Najlepsze narzędzia do planowania projektów: aplikacje, oprogramowanie i szablony

Projekty nie kończą się same. Potrzebują planów, które ukierunkują ich na sukces. Silny plan projektu pozwala organizować zadania i przydzielać zasoby do ich realizacji, a wszystko to w ramach ustalonego budżetu i terminu. Nierealistyczne jest myślenie, że możesz po prostu to zrobić, dlatego zaleca się skorzystanie z pewnego rodzaju planisty projektu.

Kim jest planista projektu?

Planista projektu to dowolne narzędzie, które pomaga śledzić czas, koszty i zadania podczas realizacji projektu. Przez lata powstało wiele typów planistów projektów, takich jak notatniki, oprogramowanie do zarządzania projektami, a ostatnio aplikacje mobilne. Przeanalizujemy różne narzędzia do planowania projektów, abyś mógł zdecydować, co jest dla Ciebie najlepsze.

ProjectManager umożliwia tworzenie zaawansowanego planu projektu. Oznacza to tworzenie i monitorowanie planu z zaawansowanymi funkcjami śledzenia zadań, kosztów i czasu. ProjectManager to nie tylko doskonały planista projektów, ale także w pełni funkcjonalne oprogramowanie do zarządzania projektami.

Niezbędne narzędzia do planowania projektów

Istnieje wiele planistów projektów dostępnych online. Znajdziesz wiele opcji, od notatników po aplikacje do zarządzania projektami. Wszystkie mają swoje plusy i minusy w zależności od Twoich potrzeb. Tutaj zebraliśmy najważniejsze cechy, na które powinieneś zwrócić uwagę przy wyborze planisty projektu.

Wykresy gantta

Jeśli planujesz większy, bardziej złożony projekt, podstawowym narzędziem jest wykres Gantta. To narzędzie do planowania projektu z jednej strony wygląda jak arkusz kalkulacyjny, a z drugiej oś czasu projektu. Zadania są wymienione po lewej stronie, a następnie wypełniają oś czasu projektu po prawej stronie. Daje to pełny wgląd w cały plan projektu w całym jego cyklu życia.

Zaletą korzystania z wykresu Gantta jest to, że wizualizuje on projekty duże i małe, proste lub złożone, w taki sposób, że można zobaczyć duży obraz. To świetny sposób na zorganizowanie wielu zadań, podzadań i kamieni milowych, dzięki czemu możesz zarządzać swoim planem codziennie, co tydzień, co miesiąc, co kwartał, a nawet co rok. To wszystko pomaga lepiej kontrolować zespół, zarządzanie czasem i zasobami.

Wykresy Gantta to złoty standard planowania projektów, z którym powinieneś być zaznajomiony, nawet jeśli nie zdecydujesz się z niego korzystać. Oto kilku twórców Gantta, od których możesz zacząć.

• Ganttpro: Ponieważ koncentruje się na wykresach Gantta, robią to dobrze, z łatwo zdefiniowanymi harmonogramami, obciążeniem pracą i harmonogramami. Nie ma jednak funkcji raportowania.
• Celoxis: obsługuje duże i skomplikowane projekty, umożliwiając nawet łączenie zadań z różnych projektów. Ale jest to oprogramowanie dla przedsiębiorstw i trudne do nauczenia się, jak dobrze go używać.
• Trello: Trello nie oferuje wykresów Gantta, ale możliwe jest przekształcenie projektu Trello w wykres Gantta za pomocą ProjectManager

Listy zadań

Nazywa się to również listą rzeczy do zrobienia. To sposób na zebranie całej pracy, którą musisz wykonać w jednym miejscu. To świetny sposób na zarządzanie zadaniami, niezależnie od tego, czy są to zadania dzienne, tygodniowe, czy nawet miesięczne. To proste i wydajne. Możesz nawet podzielić swoje zadania na podzadania, aby lepiej je zorganizować.

Planista projektu w stylu listy może działać w trybie offline jak notatnik, ale istnieje wiele narzędzi programowych, które zwiększają wydajność, umieszczając listę zadań w Internecie. Możesz łatwo edytować, filtrować i dodawać tagi, aby nadać priorytet swojej pracy. Niektóre listy pozwalają nawet dzielić się z innymi, aby lepiej współpracować. Ale co najważniejsze, lista zadań gwarantuje, że nic nie przepadnie.

Jednak lista zadań jest najlepsza, gdy nie masz do czynienia z wartością pracy całego projektu. Wyobraź sobie, że otwierasz listę zadań i widzisz niekończący się zwój? Podczas gdy niektóre listy zadań zapewniają funkcje do ustalenia priorytetów, większość z nich ma ograniczoną strukturę. To może sprawić, że będą mylące. Do tego dochodzi fakt, że chcesz zintegrować się z kalendarzem lub innymi narzędziami, co może nie być możliwe, co oznacza, że ​​możesz przeskakiwać z jednej aplikacji do drugiej.

Oto kilka programów listy zadań, które mogą pomóc w zaplanowaniu projektu:

• Todoist: oprogramowanie do zarządzania zadaniami oparte na systemie Windows, które jest używane do małych osobistych list zadań do większej pracy zorientowanej na biznes.
• Google Keep: bardziej usługa do robienia notatek, ale świetne miejsce do zbierania zadań i to Google, więc działa z innymi aplikacjami.

Kalendarze projektów

Większość z nas używała kalendarza w pewnym momencie swojego życia, wiemy, że jest to narzędzie do śledzenia czasu. Ale tylko nieliczni wiedzą, że kalendarze projektów są również skutecznym narzędziem do planowania projektów. Pozwalają śledzić wszystkie terminy realizacji projektu w jednym miejscu, wyznaczać cele i promować przejrzystość.

Na szczęście nie musisz już kupować fizycznego kalendarza, ponieważ istnieje wiele aplikacji do planowania projektów wyposażonych w kalendarze projektów. Jednak większość z nich jest ograniczona, jeśli potrzebujesz solidnego oprogramowania do planowania projektów dla złożonych projektów.

Arkusze kalkulacyjne

Arkusze kalkulacyjne są przydatne w wielu dyscyplinach. Jeśli chodzi o planowanie projektów, Excel i inne narzędzia arkusza kalkulacyjnego mogą służyć do tworzenia podstawowych wykresów i list zadań. Dzięki temu możesz używać ich jako prostego planera projektu.

Istnieje jednak wiele problemów z udostępnianiem plików, współpracą z zespołem i po prostu komunikowaniem się z nimi, jeśli używasz programu Excel jako planisty projektu. Dlatego z biegiem czasu opracowywano alternatywy, takie jak arkusze Google, ale nie są one tak wydajne, jak dedykowane oprogramowanie lub aplikacja do planowania projektów.

Tablice Kanban

Tablice Kanban to narzędzie do planowania, które pomaga kierownikom projektów wizualizować przepływ pracy w postaci kart i kolumn. Karty Kanban reprezentują zadania i są ułożone pod kolumnami, które reprezentują różne etapy cyklu produkcyjnego. Na przykład karta może przypisywać zadanie, takie jak naprawienie błędu w projekcie oprogramowania. Kolumny to zrobić, zrobić, przetestować, zrobić. Karta przesuwa się od jednej do drugiej, gdy wyznaczony członek zespołu kończy pracę.

Zaletą korzystania z kanban jest to, że pomaga zespołom wiedzieć, co należy zrobić i kiedy, jednocześnie dając menedżerom wgląd w proces, aby mogli śledzić i przenosić zasoby w razie potrzeby, aby praca przebiegała płynnie. Równoważy zasoby do pojemności, jednocześnie regularnie ulepszając ten proces. Zmniejsza to marnotrawstwo i stratę czasu, zwiększa się wydajność i poprawia się produktywność.

Tablice Kanban są sprytnym narzędziem i mogą być cenną funkcją w planowaniu projektu. Oto kilka opcji oprogramowania Kanban do wypróbowania.

• Microsoft Planner: Microsoft Planner służy jako aplikacja z listą super-to-do. Wykorzystuje karty zadań w interfejsie tablicy kanban.
• Trello: Stworzony dla zespołów współpracujących, dając im tablice, listy i nie tylko, aby utrzymać dobrze zorganizowaną i elastyczną pracę przy jednoczesnym ustalaniu priorytetów zadań.
• Kanbanery: narzędzie Kanban, które oferuje szablony ułatwiające rozpoczęcie pracy lub spersonalizowaną tablicę. Karty mają wiele sposobów na zapisywanie postępów, a także miejsce na komentarze.

Notatnik do planowania projektu

W dzisiejszych czasach używanie narzędzia do planowania projektów, które nie jest dostępne online, może wydawać się nieco staromodne. Ale zebranie planu w notatniku to wypróbowana i prawdziwa metoda zarządzania projektem. Mogą być proste lub bardzo złożone, ale tak naprawdę - czego jeszcze potrzebujesz, niż notatnika i długopisu, aby się zorganizować?

Z pewnością notatnik do planowania projektu najlepiej sprawdzi się w przypadku mniejszych projektów, które nie wymagają dużego udziału zespołu. Mogą być idealne do śledzenia własnej pracy; powiedzmy, zadania przydzielone w większym projekcie. Notatnik najlepiej sprawdza się jako narzędzie dla jednej osoby, z oczywistego powodu, że informacje w nim zawarte znajdują się tylko między tymi okładkami i dlatego nie są łatwe do udostępnienia.

Jeśli chcesz się zorganizować i skorzystać z planera projektu, aby uporządkować swoją pracę osobistą lub zarządzać zadaniami, które zostały Ci przydzielone w pracy, wypróbuj jedno z poniższych:

• Notatnik w twardej oprawie Ink + Volt: Klasyczny notatnik ze wstążką do zaznaczenia miejsca i prostym formatem strony w linie.
• Poketo Pocket Planner: Dzięki odważnym kolorom i funkcjom, które pomagają mapować, organizować i kończyć projekty, ten planer projektów jest otwarty co roku, co miesiąc i co tydzień.

Planiści projektu w stylu hybrydowym

Jeśli zauważyłeś, które aspekty list zadań, wykresów Kanban i Gantta przemawiają do Ciebie, nie jesteś sam. Nie ma jednego sposobu na zaplanowanie projektu, a większość projektów nie jest wykonywana przez jedną osobę. Dlatego posiadanie wielu planistów projektu to oczywistość. Dlatego znajdziesz wiele opcji oprogramowania, które oferują dwa lub więcej z tych narzędzi w swoim zestawie funkcji.

Darmowy szablon planowania projektu

Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy, aby wypróbować oprogramowanie do planowania projektów lub aplikację do planowania projektów, mamy dla Ciebie inną alternatywę. Możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu planu projektu, który pomoże Ci zaplanować wszystkie projekty. Po prostu wypełnij puste miejsca i dostosuj je według potrzeb. Ponadto możesz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu wykresu Gantta dla programu Excel, aby śledzić harmonogram projektu.

Bezpłatna aplikacja do planowania projektów

Potrzebujesz planisty projektu w podróży? Pobierz naszą bezpłatną aplikację do planowania projektów na Androida i iOS. Sprawdź swój plan projektu za pomocą urządzeń mobilnych w dowolnym miejscu i czasie.

Nigdy nie przegap ważnych aktualizacji, uzyskaj wgląd w przepływy pracy i komunikuj się ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym. Wyświetlaj i zarządzaj szczegółami zadań, w tym osobami przydzielonymi, terminami, priorytetami, podzadaniami i innymi z aplikacji mobilnej.

Co sprawia, że ​​ProjectManager jest najlepszym planistą projektów?

ProjectManager to wielokrotnie nagradzany program do planowania projektów, który oferuje wiele widoków do zarządzania planem za pomocą szeregu funkcji, które mają na celu usprawnienie pracy. Jest oparty na współpracy do rdzenia i ma jedno źródło prawdy, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie podczas wykonywania planu projektu. Dostosuj przepływy pracy i ustaw zatwierdzanie zadań, aby upewnić się, że Twoje plany są wykonywane poprawnie, a zespoły mogą skupić się na tym, co ważne. Przyjrzyjmy się funkcjom, które sprawiają, że ProjectManager jest najlepszym narzędziem do planowania projektów dla projektów każdej wielkości.

Listy zadań

Nie tylko możesz łatwo utworzyć projekt, dodając zadania lub importując listę zadań z arkusza kalkulacyjnego, ale możesz też ustalać priorytety, oznaczać, aby wyszukiwanie było szybsze, filtrować według przypisanego i nie tylko. Kolumny można sortować w dowolny sposób i przeciągać w wybrane miejsce. Po utworzeniu projektu w terminarzu listy zadań pojawia się on również we wszystkich innych widokach projektu.

Tablice Kanban

Jednym z tych widoków jest tablica kanban typu „przeciągnij i upuść”. Oznacza to, że możesz przesuwać karty za pomocą kursora w miarę postępów w cyklu projektu. Tablica wizualizuje te kroki w obciążeniu pracą lub umożliwia organizowanie według kategorii. Tablice są automatycznie wypełniane kolumnami do zrobienia, zrobienia i zrobione, ale możesz je dostosować, jak chcesz.

Kliknięcie karty pokazuje szczegóły zadania, takie jak opisy, terminy i pliki, a także można dodawać komentarze, aby ułatwić zespołom współpracę. Zespoły mogą nawet dodawać swoje postępy, aby wszyscy byli na bieżąco. Filtruj tablicę według postępów lub terminu, aby być na bieżąco ze swoim planem.

Wykresy gantta

Interaktywny kreator wykresów Gantta eliminuje wszelkie problemy związane z tradycyjnym tworzeniem wykresów Gantta i dodaje funkcje zapewniające większą kontrolę nad planem projektu. Wykres Gantta pokazuje zadania na osi czasu w kaskadzie, umożliwiając przypisanie tych zadań do kosztów, zasobów, a następnie członków zespołu do ich wykonania.

Zadania mogą być zależne, co oznacza, że ​​jedno może się zaczynać lub kończyć, dopóki inne się nie zacznie lub nie skończy. Brak identyfikacji tych zadań może prowadzić do powstania wąskich gardeł w dalszej części projektu. Wykres Gantta pozwala połączyć te zależności zadań, aby upewnić się, że nigdy nie zostaną zapomniane. Kamienie milowe można również dodać, aby zaznaczyć koniec jednej fazy i początek innej lub po prostu zanotować terminy.

Obejrzyj osadzone wideo, aby zapoznać się z produktem i dowiedzieć się, jak może on pomóc w zaplanowaniu projektu.

Jeśli szukasz narzędzia do planowania projektów w chmurze, które pozwoli Ci pracować tak, jak chcesz, to potrzebujesz ProjectManagera. Ma wiele widoków projektów, które współpracują ze sobą, jednocześnie monitorując i śledząc postępy, dzięki czemu możesz dotrzymywać harmonogramu. Zobacz, jak jest to preferowane narzędzie do zarządzania projektami dla dziesiątek tysięcy zespołów pracujących dla NASA, Bank of America, Ralpha Laurena i innych, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.