Zarządzanie kontaktami dla małych firm

Budzić się. Sprawdź swoją skrzynkę e-mail, aby znaleźć nowego, błyszczącego potencjalnego klienta. Zjedz śniadanie, przeglądając harmonogram dnia. Kolejne spotkania z klientami sprawiają, że nie ma Cię w biurze aż do lunchu, ale przed południem nadal musisz skontaktować się z dostawcą w sprawie trwającego projektu. Prawdopodobnie powinieneś też oddzwonić na ten wczorajszy telefon. W porze lunchu właściciel ulubionej kawiarni wspomina, że ​​potrzebują naprawy w kuchni. Kim był ten facet, którego Twoja firma zatrudniła zeszłej jesieni i czy byłeś zadowolony z tej pracy? Spójrz na zegarek i zdaj sobie sprawę, że jest dopiero 13:00

Twoje dni są zajęte. Śledzenie wszystkich napotkanych osób byłoby niemożliwe bez pomocy. I tu pojawia się zarządzanie kontaktami.

Dla właściciela małej firmy zarządzanie kontaktami jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy, ale może być również zniechęcające. Oto, jak być na bieżąco — niezależnie od tego, czy pracujesz z cyfrową książką adresową, czy z czymś bardziej wymyślnym, takim jak oprogramowanie CRM generacji leadów.

Co to jest zarządzanie kontaktami?

Zarządzanie kontaktami to organizacja i obsługa danych kontaktowych, takich jak adresy, adresy e-mail i numery telefonów.

Właściwe zarządzanie kontaktami ma zasadnicze znaczenie dla relacji z klientami i efektywności operacyjnej. Umożliwia każdemu członkowi zespołu szybki dostęp do dokładnych danych klientów i umożliwia dystrybucję materiałów marketingowych do klientów i potencjalnych klientów.

Jaki jest przykład zarządzania kontaktami?

Jeśli masz osobistą książkę adresową lub kontakty zapisane w telefonie, masz już doświadczenie w zarządzaniu kontaktami. W biznesie przedsiębiorca może zarządzać swoimi kontaktami, tworząc główną listę kontaktów w arkuszu kalkulacyjnym lub korzystając z platformy marketingu e-mailowego, aby śledzić adresy klientów.

Jak zarządzać kontaktami

Zarządzanie kontaktami nie jest trudne, ale wymaga dyscypliny. Oto kilka najlepszych praktyk.

Mieć jedno centralne miejsce na informacje kontaktowe

Dostęp do informacji kontaktowych można uzyskać w wielu miejscach, ale określ jedną centralną lokalizację kontaktów. Niezależnie od tego, czy używasz arkusza kalkulacyjnego, czy zaawansowanego oprogramowania, jedno wiarygodne źródło informacji zapobiega nieporozumieniom.

Opracuj system zbierania i przechowywania informacji

Dzięki temu wszystko działa płynnie. Zdecyduj, w jaki sposób chcesz zbierać informacje kontaktowe, jaki typ informacji chcesz zbierać, gdzie będziesz zbierać te informacje i jak chcesz organizować kontakty.

Zautomatyzuj te procesy. W ten sposób, gdy biegasz między spotkaniami i żonglujesz wieloma zadaniami, nie musisz oszczędzać cennej siły umysłowej, aby zastanawiać się, co zrobić z informacjami o kliencie.

Rygorystycznie aktualizuj swoją bazę danych

Ludzie przeprowadzają się, zmieniają nazwiska, zmieniają pracę i adresy e-mail i ogólnie ewoluują przez całe życie. Aktualizuj swoją bazę danych.

Pamiętaj, że pozyskanie nowego klienta może kosztować od pięciu do siedmiu razy więcej niż utrzymanie starego. Pozostań w kontakcie z obecnymi klientami i buduj trwałe relacje na nadchodzące lata.

Wykonaj kopię zapasową

Jeśli przechowujesz wszystkie swoje dane kontaktowe na komputerze stacjonarnym lub w notebooku, wykonaj ich kopię zapasową. (Nie jestem pewien, jak to wygląda w przypadku notatnika. Kserokopia w innym miejscu?)

Niewiele wiem o wszechświecie — poza tym, że jeśli skusisz go pojedynczym zestawem zapisów, sprawi, że znikną.

Aby to wszystko ułatwić, skorzystaj z oprogramowania do zarządzania kontaktami.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania kontaktami?

Oprogramowanie do zarządzania kontaktami nie jest niczym nowym. Istnieje odkąd komputery przyłapały i zdigitalizowały nasze relacje. Ta kategoria obejmuje wszelkie aplikacje zaprojektowane specjalnie do organizowania i przechowywania danych kontaktowych. W wielu przypadkach menedżer kontaktów jest częścią pakietu aplikacji.

Na przykład Kontakty Google i Kontakty iOS to popularne opcje zarządzania kontaktami w życiu osobistym. Chociaż niewiele osób wybiera konkretnie te aplikacje, często wybierają pakiety zawierające inne aplikacje, których potrzebują lub chcą, i zdarza się, że są dostarczane z tymi aplikacjami do zarządzania kontaktami jako część pakietu.

Co robi menedżer kontaktów?

Idealnie byłoby, gdyby wszyscy członkowie Twojego zespołu mogli znaleźć potrzebne informacje, kiedy tylko ich potrzebują. Niektóre firmy decydują się na systemy zarządzania kontaktami w aplikacjach komputerowych. Jeśli masz do czynienia ze szczególnie wrażliwymi informacjami o klientach, możesz preferować dodatkowe zabezpieczenie, jakim jest przechowywanie wszystkich szczegółów na miejscu.

Dla innych zarządzanie kontaktami w chmurze zapewnia bardzo potrzebną elastyczność. Dzięki niemu możesz aktualizować lub wyszukiwać kontakty z różnych urządzeń i lokalizacji.

Wiele menedżerów kontaktów umożliwia również importowanie informacji, co pozwala zaoszczędzić trochę czasu na ręcznym wprowadzaniu.

Jaka jest różnica między CRM a zarządzaniem kontaktami?

Przede wszystkim CRM to zarządzanie relacjami z klientami. Te słowa — „kontakt” vs. zarządzanie „relacjami” — są kluczowe.

Narzędzia do zarządzania kontaktami pomagają w utrzymaniu kontaktu z ludźmi. Zapewniają miejsce do gromadzenia i przechowywania danych kontaktowych, takich jak urodziny, konta w mediach społecznościowych i historia zakupów, a nawet dodawanie osobistych notatek. A najczęściej możesz zintegrować informacje o kontaktach z kalendarzem, aby w razie potrzeby móc wyświetlić najważniejsze szczegóły.

Rozwiązania CRM wyewoluowały z zarządzania kontaktami. Zawierają te same informacje, co narzędzia do zarządzania kontaktami, ale idą dalej, zbierając więcej danych o Twoich klientach i dając narzędzia do zarządzania tymi relacjami. Oferują więcej integracji, analiz i dostęp do danych w czasie rzeczywistym.

Wiodące rozwiązanie CRM pozwoli Ci ułożyć choreografię interakcji na całej mapie podróży klienta. Śledź wszystko, od kampanii reklamowych, przez e-maile, po konwersje, i podtrzymuj zaangażowanie.

Zarządzanie kontaktami przechwytuje informacje o klientach, a CRM zapewnia również funkcje, które pozwalają lepiej angażować klientów i usprawniać operacje.

Menedżerowie kontaktów+

Oto, gdzie robi się to trudne. Jest jeszcze trzecia kategoria… którą właśnie wymyśliłem. Proste menedżery kontaktów to bazy danych do przechowywania i organizowania informacji. Jednak menedżerowie kontaktów mogą być również dołączani do innych usług — nie będąc wszechstronnymi CRM.

Na przykład profesjonalne usługi e-mail są dostarczane z narzędziem do zarządzania kontaktami zintegrowanym z ich platformą.

Korzyści z oprogramowania bazy danych kontaktów

Posiadanie odpowiedniego oprogramowania bazy danych kontaktów jest niezbędne do śledzenia klientów. Potrzebujesz go do codziennych operacji, marketingu i spostrzeżeń, które pozwolą Ci planować przyszłość. Dobra aplikacja przynosi wiele korzyści.

Poprawiona organizacja i dostępność danych

Oprogramowanie do zarządzania kontaktami biznesowymi ułatwia zarządzanie danymi i dostęp do nich. Możesz organizować informacje o klientach za pomocą różnych folderów i tagów, wyszukiwać według nazwy lub innych atrybutów oraz filtrować, aby skupić się na segmentach klientów.

Ponadto oparta na chmurze baza danych do zarządzania kontaktami ułatwia współpracę — zwłaszcza gdy praca zdalna stała się bardziej powszechna.

Lepsze wyniki sprzedażowe i marketingowe

Dzięki zarządzaniu kontaktami sprzedażowymi możesz zoptymalizować dotarcie do klientów. Przechwytuj dane kontaktowe potencjalnych klientów, przechowuj odpowiednie dane klientów i kontaktuj się z ludźmi na podstawie wcześniejszych interakcji. Kształtuj strategię zaangażowania w oparciu o informacje takie jak:

• Data ich ostatniego zakupu
• Zakupione produkty
• Źródło skierowania
• Wskazane zainteresowania

Dobra organizacja pozwala również skrócić czas reakcji na pojawiające się zapytania i możliwości. Prawie połowa dzisiejszych klientów oczekuje od firm odpowiedzi w czasie krótszym niż cztery godziny. (Dwanaście procent z nich oczekuje, że wrócisz do nich w ciągu 15 minut, ale myślę, że ci ludzie powinni pić mniej kofeiny.)

Zintensyfikujesz także swój marketing. Twórz listy kontaktów dla kampanii e-mailowych lub SMS-owych, dopracuj swój przekaz w oparciu o dane demograficzne klientów i odkryj, gdzie skoncentrować działania w mediach społecznościowych.

Lepszy wgląd w zachowania klientów

Skuteczne rozwiązania do zarządzania kontaktami zapewniają lepszy wgląd w zachowania poszczególnych klientów, pomagając optymalizować kampanie marketingowe.

Dostarczają również danych potrzebnych do korzystania z analiz. Ostatnio dużo mówi się o dużych zbiorach danych dla małych firm — sposobach, w jakie mniejsze firmy mogą wykorzystać większe pule danych.

Ale najlepsze dane to Twoje dane, informacje pochodzące od Twojej rzeczywistej bazy klientów. Zidentyfikuj trendy wśród klientów i udoskonal swoją ofertę lub zasięg w oparciu o te konkretne opinie.

Możesz nawet monitorować zadowolenie klientów — i dodawać jakościowe informacje zwrotne do tej mieszanki — poprzez dystrybucję ankiet lub ankiet wśród swoich kontaktów.

Trendy w oprogramowaniu do zarządzania kontaktami

Dwa z największych trendów w systemach zarządzania kontaktami to automatyzacja i personalizacja. Każdy z nich jest użyteczny indywidualnie, ale naprawdę błyszczą, gdy działają razem.

Automatyzacja

Automatyzacja pozwala firmom usprawnić procesy i zaoszczędzić czas poprzez automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych. Niektóre aplikacje automatycznie importują nowe kontakty lub aktualizują stare informacje. Na przykład, gdy otrzymasz wiadomość e-mail od nowego potencjalnego klienta, oprogramowanie może natychmiast zapisać jego imię i nazwisko oraz adres e-mail.

Z automatyzacji marketingu możesz korzystać również w platformach „contact manager+”, które łączą zarządzanie kontaktami z inną usługą — taką jak e-mail czy SMS marketing. Zautomatyzuj odpowiedzi na określone wyzwalacze, takie jak rejestracja na określoną listę, lub poproś swoją platformę o dodanie ich do nowego segmentu, gdy osiągną dany kamień milowy.

Personalizacja i doświadczenie klienta

Personalizacja to sztuka tworzenia unikalnego doświadczenia dla każdego klienta w oparciu o jego indywidualne potrzeby i preferencje. Oprogramowanie do zarządzania kontaktami, które pozwala na niestandardowe pola i podzielone na segmenty listy, umożliwia dostosowanie wiadomości wysyłanych do odbiorców.

Spersonalizowane wiadomości budują lojalność klientów, ponieważ ludzie uczą się ufać Ci, że wysyłasz im tylko oferty, które są odpowiednie dla ich zainteresowań. Kierując reklamy do odbiorców, którzy są najbardziej skłonni do zakupu produktu lub usługi, zwiększasz również sprzedaż.

Jak zbierasz te informacje? Korzystaj z progresywnego profilowania, praktyki polegającej na stopniowym gromadzeniu większej ilości informacji o osobie podczas jej interakcji z Twoją marką. Wyostrzysz swój wizerunek każdego klienta bez przytłaczania go pojedynczą falą pytań.

Automatyzacja i personalizacja są lepsze razem

Łącząc automatyzację i personalizację, możesz zaprojektować jeszcze lepsze interakcje między Twoją marką a odbiorcami. Możesz na przykład automatycznie wysłać do kontaktów wiadomość z okazji ich urodzin, umieścić ich imiona w wiadomościach e-mail lub powiadomić ich, kiedy ich ulubione produkty będą ponownie dostępne.

Nikt nie lubi być tylko jednym z tłumu. Wyróżnij się więc na tle konkurencji, traktując ludzi indywidualnie.

Potrzebujesz zarządzania kontaktami lub CRM dla swojej firmy?

Aby dowiedzieć się, czy potrzebujesz oprogramowania do zarządzania kontaktami lub oprogramowania CRM, musisz zadać sobie pytanie, do czego potrzebujesz oprogramowania:

• Jakim rodzajem relacji z klientami muszę zarządzać?
• Jakie informacje chcę zbierać?
• Jak chcę uporządkować swoje kontakty?
• Jakie funkcje lub narzędzia chcę mieć w swoim systemie?
• Ile chcę zapłacić?

Zarządzanie kontaktami CRM będzie kosztować więcej i oferować więcej. Czy jesteś gotowy do korzystania z tych funkcji? Nie kupuj Bugatti, jeśli Toyota lepiej odpowiada Twojemu stylowi jazdy i potrzebom. Z drugiej strony, nie kupuj gruchota, który zepsuje się w drodze do sklepu, jeśli stać cię na Toyotę.

Zorganizuj się dzięki zarządzaniu kontaktami

I gotowe — znaczenie dobrego zarządzania kontaktami, jego najlepsze praktyki oraz różnica między nim a oprogramowaniem CRM wiodącej generacji.

Pozostało już tylko zdecydować się na najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy. Porównując jabłka do jabłek (zakładając, że jabłka to oprogramowanie do zarządzania kontaktami), weź pod uwagę następujące kwestie:

• Czy system jest przyjazny i łatwy w obsłudze?
• Czy system integruje się z innymi narzędziami, których używam w swojej firmie?
• Ile to kosztuje?
• Czy oferuje wsparcie klienta, jeśli napotkam jakiekolwiek problemy?

Wybierz dobrą, a potem możesz wrócić do swojego gorączkowego życia, nie martwiąc się, że zgubisz karteczkę z zapisanym adresem e-mail atrakcyjnej kandydatki.

Zdobądź więcej potencjalnych klientów, zamykaj szybciej i dostarczaj wyniki dzięki
ujednolicone rozwiązanie sprzedażowe i marketingowe.