Jak wyczyścić listę e-mail (i dlaczego potrzebujesz regularnego szorowania)

Po całym tym czasie i wysiłku, jaki poświęcasz na tworzenie i powiększanie bazy subskrybentów, słysząc, że teraz musisz wyczyścić swoją listę e-mailową, może być przygnębiające. Czyszcząc swoją listę, usuniesz osoby, które Twoim zdaniem chciałyby od Ciebie kupić, stać się częścią Twojej społeczności i dzielić się swoją firmą z innymi.

Ale czy to prawda? Po co stare leady, jeśli po pewnym czasie ich zaangażowanie spada? Co więcej, gromadząc stare kontakty do potencjalnych klientów, w rzeczywistości wpływasz na reputację nadawcy wiadomości e-mail, co jest wynikiem wpływającym na wszystkie inne dane dotyczące wiadomości e-mail. Czy warto zatrzymać tylko kilka „może”?

Tworzenie wiadomości e-mail ze względu na liczby nie jest praktyką, którą chcesz kontynuować, jeśli chcesz mieć zdrową listę e-mailową. Omówmy więc kilka kluczowych rzeczy, które warto wiedzieć, gdy na Twojej liście e-mailowej znajduje się kilka pajęczyn. W tym poście omówimy, dlaczego czyszczenie listy jest ważne, kiedy będziesz wiedział, że nadszedł czas na czyszczenie, i wreszcie, co należy zrobić, aby to zrobić.

Powody, dla których warto dążyć do czystej listy e-mailowej

Do tej pory prawdopodobnie słyszałeś już wszystko o tym, dlaczego powinieneś rozwijać swoją listę e-mailową. W rzeczywistości możesz być dumny z bazy subskrybentów, którą udało ci się zgromadzić. Teraz najlepszym sposobem na utrzymanie motywacji i rozwoju jest optymalizacja pod kątem zaangażowania.

Zastój lub zainfekowana przez boty lista e-mailowa jest gorsza niż jej brak. Tak, dobrze to przeczytałeś. Tak więc, gdy już masz dobry system przyciągania odwiedzających i rejestrowania ich jako subskrybentów, powinieneś zaplanować częste czyszczenie swojej listy. Oto dlaczego konserwacja poczty e-mail przyniesie korzyści Twojej liście:

Utrzymanie reputacji nadawcy

Twoja reputacja nadawcy, znana również jako reputacja IP lub wynik IP, to ocena dostawców poczty e-mail, takich jak Gmail, podczas filtrowania wiadomości e-mail w celu dostarczenia ich do spamu lub głównej skrzynki odbiorczej. Jeśli nie masz pewności, jaka jest twoja reputacja nadawcy, możesz sprawdzić na stronach takich jak senderscore.org. Powinieneś dążyć do wyniku na poziomie 90 lub wyższym.

Aby Twoja reputacja IP nie stała się złoczyńcą wkraczającym między Ciebie a Twoją sprzedaż, musisz unikać pewnych błędów, takich jak bezkrytyczne powiększanie listy. Inne częste błędy popełniane przez marketerów podczas rozwijania i pielęgnowania list e-mail to:

• Zezwalanie na błędy ortograficzne podczas zbierania e-maili
• Kupowanie e-maili
• Wysyłanie treści o złej jakości
• Nie będąc konsekwentnym

Aby uniknąć problemów z wynikiem IP, powinieneś traktować swoją listę tak, jak cenną własność. Oczyść i utrzymuj go, aby zachował swoją wartość przez wiele lat.

Poprawa współczynnika odrzuceń

Wysyłając e-maile, możesz z grubsza oszacować stan swojej listy, patrząc na współczynnik odrzuceń. Jest to wskaźnik pokazujący, ile z Twoich e-maili nigdy nie znalazło adresu, na który zostały wysłane, czy to dlatego, że już nie istnieje, ponieważ użytkownik je porzucił, czy też został błędnie napisany podczas zbierania. Spróbuj wyczyścić listę e-mailową, aby wyczyścić wszystkie kontakty, które powodują odrzucenia. To natychmiast poprawi Twój współczynnik odrzuceń, aby zapewnić bezpieczeństwo wyniku IP Twojej listy.

Zwiększenie dostarczalności

Dostarczalność to miara mierząca zdolność Twoich e-maili do trafienia do skrzynek odbiorczych Twoich subskrybentów. Możesz sprawdzić dostarczalność każdej kampanii, sprawdzając, ile z nich zostało dostarczonych, a ile zostało odrzuconych. Jest kilka rzeczy, które pogarszają dostarczalność wiadomości e-mail, na przykład:

• Wysyłanie wiadomości e-mail z bezpłatnego adresu e-mail w domenie
• Uniemożliwianie użytkownikom anulowania subskrypcji poprzez nieudostępnianie jej
• Wysyłanie e-maili, które nie angażują
• Używanie skracaczy adresów URL, takich jak bitly

Oczyszczając listę, prawdopodobnie zwiększysz ogólne zaangażowanie swoich kampanii e-mailowych i unikniesz wpływu na dostarczalność.

Optymalizacja kosztów zarządzania pocztą e-mail

Większość narzędzi do zarządzania pocztą e-mail pobiera opłaty w zależności od rozmiaru listy. Jeśli płacisz za tę większą listę, powinno tak być, abyś mógł jak najlepiej z niej skorzystać. Kiedy jest zaśmiecony starymi potencjalnymi klientami, koszty rosną, ale współczynniki konwersji spadają. Jeśli kiedykolwiek w Twoim zespole marketingowym nadszedł czas na alarm, to byłby to czas.

Pracując nad czystą listą e-mailową, zaczniesz dostrzegać, w jaki sposób koszt zarządzania nimi staje się bardziej dostosowany do Twojego budżetu i efektywniejszy w osiąganiu celów sprzedażowych.

Oznaki, że musisz szorować swoją listę e-mailową‌

Twoja reputacja nadawcy to jeden ze sposobów sprawdzenia, jak radzi sobie Twoja lista e-mailowa, ale jak wspomnieliśmy wcześniej, ten wynik może ujawnić więcej problemów niż tylko e-maile. Może to być również brak spójności lub oznaka niskiej jakości treści. Regularne czyszczenie jest ważne, niezależnie od tego, czy widzisz oznaki niepokoju na swojej liście e-mailowej, ale większa liczba rezygnacji z subskrypcji i zgłoszeń spamu to dwie możliwe do śledzenia czerwone flagi, na które należy zwrócić uwagę. Skąd więc wiesz, czy musisz wyczyścić swoją listę e-mailową? Oto kilka oznak, że Twoja lista wymaga konserwacji:

Twój współczynnik odrzuceń wzrósł

Z każdą wysłaną kampanią powinieneś analizować skuteczność nie tylko liczby osób, które ją otworzyły (Twój współczynnik otwarć), ale także liczby odbić. Jeśli otrzymujesz więcej zwrotów, być może nadszedł czas, aby spojrzeć na adresy z problemami i dowiedzieć się, dlaczego.

Możesz się zastanawiać, czy należy je wszystkie usunąć od razu i całkowicie pozbyć się problemu, ale należy poczekać. Rzecz w współczynniku odrzuceń polega na tym, że istnieją dwa różne rodzaje odbić, twarde i miękkie.

Rodzaje odbijania wiadomości e-mail

Nie wszystkie odbicia e-maili zdarzają się z tych samych powodów. Twarde odbicia to te, których musisz się pozbyć. To są odbicia, których nie da się naprawić. Być może adres e-mail nie istnieje lub został trwale usunięty. Miękkie odbicia to te, które mają tymczasowe problemy. Być może adresatowi zabrakło miejsca na dane lub ma problem z dostaniem załączonego pliku. Gdy serwery poczty e-mail zauważą odrzucenie, zwykle próbują ponownie wysłać wiadomość kilka dni później.

Skąd więc wiesz, co to jest odbicie zrywające umowę, a co powinno dać drugą szansę? Ty nie. Dlatego najczęstszą czynnością nie jest usuwanie wszystkich odsyłanych adresów e-mail, ale trzymanie ich na oku. Jeśli odbijają się tydzień po tygodniu, zrzuć je.

Dobry kontra zły współczynnik odrzuceń

Jeśli nie usuwasz odrzuceń od razu, jak możesz utrzymać dobry współczynnik odrzuceń? Wszystko zależy od tego, jaki jest „dobry” współczynnik odrzuceń, prawda? Podobnie jak współczynnik klikalności, to, co jest akceptowalne, a co nie, zależy głównie od Twojej branży i liczby potencjalnych klientów, których codziennie pozyskujesz.

Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś starać się utrzymać swoją stawkę poniżej 3%, więc jeśli widzisz wzrost w odrzuceniach, ale nadal jesteś poniżej tego poziomu, miej to na oku i wyczyść później recydywistów. Jeśli jesteś w nagłym stanie, w którym współczynnik odrzuceń osiągnął 8% lub więcej, przejdź do trybu kryzysowego i przejdź do czyszczenia.

Twoje współczynniki otwarć i klikalności spadły

Jeśli Twoje zaangażowanie — w dużej mierze mierzone na podstawie współczynników otwarć i klikalności — spada, na Twojej liście mogą być widoczne wyniki problemów z listą. Najlepszym sposobem, aby wrócić na właściwe tory, jest spędzenie czasu na próbach dokładnego ustalenia, co powoduje spadek zaangażowania. Ale jeśli masz mało czasu, zacznij rozwiązywać problemy z utratą zaangażowania, przeprowadzając pełne czyszczenie — i jednocześnie zajmij się innymi wskaźnikami.

Rozważając całościowy obraz, ponieważ każdy spadek wydajności poczty e-mail może bezpośrednio przełożyć się na spadek przychodów, warto zadbać o to, aby lista była jak najbardziej bezproblemowa.

Masz subskrybentów bota

Istnieje kilka sposobów, aby dowiedzieć się, że Twoja lista została zaatakowana przez robota spamującego, który może dodawać e-maile z innych miejsc w Internecie. Niektórzy mogą nawet sprawić wrażenie, że twoja lista ma się dobrze, ale po bliższym przyjrzeniu się odkryj, że coś jest nie tak. Oto kilka rzeczy, na które należy uważać:

• Wzrost rejestracji (zwłaszcza tych przychodzących partiami, w odstępie zaledwie kilku sekund)
• Spadek wskaźnika otwarć (znaczny spadek w krótkim czasie)
• Spamowe adresy e-mail (e-maile z dziwnymi nazwami domen)
• Nowo dodane adresy e-mail, które różnią się od Twoich odbiorców (firmowe, jeśli prowadzisz markę business to consumer (B2C) lub osobiste, jeśli prowadzisz firmę typu business to business (B2B))
• Wzrost liczby rejestracji z domenami zagranicznymi
• Wzrost liczby wypisów
• Wzrost skarg na spam

Jeśli zdajesz sobie sprawę, że masz adresy dodane przez boty lub fałszywe rejestracje, nie panikuj. Listę możesz odzyskać, przeglądając ją, wykonując czynności, które wyjaśnimy w następnej sekcji.

Jak uzyskać czystą listę e-mailową krok po kroku

Korzyści z czystej listy e-mailowej są prawie tak różnorodne i ogromne, jak posiadanie takiej listy. Tak więc, gdy już jesteś przekonany, że chcesz zacząć umieszczać zaplanowane szorowanie w kalendarzu swojego zespołu marketingowego, oto, co możesz zrobić, aby skutecznie wyczyścić. Zacznij od wykalkulowanego uporządkowania, następnie przejdź do bardziej drastycznych metod szorowania, a na koniec ponownie zaangażuj swoją listę, aby zachować jak najwięcej potencjalnych klientów.

1‌. Zrób wstępne czyszczenie

Podobnie jak w domu, zanim zrobisz gruntowne sprzątanie, chcesz posprzątać. Pozbądź się najbardziej oczywistych rzeczy leżących dookoła, których tak naprawdę nie powinno tam być. Co to oznacza dla Twoich subskrybentów? Znajdź nieużywane segmenty i rzeczy, które nie są już potrzebne.

Sprawdź kontakty, które masz na wielu aktywnych listach, sprawdź datę ostatniego wysłania na dowolnych listach i usuń je, jeśli są za stare. Pozwoli to upewnić się, że wszystko jest zgodne z Twoją obecną organizacją w zakresie marketingu e-mailowego i nie jest zbyt przestarzałe.

Ponadto usuń adresy ról, takie jak [email protected] lub [email protected]. Jeśli to możliwe, po prostu znajdź osobisty punkt kontaktowy dla klientów.

2. Podziel listę na segmenty

Aby uzyskać czystą listę e-mailową, podziel subskrybentów e-maili na trzy główne grupy: tych, którzy Cię kochają i otwierają Twoje e-maile prawie za każdym razem, tych, którzy czasami otwierają i tych, którzy prawie nigdy się nie angażują. Następnie podejdź do każdej grupy inaczej.

Twoja zaangażowana grupa

Aby to zrobić, będziesz chciał zostawić ten segment w spokoju. Już wykazują dobre zaangażowanie i wydają się usatysfakcjonowane. Na pewno możesz wrócić do tego później i spróbować jeszcze bardziej poprawić ich wydajność, ale na razie niech ten segment wyznaczy standard tego, jak chcesz, aby wyglądała reszta.

Twoja środkowa grupa

Następnie zwróć się do tych, którzy czasami otwierają twoje e-maile. Co to znaczy, że tylko niektóre e-maile prowokują zaangażowanie? Coś w Twoich treściach nie pasuje do tego, czego szukają. Próbując to naprawić, możesz wprowadzić subtelne zmiany i przeprowadzić testy A/B, wysyłając różne odmiany tej samej kampanii do dwóch grup w tym segmencie i sprawdzając, która działa najlepiej. Możesz także przetestować porę dnia, częstotliwość otrzymywania e-maili lub po prostu zapytać ich o preferencje za pomocą ankiety.

Jeśli szukasz czegoś szybkiego, co może wiele zmienić, poproś subskrybentów z tej listy, aby dodali Cię do swoich kontaktów. Dzięki temu wszelkie e-maile nie trafią do spamu i zapewni więcej możliwości zaangażowania, przechodząc bezpośrednio do skrzynki odbiorczej, którą otwierają każdego ranka.

Twoja niezaangażowana grupa

Masz więc listę osób, które tak naprawdę nie dbają o Twoje treści — a przynajmniej tak się wydaje, sądząc po tym, jak wchodzą z nimi w interakcję. Nie odrzucaj ich tak szybko i nie usuwaj, aby skupić się na tych bardziej zaangażowanych. Nadal może być coś, co możesz zrobić. Jeśli nie przeglądają Twoich e-maili, może to oznaczać, że nigdy nie dotarły one do ich skrzynki odbiorczej. Jak więc wyeliminować tych, którzy je widzą, i ignorują?

Wróć do tego segmentu po zakończeniu sprzątania. Jeśli wysyłasz kilka kampanii i widzisz zmiany, wybierz te, które powracają i przenieś je do pierwszego lub drugiego segmentu. Jeśli chodzi o te, które pozostają niezainteresowane, zrobiłeś, co możesz, więc możesz je usunąć. Jednak zanim to zrobisz, daj im ostatnią szansę, wysyłając pożegnalny e-mail, który mówi coś w stylu:

„Zauważyliśmy, że nie interesują Cię już nasze e-maile. W takim przypadku usuniemy Twój e-mail z naszej listy. Jeśli się pomyliliśmy i chcesz pozostać zasubskrybowany, daj nam znać! Odpowiedz na tego e-maila, a pozostaniemy w kontakcie. Jeśli nie, pożegnaj się i dziękuję za dobre czasy.”

Wreszcie, dotrzymuj słowa i usuń je z listy po tygodniu lub dwóch, jeśli nie odpowiedzą.

3‌. Zaimplementuj przypomnienie o uprawnieniach

Aby zachować czystą listę e-mailową, dla wszystkich przyszłych wiadomości e-mail dodaj linię u góry przypominającą subskrybentom, że zdecydowali się na te e-maile i dlaczego. Dzięki temu czytelnicy mogą ocenić, dlaczego otrzymują tę wiadomość e-mail, i uniemożliwić im zgłoszenie Cię jako spamu. Może również pomóc im zdecydować, czy chcą nadal otrzymywać tego typu wiadomości e-mail.

To jest świetne, ponieważ pomaga ludziom wypisać się, gdy myślą, że nie potrzebują już tych treści. Rezygnacja z subskrypcji w dużej mierze jest dobra dla Twojej listy. To jak Roomba, sprząta, podczas gdy Ty zajmujesz się biznesem.

Przypomnienia o tym, dlaczego subskrybujesz listę, czynią cuda w powstrzymywaniu użytkowników przed anulowaniem subskrypcji. Przez większość czasu czytelnicy chcą tylko wiedzieć, że nie zostali dodani przez jakiegoś bota. Jeśli otrzymają wiadomość e-mail, chcieliby, abyś wiedział, że w pewnym momencie uznali ją za przydatną i mogą ponownie później.

4. Zajmij się odbiciami

Użyj tagów, aby zacząć śledzić swoje odbicia. Utwórz tag dla wszystkich adresów, które powracają po wysłaniu wiadomości e-mail, i zidentyfikuj te, które stale powodują problemy. Jeśli to możliwe, zapisz wszystkie, które odbijają się, z powodu oczywistych błędów pisowni. Jeśli masz inne formy kontaktu z tymi potencjalnymi klientami, skontaktuj się z nimi i zapytaj, czy mają aktualne informacje i nadal chcą otrzymywać od Ciebie treści. Na koniec usuń wszystkie, które Twój dostawca poczty e-mail zaleca do usunięcia.

5‌. Ponownie zaangażuj odbiorców za pomocą kampanii

Wróć do swoich segmentów i podejdź do drugiej grupy, która jest letnia w stosunku do twoich treści. Zaangażuj ich ponownie za pomocą aktywnej kampanii. Możesz spróbować tego również z trzecią grupą, jeśli jeszcze ich nie wyczyściłeś. Jest kilka sposobów na zachęcenie osób z listy do zapamiętania, dlaczego się zarejestrowały, jak na przykład ten pożegnalny e-mail, który widzieliśmy wcześniej, ale możesz też spróbować zaoferować ekskluzywną zniżkę i ocenić zainteresowanie tego segmentu.

6. Zaoferuj opcję rezygnacji lub rezygnacji

Co by było, gdybyś mógł uzyskać ostatnie „tak”, zanim subskrybent był całkowicie przekonany, że odchodzi? Oferowanie opcji może być twoją zbawczą łaską. W ostatnim e-mailu do subskrybenta, który nie wchodzi w interakcję z Twoimi e-mailami, zaoferuj mu opcję otrzymywania tylko niektórych e-maili. W końcu prawdopodobnie zarejestrowali się z jakiegoś powodu, a czasami, jeśli zaoferujesz im rzadsze wiadomości e-mail lub będziesz otrzymywać tylko określone rodzaje treści, ponownie rozpalisz iskrę.

Jakie opcje możesz dać czytelnikom? Wszystko zależy od tego, co wyślesz. Jeśli masz oddzielne biuletyny lub wiadomości e-mail — jeden z wiadomościami, jeden z treściami stron trzecich, jeden z kuponami itp. — pozwól im sprawdzić, które z tych e-maili chcą otrzymywać.

Co dzieje się, gdy twoja lista e-mailowa jest czysta?

Po przejściu przez proces czyszczenia listy e-mailowej i jej zastosowaniu możesz wprowadzić subtelne zmiany w sposobie prowadzenia marketingu e-mailowego, aby utrzymać tę listę w czystości na dłużej. Daj trochę czasu na zaplanowanie po peelingu, a następnie zacznij pracować nad ustaleniem oczekiwań i spójności dla nowej, czystej listy. Oto kilka sposobów na rozpoczęcie pracy.

Popraw swoje treści

Sprawdź swoje planowanie treści, aby upewnić się, że to, co wysyłasz, ma wartość dla czytelników. Jeśli wszystko, co robisz, to wysyłanie rabatów, wyprzedaży i treści dotyczących Twojej firmy, może to być męczące dla Twoich subskrybentów. Czy odpowiadasz na ich pytania? Bawisz ich? Dowiedz się, o czym tak naprawdę chcą czytać Twoi czytelnicy. Możesz to nawet zrobić, prosząc ich. Przeprowadź ankietę wśród swoich subskrybentów i zapytaj ich, czego chcą od Ciebie.

Wysyłaj tak często, jak chcą Twoi czytelnicy

W tej samej ankiecie zapytaj ich, czy chcą otrzymywać cotygodniowe, czy dwutygodniowe wiadomości e-mail. Niektórzy ludzie chcą nawet codziennych aktualizacji. Dowiedz się, czego chce większość Twoich czytelników i zacznij to stosować. Jeśli okaże się, że Twoje zasoby nie wystarczą, aby codziennie wysyłać e-maile, oferuj tylko to, co uważasz za realistyczne.

Zaplanuj regularne sprzątanie

Wreszcie, kontynuuj wspaniałą pracę szorowania! Teraz rozumiesz zalety czystej listy e-mailowej, a także znaki, na które należy zwrócić uwagę, aby wiedzieć, że nadszedł czas, aby ponownie szorować. Teraz, gdy już wiesz, jak samemu sprzątać, zachowaj czujność na wszelkie oznaki i regularnie przeprowadzaj zaplanowane szorowanie — mniej więcej co trzy miesiące. Kontynuując regularne prace konserwacyjne nad marketingiem e-mailowym, przekonasz się, że staje się to łatwiejsze. Będziesz w stanie wykryć wszelkie podejrzane zachowania, możliwy spam lub fałszywe konta i wyodrębnić je bez utraty rytmu.

Gotowy, aby w pełni wykorzystać swoją strategię e-mail marketingową z dobrym peelingiem? Już dziś możesz zacząć od szybkiego, wstępnego uporządkowania swojej listy. To zrobi miejsce dla wszystkich przyszłych leadów. Jeśli potrzebujesz dodatkowych wskazówek dotyczących marketingu online, Constant Contact oferuje bezpłatny przewodnik The Download .