Jak stworzyć formularz przyjęcia klienta, który przynosi rezultaty

Pop quiz (i to tylko jedno pytanie) – bez których z poniższych rzeczy Twoja firma może żyć?

A. Klienci
B. Polecenia
C. Przychody
D. Reputacja
E. Relacje
F. Wszystkie powyższe
G. Żadne z powyższych

Odpowiedź jest prawdopodobnie oczywista, ale i tak powiemy – G. Żadne z powyższych.

Wszystkie te rzeczy są Ci potrzebne, aby rozwijać swój biznes. I przeprowadzasz ich przez wiele ciężkiej pracy z twojej strony, ale potrzebujesz jednej ważnej rzeczy, aby zacząć – i pochodzi ona od klienta.

Tym razem nie ma quizu, po prostu ci powiemy. Potrzebujesz informacji . A im bardziej szczegółowe, tym lepiej.

Najlepszym sposobem na uzyskanie tego, czego potrzebujesz od potencjalnych klientów, jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego . W rzeczywistości jest to najważniejsza część całej relacji z klientem.

Bez formularza przyjęcia klienta możesz doświadczyć….

• Pełzanie zakresu – klienci zbyt późno zdają sobie sprawę, czego tak naprawdę chcą, a potem proszą o więcej pracy
• Jest zbyt wiele rund powtórek – ponieważ klient zmienił zdanie LUB nie zacząłeś z wystarczającą ilością informacji
• Praca trwa znacznie dłużej niż przewidywano – często dlatego, że nie posiadałeś wszystkich informacji o kliencie, które były potrzebne do dokładnego zaplanowania
• Trudno jest uzyskać materiały od klientów – takie rzeczy, jak zasoby projektowe, wytyczne dotyczące marki i informacje księgowe

Niezależnie od tego, czy jesteś agencją cyfrową, czy inną małą firmą, formularz zgłoszeniowy klienta może pomóc w uniknięciu wszystkich tych problemów.

W tym poście dowiesz się, jak stworzyć formularz przyjęcia klienta – wszystko, co należy na nim umieścić, gdzie go używać i narzędzia do jego tworzenia.

Jak wygląda proces przyjmowania klientów?

Proces przyjmowania klientów to etap na początku relacji z klientem, na którym zbierasz informacje, których potrzebujesz od swojego klienta. To Twoja okazja, aby zadać klientom pytania i uzyskać to, czego potrzebujesz, aby wykonać pracę, do której jesteś zatrudniony.

Wiele firm nie ma zorganizowanego procesu przyjmowania klientów – zamiast tego polega na wiadomościach e-mail i procesach ręcznych, aby wykonać zadanie. Może to prowadzić do frustracji zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów.

Proces przyjmowania klientów oznacza początek dogłębnej relacji z klientem. Chociaż proces każdej firmy może być inny, zwykle zaczyna się od tych trzech kroków:

1. Połącz połączenie : To jest uścisk dłoni. Moment, w którym dokonuje się prezentacji i masz poczucie, kim jest klient i czego szuka.
2. Formularz przyjęcia klienta : ten formularz staje się bardziej szczegółowy i zawiera pytania dotyczące problemów klienta, rodzaju działalności i celów.
3. Rozmowa rozpoznawcza : rozmowa, aby dowiedzieć się więcej o tym, czego Twoi klienci oczekują od Twojej relacji. Następnie wspólnie możecie zbadać opcje klienta na podstawie informacji zawartych w formularzu zgłoszeniowym klienta.

Klient zazwyczaj wypełnia formularz zgłoszeniowy po pierwszym połączeniu. Następnie firma przegląda wszystkie informacje z formularza i wykorzystuje je do przygotowania się do rozmowy rozpoznawczej.

Kto korzysta z formularzy przyjmowania klientów? Firmy takie jak:

• Agencje cyfrowe
• Kancelarie prawne
• Psychiatrzy
• Kliniki odnowy biologicznej (takie jak masażyści i fizjoterapeuci)
• Lekarze
• Księgowi
• Prawie każda firma, która współpracuje z klientami

Jedna z trzech rzeczy może się wydarzyć podczas procesu przyjmowania klienta:

1. Ty i klient wspólnie zgadzacie się, że to dobre dopasowanie.
2. Twoja firma decyduje, że klient nie jest odpowiedni.
3. Klient decyduje, że Twoja firma nie jest odpowiednia.

Aby jednak podjąć decyzję, potrzebujesz formularza zgłoszeniowego klienta.

Jak stworzyć formularz zgłoszeniowy dla klientów

Aby stworzyć idealny formularz przyjęcia klienta, musisz pomyśleć poza tym, jakie informacje chcesz zebrać od klienta. Musisz pomyśleć o tym, co sprawi, że formularz będzie najbardziej przydatny dla klienta.

Przygotuj się – w tej sekcji jest bardzo dużo .

1. Jak wybrać odpowiednie pytania do formularza zgłoszeniowego klienta – plus przykłady
2. Co jeszcze musisz umieścić w formularzu – tak, to nie tylko Twoje pytania
3. Gdzie należy umieścić formularz zgłoszeniowy klienta
4. Kilka narzędzi, które pomogą Ci stworzyć formularz

„Formularz przyjęcia klienta to świetny sposób na budowanie siły i tworzenie świetnych relacji z klientem”. – Elizabeth Bailey, menedżer konta kanału ActiveCampaign

1. Jak wybrać odpowiedni formularz zgłoszeniowy? Pytania?

Spójrzmy prawdzie w oczy – formy mogą być nużące. Wie o tym każdy, kto kiedykolwiek siedział w poczekalni lekarza ze schowkiem lub musiał coś robić w DMV. Ale formularze przyjmowania klientów są kluczem do udanej interakcji z klientem.

Aby formularz zgłoszeniowy klienta był przyjemniejszy do wypełnienia i uzyskania informacji potrzebnych do pomyślnego przyjęcia klienta, musisz zadać właściwe pytania. Konkretne pytania, które zadajesz, różnią się w zależności od rodzaju Twojej działalności, ale istnieją dwa ważne typy pytań:

1. Podstawy : Nazwiska, metody kontaktu, budżet, stanowisko – zasadniczo pytania zapoznawcze na papierze
2. Dogłębne : pytania, które zadajesz, aby dostać się do umysłu i biznesu klienta, aby poznać jego problemy i cele

Pamiętaj, że bez względu na pytania, które zadasz, wypełnienie tego formularza nie powinno zająć wieczności. Formularze, które wymagają dużo pracy do wypełnienia… nie zostaną wypełnione. Postaraj się, aby formularze przyjmowania wniosków były jak najkrótsze, a jednocześnie uzyskuj potrzebne informacje.

Oto kategorie pytań, które należy zadać w formularzu zgłoszeniowym klienta biznesowego:

1. Budżet : Czy klient ma budżet na zatrudnienie Ciebie? Jeśli tak, czy istnieje możliwość rozszerzenia umowy w przyszłości? Może nie warto podejmować projektów, które nie mają długoterminowego potencjału.

2. Zakres : Ile pracy musi wykonać Twój klient? Jakie zasoby wewnętrzne posiada już klient – ​​i jak zostanie podzielona praca pomiędzy Ciebie a zespół klientów?

3. Branża : w jakiej branży jest Twój klient? Klienci często porównują się do innych w swojej branży – i możesz być w stanie sprzedać inne usługi, jeśli masz studia przypadków z ich branży.

(Źródło: Stos formularzy)

4. Cele: Jak klient będzie mierzyć twoją pracę? Jakie są ich oczekiwania wobec Ciebie?

5. Kalendarium: Do kiedy Twój klient potrzebuje pracy? Czy praca powtarza się, czy projekty jednorazowe?

6. Kto z firmy Twojego klienta będzie zaangażowany? Znaj swój punkt kontaktowy – czy będziesz pracować z założycielem, dyrektorem generalnym, wiceprezesem czy kierownictwem średniego szczebla?

7. Pytania do nas: Ten formularz powinien mieć na celu ułatwienie planowania rozmowy rozpoznawczej z klientem. Włączenie przestrzeni, w której klient może zadawać pytania, daje szansę na lepsze przygotowanie się na to, co może się pojawić podczas rozmowy.

Rodzaj Twojej działalności określa, jakie pytania musisz zadać i kiedy je zadasz. Sara Stein z Miss Efficiency korzysta z narzędzia formularzy i automatyzacji, aby poprosić klienta o potrzebne informacje, kiedy ich potrzebuje.

Sarah Stein prowadzi firmę księgową o nazwie Miss Efficiency. Pomaga małym firmom w zmaganiach z księgowością, a wdrożenie ich to pierwszy krok.

Sara Stein z Miss Efektywności.

Sarah integruje również ActiveCampaign z Typeform, usługą, która pozwala tworzyć formularze i ankiety w celu zbierania informacji od Twoich kontaktów. Dołączenie Typeform do automatyzacji powitania pozwala jej:

• Uchwyć ważne informacje o przyjmowaniu klientów
• Zapytaj, dlaczego nowi klienci wybrali Miss Efficiency
• Poproś o opinię i wyślij ankietę promotora sieci
• Poproś o skierowania do innych firm
• Zapewnij miejsce do zgłaszania sugestii

Sarah używa Typeform i automatyzacji do wysyłania serii e-maili. W ten sposób zdobywa i podaje ważne informacje o klientach. Jej pierwsze trzy to:

1. Witamy. W swoim pierwszym e-mailu Sarah wita nowego klienta w firmie. Dla klientów jest to poparte odręcznie napisaną kartą z podziękowaniami
2. Jak my pracujemy. Wprowadzenie nowych kontaktów do zespołu pomaga im zobaczyć, z kim będą pracować i pomaga budować zaufanie.
3. Czego od nas oczekiwać . Wiele małych firm tak naprawdę nie rozumie księgowości. To temat, który wywołuje niepokój, więc powiedzenie im dokładnie, czego się spodziewać, jest bardzo pomocne.

Aby w pełni wdrożyć swoich klientów, potrzebuje wielu informacji o klientach. W swoim ostatnim e-mailu prosi o wszystkie informacje, których potrzebuje do dokładnego procesu pozyskiwania klientów:

4. Czego potrzebujemy od Ciebie. Istnieją pewne dokumenty, do których księgowi potrzebują dostępu. Umieszczając to wszystko na liście kontrolnej, Sarah ułatwia klientom proces udzielania jej potrzebnych informacji.

2. Gdzie umieścić formularz zgłoszeniowy klienta

Masz dwie możliwości przyjrzenia się swojej formie.

1. Wyświetlaj go publicznie w swojej witrynie
2. Prywatnie wyślij go bezpośrednio do klienta

Wiele firm umieszcza formularze przyjęć klientów bezpośrednio na swojej stronie internetowej . Formularz zazwyczaj znajduje się na karcie Kontakt lub jest połączony z wezwaniem do działania na stronie docelowej, np. „Uzyskaj więcej informacji” lub „Rozpocznij bezpłatny okres próbny”.

• Plus: otrzymujesz większą liczbę potencjalnych klientów z publicznego formularza przyjmowania klientów, ponieważ każdy może uzyskać do niego dostęp.
• Minus: spędzasz dużo czasu zastanawiając się, które z nich są warte zachodu. Jeśli ktokolwiek może wypełnić formularz, są większe szanse, że wielu z nich nie jest konkretnym typem klienta, do którego chcesz się zwrócić. Może również wydawać się mniej bezpieczny dla klienta.

Prywatne przesłanie formularza zgłoszeniowego klienta pocztą elektroniczną ma dwie kluczowe korzyści.

• Plus: jeśli możesz wysłać ten formularz do potencjalnego klienta, masz już jego dane kontaktowe – masz więc większą szansę na sfinalizowanie transakcji.
• Minus: masz potencjalnie mniejszą pulę klientów

Heather Read, fotograf rodzinny i klient ActiveCampaign, używa automatyzacji wraz z formularzem kontaktowym, aby lepiej kwalifikować potencjalnych klientów z formularza kontaktowego.

Heather Read, fotografka i klientka ActiveCampaign.

Chcesz, aby potencjalni klienci napływali, abyś mógł zmienić ich w klientów, ale zakwalifikowanie każdego leada jeden po drugim nie pozostawiłoby ci czasu na wykonanie jakiejkolwiek pracy. Heather wiedziała, że ​​mając własną rodzinę i pracę na pełen etat, to nie zadziała dla niej.

Teraz automatyzacja ActiveCampaign wykonuje za nią pobór klientów.

Heather na początku zdobyła wiele tropów. Jednak analiza jej dnia pracy wykazała, że ​​większość jej czasu pochłaniała tzw.

Heather potrzebowała sposobu na odzyskanie czasu – aby mogła przestać marnować czas na ślepe zaułki i skupić się na potencjalnych klientach.

Heather odłożyła trop zombie na odpoczynek i odzyskała mnóstwo czasu dzięki automatyzacji, aby zakwalifikować przyszłych klientów.

Aby naprawić załamanie czasu, Heather potrzebowała:

• Zautomatyzowany sposób zbierania leadów
• Zautomatyzowany sposób na kontakt z potencjalnymi klientami
• Zautomatyzowany sposób identyfikowania potencjalnych klientów z jej formularza kontaktowego, którzy dokonaliby konwersji

Dzięki tym trzem zautomatyzowanym procesom Heather mogła wyeliminować prawie 30% swojej pracy – uwalniając ogromną ilość czasu i eliminując frustrację i rozczarowanie straconym czasem.

3. Czego jeszcze potrzebujesz w formularzu przyjęcia klienta poza pytaniami?

Myślałeś, że skończyłeś po wybraniu pól formularza, prawda?

Nie do końca. Ale jesteś tak blisko.

Jest kilka innych rzeczy, które należy uwzględnić w formularzu przyjęcia klienta.

1. Informacje kontaktowe Twojej firmy : To oczywiste. Zawsze powinieneś zadbać o to, aby Twoje dane kontaktowe były łatwo dostępne i łatwe do znalezienia, zwłaszcza dla potencjalnego klienta.
2. Logo firmy : może wydawać się małe, ale logo sprawia, że ​​Twoja firma jest niezapomniana. Daje poczucie bycia uznanym, godnym zaufania biznesem.
3. Instrukcje : Wierz lub nie, ale instrukcje dotyczące wypełniania formularza są przydatne dla wielu osób. Dołącz informacje, takie jak zasoby potrzebne do wypełnienia formularza, łącza do strony z najczęściej zadawanymi pytaniami i dalsze kroki.

4. Narzędzia do tworzenia formularza przyjęcia klienta

Bez formularza zgłoszeniowego wiele firm gubi się w ścieżce e-maili, co znacznie utrudnia wprowadzenie klienta do klienta. Na szczęście narzędzia istnieją wyłącznie w celu tworzenia takich form.

Wufoo , darmowy program do tworzenia formularzy, umożliwia tworzenie prostych formularzy, które można przesyłać do witryny internetowej lub udostępniać prywatnie. Jeśli chcesz więcej niż podstawowe darmowe funkcje, możesz uaktualnić do wersji płatnej. Bonus: możesz uzyskać statystyki dotyczące swoich formularzy.

Przykładowy szablon formularza Wufoo. (Źródło: Wufoo)

Lexicata to narzędzie do projektowania formularzy zgłoszeniowych dla kancelarii prawnych (ale nadal można go używać w przypadku innych rodzajów działalności). Jeden z najbardziej szczegółowych pakietów oprogramowania do pobierania na rynku, oferuje różnorodne funkcje, takie jak podpisy elektroniczne i szablony z białą etykietą. Integruje się również z innymi programami.

Zdecyduj, jaki rodzaj formularza chcesz od wielokrotnego wyboru do listy rozwijanej. (Źródło: Leksykata)

Formstack to jeden z najłatwiejszych sposobów tworzenia niestandardowych formularzy, który umożliwia zbieranie danych na swój sposób.
Możesz projektować formularze online za pomocą prostego interfejsu typu „przeciągnij i upuść” – nie są wymagane umiejętności techniczne.

Stwórz swój idealny formularz przyjęcia klienta za pomocą kilku szybkich kliknięć. (Źródło: Stos formularzy)

Twój dostawca usług poczty e-mail (lub ESP) może zawierać funkcje, takie jak kreator formularzy. ActiveCampaign umożliwia łatwe tworzenie formularzy za pomocą narzędzia do tworzenia formularzy typu „przeciągnij i upuść”. Możesz dodać niestandardowe pola i formularze do swojej witryny lub wiadomości e-mail.

Dodaj dowolne pola niestandardowe do potrzebnego formularza.

Aby uzyskać dodatkową pomoc w tworzeniu formularzy w ActiveCampaign, zapoznaj się z tymi pomocnymi przewodnikami:

• Jak stworzyć formularz
• Jak dodać formularz do wiadomości e-mail?
• Przewodnik po formularzach

Masz wypełniony formularz przyjęcia klienta. Co zrobisz następnie?

Po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dla klienta, szybko przejrzyj i podejmij działania następcze! Utwórz zestawienie pracy na podstawie zebranych informacji.

Rozliczenia pracy (SOW) wyglądają różnie w zależności od świadczonych przez Ciebie usług. Mogą one wahać się od prostej daty wizyty (jak w gabinetach lekarskich) lub bardziej szczegółowego, szczegółowego dokumentu zawierającego terminy, koszty i rezultaty.

Wszystko zaczyna się od formularza przyjęcia klienta.