Co to jest zlecenie zmiany konstrukcji? Proces i wskazówki

Projekty budowlane są skomplikowane. Nic dziwnego, że zachodzą zmiany, które wpływają na pracę. Aby te niespodzianki miały jak najmniejszy wpływ na plan budowy, branża stosuje coś, co nazywa się zleceniem zmiany konstrukcji.

Wszystkie projekty mają zlecenia zmian, ale czym jest zlecenie zmian konstrukcyjnych i kiedy należy go używać? Odpowiemy na te pytania, a także przedstawimy proces zarządzania zleceniami zmian budowlanych. Aby jeszcze bardziej pomóc, dołączono szablon zlecenia zmiany i oczywiście oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi idzie jeszcze dalej.

Co to jest zlecenie zmiany konstrukcji?

Zlecenie zmiany budowy to po prostu zmiana umowy między firmą budowlaną a jej klientem. Jest to dokument określający zmianę zakresu prac. Jest to w pełni udokumentowane i często zwiększa uzgodnioną cenę kontraktu, harmonogram projektu lub jedno i drugie.

Jednak nakazy zmian konstrukcyjnych nie są po prostu wymagane, ale wymagane. Zarówno wykonawca budowy, jak i właściciel muszą uzgodnić warunki zmiany zlecenia budowlanego, zanim zostanie ono wdrożone w projekcie.

Istnieje wiele powodów nakazu zmiany konstrukcji. Właściciel może poprosić o umieszczenie ściany, drzwi lub okna w innym miejscu niż to, które zostało zaprojektowane w układzie, aby lepiej współgrało z innym elementem projektu. To polecenie zmiany addytywnej. Inne zlecenia zmian konstrukcyjnych raczej usuwają niż dodają, nazywane są dedukcyjnymi zleceniami zmian. Mogą one obniżyć cenę kontraktu.

Bez względu na przyczynę zmiany zlecenia budowlanego, wykonawca musi je wdrożyć w jak najmniejszym stopniu zakłócając plan projektu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi online, które pomaga śledzić zlecenia zmian w czasie rzeczywistym. Skorzystaj z naszego widoku projektu tablicy Kanban, aby dodać zlecenie zmian konstrukcyjnych i mieć wizualne narzędzie do śledzenia jego przepływu pracy w miarę przechodzenia od zrobienia, zrobienia i zakończenia. Możesz dołączać dokumenty i obrazy, komentować, dodawać tagi, ustalać priorytety i wiele więcej. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Kiedy należy skorzystać ze zlecenia zmiany konstrukcji?

Zlecenia zmian konstrukcyjnych mogą pojawiać się w trakcie realizacji planu projektu. Więcej projektów budowlanych niż nie będzie miało co najmniej jednego w trakcie cyklu życia projektu. Dlatego ważne jest, aby wykonawcy robót budowlanych byli tego świadomi i odpowiednio planowali.

Projekty będą wykorzystywać zlecenie zmian konstrukcyjnych z wielu powodów, z których niektóre wymieniliśmy powyżej. Inne przyczyny to błędy projektowe, nieodpowiedni zakres, pogoda uniemożliwiająca budowę i niedokładne oszacowania harmonogramu projektu. Wszystkie te i wiele innych będą miały wykonawców korzystających ze zleceń zmian budowlanych.

Każdy, kto zarządza projektem budowlanym, powinien być przygotowany na zlecenie zmiany. Im lepiej zrozumiesz, co może spowodować te zmiany w zakresie projektu i im lepiej je zaplanujesz, tym szybsze i mniej znaczące mogą być zmiany.

Proces zarządzania zleceniami zmian budowlanych

Jeśli nic nie jest stałe poza zmianami, to musi istnieć proces w celu zarządzania zleceniami zmian konstrukcyjnych, które pojawiają się w trakcie projektu. Poniżej przedstawiono podstawowe kroki, które należy wykonać podczas zarządzania procesem zlecenia zmiany konstrukcji. Zanim jednak zaangażujesz się w proces, upewnij się, że klienci i podwykonawcy podpisali się pod nim.

Zacznij od umowy

Ponieważ zlecenie zmiany konstrukcji jest tylko dodatkiem do kontraktu między wykonawcą robót budowlanych a jego klientem lub właścicielem, umowa jest punktem wyjścia dla wszystkich zleceń zmian, które będą miały wpływ na zakres prac projektu. Przed podpisaniem umowy należy dokładnie ją przeczytać. W takim przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na wszelkie klauzule odnoszące się do zleceń zmiany, takie jak te, które dotyczą ram czasowych, dokumentacji i tego, kto jest upoważniony do zatwierdzenia zmiany.

Przejrzyj plan projektu

Następnym krokiem jest przejrzenie planu budowy i specyfikacji. Dokładnie przejrzyj te dokumenty, aby sprawdzić, czy nie ma błędów, pominięć lub niejasności w zakresie, które właściciel i architekt muszą poprawić przed rozpoczęciem budowy. Ujęcie tych kwestii w planie i specyfikacjach zapobiegnie kosztownym i terminowym zmianom budowlanym podczas realizacji planu.

Szybko reaguj na polecenia zmian

Niezależnie od tego, czy wykonawca, czy właściciel zażąda zlecenia zmiany konstrukcji, powinno ono zostać przyspieszone wcześniej niż później. Opóźnienia prawdopodobnie tylko zwiększą koszt czasu spędzonego na odpowiadaniu na zlecenie zmiany. Nie czekaj do ostatniej chwili, choć kuszące może być odłożenie zlecenia zmiany na dalszy plan. Bardzo ważne jest, aby szybko otrzymać zmianę na piśmie i wprowadzić zmiany w harmonogramie i kosztach. W przeciwnym razie będziesz mieć zaległości w zleceniach zmian konstrukcyjnych, które mogą wykoleić projekt lub gorzej.

Spotkaj się ze wszystkimi zaangażowanymi stronami

Wykonawca i właściciel muszą nie tylko spotkać się w celu omówienia zmiany przed jej udokumentowaniem i dojść do porozumienia w sprawie kosztów i wpływu na harmonogram, ale powinni także pozostawać w kontakcie przez cały proces. Obejmuje to zrozumienie przyczyny zlecenia zmiany i sposobu zarządzania nim. Bez porozumienia zmiana będzie bardziej destrukcyjna. Zdefiniuj nowy zakres prac z właścicielem lub jego pełnomocnikiem. Nie zaniedbuj podwykonawców, którzy będą musieli dostosować swoje harmonogramy. Poinformuj ich, jak zmiana wpłynie na ich pracę i jasno zdefiniuj przepływy pracy. Następnie informuj wszystkich na bieżąco o wykonywaniu zlecenia budowlanego.

Dalsze negocjacje

Negocjacje to ostatnia faza procesu zlecenia zmiany konstrukcji przed rozpoczęciem pracy. Wszystkie strony mogą nie dojść od razu do porozumienia. Mogą istnieć różnice zdań co do wpływu na zakres prac projektu oraz kwestii związanych z kosztami i harmonogramem. Po pierwsze, poproś właściciela, aby uzgodnił koszt zmiany, niezależnie od tego, czy jest to cena, czas czy materiały, chociaż można to również wynegocjować jako kwotę ryczałtową. Czasami jest to już określone w umowie, co ułatwia proces. Ten krok jest naciskiem między wykonawcą a właścicielem, który powinien zakończyć się decyzją, z którą wszyscy będą zadowoleni.

Nie zaniedbuj dokumentacji

Przejrzyste dokumentowanie procesu zlecenia zmian w budowie pomaga uniknąć niepotrzebnych sporów i zapewnia postęp prac bez kosztownych opóźnień. Każdy etap procesu powinien być udokumentowany i podpisany. Należy przechowywać pisemną dokumentację całej komunikacji między wykonawcą, właścicielem i podwykonawcami. Gdy wszyscy osiągną porozumienie, poproś ich o podpisanie, aby upewnić się, że wszyscy znają koszt i wpływ na harmonogram. Nawet podczas wykonywania zlecenia zmiany kluczowe jest dokumentowanie pracy i udostępnianie tych dokumentów, aby wszyscy byli na bieżąco.

Co powinno zawierać zlecenie zmiany konstrukcji?

Zlecenie zmiany konstrukcji musi zawierać istotne informacje o zmianie. Aby to zrobić, istnieje kilka obszarów, które są niezbędne. Chociaż poszczególne zlecenia zmian konstrukcyjnych mogą się różnić, wszystkie powinny zawierać następujące szczegóły.

• Informacje wewnętrzne: Nazwa projektu budowlanego ułatwi jego odnalezienie, zwłaszcza jeśli pracujesz nad wieloma projektami jednocześnie. Dołącz numer zamówienia, aby odróżnić to zamówienie od innych zleceń zmian konstrukcyjnych w projekcie. Zwróć uwagę, czy zmiana jest wewnętrzna czy zewnętrzna. Dodaj także datę zlecenia zmiany.
• Zdefiniuj zmianę: zanotuj typ zlecenia zmiany. Istnieją cztery polecenia zmian budowlanych: czas i materiał (nie można ustalić kosztu), ryczałt (wymierny zakres prac), koszt zerowy (nie zmienia ceny umownej) i koszt jednostkowy (na podstawie wartości harmonogramu kosztów jednostkowych). Następnie wyjaśnij powód zmiany i czy wiąże się z nią szansa.
• Opisz zmianę: napisz szczegółowy opis żądanej zmiany, aby wszyscy wiedzieli, jakie prace należy wykonać, aby zamknąć zlecenie zmiany konstrukcyjnej. Uwzględnij materiały i robociznę oraz oszacuj czas trwania pracy. Tutaj również należy prognozować ceny.
• Zlecenie zmiany podpisu i daty: Ostatnim krokiem jest podpisanie przez wszystkie zaangażowane strony zlecenia zmiany konstrukcji i dodanie daty do podpisu. Zapewni to, że wszyscy będą świadomi tego, co zostało uzgodnione, i dotrzymają swojej części umowy.

Zmień szablon zamówienia

Standaryzacja procesu zlecenia zmian konstrukcyjnych zapewnia spójność i oznacza, że ​​nie trzeba tracić czasu na tworzenie nowych dokumentów za każdym razem, gdy zmiana jest wprowadzana do projektu. Jednym ze sposobów na to jest użycie szablonu. ProjectManger zawiera dziesiątki darmowych szablonów do zarządzania projektami dla programów Excel i Word, które można pobrać z naszej witryny. Nasz bezpłatny szablon formularza zlecenia zmiany dla programu Excel może być używany do zleceń zmian konstrukcyjnych lub dowolnej branży, która ma zlecenia zmian. Korzystaj z tego bezpłatnego szablonu zarządzania projektami zawsze wtedy, gdy musisz uchwycić zmianę, zdefiniować zmianę i upewnić się, że wszyscy zgadzają się co do pracy, która zostanie wykonana.

ProjectManager pomaga zarządzać zleceniami zmian konstrukcyjnych

Nasz bezpłatny szablon zlecenia zmiany jest doskonałym narzędziem, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie, ale potem musisz wykonać całą pracę. Tutaj wkracza zarządzanie projektami budowlanymi. Widziałeś już, jak oparte na chmurze oprogramowanie ProjectManager ma tablice kanban do śledzenia zlecenia zmian w czasie rzeczywistym. To tylko jeden z wielu widoków projektów dostępnych w naszym narzędziu. Podwykonawcy mogą korzystać z listy zadań, jeśli wolą. Wszystkie dane są natychmiast aktualizowane i wypełniają wszystkie widoki projektu, więc bez względu na to, z którego widoku korzystasz, widzisz bardziej aktualne informacje.

Zarządzaj obciążeniem swojego zespołu

Zlecenia zmian konstrukcyjnych mogą mieć wpływ na koszty i harmonogram. Mamy funkcje zarządzania zasobami, które pomagają złagodzić wpływ na projekt. Po przyjęciu zespołu i podwykonawców ich dostępność jest w systemie, co ułatwia przydzielanie im zadań. Następnie spójrz na wykres obciążenia, który jest oznaczony kolorami, dzięki czemu możesz zobaczyć, komu przydzielono zbyt wiele lub zbyt mało zadań. Następnie możesz przypisać ich bezpośrednio z wykresu i zrównoważyć obciążenie pracą wszystkich, aby utrzymać ich produktywność i nie przydzielać nikogo nadmiernie i obniżać morale.

Uzyskaj ogólny widok postępu

Twoje zasoby nie są jedynym wskaźnikiem, który musisz śledzić. Nasze oprogramowanie ma wbudowany pulpit nawigacyjny, który nie wymaga czasochłonnej konfiguracji, jak w przypadku innych lekkich narzędzi. Jest gotowy do pracy, gdy jesteś, przechwytując dane na żywo i wyświetlając je w łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Możesz śledzić koszty, czas i wiele więcej w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz uzyskać więcej szczegółów, skorzystaj z konfigurowalnych raportów dotyczących grafików, statusu i innych wskaźników projektu. Można je również łatwo udostępniać, aby na bieżąco informować klienta, właściciela lub interesariuszy.

Dostępnych jest więcej funkcji ułatwiających zarządzanie zleceniami zmian budowlanych, takich jak bezpieczne karty czasu pracy, które nie tylko usprawniają proces płacowy, ale także pokazują, ile godzin każdy członek zespołu spędził na swoich zadaniach. Od wykresów Gantta po harmonogramy, a nawet funkcje zarządzania portfelem do zarządzania więcej niż jednym projektem, nasze oprogramowanie zapewnia narzędzia potrzebne do wprowadzania zmian w projektach i dotrzymywania harmonogramu.

ProjectManager to nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie projektów w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy łączy wszystkich, od biura po miejsce pracy. Mogą udostępniać pliki, komentować i współpracować wydajniej. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Powiązane treści konstrukcyjne

ProjectManager to nie tylko świetne oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi, ale także internetowe centrum zarządzania projektami. Publikujemy cotygodniowe blogi, filmy instruktażowe, przewodniki i oczywiście darmowe szablony. Jeśli szukasz więcej treści na temat zarządzania projektami budowlanymi, trafiłeś we właściwe miejsce. Skorzystaj z tych linków, aby przeczytać o wszystkim, od tworzenia harmonogramu budowy po przegląd najlepszego oprogramowania do planowania budowy.

• Oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi
• 8 darmowych szablonów konstrukcyjnych programu Excel
• Jak sporządzić harmonogram budowy
• Najlepsze oprogramowanie do planowania budowy w 2023 r. do zarządzania projektami
• Szablon kosztorysu budowlanego