Skuteczna komunikacja w pracy: szczere rady od Loryn Cole z Copyblogger

Od niedawna interesują mnie drobne poprawki, które wszyscy możemy wprowadzić, aby poprawić nasze umiejętności komunikacyjne (nawet jeśli już jesteśmy z nich dumni), chciałem porozmawiać na ten temat z moim współpracownikiem Lorynem Cole'em.

Loryn jest analitykiem danych Copybloggera i mamy podobny styl, jeśli chodzi o komunikację.

Niektórzy mogą nazwać to nadmierną komunikacją.

Nazywamy to unikaniem nieporozumień.

Oto moja rozmowa z Lorynem na temat skutecznej komunikacji w miejscu pracy.

Jeśli chcesz uzyskać więcej „Ty rządzisz!” e-maile z odpowiedziami od współpracowników, klientów lub szefów, sprawdź to.

P: Jakie elementy składają się na typ e-maili lub notatek dotyczących projektów, które lubisz czytać?

Loryn: Zwykle lubię e-maile i notatki z projektów, które mają dwie pozornie sprzeczne cechy: są jasne i zwięzłe, ale także wyczerpujące i obszerne.

W dobrej komunikacji w ramach projektu należy używać jak najmniejszej liczby słów, aby przekazać to, co ważne, ale należy też uwzględnić wszystkie ważne szczegóły.

Pismo jest krótkie, ale treść jest dokładna.

Doceniam również to, że ludzie poświęcają czas na zapisanie celów i zadań projektu. Zbyt często zakładamy, że są one oczywiste dla zaangażowanych osób - i może czasami tak jest, ale na pewno nie zawsze.

Jeśli nie napiszesz nic więcej o projekcie, zapisz swoje cele, strategię lub założenia, ponieważ jeśli przegapiłeś coś innego, pomogą one członkom zespołu wypełnić luki i przejąć odpowiedzialność za projekt.

P: Czy możesz opisać szczegóły, które piszesz, aby odbiorcy polubili czytanie Twoich e-maili lub notatek dotyczących projektu?

Loryn: Nie mogę powiedzieć na pewno, czy inni ludzie lubią czytać moje e-maile… Ale mogę powiedzieć, że robię wszystko, co w mojej mocy, aby były łatwe do odczytania. Oznacza to używanie dużej ilości znaków interpunkcyjnych i formatowania zamiast pełnych zdań i zawsze dzielenie akapitów, gdy są dłuższe niż dwa do trzech wierszy.

Pisanie e-maili zawsze przypomina mi cytat Marka Twaina - „Nie miałem czasu napisać krótkiego listu, więc zamiast tego napisałem długi”.

Zapominamy, że napisanie zwięzłego i użytecznego e-maila lub opisu projektu wymaga pracy.

Nie możesz oczekiwać, że twój pierwszy niechlujny szkic notatek będzie miał sens dla osoby, która musi wykonać projekt.

Zwolnij, nie spiesz się i okaż współczucie osobie, która będzie musiała zareagować na Twoje słowa.

P: Czy istnieje procedura przeglądu korespondencji pisemnej przed jej wysłaniem lub wysłaniem?

Loryn: Nieszczególnie , ale staram się ograniczyć pracę, którą będzie musiała wykonać następna osoba, upewniając się, że łączy ważne zasoby i dokumenty.

Na przykład, jeśli odwołuję się do dokumentu, umieszczam do niego link lub przynajmniej mówię, gdzie go znaleźć.

I oczywiście sprawdzam to, co napisałem, pod kątem przejrzystości, gramatyki, czytelności i dokładności.

P: Jak zarządzasz różnymi sposobami komunikacji w pracy (poczta e-mail, Skype, Slack, Trello itp.)?

Loryn: Każda platforma obsługuje inną niszę komunikacyjną, co oznacza, że ​​czasami trzeba się podwoić.

Na przykład, kiedy kończę raport z jednego z naszych zakończonych projektów, dodaję raport do karty Trello, a następnie wysyłam raport do zespołu na Slacku z krótkim podsumowaniem.

Robię to, ponieważ Slack jest ogólnie lepszym medium do uzyskiwania szybszych interakcji - najlepiej chciałbym, aby ludzie czytali raport (lub przynajmniej podsumowanie) i zadawali mi pytania na jego temat. Zauważyłem, że rzadko się to zdarza w narzędziach do zarządzania projektami, takich jak Trello.

Ale raport należy również opublikować w Trello, ponieważ jest to ważna część naszej dokumentacji projektowej. W przyszłości, jeśli ktoś wróci, aby zobaczyć, co zrobiliśmy w ramach projektu, chcę, aby miał raport z wyników naszych wysiłków.

Tak więc, aby zarządzać platformami komunikacyjnymi, musisz być świadomy tego, w jaki sposób używana jest każda platforma i jakiego rodzaju informacje Twoi koledzy z zespołu oczekują na każdej z nich.

Nawet jeśli oznacza to, że czasami udostępniasz zduplikowane informacje na różnych platformach, lepiej to zrobić, niż nie mieć informacji tam, gdzie są potrzebne.

P: Dlaczego nieporozumienia w pracy są tak frustrujące?

Loryn: Komunikacja jest siłą napędową nowoczesnego miejsca pracy - a tym bardziej dotyczy to zdalnych firm, takich jak nasza.

Bez komunikacji (która obejmuje dokumentację) praca zdalna staje się cykliczną grą typu „Gdzie jest ten plik?” i „Czy ktoś wie, jak to zrobić?” i „Kiedy ponownie wypuszczamy ten nowy e-book?”

Zwykle myślimy o nieporozumieniach w pracy jako o przypadku nieporozumienia, w którym dwie strony myślą inaczej o zadaniu i ostatecznie tworzą całkowicie odmienne cele końcowe.

Czasami może się to zdarzyć. Częściej jednak widziałem, że chroniczne nieporozumienia (i niedostateczna komunikacja) często przybierają formę zamętu i dezorganizacji. Z biegiem czasu ta dezorganizacja osłabi poczucie sprawczości Twoich współpracowników.

Na początku ludzie będą prosić o rzeczy, których sami nie mogą znaleźć lub zrozumieć. Jednak z biegiem czasu ciągłe pytanie, gdzie są rzeczy lub jak wykonywać podstawowe zadania, staje się wyczerpujące, zwłaszcza gdy sytuacja się zmienia, i pozostawia zespoły w poczuciu chaosu i wyobcowania.

Przy złej komunikacji Twoja firma funkcjonuje jak przyjaciele próbujący przygotować kolację w wynajętym domku nad jeziorem. W końcu jedna lub dwie osoby robią wszystko, podczas gdy reszta rozpoczyna grę w karty przeciwko ludzkości.

Aby pracownicy mogli jak najlepiej wykonywać swoją pracę, biuro powinno bardziej przypominać profesjonalną kuchnię, w której każdy wie, jaka jest jego rola i gdzie znaleźć wszystko, czego potrzebuje.

P: W którym momencie, jeśli w ogóle, nadmierna komunikacja staje się ciężarem dla wszystkich zaangażowanych?

Loryn: Nadmierna komunikacja może stać się ciężarem, gdy członkowie drużyny nie są po tej samej stronie, jak używać ich narzędzi komunikacyjnych.

Na przykład, jeśli jeden członek zespołu zawsze przekazuje ważne informacje w Slacku i używa „@channel” w każdej wiadomości, szybko staje się to irytujące i nie jest przydatne, a następnie ktoś inny musi przetłumaczyć je na narzędzie do zarządzania projektami.

Zespoły muszą mieć jasne wytyczne dotyczące tego, jak używać ich narzędzi i jakie informacje gdzie się znajdują.

Ale nadmierna komunikacja dotycząca niewłaściwego rodzaju informacji może również stać się kłopotliwa.

Zbyt dużo komunikacji na temat faktów („Kiedy to uruchamiamy?” „Z jakiej strony docelowej korzystamy?”) Jest mylące i frustrujące dla wszystkich. Tego rodzaju nadmierną komunikację należy rozwiązać za pomocą lepszych procesów i dokumentacji, a nie powtarzających się pytań.

P: W jaki sposób lepsza komunikacja wiąże się ze zwiększoną produktywnością?

Loryn: Prosta odpowiedź na to pytanie jest taka, że ​​dobre procesy i dokumentacja oszczędzają czas - jeśli wszyscy wiedzą, gdzie się znajdują, ludzie mogą szybciej wykonywać swoją pracę, jak w przypadku analogii do profesjonalnej kuchni, o której wspomniałem wcześniej.

Ale co ważniejsze, kiedy wszyscy wiedzą, gdzie znaleźć potrzebne informacje i jak się komunikować, członkowie zespołu czują większą odpowiedzialność za swoją pracę, a rozmowa przechodzi od „Gdzie znajdę rzeczy?” do „Jak możemy to zrobić lepiej?”

Produktywność nie polega tylko na wykonywaniu zadań; chodzi o to, by robić właściwe rzeczy i robić postępy w osiąganiu celów.

Jeśli Twoja firma ma słabą komunikację, ty i twoi koledzy z zespołu prawdopodobnie poczujecie się przytłoczeni i zajęci. Dzięki lepszej komunikacji możesz czuć się mniej zajęty i będziesz mógł skupić się na projektach, inicjatywach i pytaniach, które poprawią Twoją pracę i firmę.

P: Czy istnieje sztuczka pozwalająca uniknąć nadmiernej ilości wiadomości przesyłanych tam i z powrotem?

Loryn: Z mojego doświadczenia wynika, że ​​najbardziej irytujące i marnujące czas rodzaje komunikatów przekazywanych tam iz powrotem, dotyczą faktów („Gdzie to znajdę?”) Lub zatwierdzeń („Czy to w porządku, jeśli to zrobię?”) ).

Aby je ograniczyć, musisz zrobić dwie rzeczy:

1. Jasno udokumentuj ważne informacje i upewnij się, że wszyscy wiedzą, gdzie je znaleźć.
2. Daj swoim członkom zespołu możliwość przejęcia odpowiedzialności za ich obowiązki w ramach projektów.

Pracownik, który czuje się niepewnie co do swojej roli w firmie, będzie szukał zgody „przełożonego” na każde małe zadanie, co jest stratą czasu dla obu stron.

Jak już wspomniałem, może pomóc stworzenie kultury dobrej komunikacji. Ale musisz także upewnić się, że pracownicy wiedzą, że ufasz im w wykonywaniu ich pracy.

P: Co ludzie mogą zrobić, zaczynając od dzisiaj, aby skuteczniej komunikować się ze współpracownikami, klientami lub szefami?

Loryn: Następnym razem, gdy napiszesz e-maila lub zakres projektu, postaw się na pozycji czytelnika.

• Co muszą wiedzieć, aby podjąć działanie?
• Co możesz zrobić, aby informacje były jak najbardziej zrozumiałe i łatwe do odczytania?
• Jakie przyjmujesz założenia, które powinny być wyraźnie określone?

W ten sposób nie tylko napiszesz lepsze wiadomości e-mail, propozycje, dokumentację lub prośby, ale także zbudujesz lepsze i silniejsze relacje z ludźmi, z którymi pracujesz.

Do Ciebie …

Jakie są Twoje najważniejsze wskazówki dotyczące skuteczniejszej komunikacji ze współpracownikami, klientami lub szefami?

Udostępnij w komentarzach poniżej.