Jak rozmawiać z programistami: Podręcznik kierownika projektu

Rola Project Managera w dziedzinie rozwoju oprogramowania różni się w zależności od firmy. W zależności od struktury zarządzania może obejmować różne obowiązki lub zakresy odpowiedzialności. Ponadto każdy projekt i każdy klient jest inny, a Kierownik Projektu musi dostosować się do otoczenia. Jednak jedno jest pewne, jako PM będziesz musiał w dużym stopniu polegać na swoich umiejętnościach komunikacyjnych, aby móc skutecznie planować i koordynować proces pracy.

Co oznacza skuteczna komunikacja?

Podstawowym celem każdego rodzaju komunikacji jest przekazanie wiadomości od jednej strony do drugiej. Ale proste dostarczenie wiadomości nie liczy się jako skuteczna komunikacja , jeśli inne kryteria nie są spełnione. Na przykład, czy przesłanie było jasne? Czy wiadomość została zrozumiana? Czy spełnił swój cel?

Skuteczna komunikacja to wymiana informacji, w której istnieje wzajemne zrozumienie i wspólna interakcja. Bardziej chodzi o słuchanie i zaangażowanie niż o mówienie. Chodzi o intencję i cele stojące za komunikacją.

Dlaczego produktywna komunikacja jest ważna dla rozwoju firmy

W środowisku biznesowym komunikacja ma przede wszystkim na celu przekazanie wartości i celów firmy oraz organizację procesu pracy. W tym kontekście jednak skuteczna komunikacja przyczynia się do wielu innych poziomów. Promuje rozwój organizacyjny, budowanie zespołu, środowisko oparte na zaufaniu , a także kreatywność i innowacyjność. Zwiększa również morale.

Skuteczna komunikacja to podstawa silnej struktury firmy i sprawnego zarządzania. Buduje trwałe relacje między pracownikami, zapewnia lepsze podejmowanie decyzji, a ostatecznie prowadzi do bardziej produktywnego i inspirującego środowiska pracy.

Rola PM w świecie rozwoju IT

Jako kierownik projektu zespołu programistów IT jesteś łącznikiem między wszystkimi zaangażowanymi stronami – zespołem, liderem zespołu, kierownictwem wyższego szczebla, klientem i wszelkimi zaangażowanymi stronami trzecimi. Musisz być elastyczny i elastyczny oraz być w stanie przetwarzać wiele informacji. Będziesz musiał przyjąć różne role i pamiętać, że każdy, z kim pracujesz, jest wyjątkowy, ma inne pochodzenie, umiejętności i doświadczenia.

Komunikując się ze swoim zespołem, powinieneś nie tylko dążyć do uporządkowania procesu pracy i osiągania określonych celów, ale także być świadomym dynamiki zespołu, motywować, rozumieć i promować rozwój. Powinieneś dążyć do tego, aby stać się skutecznym komunikatorem w takim samym stopniu, jak ktoś, kto uczy Twój zespół efektywnej komunikacji. Realizacja projektu to wysiłek zespołowy i powinieneś upewnić się, że wszyscy to rozumieją. Skuteczna komunikacja to narzędzie, które pomaga upewnić się, że wszyscy znają swoją rolę, biorą odpowiedzialność za swoją pracę i biorą na siebie odpowiedzialność.

5 zasad skutecznej komunikacji z programistami

Każdy ma swój własny sposób komunikowania się, ale istnieją pewne podstawowe zasady, które pomogą Ci osiągnąć lepsze wyniki w środowisku pracy:

1. Zachowaj prostotę – zgodnie ze słynnym cytatem Einsteina: „Jeśli nie możesz tego wyjaśnić sześciolatkowi, sam tego nie rozumiesz”. Nie zapominaj, że Twoim pierwszym celem jest przekazanie jasnego komunikatu. Odłóż język korporacyjny na bok i rozmawiaj prosto i rzeczowo. W końcu Ty i Twój zespół powinniście być na tej samej stronie, aby osiągnąć swoje cele.
2. Mów, co masz na myśli, i miej na myśli to, co mówisz — to być może najważniejsza zasada skutecznego komunikowania się. Słowa, bez względu na to, jak piękne czy inspirujące, same w sobie nic nie znaczą, jeśli nie są poparte czynami. Powinieneś pozostać wierny temu, co mówisz i służyć jako przykład dla swojego zespołu.
3. Doradzaj, ale nie ograniczaj – Twoja rola jako PM obejmuje wskazówki i wsparcie. Jesteś centralnym punktem swojego zespołu i często będą oni zasięgać u Ciebie porady. To Twoja szansa, aby nie tylko nadać kierunek, ale także promować niezależne myślenie i wiarę w siebie. Skorzystaj z okazji, aby przedyskutować problem, wysłuchać różnych opinii, doradzić, ale pozostaw zespół, aby przejął inicjatywę.
4. Nie pozwól, by wplątały się w to emocje – Prace nad rozwojem IT są bardzo dynamiczne, a wszystkie rzeczy dzieją się jednocześnie – zarówno sukcesy , jak i porażki. Łatwo dać się ponieść emocjom i dać się ponieść emocjom. Nigdy nie pozwól, aby emocje zaciemniały Twój osąd i staraj się nie przenosić uczuć z jednej sytuacji do drugiej. Nie spiesz się z komunikacją, gdy jesteś zły, zdenerwowany, rozczarowany lub gdy jesteś podekscytowany lub rozradowany.
5. Dokumentuj wszystko – Bardzo często wychodzimy z założenia, że ​​wymiana informacji oznacza wzajemne zrozumienie. Jednak nigdy nie wiemy, jak odebrano to, co powiedzieliśmy, ani nie możemy być pewni, że w pełni zrozumieliśmy drugą stronę. Aby uniknąć nieporozumień, zawsze dokumentuj ważne interakcje – udostępniaj protokoły z ważnych spotkań, wysyłaj e-maile uzupełniające w celu potwierdzenia kluczowych decyzji, publikuj cele, plany i wyniki, a przede wszystkim – nalegaj, aby zespół zrobił to samo. Promowanie widoczności buduje zaufanie w zespole.

3 błędy komunikacyjne, których należy unikać

Istnieje wiele czynników, które mogą wpływać i utrudniać proces komunikacji. Czasami mogą to być czynniki zewnętrzne, takie jak bariery językowe, brak wspólnego doświadczenia lub różne perspektywy. Innym razem mogą to być rzeczy, które robimy nieświadomie , które podważają nasze najlepsze wysiłki, aby skutecznie komunikować się.

Oto trzy błędy, których należy unikać, aby lepiej się komunikować:

Kiedy wszyscy są odpowiedzialni, nikt nie jest odpowiedzialny

Podczas komunikacji upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole rozumieją swoją rolę i funkcje. Wielu kierowników projektów ma pokusę używania zaimków osobowych w liczbie mnogiej, takich jak „my” i „nasz” , aby wzmocnić ducha zespołu, ale może to być trudne.

Wyobraź sobie, że Twój zespół wykonał ważne zadanie, a następnie wysyłasz mu następującą wiadomość:

"Dobra robota zespole. Teraz musimy zaktualizować klienta na temat najnowszego rozwoju tutaj ” ,

lub

"Dobra robota zespole. Zaktualizujmy klienta o najnowszy rozwój tutaj.”

W obu przypadkach nie jest jasne, kto wykona zadanie. W komunikacji werbalnej i pisemnej należy zwracać uwagę na sposób wyrażania próśb.

Nie zwracanie uwagi na niewerbalne aspekty komunikacji

Chociaż gesty, mimika i mowa ciała są ważnymi elementami komunikacji, wiele osób popełnia błąd, ignorując je lub nawet zauważając. Rozmawiając twarzą w twarz ze swoim zespołem, powinieneś zwracać uwagę na wszelkie niewerbalne komunikaty , które zespół może Ci wysyłać. Czy są rozkojarzeni, a może zmęczeni, czy zgadzają się z tym, co mówisz? Jeśli pracujesz na odległość, powinieneś nalegać na czat wideo podczas ważnych spotkań. A w komunikacji pisemnej użycie interpunkcji, emotikonów lub niektórych słów i wyrażeń może sygnalizować ton wiadomości.

Unikanie trudnych rozmów

Nie zawsze komunikacja z Twoim zespołem będzie przebiegać łatwo. Ludzie czasami się nie zgadzają i kłócą. Ważne jest, aby nigdy nie pozostawiać sytuacji nierozwiązanej. Nawet jeśli emocje ostygły i wszystko wydaje się w porządku, znajdź czas na retrospektywną dyskusję, która jest otwarta i szczera, aby upewnić się, że wszyscy czują się dobrze wysłuchani.

Na zakończenie

Komunikacja jest podstawą każdego procesu biznesowego. Jako Project Manager powinieneś zawsze dążyć do doskonalenia swoich umiejętności komunikacyjnych i zachęcać innych do tego samego. Zainwestowanie w to czasu i wysiłku opłaci się dzięki silniejszym zespołom, bardziej efektywnym procesom i rozwojowi biznesu.