Oto dlaczego spotkanie firmowe prawdopodobnie utrudnia Twoją produktywność
Opublikowany: 2023-07-15Wiele spotkań firmowych to pożeracze czasu. Jest prawdopodobne, że byłeś na jednym lub kilku spotkaniach, w wyniku których miałeś tyle samo pytań, ile zacząłeś.
Ale nie wszystkie muszą takie być. Utrzymywanie koncentracji i skupienie się na planie to kluczowe elementy prowadzenia produktywnych spotkań i uczestniczenia w nich.
W tym poście omówimy znaczenie skupienia się na laserze i celowości podczas spotkań, przedstawiając praktyczne strategie optymalizacji wydajności podczas spotkań firmowych.
Ich wiedza pomogła Nextiva rozwinąć markę i ogólną działalność
Pracuj z nami
Wartość prowadzenia skutecznych spotkań marketingowych
Prowadzenie produktywnego spotkania firmowego odgrywa kluczową rolę w maksymalizacji wydajności zespołu. Ale z pewnością istnieje punkt, w którym można osiągnąć masę krytyczną, a wtedy czas spędzony na spotkaniu przyniesie malejące zyski.
Dla zespołów marketingowych szczególnie istotne jest wspieranie współpracy i wymiany pomysłów. Jednak każde spotkanie, na które się wybierasz, powinno mieć bardzo jasne cele i pozostawiać Tobie i wszystkim zaangażowanym w konkretne działania związane z treścią spotkania.
Spotkania powinny być krótkie i na temat, chyba że jest to swobodna burza mózgów.
Dołącz. Wnoś swój wkład mądrze. I wyjdź. Ty i Twoi koledzy z zespołu musicie wrócić do faktycznej realizacji dyskusji, którą przedstawiliście na spotkaniu.
Spotkanie firmowe, które powinno być e-mailem
Nie będziemy zagłębiać się w wszystkie punkty danych w tym poście, ale tutaj możesz zobaczyć kilka ważnych obserwacji na temat tego, jak spotkania mogą marnować Twój czas:
Jednym z najbardziej oszczędnych i oszczędzających czas pytań, jakie możesz sobie zadać, jest to, czy proponowane spotkanie jest w ogóle konieczne.
Zadaj sobie pytanie: „Czy to, co próbujemy przekazać i rozwiązać, można w wystarczającym stopniu obsłużyć za pomocą łańcucha e-maili?”
Jeśli potrafisz podsumować sens całego spotkania w kilkuset słowach w wiadomości e-mail, być może uda Ci się zaoszczędzić Tobie i Twojemu zespołowi znaczną część czasu, który spędzilibyście na spotkaniu.
Zapoznaj się z tym przydatnym schematem blokowym, który pomoże Ci w podjęciu decyzji o tym, czy kolejne spotkanie powinno się odbyć:
Przygotowanie do produktywnego spotkania marketingowego
Przygotowanie do produktywnego spotkania marketingowego wymaga starannego i dokładnego przygotowania. Nie wystarczy po prostu zebrać grupę osób w jednym pomieszczeniu i mieć nadzieję, że wszystko będzie dobrze.
Aby w pełni wykorzystać te wspólne sesje, musisz wyznaczyć sztywny pierścień granic. Oznacza to udostępnienie wszystkim uczestnikom z dużym wyprzedzeniem:
- cele spotkania
- odpowiednie dane
- problemy do rozwiązania
- potencjalne rozwiązania
Gdy uczestnicy będą mieli możliwość zapoznania się z dostarczonymi materiałami, mogą przyjść na spotkanie uzbrojeni w cenne spostrzeżenia i świeże perspektywy. To zaawansowane przygotowanie eliminuje potrzebę czasochłonnych wyjaśnień i pozwala, aby spotkanie wskoczyło w sedno sprawy.
Zachęcanie uczestników do rozważenia najlepszych podejść i rozważenia potencjalnych przeszkód przed spotkaniem również sprzyja poczuciu odpowiedzialności i odpowiedzialności. Każda osoba staje się aktywnym uczestnikiem kształtowania dyskusji i wnoszenia wkładu w zbiorowy proces rozwiązywania problemów. Ich przemyślenia i pomysły mają wagę i znaczenie, ponieważ mieli czas na dokładne przemyślenie poruszanych kwestii.
Kiedy jednostki mają czas na przemyślenie materiałów i potencjalnych rozwiązań, w ich umysłach mogą nawiązać nieoczekiwane połączenia i wygenerować innowacyjne pomysły.
Organizowanie spotkań zapewniających sukces
Struktura spotkań odgrywa kluczową rolę w ich powodzeniu.
Jeśli spróbujesz zastosować się do poniższych wskazówek, istnieje większe prawdopodobieństwo, że stworzysz skupione i produktywne środowisko:
- Jednostronicowe streszczenia: Poproś uczestników o udokumentowanie swoich pomysłów, problemów i proponowanych rozwiązań w zwięzłej jednostronicowej formie. Takie podejście pomaga usprawnić dyskusje, zapewniając zwięzłe uwzględnienie wszystkich istotnych aspektów. Pozwala także wszystkim na wcześniejsze zapoznanie się z kluczowymi kwestiami, co ułatwia sprawniejszą i konstruktywniejszą rozmowę w trakcie spotkania.
- Jasne cele: Zdefiniuj konkretny cel każdego spotkania, aby uniknąć bezcelowych dyskusji. Bez jasnego celu spotkania mogą łatwo zboczyć z toru, marnując cenny czas. Jasno określone cele służą jako drogowskazy, umożliwiając uczestnikom dostosowanie ich wkładu i wspólną pracę na rzecz wspólnego celu.
- Identyfikacja i rozwiązywanie problemów: Zachęcaj do otwartego dialogu na temat wyzwań i problemów stojących przed zespołem. Stwórz środowisko, w którym uczestnicy czują się swobodnie, wyrażając swoje obawy i dostarczając cennych spostrzeżeń. Celem jest wspólne zidentyfikowanie potencjalnych rozwiązań i opracowanie planu działania. Pamiętaj, że ostatecznym celem tych spotkań jest wygenerowanie wymiernych wyników i napędzanie postępu.
Narzędzia zwiększające efektywność spotkań
Spojrzmy prawdzie w oczy. Ludzie są istotami społecznymi i często pozwalają, aby spotkania stały się bardziej narzędziem społecznym niż rzeczywistym sposobem na znalezienie odpowiedzi i ustalenie dalszych działań. Mając to na uwadze, istnieje wiele świetnych narzędzi, które mogą znacznie zwiększyć efektywność i skuteczność spotkań marketingowych.
Rozważ skorzystanie z platform do nagrywania spotkań i przesyłania opinii, takich jak Gong lub Chorus:
Narzędzia te umożliwiają nieobecnym członkom zespołu nadrobienie zaległości w dyskusji i wniesienie cennego wkładu, nawet jeśli nie mogą osobiście uczestniczyć w spotkaniu.
Narzędzia takie jak Rev mogą transkrybować nagrane dialogi ze spotkań i prezentować je w formie pisemnej, dzięki czemu przeglądanie spotkania będzie proste dla osób, które wolą czytać:
Powiązana treść: 20 narzędzi AI pozwalających skalować marketing i zwiększać produktywność
Kontrolowanie kosztów i czasu spotkań
Choć spotkania są bez wątpienia wartościowe, istotne jest efektywne zarządzanie ich kosztami i czasem trwania. Nadmierne i bezproduktywne spotkania mogą pochłonąć cenny czas i zasoby, pozostawiając niewiele miejsca na rzeczywistą pracę do wykonania.
Ważne jest, aby analizować czas spędzony na spotkaniach i kalkulować koszty z tym związane. Staraj się minimalizować niepotrzebne spotkania i upewnij się, że każde z nich jest zorientowane na cel i wyniki.
Bądź rygorystyczny w kwestii obecności, zapraszając tylko tych, którzy naprawdę muszą być obecni. Dzięki takiemu podejściu spotkania stają się celowymi spotkaniami, które napędzają postęp, a nie utrudniają produktywność.
Odkrywanie strategii o wysokiej dźwigni: trzy w górę, trzy w dół
Jedną z rzeczy, którą możesz wypróbować, jest metoda „Trzy w górę, trzy w dół”. Technika ta polega na tym, że każdy członek zespołu dzieli się trzema pozytywnymi osiągnięciami i trzema wyzwaniami, przed którymi stanął w ciągu tygodnia. Podczas zwięzłego, 30-minutowego spotkania omawiane są te kwestie i przydzielany jest zakres odpowiedzialności za ich rozwiązanie.
Wdrożenie tej strategii może pomóc w stworzeniu bardziej skoncentrowanej i produktywnej kultury spotkań w Twojej organizacji, podczas której świętujesz osiągnięcia, rozwiązujesz wyzwania i osiągasz postęp.
Ostatnie słowo na spotkaniach firmowych
Nie chcesz, aby spotkanie firmowe było stratą czasu, stratą zasobów i spowodowało więcej zamieszania niż pomocy. Wiemy, że to wydaje się oczywistym celem każdego spotkania, ale zdziwiłbyś się, jak łatwo jest przeznaczyć setki lub tysiące godzin rocznie na to, co można by osiągnąć za pomocą prostego wątku e-mailowego.
Obierz jasne cele, dokładne przygotowanie i efektywne wykorzystanie narzędzi technologicznych, aby zoptymalizować wydajność swojego zespołu.
Dzięki zaangażowaniu w ciągłe doskonalenie i przyjęciu skutecznych praktyk w zakresie spotkań możesz stworzyć środowisko, w którym kwitnie produktywność, a poszanowanie czasu firmy staje się normą.
Pracuj z nami
Przerobione z podcastu naszej Szkoły Marketingu .