Żądanie zmiany: jak przesyłać, zarządzać i wykonywać

Powtarzamy to cały czas — zmiana jest nieunikniona. To powiedzenie odnosi się zarówno do projektów i organizacji, jak i do wszystkiego innego. Zmiana może wydawać się niedogodnością lub odpowiedzią na nieoczekiwane kłopoty. I chociaż tak się dzieje, prośba o zmianę może być również całkowicie naturalna, a nawet pozytywna w ogólnym schemacie rzeczy. Ponieważ ostatecznie zmiana jest ewolucją.

Jak więc wykorzystać zmiany na swoją korzyść? Tworzymy system, który pokieruje tymi zmianami. Ten system zapobiega zamieszaniu i dezorganizacji, które mogą tonąć i działać, a wszystko zaczyna się od prośby o zmianę.

Co to jest prośba o zmianę?

Żądania zmian działają jak te formalne dokumenty i są podstawowym elementem procesu zarządzania zmianą. Dokumenty te przedstawiają modyfikacje niektórych aspektów projektu lub organizacji — zwykle na wysokim poziomie, takich jak wynik projektu lub operacje organizacyjne.

Prośby o zmianę mogą pochodzić z organizacji lub spoza niej i chociaż żądane zmiany mogą się bardzo różnić, proces ich tworzenia jest taki sam. Ta ciągłość upraszcza proces ich tworzenia, składania, monitorowania i zatwierdzania (lub odrzucania).

Rodzaje wniosków o zmianę

Prośby o zmianę można podzielić na różne kategorie, w zależności od celu zmiany. Oto cztery kluczowe typy próśb o zmianę, o których należy pamiętać. Każdy z tych czterech może dotyczyć zarówno projektów, jak i organizacji jako całości.

• Normalna zmiana: Normalne żądanie zmiany dotyczy znaczącej zmiany w operacjach, istniejących systemach, infrastrukturze itp. Ten typ nie jest rzadkością, ale oznacza, że ​​należy wprowadzić istotne, dalekosiężne zmiany. I, jak możesz sobie wyobrazić, zwykłe prośby o zmianę często skutkują dodatkowymi.
• Zmiana standardowa: standardowe żądanie zmiany proponuje zmianę o niskim ryzyku, która występuje często. Jak już wspomnieliśmy, wiele zmian jest całkowicie naturalnych w trakcie projektu lub w organizacji. Zmiany te można traktować jako ewolucję. Są to propozycje określające, co należy zmodyfikować, ale sama modyfikacja będzie przebiegać zgodnie z istniejącym systemem.
• Poważna zmiana: wniosek o poważną zmianę proponuje istotną zmianę, która będzie wymagała znacznego finansowania. Poważne zmiany niosą ze sobą duże ryzyko, ale mogą również przynosić wysokie korzyści. Te zmiany nie występują często, a jeśli są źle traktowane, mogą wyrządzić poważne szkody. Biorąc to pod uwagę, są one niezbędne do dokonania ekstremalnych modyfikacji.
• Zmiana awaryjna: wniosek o zmianę awaryjną jest propozycją o wysokim priorytecie dotyczącą natychmiastowej zmiany. Ten typ jest zazwyczaj wynikiem błędu lub czegoś, co nie przebiega zgodnie z planem i może być użyty, aby zapobiec sianiu spustoszenia w tych nieoczekiwanych okolicznościach.

Jaki jest cel wniosku o zmianę?

W każdym projekcie lub organizacji istnieje możliwość zmiany procesów lub zadań. Prośby o zmiany istnieją w celu oficjalnego udokumentowania szczegółów dotyczących tych aspektów, które wymagają zmiany. Ich celem jest żądanie modyfikacji i kontrolowanie tej zmiany.

Te modyfikacje mogą być konieczne, gdy cele i zadania wysokiego poziomu i/lub rezultaty projektu zmieniają się lub są do nich dodawane. Na przykład klient może chcieć zmienić rezultaty projektu, firma może chcieć rozszerzyć swoją misję, organizacja może chcieć poprawić komunikację lub operacje wewnętrzne. I tak dalej. Niezależnie od tego, czym jest zmiana, żądania zmian dokumentują proponowaną modyfikację.

Te formalne wnioski zawierają listę wszystkich istotnych informacji, a następnie są przekazywane do zatwierdzenia poszczególnym zainteresowanym stronom (lub radzie lub społeczności osób). Prośby o zmianę podsumowują wszystko, co muszą wiedzieć, i upraszczają postęp w procesie zarządzania zmianą.

Co powinno zawierać prośba o zmianę?

Bez względu na rodzaj prośby o zmianę, istnieje kilka zasad, które powinieneś uwzględnić. Zacznij od tych podstawowych komponentów i zbuduj wokół nich resztę swoich żądań zmian.

• Tytuł
• Numer identyfikacyjny
• Typ prośby
• Źródło: żądanie wewnętrzne lub zewnętrzne
• krótki opis

W zależności od rodzaju zmiany lub organizacji lub projektu, możesz chcieć dołączyć dodatkowe szczegóły. Jest to całkowicie w porządku, ale te dodatkowe sekcje powinny być krótkie i przyjemne, a format każdego żądania powinien być jak najbardziej spójny.

Jak ustanowić proces zmiany

Ważne jest, aby mieć konkretny system przetwarzania żądań. Tworzy to zestaw kroków, które każdy może wykonać, i ogranicza błędy. Będzie to wyglądać inaczej w zależności od branży, organizacji lub projektu, ale są pewne uniwersalne punkty, do których muszą trafić. Oto kilka, na których należy się skupić:

1. Zdecyduj, jakie prośby o zmianę będą zawierać

Żądania zmian mogą mieć wpływ na wiele aspektów projektu, nawet na całą organizację. Ale bez względu na rodzaj składanych wniosków, wszystkie powinny zawierać te same komponenty i odpowiadać na te same pytania. Ta spójność formatowania zapewnia lepszą dokumentację i dokładniejsze raportowanie.

Ponieważ spójność jest tak ważna, wiele organizacji decyduje się na używanie szablonów podczas ich tworzenia. Te szablony ułatwiają znajdowanie potrzebnych informacji, ponieważ znasz już formatowanie. Szablon zapewnia również, że żadne szczegóły nie zostaną pominięte.

2. Określ rodzaj i zakres wniosku o zmianę

Jak pokazaliśmy, istnieją różne rodzaje wniosków o zmianę, z których każde ma swoją własną charakterystykę. Aby poprawnie go przesłać i przetworzyć, musisz wiedzieć, jakiego typu to jest. Na przykład poważna zmiana będzie zarządzana inaczej niż normalna zmiana.

Wszystkie powinny zawierać te same podstawowe informacje, ale w zależności od rodzaju wniosku będą występować pewne różnice. Pewnym sposobem określenia, jak te różnice będą wyglądać, jest określenie zakresu żądania. Innymi słowy, jaki dokładnie będzie efekt żądanej zmiany? Jak dalekosiężna będzie zmiana, którą wprowadzasz?

3. Ustanów łańcuch komunikacji

Złożenie wniosku nie jest końcem procesu. W rzeczywistości składanie często tylko rozpoczyna dłuższą rozmowę. Bez względu na to, czy prośba o zmianę zostanie zatwierdzona, czy odrzucona, prawdopodobnie między osobą przesyłającą prośbę a osobą odpowiedzialną za jej sprawdzenie będzie się cofać.

Ponieważ prośby o zmianę często rozpoczynają te rozmowy, ważne jest, aby dokładnie ustalić, w jaki sposób te „edycje” będą omawiane lub zadawane będą pytania. Każda ze stron musi wiedzieć, do kogo się zwracać i jak wyrażać swoje pytania, obawy, krytykę itp. Kiedy istnieje ustalony system, ogranicza to konflikty i poprawia wydajność.

4. Zdefiniuj kolejne kroki

Po zatwierdzeniu nadszedł czas na wykonanie wynikających z nich zmian. Zwykle dotyczy to wielu różnych osób, a nawet może obejmować różne działy. Być może najważniejszą częścią procesu kontroli zmian jest podjęcie decyzji, co stanie się po zatwierdzeniu wniosku.

Chociaż zatwierdzane zmiany mogą się znacznie różnić, kroki po zatwierdzeniu powinny wyglądać tak samo. Obejmuje to zorganizowanie spotkania i wypełnienie niezbędnych formularzy. Kluczem jest posiadanie systemu do pobierania zatwierdzonych żądań z dokumentów i przekształcania ich w rzeczywistość.

Jak ProjectManager pomaga zarządzać zmianami w Twoim projekcie

Podczas tworzenia i przesyłania żądań zmian ważne jest posiadanie odpowiednich narzędzi dokumentacji. W trakcie trwania projektu będziesz musiał organizować i przechowywać szereg dokumentów, aby każdy mógł łatwo znaleźć wszystko i nic nie zginęło. ProjectManager umożliwia wgranie wszystkich dokumentów, których potrzebujesz do swojego projektu, z nieograniczoną przestrzenią na pliki.

A jeśli chcesz wskazać konkretny szczegół w żądaniu zmiany, po prostu zostaw komentarz w dokumencie i oznacz członków zespołu, których chcesz pokazać. Eliminuje to potrzebę wysyłania plików PDF pocztą elektroniczną. tam iz powrotem i umieszcza wszystkie twoje korespondencje w jednym miejscu.

Przechowywanie wszystkich żądań zmian w jednym miejscu ułatwia również samodzielne wykonanie zmian. Ponieważ żądania te znajdują się w tej samej przestrzeni, co plan projektu, harmonogram, pulpit nawigacyjny, narzędzia do zarządzania zadaniami i nie tylko, możesz wprowadzać zmiany za pomocą kilku kliknięć i natychmiast przystąpić do pracy.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które zarządza zmianami w projekcie z funkcjami, które poprowadzą Cię przez każdy krok. Określ, co należy zmienić, zaplanuj zmianę, a następnie śledź jej postępy za pomocą tego samego narzędzia. Przejmij całkowitą kontrolę nad zmianami w projekcie, wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.