10 bezpłatnych szablonów zarządzania zmianami dla programów Excel i Word
Opublikowany: 2023-03-15Powiedzenie, że nic nie jest stałe oprócz zmian, to banał, ale stereotypy wyrastają z prawd. Menedżerowie projektów rozumieją to i ciężko pracują, aby stworzyć plany zarządzania zmianami, które zapewnią płynny przebieg ich projektów. Oprogramowanie do zarządzania projektami również pomaga, ale jeśli nie jesteś gotowy na aktualizację, mamy kilka bezpłatnych szablonów zarządzania zmianami, które mogą pomóc w zarządzaniu zmianami.
Jeśli szukasz innych darmowych szablonów do zarządzania projektami, jesteś we właściwym miejscu. Nasza witryna to centrum różnych treści związanych z tą dziedziną, w tym cotygodniowych blogów, filmów i darmowych szablonów. Istnieją szablony do pobrania dla każdej fazy cyklu życia projektu. Wybraliśmy najlepsze szablony zarządzania zmianami i wymieniliśmy je poniżej.
1. Szablon analizy luk
Z definicji zmiana prowadzi z jednego punktu do drugiego. To może nie być coś, czego chcesz, ale najczęściej jest to coś, czego chce klient. Dostarczają zlecenie zmiany, a po zatwierdzeniu Twoim zadaniem będzie wymyślenie, jak dostać się z punktu A do punktu B. Bezpłatny szablon analizy luk dla programu Excel pomoże Ci przeanalizować, gdzie jesteś i gdzie chcesz być.
Analiza luk nie służy wyłącznie do zarządzania zmianą. Jest często używany jako narzędzie pomagające organizacjom w osiąganiu długoterminowych celów, utrzymaniu innowacyjności i ogólnie udoskonalaniu swoich procesów. Ale ten schemat zarządzania projektem może pomóc Ci zebrać informacje potrzebne do wdrożenia tej zmiany za pomocą poprawionego planu, w tym potrzebnych zasobów i harmonogramu, w jakim należy to zrobić
2. Szablon planu projektu
To miłe przejście do następnego na naszej liście bezpłatnych szablonów zarządzania zmianami. Podczas analizy luk tworzysz plan działania, ale nasz bezpłatny szablon planu projektu dla programu Word uzupełnia brakujące elementy. Teraz masz narzędzie, które pomoże Ci określić zakres pracy i podzielić ją na małe części, które ułatwią jej wykonanie i zarządzanie.
Oprócz wyszczególnienia wszystkich działań i zadań, które wdrażają zmianę, możesz również zanotować kamienie milowe, fazy i wymagania dotyczące zasobów, których będziesz potrzebować. Są też pola, które przechwytują harmonogram, wszelkie zależności zadań oraz założenia i ograniczenia. To kosztuje, więc jest też miejsce na oszacowanie budżetu, dodanie dziennika ryzyka i przedstawienie procesu zarządzania zmianami.
3. Szablon osi czasu projektu
Częścią planu, być może jednym z najbardziej krytycznych aspektów, jest harmonogram. Możesz utworzyć harmonogram w naszym bezpłatnym szablonie osi czasu projektu dla programu Excel. Jest to jeden z bezpłatnych szablonów zarządzania zmianami, które idą o krok dalej. Dostępny jest arkusz kalkulacyjny zawierający listę zadań, daty rozpoczęcia, daty zakończenia i czas trwania. Gdy je dodasz, wypełniają wizualną oś czasu po prawej stronie. Na jednej stronie możesz oznaczyć etapy kolorami i zobaczyć harmonogram wprowadzanych zmian.
Bez względu na to, jak potężny może być ten szablon, blednie w porównaniu z ProjectManagerem. Nasze solidne wykresy Gantta to coś więcej niż arkusz kalkulacyjny i oś czasu. Możesz połączyć wszystkie cztery rodzaje zależności, aby uniknąć opóźnień, a następnie ustawić linię bazową, aby uchwycić koszty, zasoby i harmonogram Twojego planu. Nasze oprogramowanie automatycznie raportuje w czasie rzeczywistym planowany wysiłek w stosunku do rzeczywistego wysiłku. Teraz możesz sprawdzić, czy działasz zgodnie z harmonogramem, a jeśli nie, szybko przesunąć zasoby, aby wrócić na właściwe tory. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.
4. Formularz wniosku o zmianę
Zmiana może przyjść znikąd. Może to być problem związany z pogodą lub problemem ze sprzętem. Ale częściej niż nie, ta zmiana jest wymagana, zwykle przez klienta po tym, jak już zacząłeś realizować projekt. Aby mieć pewność, że zmiana nie spowoduje opóźnień, upewnij się, że została dostarczona z naszym bezpłatnym szablonem formularza prośby o zmianę dla programu Word.
Możesz użyć tego bezpłatnego szablonu zarządzania zmianami, aby zebrać wszystkie aspekty zmiany na jednej stronie. Napisz krótki opis, wpływ na projekt i wszelkie inne informacje, których będą potrzebować decydenci. Pamiętaj, to jest prośba o zmianę. Oznacza to, że wszystkie strony muszą się na to zgodzić, co sprawia, że zmiana jest możliwa do opanowania bez zakłócania większego projektu.
5. Zmień szablon dziennika
Kluczową częścią każdego planu zarządzania zmianami jest dziennik zmian. W ten sposób kontrolujesz zmiany w swoim projekcie. Nasz bezpłatny szablon dziennika zmian dla programu Excel zapewnia kierownikom projektów lepszą widoczność. Został zidentyfikowany, a członkowie zespołu zostali przydzieleni do udzielenia odpowiedzi. Dlatego ponoszą odpowiedzialność i możesz śledzić wysiłek.
Po pobraniu bezpłatnego arkusza kalkulacyjnego możesz ponumerować zmianę, aby łatwo wiedzieć, którą zmianę śledzisz. Jest miejsce na zanotowanie, kiedy zmiana została zidentyfikowana po raz pierwszy, kto w zespole został przydzielony do odpowiedzi na nią i jaki jest priorytet. Możesz również zanotować status, aby lepiej śledzić jego cykl życia.
6. Szablon analizy interesariuszy
Niezależnie od tego, czy zmiany pochodzą od interesariuszy, czy nie, mają oni żywotny interes w projekcie. Kierownicy projektów muszą na bieżąco informować ich o postępie projektu, w tym o wszelkich zachodzących zmianach. Nasz bezpłatny szablon analizy interesariuszy dla programu Excel to doskonałe narzędzie do identyfikowania interesariuszy projektu i zarządzania nim.
Znajdziesz pola do zdefiniowania interesariuszy, w tym dodania podstawowych informacji o nich, takich jak tytuł, adres e-mail i wpływ władzy na projekt, niezależnie od tego, czy jest wysoki, średni czy niski. Następnie możesz odnotować związek każdego interesariusza z projektem, a także odnotować jego priorytet, wiedzę merytoryczną (MŚP) i odpowiednie umiejętności. Na koniec jest miejsce na nakreślenie sposobu komunikowania się z każdym z nich, w tym częstotliwości.
7. Szablon planu komunikacji
Mówiąc o komunikacji, może to być jeden z najważniejszych aspektów zarządzania zmianą. Najgorszą rzeczą związaną ze zmianą, jeśli chodzi o twój projekt, jest jej nieuznanie. Musi istnieć przejrzystość, a aby tak się stało, musisz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu planu komunikacji dla programu Word.
Ten szablon obejmuje wszystko, takie jak tło projektu — jego wizja i cele, cele i ramy czasowe oraz personel ds. komunikacji i narzędzia do przeglądu skuteczności, plan komunikacji i rejestrowanie wyników. Jest też miejsce na analizę sytuacji, wyciągnięte wnioski, wytyczne, wiadomości, kanały dostarczania, harmonogram i oczywiście interesariuszy.
8. Szablon analizy kosztów i korzyści
Nie wszystkie zmiany są priorytetem. Dlatego musisz zanotować priorytet, aby wiedzieć, jak zareagować. Jednym ze sposobów na to jest skorzystanie z naszego bezpłatnego szablonu analizy kosztów i korzyści dla programu Excel. Jest to jeden z szablonów zarządzania zmianą, po który będziesz często sięgać. Może pomóc Ci zdecydować, czy zmiana jest warta inwestycji.
Niektóre zmiany nie podlegają dyskusji. Jeśli występuje problem z jakością, należy go rozwiązać. Jednak nie wszystkie zmiany są takie same iz pewnością nie wszystkie są tworzone jednakowo. Dzięki bezpłatnemu szablonowi możesz porównać koszty ilościowe z korzyściami ilościowymi, aby obliczyć, czy zainwestowane pieniądze są warte korzyści, jakie uzyskasz dzięki zmianie.
9. Szablon budżetu projektu
Zmiany kosztują. Aby upewnić się, że koszty te są zgodne z Twoim budżetem lub możesz je zrekompensować pod względem harmonogramu lub zakresu projektu, możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu budżetu projektu w Excelu.
Budżet pomaga oszacować wszystkie zadania składające się na projekt. Obejmuje to również wszystkie zasoby, których będziesz potrzebować. Tak, dotyczy to całego projektu, ale można go zastosować tylko do zmiany lub dodać trochę miejsca w budżecie, aby pomóc zapłacić za wszelkie zmiany, które zostaną uznane za konieczne.
10. Wzór formularza zlecenia zmiany
Menedżerowie projektów budowlanych są zbyt obeznani ze zmianami. Zajmują się złożonymi projektami, a zarządzanie zmianami jest niezbędne, aby utrzymać je na właściwej drodze. Dlatego zawsze używają formularza zlecenia zmiany, a Ty też możesz, pobierając ten bezpłatny szablon formularza zlecenia zmiany dla programu Word.
Formularz zlecenia zmiany ma miejsce na wpisanie powodu żądania zmiany, możliwości, jakie daje ona projektowi oraz opisu tej zmiany. Możesz dodać koszt związany z wdrożeniem zmiany oraz przewidywany czas jej trwania. Istnieje całkowity koszt i linia podpisu, aby upewnić się, że wszyscy zgodzili się na cenę, zmianę i ramy czasowe.
ProjectManager pomaga w zarządzaniu zmianami
Niektóre z wymienionych powyżej bezpłatnych szablonów zarządzania zmianami są pomocne, ale niektóre mogą być frustrujące, ponieważ trzeba je ręcznie przypisywać. Starsze wersje mogą krążyć wokół, co może powodować kosztowne pomyłki. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które posiada funkcje potrzebne do planowania, zarządzania i śledzenia planu zarządzania zmianami w czasie rzeczywistym.
Pracuj na wielu widokach projektu
Menedżerowie projektów utworzą plan zarządzania zmianami na wykresie Gantta, ale zespoły używają różnych narzędzi do wdrażania tych zmian. Dlatego mamy wiele widoków projektów, które są aktualizowane razem w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy zawsze pracują na najbardziej aktualnych informacjach. Niezależnie od tego, czy zespoły używają tablic Kanban do wizualizacji swojego przepływu pracy, czy solidnej listy zadań do śledzenia ich pracy, nasze narzędzie zapewnia swobodę obsługi zespołów wielofunkcyjnych, a nie zmuszania ich do dostosowywania się do oprogramowania.
Śledź postępy na pulpitach nawigacyjnych w czasie rzeczywistym
Zamiast używać statycznych szablonów zarządzania zmianami do śledzenia zmian, mamy pulpity nawigacyjne działające w czasie rzeczywistym, które zapewniają ogólny widok projektu. Przechwytują dane na żywo i wyświetlają je w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów, które pokazują ogólny stan projektu, ale także koszty, czas, obciążenie pracą i inne. Nie ma czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku lekkich narzędzi. To plug-and-play.
Chcesz więcej szczegółów? Skorzystaj z naszych dostosowywalnych raportów. Są one generowane jednym naciśnięciem klawisza i można je filtrować, aby wyświetlić tylko te dane, które chcesz zobaczyć. Następnie udostępnij je interesariuszom, aby byli na bieżąco informowani o zmianach w projekcie.
Powiązane treści dotyczące zarządzania zmianami
Zarządzanie zmianą to duża dziedzina. Szablony zarządzania zmianami to tylko powierzchowność. ProjectManager to nie tylko doskonałe oprogramowanie do zarządzania projektami, to strona, na której można dowiedzieć się o każdym etapie zarządzania projektami. Oto wybrane treści związane z zarządzaniem zmianami.
- 15 narzędzi i technik zarządzania projektami, które powinien znać każdy kierownik projektu
- 20 niezbędnych szablonów programu Excel do zarządzania projektami
- Rada Kontroli Zmian: Role, Obowiązki i Procesy
- Jak sporządzić plan zarządzania zmianą
- Czym jest kontrola zmian w zarządzaniu projektami?
- Zlecenia zmian w zarządzaniu projektami
ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie zmian w projektach. Nasza platforma współpracy łączy zespoły z różnych działów lub kontynentów, umożliwiając im udostępnianie plików, dodawanie komentarzy i nie tylko. Oprócz wspierania współpracy mamy funkcje zarządzania zadaniami, zarządzania ryzykiem i zarządzania zasobami, aby utrzymać produktywność zespołów i realizację projektów zgodnie z harmonogramem. Rozpocznij pracę z ProjectManger już dziś za darmo.