachunku zysków i strat, mimo że spłata zadłużenia może pochłonąć dużo gotówki.

2. Płatności za sprzęt

Podobnie, jeśli dokonasz znaczącego zakupu sprzętu, cały koszt nie pojawi się w tej sekcji. Zamiast tego koszt ten zostanie rozłożony na cały okres eksploatacji sprzętu. Jeśli wydasz 100 000 USD na linię do puszkowania i uważasz, że wystarczy na 10 lat, w rachunku zysków i strat wykaże się wydatek w wysokości 10 000 USD rocznie przez 10 lat, nawet jeśli musiałeś zapłacić wszystko z góry.

3. Podatki

Pamiętaj, że Twój zysk netto nie jest w tym momencie opodatkowany, co oznacza, że ​​skurczy się jeszcze bardziej. Nawet jeśli cały Twój zysk jest dostępny w gotówce, nie będziesz w stanie go wyczerpać i wydać wszystkiego w jednym miejscu.

4. Otrzymana gotówka

Wreszcie, wiele firm korzysta z rachunkowości memoriałowej, która rejestruje przychody, nawet jeśli nie otrzymałeś jeszcze pieniędzy. Na papierze możesz mieć 200 000 dolarów sprzedaży, ale jeśli nikt ci jeszcze nie zapłacił, nadal będziesz miał trudności z płaceniem rachunków.

Ponadto, jeśli posiadasz zapasy, cały ten produkt ma wartość i zostanie również uwzględniony w rachunku zysków i strat. Oczywiście, aby wydobyć gotówkę ze swojego ekwipunku, musisz ją najpierw sprzedać.

Jak zarządzasz przepływem gotówki i zyskiem?

Ostatecznie zarządzanie przepływami pieniężnymi sprowadza się do wyczucia czasu. Możesz przynosić zyski w ciągu miesiąca lub roku, ale nie w określonym dniu lub tygodniu. Jeśli Twoje rachunki są płatne na początku miesiąca, ale nie będziesz mieć pieniędzy w banku do końca miesiąca, masz problem z przepływem gotówki, nawet jeśli na koniec miesiąca zarobiłeś więcej niż wydałeś.

Oto umowa z zyskiem: jeśli nie przynosisz zysków na papierze, jesteś w złym stanie. Jeśli chcesz pozostać w biznesie, musisz albo zwiększyć swoje przychody, albo zmniejszyć wydatki.

Ale tylko dlatego, że przynosisz zyski, nie oznacza, że ​​Twoja firma może działać na autopilocie. Nadal musisz ćwiczyć kontrolę przepływów pieniężnych — zwłaszcza jeśli się rozwijasz.

Dlaczego zarządzanie przepływami pieniężnymi jest ważne?

Chociaż może się to wydawać onieśmielające, istnieją wyraźne korzyści z kontroli przepływów pieniężnych i priorytetowego traktowania efektywnego zarządzania przepływami pieniężnymi.

1. Przewiduj braki

Pierwszą i najbardziej oczywistą korzyścią płynącą z zarządzania przepływami pieniężnymi i kapitałem obrotowym jest wiedza z wyprzedzeniem, kiedy wystąpią niedobory. Nie dowiaduj się, że nie możesz płacić czynszu po odbiciu czeku. Mając dobry system, możesz przewidzieć niedobory tygodni, a czasem nawet miesięcy z wyprzedzeniem, co daje czas na opracowanie planu.

Na przykład:

• Zadzwoń do właściciela i poproś go o zrealizowanie czeku kilka dni później
• Opóźnij przesyłkę o kilka tygodni, aby odroczyć zapłatę cła w urzędzie celnym
• Przeprowadź promocję, aby szybko zwiększyć sprzedaż
• Idź na zbiórkę, aby posprzątać zaległe rachunki

2. Zmniejsz stres

Wierz lub nie, ale zarządzanie przepływami pieniężnymi złagodzi wiele stresu. Wiele z niepokoju, którego doświadczają przedsiębiorcy w związku z płaceniem rachunków, wynika z niewiedzy, co się dzieje i martwienia się, czy wszystko się ułoży.

O wiele lepiej wiedzieć, co nadchodzi, nawet jeśli perspektywy nie są dobre. Kiedy wiesz, na czym stoisz, poczujesz się przygotowany. Co ważniejsze, będziesz przygotowany do radzenia sobie z tym.

3. Wiedz, kiedy się rozwijać

Zarządzając przepływami pieniężnymi, wiesz dokładnie, ile pieniędzy musisz przeznaczyć na rozwój. Pamiętaj, że tylko dlatego, że Twój rachunek zysków i strat mówi, że leżą dodatkowe pieniądze, nie oznacza, że ​​zmaterializują się one w prawdziwym życiu.

Podobnie to, że masz w banku 20 000 dolarów, nie oznacza, że ​​możesz je wydać. Możesz go potrzebować, aby opłacić nadchodzące wydatki. Kiedy spojrzysz na swoje przepływy pieniężne na przestrzeni tygodni i miesięcy, będziesz wiedział, ile możesz mieć pod ręką i ile możesz schować lub wydać na rozwój.

4. Zyskaj dźwignię

Dobre zarządzanie przepływami pieniężnymi zapewnia dźwignię finansową. Jeśli potrzebujesz linii kredytowej w banku, aby poradzić sobie z niedoborem lub chcesz uzyskać od dostawcy przerwę na kilka tygodni bez przerywania świadczenia usług, dobry system zarządzania przepływami pieniężnymi zapewni Ci wsparcie i zbuduje zaufanie.

Banki generalnie lubią takie planowanie, zwłaszcza jeśli potrafisz jasno wykazać, kiedy będziesz w stanie spłacić środki. Dostawcy są znacznie bardziej elastyczni, jeśli możesz im dokładnie powiedzieć, jak i kiedy zapłacisz — zamiast ograniczać komunikację, jak to robi większość firm w trudnych okresach. Ci ludzie chcą Twojego biznesu i będą bardziej skłonni pracować z Tobą przez wzloty i upadki, jeśli mogą Ci zaufać.

5. Bardziej dokładne

Przepływy pieniężne są znacznie dokładniejsze niż budżet. Budżety mówią Ci, co chcesz, aby się wydarzyło. Są pobożnymi życzeniami, a przedsiębiorcy z natury są optymistami. Prognozy przepływów pieniężnych informują o tym, co się naprawdę dzieje, dzięki czemu możesz sobie z tym poradzić — nawet jeśli nie jest to, co planowałeś na początku roku.

Większość z nas (łącznie ze mną) często wolałaby nie myśleć o zarządzaniu przepływami pieniężnymi i mieć tylko nadzieję, że wszystko się ułoży. Ale nie warto ryzykować. Naprawdę poczujesz się lepiej, pozostając na szczycie swoich pieniędzy.

Jak zarządzać przepływami pieniężnymi

Istnieje wiele płatnych narzędzi, które pomagają zarządzać przepływem gotówki. Osobiście uważam, że najlepszy jest darmowy: Arkusze Google. Każdy może użyć arkusza kalkulacyjnego Google do utworzenia rachunku przepływów pieniężnych. Chociaż jest to proces ręczny, konfiguracja nie zajmuje dużo czasu i jest łatwa do śledzenia.

Co ważniejsze, można go łatwo dostosować w locie i dostosować do konkretnych potrzeb lub sytuacji. Możesz być tak szeroki lub tak szczegółowy, jak chcesz. A czas poświęcony na tworzenie i aktualizowanie arkusza kalkulacyjnego jest cenny, aby uzyskać wyraźniejszy obraz sytuacji.

Arkusz kalkulacyjny przepływów pieniężnych to zarys tego, gdzie trafia Twoja gotówka. Pokazuje, kiedy gotówka będzie napływać, a kiedy wychodzić, i jest to świetny sposób na wizualizację zarządzania przepływami pieniężnymi i dostosowanie podejścia.

Jak utrzymujesz kontrolę nad przepływem gotówki?

Najlepszym sposobem na zachowanie kontroli nad swoimi pieniędzmi jest zestawienie przepływów pieniężnych. W zarządzaniu środkami pieniężnymi w małych firmach rachunek przepływów pieniężnych to rachunek przepływów pieniężnych do i z firmy w okresie obrachunkowym, takim jak miesiąc, kwartał lub rok, chociaż można śledzić przepływy pieniężne dla dowolnego okresu, który pomaga widzisz, gdzie idą twoje pieniądze. Wypróbuj to w kalkulatorze przepływów pieniężnych Shopify.

Większość firm działa najlepiej, planując z tygodnia na tydzień; jednak niektórzy muszą planować codziennie, inni muszą planować tylko co miesiąc. Od Ciebie zależy również, czy chcesz uwzględnić każdy wydatek, czy tylko kategorie wydatków. Decyzje te będą zależeć od skali i złożoności Twojej firmy.

Podobnie, niektóre firmy będą w stanie dokładnie prognozować swoje przepływy pieniężne przez sześć miesięcy, inne tylko przez dwa tygodnie. Ogólnie staraj się przewidywać cztery do sześciu tygodni z rozsądną dokładnością. Dobrą zasadą zarządzania przepływami pieniężnymi w małych firmach jest to, że im dalej jesteś w przyszłości, tym mniej dokładne będą Twoje prognozy.

Krok 1: Prognozuj wydatki

Pierwszym krokiem jest rozłożenie wszystkich bieżących zobowiązań finansowych. Zacznij od sporządzenia listy wszystkiego, za co musisz zapłacić — czynsz, pensję, reklamy, opłaty za oprogramowanie, spłaty pożyczek — wszystko, co wyjdzie poza Twoje zyski.

Zapisz, jaki jest koszt, ile i kiedy jest należny. Prawdopodobnie zapomnisz o kilku rzeczach, więc przejrzyj wyciągi bankowe i wyciągi z karty kredytowej, aby zobaczyć, jakie inne wydatki znajdziesz.

Krok 2: Prognozuj przychody

Następnie nadszedł czas na prognozę tygodniowych przychodów. Wiele firm doświadcza wahań sprzedaży, więc może to być trochę sztuka. Staraj się być jak najdokładniejszy. Im bardziej ugruntowana stanie się Twoja firma, tym łatwiej będzie.

Zacznij od zapisania wszelkich gwarantowanych przychodów. Jeśli sprzedajesz subskrypcje lub masz długoterminowe umowy, będziesz mieć dobry pomysł na to, co się wydarzy. Możesz oszacować, czy te liczby wzrosną, spadną, czy pozostaną takie same. Jeśli duża część Twojej sprzedaży pochodzi od klientów po raz pierwszy, będzie to trudniejsze do oszacowania. Mimo to powinieneś dobrze wiedzieć, czego możesz się spodziewać w nadchodzących tygodniach i miesiącach. Im bardziej zbliżysz się do rzeczywistości, tym lepiej.

Jedną z najlepszych praktyk w zarządzaniu środkami pieniężnymi w małych firmach jest przeglądanie danych z przeszłości w celu ułatwienia prognoz. W wielu przypadkach sprzedaż z tego tygodnia sprzed roku będzie dokładniejsza niż w zeszłym tygodniu, ponieważ dane historyczne uwzględniają cykle roczne i sezonowość. Jeśli uważasz, że Twoja sprzedaż wzrośnie w porównaniu z zeszłorocznym, możesz zwiększyć kwotę, ale ważne jest, aby zachować ostrożność, aby uniknąć znalezienia się w złej sytuacji.

Prognozując przychody co tydzień, pamiętaj o wszelkich spadkach sprzedaży spowodowanych świętami, porami miesiąca lub roku, a także o wszelkich promocjach lub ważnych ofertach, które pozytywnie wpłyną na Twoje przychody.

Krok 3: Podłącz swoje dane

Teraz nadchodzi zabawna część — uzupełnianie danych. Najpierw pobierz bezpłatną kopię szablonu prognozy przepływów pieniężnych. Możesz dostosować wiersz dla każdego wydatku i każdego źródła przychodów. Możesz być tak szczegółowy lub tak szeroki, jak potrzebujesz.

Spójrz na poniższy przykład zarządzania przepływami pieniężnymi w firmie.

Jeśli sprzedajesz kilka produktów w jednej witrynie, możesz mieć tylko jedno źródło przychodów. Jeśli korzystasz z wielu kanałów, takich jak Internet, handel detaliczny i targi, możesz chcieć mieć linię dla każdego, ponieważ będzie to łatwiejsze do przewidzenia.

Upewnij się, że dodajesz przychody do tygodnia, w którym będą dla Ciebie dostępne. Pamiętaj, że może minąć kilka dni, zanim trafią na Twoje konto bankowe.

Podobnie wypełnij swoje wydatki. Niektóre będą tygodniowe, inne dwutygodniowe, inne miesięczne, inne zmienne. Pojawi się również wiele różnych wydatków. Użyj wiersza oznaczonego „Inne”, aby umieścić je w arkuszu kalkulacyjnym.

Dodaj swoje początkowe saldo bankowe za pierwszy tydzień. Następne tygodnie będą przewidywane automatycznie na podstawie Twoich prognoz przychodów i wydatków.

Krok 4: Zaktualizuj arkusz kalkulacyjny projekcji

Twój arkusz kalkulacyjny przepływów pieniężnych jest żywym dokumentem. Jeśli zachowasz go jako Arkusz Google, będzie on dostępny zawsze i wszędzie. Będziesz także mógł łatwo udostępnić go komuś innemu, na przykład księgowemu lub innemu pracownikowi.

Dobry arkusz kalkulacyjny przepływów pieniężnych jest regularnie aktualizowany. Raz w tygodniu zaloguj się i zaktualizuj swoje końcowe saldo bankowe. Jeśli nie zgadzają się z Twoimi poprzednimi obliczeniami, dobrze jest dowiedzieć się, dlaczego. Czasami pojawiają się wyskakujące wydatki, o których zapomniałeś, lub zdajesz sobie sprawę, że mogłeś być zbyt optymistyczny w swoich prognozach dotyczących przychodów.

Następnie ukryj kolumnę z ostatniego miesiąca. Nie będziesz go już potrzebował, ponieważ to już przeszłość.

Na koniec dodaj nowy tydzień prognoz w ostatniej kolumnie. Zawsze chcesz mieć rozplanowane co najmniej cztery do sześciu tygodni, aby móc planować z wyprzedzeniem.

Za każdym razem, gdy przewidujesz niedobór, saldo końcowe banku powiadomi Cię, zmieniając kolor na czerwony, co zachęca do wprowadzenia pewnych zmian. W dostarczonym szablonie widać, że niedobór jest przewidywany w drugim miesiącu.

Sześć prostych sposobów na poprawę płynności finansowej

Jeśli Twoja firma cierpi z powodu złego zarządzania środkami pieniężnymi, oto siedem sposobów na poprawę przepływu środków pieniężnych.

1. Skoncentruj się na kontroli zapasów

Mając na uwadze zarządzanie przepływami pieniężnymi, rozważ aktualizację zapasów, aby odzwierciedlić aktualne poziomy podaży i popytu w Twojej firmie. Wykonuj częstą analizę ABC swoich produktów, aby określić, co się sprzedaje, a co nie. Następnie możesz mieć pod ręką więcej zapasów, które prawdopodobnie będą się szybko przemieszczać, i pozbyć się martwych zapasów ze zniżką.

2. Dzierżaw, nie kupuj

Finansowanie małych firm jest zawsze trudne, szczególnie w trudnych czasach. Nie chcesz się zadłużać, ale czasami musisz zainwestować w sprzęt lub zapasy, które zwrócą się na dłuższą metę. Dobre praktyki zarządzania gotówką polegałyby na wynajmowaniu, a nie kupowaniu. Kiedy wynajmujesz, możesz dokonywać niewielkich płatności w czasie i zachować przepływ gotówki na codzienne operacje. Jest to również wydatek biznesowy, więc możesz go odpisać od swoich podatków.

3. Natychmiast wyślij faktury

Jednym z kluczowych elementów zarządzania przepływami pieniężnymi w małych firmach jest jak najszybsze otrzymywanie płatności. Jeśli wyślesz faktury natychmiast, należności będą napływać szybciej. Jeśli zazwyczaj korzystasz z miesięcznego cyklu rozliczeniowego, porozmawiaj ze swoimi dostawcami, aby poinformować ich, że przejdziesz na model fakturowania na żądanie. Punkty bonusowe, jeśli zaoferujesz im zniżkę za wcześniejszą wypłatę.

4. Poszukaj alternatywnych źródeł przychodów

Jeśli Twój scenariusz się zmienia i wywiera presję na bieżące źródła przychodów, poszukaj alternatywnych sposobów zarabiania pieniędzy w Internecie. Możesz być w stanie tymczasowo, a nawet na stałe, zastąpić mniej dochodowe strumienie przychodów łatwiejszymi, bardziej efektywnymi.

Na przykład rozprzestrzenianie się COVID-19 spowodowało zamknięcie wielu firm z cegły i zaprawy z powodu obowiązkowych przestojów. Głównym źródłem przepływu środków pieniężnych dla tych firm jest ruch pieszy. Aby zwalczyć spadek przychodów, przenoszą swoją firmę do Internetu i oferują różne opcje zakupów, takie jak „Kup online, Odbiór z krawężnika” i opcje dostawy lokalnej.

Może to ułatwić zarządzanie przepływami pieniężnymi i zmniejszyć presję na najwyższych pozycjach.

5. Sprawdź, czy dostawcy oferują zniżki za wcześniejszą wypłatę

Jednym ze sposobów na zachowanie zarządzania kapitałem obrotowym i przepływami pieniężnymi jest płacenie dostawcom mniej. Niektórzy dostawcy mogą korzystać z rabatów za wcześniejszą wypłatę, o których nie wiesz. Wczesne płacenie dostawcom może pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze, a nawet poprawić integralność relacji z dostawcami, zwłaszcza jeśli inni dostawcy opóźniają płatności w nietypowych warunkach biznesowych.

6. Korzystaj z wysoko oprocentowanego konta oszczędnościowego

Aby zmaksymalizować przepływ gotówki, wpłać pieniądze na wysoko oprocentowane firmowe konto oszczędnościowe. Znajdź konto, które daje więcej niż 1% za pozostawienie na nim gotówki, z niskim minimalnym depozytem. Może to poprawić Twoją pozycję gotówkową z miesiąca na miesiąc i pomóc Ci przygotować się na wszelkie nieprzewidziane skutki dla Twoich klientów lub dostawców.

Dowiedz się więcej: Jak korzystać ze sprawozdań finansowych w biznesie e-commerce

Uzyskaj darmowy szablon projekcji przepływów pieniężnych

Większość firm nie może przetrwać bez odpowiedniego zarządzania przepływami pieniężnymi. Ale każdy może to zrobić. Poświęć trochę czasu na zorganizowanie się teraz, a łatwo będzie Ci się to zająć.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, nie zapomnij pobrać darmowego szablonu przepływu środków pieniężnych. Możesz uzyskać dostęp do arkusza kalkulacyjnego na Dysku Google. Aby wykonać kopię, musisz zalogować się na swoje konto Google.

Pobierz darmowy szablon

Ilustracja autorstwa Tilla Lauera