Co to jest zarządzanie zmianą? Objaśnienie procesów i modeli

Jedno jest pewne: w Twojej organizacji lub projekcie nastąpi zmiana. Aby jak najlepiej planować i reagować na zmiany, należy najpierw zrozumieć jasną definicję zarządzania zmianą.

Co to jest zarządzanie zmianą?

Termin zarządzanie zmianą odnosi się do działań, narzędzi i modeli wdrażanych w celu zarządzania różnymi typami zmian na poziomie projektu lub organizacji.

Istnieje kilka strategii zarządzania zmianami organizacyjnymi, które można zastosować do zarządzania pracą, zasobami, procesami biznesowymi i przydziałem budżetu, a także różnymi typami zmian organizacyjnych.

Na poziomie projektu konieczne będzie ustanowienie ram zarządzania zmianami, które zagwarantują, że wszystkie zmiany w planie projektu zostaną odpowiednio zatwierdzone, wdrożone i śledzone, tak aby na oś czasu, budżet lub zasoby projektu nie miały wpływu żadne nagłe zmiany wprowadzone w początkowy zakres, harmonogram lub linię bazową budżetu.

ProjectManager pomaga stworzyć plan zarządzania zmianami i śledzić go w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, czy zarządzasz zmianami w projekcie, czy zmianami organizacyjnymi. Skonfiguruj plan za pomocą naszych solidnych wykresów Gantta, które wypełniają plan na wizualnej osi czasu, dzięki czemu możesz zobaczyć wszystko w jednym miejscu. Dodaj zasoby, zadania, czas trwania, kamienie milowe i zależności między zadaniami. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Modele zarządzania zmianą

Korzystanie z modeli zarządzania zmianami pomaga zespołom przeprowadzać niezbędne przejścia na poziomie projektu lub organizacji. Dostosowanie się do nowych procesów może być trudne, ale tworząc plan zarządzania zmianą, możesz uzyskać korzyści dla swojej organizacji. Te modele zarządzania zmianą mogą pomóc w planowaniu zmian organizacyjnych i zarządzaniu nimi.

Model zarządzania zmianą Lewina

Kurt Lewin, niemiecko-amerykański psycholog, opracował model zarządzania zmianą, który dzieli zmianę na trzy fazy: odmrożenie, zmianę i ponowne zamrożenie. Pierwsza faza przygotowuje cię do zmiany, następnie jest wdrażana iw końcu ta zmiana zostaje utrwalona.

Model zarządzania zmianą 7-S firmy McKinsey

Bardziej zaangażowany model niż model Lewina, obejmuje siedem elementów. Jest to siedem S, które obejmują strategię, strukturę, systemy, wspólne wartości, styl, personel i umiejętności. W przeciwieństwie do Lewina nie ma określonej kolejności. Służą do określenia, w jaki sposób każdy z nich wpływa na drugi w celu zidentyfikowania słabych punktów.

Model zarządzania zmianą Kottera

Dr John P. Kotter jest emerytowanym profesorem przywództwa w Harvard Business School. Znany jest jako wynalazca ośmioetapowego procesu kierowania zmianą, który stał się instrumentem strategii zarządzania zmianą.

1. Stwórz pilność
2. Stwórz potężną koalicję
3. Stwórz wizję zmiany
4. Komunikuj wizję
5. Usuń przeszkody
6. Twórz krótkoterminowe zwycięstwa
7. Opieraj się na zmianie
8. Zakotwicz zmianę

Ta teoria zarządzania zmianą jest rozwinięciem tego, co jest podstawą zarządzania zmianą. Zarządzanie zmianą opiera się na czterech filarach. Są to determinacja, że ​​zmiana jest potrzebna, przygotowanie i zaplanowanie tej zmiany, wdrożenie tej zmiany i wreszcie podtrzymanie zmiany.

Model zarządzania zmianą ADKAR

Ta oddolna metoda koncentruje się na ludziach stojących za zmianą. ADKAR to akronim oznaczający świadomość, pragnienie, wiedzę, zdolność i wzmocnienie. Nie są one w dowolnej kolejności, ale odnoszą się do potrzeby zmiany, uczestniczenia i wspierania zmiany, wiedzy, jak dokonać zmiany, posiadania umiejętności i zachowania niezbędnych do zmiany, a następnie jej utrzymania.

Model przejściowy mostów

W tym modelu skupiasz się na reakcjach emocjonalnych na zmianę w trakcie jej wdrażania. Zamiast zajmować się samą zmianą, model ten skupia się na tym, jak ludzie reagują na zakończenie, utratę lub puszczenie czegoś, punkt neutralny po dokonaniu zmiany, a następnie otwarcie się na nowy początek.

Ramy zarządzania zmianą Kubler-Ross

Metoda ta, oparta na pięciu etapach żałoby, uwzględnia reakcje emocjonalne, które ludzie muszą zmienić. Tak jak proces żałoby składa się z pięciu etapów, tak samo proces zmiany. Są to zaprzeczenie, złość, targowanie się, depresja i akceptacja.

Model zarządzania zmianą Satyry

Model ten polega na mierzeniu stanu emocjonalnego pracowników poprzez śledzenie wydajności poprzez pięć etapów zmian: późne status quo, opór, chaos, integracja i nowe status quo. Dlatego ten model polega na przygotowaniu i zaakceptowaniu zmiany, a nie na zastanawianiu się, co wymaga zmiany.

Model zarządzania zmianą PDCA

Nazywany również cyklem Deminga, ten model, PDCA oznacza plan, wykonaj, sprawdź i działaj. Te cztery fazy pomagają w doskonaleniu procesu poprzez identyfikację problemu, wprowadzanie zmian w celu jego rozwiązania, monitorowanie i podejmowanie działań.

Teoria popychania

Jak sama nazwa wskazuje, teoria ta polega na wykorzystaniu subtelnych, pośrednich sugestii, które są oparte na dowodach, aby nakłonić pracowników do dokonania wymaganych zmian. Aby to się powiodło, musisz zdefiniować zmianę, wziąć pod uwagę punkt widzenia pracownika, przedstawić dowód, że zmiana jest ważna i jest to wybór, wysłuchać opinii, ograniczyć opcje i zaoferować krótkoterminowe wygrane, aby utrwalić zmianę.

Proces zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą może przybierać różne formy. Od małych projektów po duże organizacje, wszyscy musimy radzić sobie ze zmianami i nie ma jednego podejścia, jeśli chodzi o te zmiany. Oto kilka kroków, które możesz wykonać, aby przeprowadzić Cię przez proces zarządzania zmianami.

1. Zdefiniuj Zmianę

Po pierwsze, ważne jest zdefiniowanie, czym jest zmiana i ogólne informacje na jej temat, aby Ty i Twój zespół wiedzieli, jak postępować. Zadaj sobie pytania dotyczące zmiany, np. czy jest ona planowana, czy nieplanowana. Czy będzie wdrażany stopniowo, czy będzie wymagał szybszego wdrożenia? Te pytania pomogą Ci zebrać informacje o zmianie, dzięki czemu będziesz mógł stworzyć skuteczny plan zarządzania zmianą. Upewnij się, że używasz zleceń zmian do kontrolowania zmian w swoich projektach, programach i portfelach.

2. Stwórz wizję zmiany

Twoja wizja zmiany to opis tego, jak będzie wyglądać Twoja organizacja po pomyślnym wdrożeniu zmiany. Podobnie jak analiza luk, opisuje różnicę między stanem obecnym a pożądanym stanem przyszłym oraz oczekiwane korzyści dla projektu lub organizacji.

3. Wybierz model zarządzania zmianą

Do wyboru jest kilka modeli zarządzania zmianą, z których każdy ma swoje zalety i wady, w zależności od specyfiki projektu lub organizacji.

4. Utwórz plan zarządzania zmianą

Plan zarządzania zmianą wyjaśnia, w jaki sposób zmiana będzie zarządzana na poziomie projektu lub organizacji. Opisuje, jakie są role i obowiązki zarządzania zmianą, kto jest w radzie kontroli zmian, jak będzie działał proces żądania zmiany oraz wszelkie inne szczegóły związane z zarządzaniem zmianą.

5. Zbierz Zespół Zarządzania Zmianą

Twój plan zarządzania zmianą zawiera wszystkie strategie, wytyczne i procedury, których będziesz używać do zarządzania zmianą. Teraz będziesz potrzebować zespołu, który je wykona. Zbierz interdyscyplinarny zespół, aby mieć różne perspektywy analizowania zmian.

6. Wdrażaj i śledź zmiany

Praca nie kończy się po wdrożeniu zmiany w projekcie lub organizacji. Ważne jest, aby śledzić i śledzić wpływ zmian za pomocą danych i kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

Szablony zarządzania zmianą

Oto kilka bezpłatnych szablonów, które mogą pomóc w zarządzaniu zmianami na poziomie projektu. Mamy również dziesiątki szablonów zarządzania projektami, które pomogą Ci w planowaniu, harmonogramowaniu i śledzeniu.

Zmień szablon żądania

Ten bezpłatny szablon jest idealny do usprawnienia procesu zatwierdzania wniosku o zmianę. Można go łatwo dostosować i udostępnić zespołowi.

Zmień szablon zamówienia

Zlecenia zmian to podstawowy dokument zarządzania zmianami w projekcie. Ten darmowy szablon jest idealny na początek.

Zmień szablon dziennika

Ten szablon dziennika zmian jest idealny do śledzenia każdej zmiany, która ma miejsce w trakcie cyklu życia projektu.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu zmianą

Po zdefiniowaniu procesu musisz zdecydować, jakich narzędzi chcesz użyć do zarządzania tym procesem kontroli zmian. Wiele zespołów korzysta z prostych szablonów programu Excel, aby wyświetlać żądania zmian i śledzić postępy. Zazwyczaj istnieje kilka punktów danych, które chcesz śledzić podczas zarządzania procesem kontroli zmian:

• Opis prośby o zmianę
• Kto o to poprosił
• Priorytet przedmiotu
• Pełnomocnik odpowiedzialny za wdrażanie zmian
• Wprowadzono zmianę daty
• Notatki

To prosty sposób na śledzenie całego procesu. Niektóre narzędzia oprogramowania do zarządzania projektami pomagają jednak zarządzać zmianami w ramach zarządzania projektami. Na przykład w ProjectManager możesz śledzić zmiany wraz z ryzykiem i problemami bezpośrednio w oprogramowaniu.

Korzyści z włączenia zarządzania zmianami do narzędzia PM to:

• Śledź zmiany w projekcie
• Dołącz żądania zmian do określonych zadań
• Otrzymuj powiadomienia e-mail, gdy zmiany zostaną zaktualizowane
• Śledź zmiany na pulpicie nawigacyjnym.

Gdy zmiany są powiązane z konkretnymi projektami, a nawet gdy wprowadzasz zmiany organizacyjne jako własny projekt, pomocne może być użycie narzędzi, które dzięki funkcjom automatyzacji i śledzenia pozwolą utrzymać postęp procesu. Bez względu na to, jakiego narzędzia użyjesz, pamiętaj, że zmiana musi być prowadzona. Podczas gdy zachodzą zmiany, zarządzanie zmianą wymaga przywództwa.

Zmiany się zdarzają, ale bez odpowiednich narzędzi do zarządzania tymi zmianami, to zmiana, a nie ty, kieruje projektem. Aby mieć silny proces zarządzania zmianą, musisz mieć zdolne narzędzie do zarządzania zmianą. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które dostarcza danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz identyfikować zmiany na bieżąco. Następnie masz funkcje, których Ty i Twój zespół potrzebujecie, aby rozwiązać te zmiany. Rozpocznij pracę z ProjectManager za darmo i zarządzaj zmianami, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.