Podstawy strategii treści: co to jest kalendarz redakcyjny?

Kiedyś kalendarze redakcyjne były czymś, o czym wiedzieli i interesowali się tylko pracownicy gazet i czasopism. Jednak wraz z cyfryzacją biznesu i rozwojem marketingu przychodzącego termin ten stał się czymś, co zna prawie każdy, kto zarządza treściami.

Obecnie większość osób z dostępem do Internetu publikuje informacje online w takiej czy innej formie. Publikujemy i komentujemy w mediach społecznościowych, piszemy blogi, tworzymy filmy i tak dalej.

Jednak gdy treść jest związana z biznesem, niezależnie od tego, czy jej celem jest informowanie, edukowanie, rozrywka czy reklama, kryje się za nią plan komercyjny. Aby odniosło sukces, wymagany jest pewien stopień planowania i organizacji.

Kalendarz redakcyjny jest jednym z narzędzi ułatwiających prawidłową i skuteczną realizację strategii contentowych i inbound marketingu. Jednak dla tych, którzy są nowicjuszami, może być trudno zrozumieć, czym jest kalendarz redakcyjny i czym może się różnić od innych podobnych narzędzi, takich jak na przykład kalendarz treści.

W tym artykule przedstawimy wszystko, co musisz wiedzieć o kalendarzach redakcyjnych, i przedstawimy praktyczne wskazówki, jak tworzyć własne. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Co to jest kalendarz redakcyjny?

Kalendarz redakcyjny to narzędzie organizacyjne, którego wydawcy, firmy ze strategią przychodzącą i blogerzy używają do planowania i usprawniania dostarczania treści. Mówiąc najprościej, jest to kalendarz, który pokazuje, kiedy publikować fragmenty treści.

Jednak w zależności od tego, ile osób jest zaangażowanych w proces publikowania, jakie rodzaje treści tworzy zespół redakcyjny, gdzie je rozpowszechniają i jak często publikują, kalendarz może mieć różne poziomy złożoności. Może być tak prosty – lub tak skomplikowany – jak notatki na papierze, planer na pulpicie, szczegółowy arkusz kalkulacyjny lub dedykowane narzędzie programowe.

Niezależnie od formatu, kalendarz redakcyjny zapewnia przegląd strategii wydawniczej firmy i informuje zespół planujący tworzenie treści, kiedy i w jaki sposób każdy stworzony fragment treści jest dostarczany do odbiorców. To miejsce, w którym spotykają się Twoja strategia treści, przepływ treści, gromadzenie treści i harmonogramy publikowania.

Potrzebujesz kalendarza redakcyjnego?

Krótka odpowiedź brzmi – zależy to od rodzaju prowadzonej operacji.

Przyjrzyjmy się, kto może skorzystać z kalendarza redakcyjnego, a kto może się bez niego obejść:

Blogerzy

Jeśli jesteś blogerem lub prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i publikujesz mniej więcej ten sam rodzaj treści co tydzień lub co miesiąc, możesz nie potrzebować dedykowanego kalendarza redakcyjnego. Może rzeczywiście pomóc lepiej zaplanować i zorganizować strategię, ale można się założyć, że jeśli do tej pory dobrze sobie bez niej radziłeś, nie powinieneś niepotrzebnie komplikować sprawy.

Jeśli jednak planujesz rozszerzyć swoje wysiłki związane z tworzeniem treści i publikować częściej, może być konieczne wykonanie wstępnego planowania. W tym celu kalendarz redakcyjny pozwoli Ci usprawnić procesy, osiągnąć cele i zachować spójność.

Marketerzy treści

Marketing treści jest przedsięwzięciem biznesowym i jako taki, aby dostarczać wyniki, musi spełniać określony poziom jakości i spójności. W tym celu w proces tworzenia treści zaangażowanych jest zwykle wiele osób, w tym między innymi stratedzy ds. treści, marketingowcy, pisarze, redaktorzy, graficy i eksperci merytoryczni.

Zarządzanie przepływem pracy produkcji treści i zapewnienie wystarczającej ilości treści w potoku to jedno. Jednak planowanie, jakiego rodzaju treści i kiedy publikować, aby dotrzeć do odpowiednich potencjalnych klientów i osiągnąć optymalne zaangażowanie, to zupełnie inna historia.

Bez kalendarza redakcyjnego Twoja strategia wydawnicza może stać się chaotyczna i zdezorganizowana. A jeśli twoje wysiłki są losowe, wyniki też będą.

W związku z tym najważniejszymi korzyściami, jakie kalendarz redakcyjny przynosi firmom, to:

• Spójność. Umożliwia tworzenie prostego harmonogramu publikowania i regularne dostarczanie treści w oparciu o tematy, typy i kanały.
• Planowanie. Wiedząc, jakiego typu zawartość potrzebujesz dla każdego miejsca publikacji, łatwiej jest planować produkcję zawartości i ustalać priorytety zadań.
• Budowanie publiczności. Konsekwentne działania przychodzące pozwalają „wytrenować” odbiorców, aby oczekiwali Twoich treści i czekali na nie. Ludzie są stworzeniami z przyzwyczajeniami, a kiedy nauczą się schematu, z przyjemnością podążają za nim.

Wydawcy

Pionierami kalendarza redakcyjnego są wydawnictwa drukowane i cyfrowe. Używali tych narzędzi od zawsze do planowania, organizowania i mapowania zawartości każdej strony nadchodzących wydań.

W dzisiejszych czasach wydawcy bardziej niż kiedykolwiek potrzebują kalendarzy redakcyjnych, ponieważ oprócz planowania produkcji i publikacji odgrywają ważną rolę w zapewnianiu przychodów firmy z reklam.

Wiele publikacji upublicznia swoje kalendarze redakcyjne na nadchodzące okresy i udostępnia reklamodawcom licytację powierzchni reklamowych. W ten sposób agencje marketingowe mogą dopasowywać swoje reklamy do treści strony i pozycjonować je tak, aby wywoływały najwięcej wyświetleń i zwiększały zaangażowanie. W rezultacie zarówno wydawca, jak i reklamodawca mogą czerpać korzyści z interakcji.

Dlatego tworzenie, planowanie i wypełnianie kalendarza redakcyjnego interesującymi, trafnymi i odpowiednio dobranymi w czasie treściami jest ważniejsze dla wydawców niż dla kogokolwiek innego.

W tym celu na przykład New York Times zbudował własne narzędzia do planowania, nadzorowania i zarządzania procesem redakcyjnym.

Źródło

Źródło

Źródło

Redakcja vs. Kalendarz treści

Kalendarze redakcji i treści są bardzo ściśle powiązane, więc łatwo pomylić jeden z drugim, a ludzie najczęściej używają tych terminów zamiennie.

Jest jednak różnica.

Kalendarz treści usprawnia proces tworzenia treści. Koncentruje się na konkretnych treściach i śledzi ich tworzenie – pisanie, montaż, wizualizacje itp. W nim nakreślony, zaplanowany jest cykl życia każdej treści – od pomysłu do gotowego do publikacji produktu, i monitorowane.

Z kolei kalendarz redakcyjny skupia się na gotowych treściach i ich miejscu w harmonogramie wydawniczym oraz wizualizuje wspanialszy schemat strategii content marketingowej.

Co więcej, firma może mieć różne kalendarze treści dla mediów społecznościowych, wideo, blogów, stron docelowych itp., a wszystko to łączy się w kalendarzu redakcyjnym.

Rodzaje kalendarzy redakcyjnych

Jak wspomniano, istnieją zasadniczo trzy rodzaje kalendarzy redakcyjnych – długopis i papier, arkusze kalkulacyjne i specjalistyczne oprogramowanie.

Przyjrzyjmy się, co definiuje każdy z nich:

Pióro i papier

Pióro i papier to najstarsza i najbardziej podstawowa forma kalendarza redakcyjnego i, jak sama nazwa wskazuje, polega na zapisaniu pomysłów, planów i harmonogramu bez użycia narzędzi cyfrowych. Może być zaimplementowany w formie prostych notatek lub być uporządkowany, zorganizowany i kompleksowy lub cokolwiek pośredniego.

• Notatki. Proste, ale ograniczone i potencjalnie niezorganizowane. Tego typu podejście jest zwykle odpowiednie dla jednoosobowych operacji i przypadkowych blogerów, którzy nie publikują zbyt często treści.
• Planista pulpitu. Chociaż nie zapewniają elastyczności i przejrzystego projektu rozwiązań online, oldschoolowe planery pulpitu są nadal preferowanymi narzędziami organizacyjnymi dla wielu nieobsługujących się techniką marketerów. Mogą skutecznie tworzyć kalendarz redakcyjny, ale ograniczają współpracę i koordynację.

Arkusze kalkulacyjne

Arkusze kalkulacyjne są prawdopodobnie najwygodniejszym, najbardziej przystępnym cenowo i powszechnie używanym rodzajem kalendarza redakcyjnego.

Obecnie najlepszą opcją są Dokumenty Google, ponieważ umożliwiają bezproblemową współpracę, dzięki czemu kalendarz jest łatwo dostępny dla wszystkich członków zespołu.

Co więcej, arkusz kalkulacyjny można skonfigurować tak, aby spełniał praktycznie dowolne wymagania i ułatwiał zaspokojenie potrzeb zespołu.

Źródło

• Prosty. Podstawowy arkusz kalkulacyjny może zapewnić strukturę bez nadmiernej komplikacji. W nim możesz dodać zakładki określające treść, terminy, kto jest odpowiedzialny i status ukończenia. W zależności od osobistych potrzeb możesz również dostosować karty.
• Złożony. Bardziej zaawansowany arkusz kalkulacyjny można wzbogacić o kody kolorów dla różnych rodzajów treści, a także dodatkowe informacje o słowach kluczowych, metainformacje, projekt i wizualizacje oraz inne informacje z kalendarza treści.

Oprogramowanie specjalistyczne

Jeśli chcesz przenieść swój kalendarz redakcyjny na wyższy poziom, istnieje wiele narzędzi, które mogą Ci w tym pomóc. Może to być przesada, jeśli prowadzisz małą operację, ale gdy w proces tworzenia treści zaangażowanych jest wiele osób, a nowa treść jest stale tworzona, może to być wybawieniem.

• Zarządzanie projektami. Niektóre narzędzia do zarządzania projektami (takie jak Trello i Asana) mają wbudowane szablony kalendarzy redakcyjnych, dzięki czemu nie trzeba kupować dodatkowych narzędzi. Obejmują one organizowanie informacji w postaci kart, grup zadań itp. oraz posiadanie wbudowanych pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają przegląd potoku i stanu kalendarzy.

Źródło

• Platformy dedykowane. Istnieją niezależne narzędzia kalendarza redakcyjnego (takie jak CoSchedule i Loomly) przeznaczone wyłącznie do pomocy w lepszej organizacji i usprawnieniu działań wydawniczych. Mają one różne funkcje, które ułatwiają współpracę Twojego zespołu, zapewniają lepszy przegląd harmonogramów publikacji i zapewniają płynny przebieg procesu redakcyjnego.

Przydatne porady

Tworząc własny kalendarz redakcyjny, musisz wziąć pod uwagę wiele rzeczy, a większość z nich jest specyficzna dla Ciebie i Twojej organizacji. Możemy jednak podać kilka ogólnych wskazówek, które pomogą Ci podjąć właściwe decyzje:

• Utwórz magazyn. Aby mieć pewność, że w Twoim kalendarzu redakcyjnym nie zabraknie treści, powinieneś być gotowy z materiałami na następny okres (tydzień, miesiąc itp.) przynajmniej jeden okres przed terminem. Zapewni to wystarczającą ilość czasu na uzupełnienie braków w odpowiednim czasie i zawsze zgodnie z harmonogramem.
• Bądź elastyczny. Zostaw margines na zmiany. Publikowanie to dynamiczna dziedzina, niezależnie od tego, czy jesteś blogerem, firmą, czy serwisem informacyjnym. Zawsze powinieneś być gotowy do przenoszenia rzeczy, aby nadać priorytet bardziej pilnym lub aktualnym treściom.
• Poznaj swoich odbiorców. Sposób rozmieszczenia treści w kalendarzu redakcyjnym powinien być podyktowany nie tylko Twoimi celami biznesowymi, ale także zachowaniem i preferencjami odbiorców. Śledzenie i branie ich pod uwagę zapewni, że Twoje treści będą miały lepsze zaangażowanie i ogólne wyniki.
• Nie komplikuj zbytnio rzeczy. Celem kalendarza jest ułatwienie wszystkim zaangażowanym. Jeśli stanie się zbyt skomplikowane lub nawet zagmatwane, może być konieczne zrewidowanie go lub wypróbowanie innego formatu.
• Trzymaj wszystkich w pętli. Wszyscy członkowie Twojego zespołu powinni mieć dostęp do kalendarza i być zachęcani do zgłaszania sugestii. Czasami świeże oczy dostrzegają możliwości, których inni nie dostrzegają i dostarczają najlepszych pomysłów na ulepszenia.

Dolna linia

Kalendarz redakcyjny to nieocenione narzędzie do opracowywania strategii treści, które może przynieść korzyści nie tylko wydawcom cyfrowym, ale także marketerom przychodzącym i blogerom. Chociaż te grupy mogą mieć różne potrzeby redakcyjne, ich cechą wspólną jest to, że aby ich treść osiągnęła swój maksymalny potencjał, musi być dobrze zorganizowana i na czas.

Niezależnie od tego, jaki rodzaj nośnika wybierzesz do swojego kalendarza redakcyjnego, ważne jest, aby był on jak najbardziej przejrzysty i informacyjny. Umożliwi to Twojemu zespołowi swobodną współpracę, przejrzystość procesu tworzenia treści i możliwość wniesienia wkładu w pomysły dotyczące treści i inne sugestie.