Zarządzanie umowami: zrozumienie cyklu życia umowy

Zarządzanie projektem jest złożone. Kierownicy projektów są szkoleni w zakresie planowania harmonogramów i przydzielania zasobów w celu dotrzymania terminów i przestrzegania budżetów. Ale kiedy zawierasz kontrakty z osobami spoza Twojej organizacji, kwestie prawne i logistyczne mogą być przytłaczające.

Firmy zatrudniają menedżerów kontraktowych do zarządzania tym często skomplikowanym procesem kontraktowym. Chociaż nie każda organizacja ma kierownika ds. kontraktów, każdy, kto prowadzi projekt, który musi mieć pracownicy, dostawcy i wykonawcy, musi rozumieć zarządzanie umowami.

Co to jest zarządzanie umowami?

Zarządzanie kontraktami to proces zarządzania kontraktami. Obejmuje to dostawy, terminy i warunki umowy. Nie jest to jednak jedynie ułatwienie procesu zawierania umów; ale także zarządzanie klientami i ich satysfakcją.

Często ludzie myślą tylko o przygotowaniu do podpisania umowy, co jest znane jako administracja kontraktem. Chociaż ten okres negocjacji jest ważny, błędem jest zaniedbywanie tego, co dzieje się po przyznaniu kontraktu. Wtedy zaczyna się prawdziwe zarządzanie kontraktem.

Zarządzanie umowami jest stosowane w organizacjach zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, aby skutecznie zarządzać umowami po ich podpisaniu w celu uzyskania lepszych wyników operacyjnych i finansowych. Pomaga również zmniejszyć ryzyko finansowe dla organizacji. Dobry proces zarządzania kontraktami jest czasochłonny, ale zmniejsza koszty i poprawia wydajność.

Co to jest zarządzanie cyklem życia umowy?

Zarządzanie cyklem życia kontraktu różni się od zarządzania kontraktem. Ta ostatnia dotyczy bardziej zarządzania umowami za pomocą poczty e-mail, arkuszy kalkulacyjnych i przechowywania plików. Zarządzanie cyklem życia kontraktu to strategiczne podejście do zarządzania kontraktem, które pozwala uzyskać większą wydajność z działalności poprzez połączenie ludzi, procesów i technologii.

Zarządzanie cyklem życia umowy lub CLM polega na automatyzacji i usprawnianiu procesów związanych z różnymi etapami zarządzania umowami, takimi jak inicjowanie, tworzenie, proces i przepływ pracy, negocjowanie i zatwierdzanie, wykonanie, bieżące zarządzanie i zgodność oraz odnawianie. Ostatecznym celem jest oszczędność czasu i pieniędzy przy jednoczesnej redukcji błędów.

Odbywa się to za pomocą oprogramowania CLM, które zapewnia użytkownikom lepszy wgląd w wydatki korporacji i usprawnia proces zawierania umów w celu uzyskania większej wydajności, co prowadzi do niższych kosztów administracyjnych. Odbywa się to poprzez zarządzanie zamówieniami i umowami sprzedaży, automatyzację, standaryzację i nie tylko, aby szybko i łatwo tworzyć umowy.

Kto zajmuje się zarządzaniem umowami?

Niektóre organizacje będą miały dedykowaną osobę do zarządzania umowami, znaną jako kierownik umowy. Kierują i nadzorują kontrakty w trakcie ich cyklu życia. W pewnym sensie są pośrednikami, którzy pracują jako pomost łączący firmy, pracowników, klientów, dostawców i wykonawców.

Kierownik kontraktu ułatwi negocjacje, rekomendacje i wszelkie prowadzenie dokumentacji związanej z procesem kontraktowym. Badają wszelkie kwestie prawne związane z umową oraz pomagają w negocjacjach warunków z klientem i stroną trzecią.

Niektóre z obowiązków kierownika kontraktu obejmują przygotowywanie ofert handlowych, opracowywanie i przedstawianie propozycji projektów, spotkania z klientami, szacowanie budżetów, negocjowanie warunków umowy i inne. Ich umiejętności obejmują znajomość prawa umów oraz umiejętność zarządzania relacjami.

Powiązane: Proces licytacji kontraktu budowlanego

Dlaczego zarządzanie umowami jest ważne?

Kontrakty są ważne. Są to prawnie wiążące dokumenty pomiędzy pracownikiem a wykonawcami lub dostawcami, którzy będą wykonywać pracę. Dlatego zarządzanie umowami jest równie ważne, ponieważ pomaga upewnić się, że praca kontraktowa jest wykonywana skutecznie. Sprawdza się dla obu zaangażowanych stron w zakresie strategii i procedur biznesowych.

Ponieważ tak duża część strategii biznesowej organizacji zależy od pomyślnego wynegocjowania umowy, proces ten może być czasochłonny. Korzystanie z zarządzania umowami pomaga przeznaczyć odpowiednią ilość potrzebnych zasobów.

Jednak po podpisaniu umowy potrzeba monitorowania i nadzorowania jej realizacji ma kluczowe znaczenie dla wypełnienia zobowiązań kontraktowych. Brak odpowiedniego procesu zarządzania umowami może kosztować organizację pieniędzy i czasu poprzez nakładane kary i spory sądowe, nie wspominając o erozji ważnych relacji biznesowych.

Zarządzanie kontraktem nadal przynosi korzyści nawet po sfinalizowaniu kontraktu i zamówieniu usług. Bez nadzoru może to prowadzić do niewypełnienia wszystkich zobowiązań umownych. Wszystko to obniża wartość projektu, a nawet może prowadzić do nieosiągnięcia jego celów.

Jakie są etapy procesu zarządzania umowami

Zarządzanie kontraktami, jak każdy rodzaj zarządzania, ma proces. Pozwala to na kontrolowanie zarządzania umowami i upewnienie się, że nic ważnego nie jest nigdy zaniedbywane. Tę serię działań można podzielić na siedem kroków:

1. Planowanie

Na tym etapie identyfikowane są potrzeby organizacji, wyznaczane są cele i definiowane ryzyka. Pamiętaj, że umowa jest prawnie wiążąca, dlatego ważna jest należyta staranność. Poznaj rodzaj umowy, wszelkie standardowe umowy, które można zastosować, określ, kto jest za co odpowiedzialny i zasoby potrzebne do realizacji umowy.

2. Sporządzanie

Jeśli istnieje prawnik lub prawnik, z którym współpracuje Twoja organizacja, warto się z nimi skonsultować. Mogą nawet mieć szablon, z którego mogą skorzystać, gdy sporządzana jest umowa. Pomoże to zapewnić uwzględnienie wszystkich wymaganych klauzul i warunków. Weź również pod uwagę wszelkie prawa stanowe lub krajowe, które mogą mieć wpływ na umowę. Poświęć trochę czasu i upewnij się, że wszystko jest w porządku.

3. Zatwierdzanie

Następnym krokiem jest uzyskanie zgody kierownika lub dyrektora na przejrzenie projektu umowy i sprawdzenie, czy mają jakieś uwagi lub poprawki przed sfinalizowaniem dokumentu. Ta faza procesu zależy od tego, jak działa Twoja organizacja i czy posiada procedury audytu lub inne zasady dotyczące określonych zamówień. W tym momencie skonfiguruj system powiadamiający strony zatwierdzające, aby mogły przeglądać, edytować i komentować umowę w czasie rzeczywistym.

4. Negocjacje

Etap negocjacji będzie obejmował zbadanie potrzeb drugiej strony przed zajęciem miejsca przy stole negocjacyjnym. Gdy wszyscy wprowadzają zmiany w umowie, warto udostępniać ten dokument i współpracować nad nim w czasie rzeczywistym. Przerzucanie się między różnymi wersjami umowy za pośrednictwem poczty e-mail za pośrednictwem fizycznych dokumentów zwiększa prawdopodobieństwo błędów i wzrost kosztów.

5. Podpisywanie

Gdy obie strony wyrażą zgodę na umowę, zostaje ona przez nie podpisana, co czyni ją prawnie wiążącym dokumentem. Chociaż często wyobrażamy sobie, że podpisywanie umów odbywa się osobiście, nie zawsze tak jest. Dzięki wirtualnym spotkaniom i globalnej gospodarce uzyskanie podpisów może być trudniejsze. Coraz więcej firm korzysta z podpisów elektronicznych, aby ułatwić ten etap.

6. Rewizja

Często podpisana umowa jest poprawiana lub poprawiana. Śledzenie tych zmian jest ważne i podkreśla znaczenie rzetelnego procesu zarządzania umowami. Umowy powinny być udostępniane, łatwe do edycji i dodawania poprawek w razie potrzeby.

7. Odnowienie

Wreszcie jest zarząd, który następuje po podpisie, który może przeprowadzać audyty, odnawiać umowy i inne zobowiązania. Umowa powinna być regularnie kontrolowana, aby upewnić się, że wypełniane są zawarte w niej zobowiązania. Obejmuje to odnowienie umowy w razie potrzeby. Brak odnowienia jest straconą szansą i może zaszkodzić relacji między właścicielem a wykonawcą.

Najlepsze praktyki zarządzania cyklem życia umowy

Stosując zarządzanie cyklem życia umowy, należy zrobić kilka rzeczy, które pomogą usprawnić proces. Po pierwsze, cyfryzacja i automatyzacja procesu są zawsze wskazane. Dzieje się tak podwójnie w przypadku zarządzania portfelem kontraktów lub w kontaktach z wykonawcami i dostawcami, którzy są geograficznie rozproszeni.

Automatyzacja

Automatyzacja powiadomień w celu śledzenia, kiedy umowy są odnawiane lub wypełniane są zawarte w nich zobowiązania. Błąd ludzki może być kosztowny, ale gdy w oprogramowaniu ustawione są przypomnienia, zawsze wiesz, kiedy nadchodzą terminy.

Raportowanie

Posiadanie funkcji raportowania w narzędziu programowym jest ważne dla budżetu, który stale się zmienia w trakcie projektu. Planowany jest budżet i jest określony w umowie, ale rzeczywisty projekt może spowodować, że przekroczysz wydatki. Potrzebujesz narzędzia do sprawdzania, ile planujesz wydać i ile faktycznie wydajesz.

Użyj oprogramowania do zarządzania projektami

Większość z tych najlepszych praktyk zależy od oprogramowania do zarządzania projektami, które działa w chmurze i dlatego dostarcza dane w czasie rzeczywistym. Korzystanie z narzędzia online zwiększa przejrzystość procesu zarządzania umowami.

Jak ProjectManager pomaga uporządkować Twoje umowy

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które organizuje wszystko, co ma związek z Twoim projektem, od zadań po zespoły i umowy zawarte z dostawcami i wykonawcami. Pomaga Twojej organizacji wywiązywać się ze zobowiązań, unikać nieporozumień i nigdy nie przegapić odnowienia.

Plan

Korzystaj z naszego oprogramowania, aby planować, planować, monitorować i raportować projekty, jednocześnie mając nasze narzędzie jako centralne centrum dla całej dokumentacji projektowej. Ponieważ mamy nieograniczone miejsce do przechowywania plików, wszystkie umowy są gromadzone w jednym miejscu. Dzięki temu łatwo je znaleźć w razie potrzeby, bez konieczności przeszukiwania wiadomości e-mail lub zewnętrznych dysków twardych.

Współpracować

Podczas negocjacji, a nawet po uzgodnieniu umowy z dostawcami i podwykonawcami, informuj ich na bieżąco dzięki naszej platformie współpracy. Łatwo jest wprowadzić je do narzędzia, a ustawienie zabezpieczeń daje im dostęp tylko do tych części oprogramowania, które chcesz, aby widzieli. Udostępniaj dokumenty i twórz zadania, które umożliwiają wszystkim stronom komentowanie i prowadzenie dialogu w czasie rzeczywistym.

Tor

Oczywiście jest więcej. Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewnią ogólny widok projektu, jego postępów i wydajności, aby upewnić się, że pracownicy kontraktowi przestrzegają warunków umów. Raporty poszerzają tę perspektywę o bardziej szczegółowe dane na żywo. Uzyskaj lepsze zarządzanie umowami i zarządzanie projektami budowlanymi w jednym narzędziu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga w bardziej wydajnym prowadzeniu projektów. Od wykresów Gantta online do wizualnego planowania po platformę współpracy, która pomaga zespołom lepiej współpracować, obejmuje każdy aspekt zarządzania projektem. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów już korzystających z naszego narzędzia i weź udział w 30-dniowej wersji próbnej już dziś.