Rada Kontroli Zmian: Role, Obowiązki i Procesy

Oczywistym jest, że na etapie realizacji projektu nastąpią zmiany w planie projektu. Niemożliwe jest uwzględnienie wszystkiego — od pogody przez łańcuchy dostaw po zmiany wniosków — coś będzie sprzysięgać się przeciwko Twojemu harmonogramowi i budżetowi. Dlatego projekty mają tablicę kontroli zmian.

Zarządzanie projektami jest metodyczne, ale zmiana nie. Jeśli wymagane są zmiany, tablica kontroli zmian pokazuje, w jaki sposób te zmiany są zarządzane przy najmniejszym zakłóceniu planu projektu. Nie można przecenić znaczenia tablicy kontrolnej zmian dla udanego projektu o wysokiej jakości.

Co to jest komisja kontroli zmian?

Tablica kontroli zmian jest czasami określana jako tablica przeglądu zmian. To grupa osób z zespołu projektowego, która spotyka się regularnie, aby rozważyć zmiany w projekcie. Poprzez ten proces szczegółowej analizy, rada kontroli zmian decyduje o wykonalności wniosku o zmianę lub wydaje odpowiednie zalecenia. W skład komisji kontroli zmian oprócz kierownika projektu wchodzą przedstawiciele odpowiednich obszarów funkcjonalnych projektu. Zapewne są też eksperci, klienci i sponsorzy. Oczywiście, w zależności od projektu i organizacji, mogą być zaangażowani inni.

Większe projekty, które obejmują wiele zespołów pracujących razem, zwykle mają centralną tablicę kontroli zmian oprócz różnych tablic zmian specyficznych dla ich obszaru projektu. Zespoły te zgłaszają się do centralnej komisji zmian, która ma ostatnie słowo w tej sprawie. Może również istnieć tablica zmiany lokalizacji dla mniejszych zmian, które mają wpływ tylko na witryny zdalne.

Gdy rada kontroli zmian zatwierdzi zmianę, należy nią zarządzać. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami z wieloma widokami projektów, które pozwalają pracować tak, jak chcesz. Niezależnie od tego, z którego widoku korzystasz, możesz utworzyć jeden lub wiele tagów i odpowiednio je filtrować, aby śledzić zmiany w projekcie. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Co robi komisja kontroli zmian?

Zarząd kontroli zmian analizuje wnioski o zmianę, które są następnie szczegółowo analizowane. Zmiany różnią się od wymagań bazowych ustalonych przy zatwierdzaniu planu projektu. Tablica kontroli zmian następnie omawia zalety i wady zmiany, dlatego ważne jest, aby tablica kontroli zmian odzwierciedlała wszystkie aspekty projektu, od zespołu po użytkownika końcowego.

Przez wszystkich oceniających zmianę z ich perspektywy, rada kontroli zmian określa, czy zmiana jest warta wpływu, jaki może mieć na harmonogram i budżet projektu. Podjęta decyzja trafia do zespołu projektowego i klienta. Tablica kontroli zmian nie zawsze jest jednak ostatnim słowem na ten temat. Podczas gdy komisja kontroli zmian zwykle ma taką władzę, jej decyzja nie zawsze jest ostateczna i wiążąca.

Zmiana ról i obowiązków zarządu

Role na tablicy kontroli zmian różnią się w zależności od projektu, organizacji i branży. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją podstawowe role, które są wspólne we wszystkich tablicach kontroli zmian.

Menedżer

Menedżer kieruje grupą, koordynuje działania i nadzoruje wszystkie aspekty zmian. Oznacza to, że ustalają priorytety żądań zmian i prowadzą ocenę wpływu tego, jak zmiana wpływa na projekt. Menedżer zmian jest odpowiedzialny za udokumentowanie procesu zarządzania zmianą i planów niezbędnych do wdrożenia zmiany. Prowadzą również spotkania rady ds. kontroli zmian.

Osoby zatwierdzające

Jak sugeruje tytuł, zatwierdzający lub organ zmiany decyduje, czy zmiana jest autoryzowana, czy odrzucona. Może to być osoba, często menedżer lub dyrektor, ale odpowiedź może również spoczywać na tablicy kontroli zmian, aby mogli wspólnie podjąć decyzję. Osoby zatwierdzające ściśle współpracują z menedżerami, aby zatwierdzać i kierować zmianami w organizacji i/lub projekcie. Jednak w mniejszych organizacjach osoba zatwierdzająca i kierownik zmiany to te same osoby.

Interesariusze biznesowi

Często zdarza się, że interesariusze biznesowi są zaangażowani w zarządzanie zmianą i uczestniczą w radzie kontroli zmian. Oznacza to, że można zaangażować różne działy, aby lepiej zrozumieć wpływ zmiany. Mogą to być na przykład przedstawiciele działów sprzedaży lub finansów, jeśli zmiana ma wpływ na te zespoły.

Członkowie drużyny

Zespoły pracujące nad projektem to często te, które zgłaszają zmiany do tablicy kontroli zmian. Udokumentują, dlaczego uważają, że zmiana jest ważna, i pomogą projektowi. Nie tylko proponują zmianę, ale to oni będą wdrażać, monitorować i reagować na wszelkie problemy związane ze zmianą. Zespołami tymi mogą być programiści, testerzy, biura kontroli jakości, zespoły marketingowe itp.

Obsługa klienta/wsparcie techniczne/agenci pomocy technicznej

Każdy, kto jest odpowiedzialny za interakcję z klientami, musi mieć miejsce na tablicy kontroli zmian. Są na pierwszej linii biznesu, mają do czynienia z tymi, którzy faktycznie korzystają z produktu lub usługi i mają dogłębne zrozumienie, czy zmiana będzie miała pozytywny czy negatywny wpływ.

Powiązane: Darmowy szablon macierzy ryzyka dla programu Excel

Opracowanie procesu dla Rady Kontroli Zmian

Częścią kontrolowania zmian jest posiadanie procesu. Tablica kontroli zmian jest częścią planowania zarządzania zmianą w projekcie lub organizacji. To sposób na uchwycenie zmiany, zbadanie jej i zaakceptowanie lub odrzucenie.

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie potrzeby zmiany. Zmiany te mogą pochodzić od zespołu, producenta lub innych interesariuszy. Wszędzie tam, gdzie pojawia się zmiana, uchwycenie jej jest ważne, aby rozpocząć proces.

Następnie montowana jest tablica kontroli zmian lub prośba o zmianę jest dostarczana do tablicy do przeglądu. Jak już wspomniano, komisja kontrolna zmian składa się z osób z każdego etapu cyklu życia projektu, aby ułatwić wszechstronną dyskusję i umieścić zmianę w szerszym kontekście.

W tym momencie rada kontroli zmian określa wynik i cel procesu kontroli zmian. Oś czasu jest ustawiona w celu zapewnienia, że ​​zmiana i dokumentacja są tworzone w celu dostosowania zmiany do celów projektu.

Zamiast być reaktywnym, komisja kontroli zmian musi być proaktywna, gdy zajmuje się kosztami i harmonogramami, aby uniknąć szkodliwych skutków. Jeśli zmiana zostanie zatwierdzona, komisja kontroli zmian przedstawi harmonogram, po którym nastąpi etap testowania i iteracji. Będą nadal spotykać się i omawiać potencjalne problemy oraz upewniać się, że zmiana będzie przebiegać zgodnie z harmonogramem.

Najlepsze praktyki dla CCB

Znaczenie tablicy kontroli zmian jest jasne: bez procesu zarządzania zmianami w projekcie możesz negatywnie wpłynąć na harmonogram i koszty związane z projektem. Omówiliśmy już pierwszą najlepszą praktykę; uczynić zarząd zróżnicowaną reprezentacją przedstawicieli projektu, w tym wszystkich interesariuszy, wybranych członków zespołu, klientów, dostawców itp.

Gdy masz już na pokładzie przekrój interesariuszy projektu, chcesz jasno określić ich obowiązki. Aby tablica kontroli zmian była skuteczna, powinna mieć odpowiedni rozmiar, aby szybko reagować na zmiany i mieć wystarczającą wiedzę techniczną i biznesową.

Tak jak tworzysz kartę dla projektu, powinieneś to zrobić za pomocą swojej tablicy kontrolnej zmian. Pozwala to na określenie celu zarządu, zakresu jego uprawnień, kryteriów członkostwa i odpowiedzialności, procedur operacyjnych oraz procesu decyzyjnego. Gdy jest udostępniana, wyjaśnia to, co robi tablica, a czego nie, co pozwala jej działać bardziej efektywnie. Będziesz także chciał zanotować, jak często się spotykasz i co skłania do specjalnych, nieplanowanych spotkań.

Najważniejszą rzeczą jest uzgodnienie procesu podejmowania decyzji, aby wszyscy byli wyrównani. Decyduje o tym, w jaki sposób definiujesz kworum, jakie zasady rządzą twoimi działaniami w radzie kontroli zmian, jakie uprawnienia ma kierownik rady i czy decyzje podejmowane przez radę muszą być ratyfikowane przez wyższy organ.

Jak można się spodziewać, komunikacja ma kluczowe znaczenie, więc kanały i częstotliwość aktualizacji interesariuszy muszą być dobrze zdefiniowane. Powinien istnieć członek, którego obowiązkiem jest aktualizowanie tych interesariuszy. Najlepiej byłoby, gdyby istniał jeden magazyn informacji, aby upewnić się, że wszyscy pracują z najbardziej aktualnymi danymi.

Nie zapomnij o pełzaniu zakresu. Powinno to być najważniejsze dla wszystkich członków kontroli zmian, a interesariusze będą naciskać na zmiany, które mają wpływ na zakres projektu. Zadaniem zarządu zmian jest poważne potraktowanie tych żądań i zrównoważenie ich z harmonogramem i kosztami projektu.

Jak ProjectManager pomaga zarządzać zmianami i projektami

Aby mieć efektywną tablicę kontroli zmian, która dostarcza udane projekty na czas i w ramach budżetu, potrzebujesz narzędzia, które przechwytuje dane w czasie rzeczywistym. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które dostarcza zespołowi projektowemu i tablicy kontroli zmian dane w czasie rzeczywistym, aby umożliwić im podejmowanie bardziej wnikliwych decyzji.

Śledź zmiany za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Wspomnieliśmy już, że nasze widoki wielu projektów mają znaczniki, które pomagają śledzić zmiany w miarę ich przechodzenia przez projekt. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym robi jeszcze więcej. Zapewnia ogólny widok postępu i wydajności tych zmian, automatycznie obliczając dane i wyświetlając je na kolorowych wykresach, które śledzą sześć wskaźników. W przeciwieństwie do mniej wydajnego oprogramowania nie wymaga konfiguracji i jest gotowy do użycia, gdy jesteś.

Informuj interesariuszy na bieżąco dzięki raportom jednym kliknięciem

Tablice kontrolne zmian potrzebują danych. Pulpit nawigacyjny jest dobry do ogólnego przeglądu, ale gdy chcą się skupić na czymś i przyjrzeć się bliżej, można jednym kliknięciem wygenerować raporty dotyczące stanu lub raportów portfela, czasu, kosztów i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować, aby członkowie zarządu mogli skupić się na najistotniejszych danych. Raporty można również łatwo udostępniać i są dostępne w wielu formatach, aby zapewnić aktualizowanie interesariuszom.

Ponieważ istnieje jedno źródło prawdy o projekcie, zarówno zespół projektowy, jak i tablica kontroli zmian mogą pracować z tymi samymi danymi. Nasza platforma współpracy łączy zespoły hybrydowe w dowolnym miejscu i czasie. Udostępniaj pliki, dodawaj zadania i komentuj w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w terenie, czy pracujesz w domu, dajemy Ci narzędzia do współpracy i utrzymania produktywności.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga identyfikować, śledzić i raportować zmiany w projekcie, organizować zadania i łączyć się z zespołem, aby pracować wydajniej. Nasze liczne widoki projektów oznaczają, że działy pracujące tradycyjnie mogą współpracować z tymi, którzy pracują w zwinnym środowisku. To naprawdę elastyczne, hybrydowe narzędzie. Sam zobacz. Zacznij już dziś za darmo.