Kontrolowanie etapów procesu w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Twoje działania biznesowe są tak dobre, jak zdolność do ich monitorowania i kontrolowania. Na przykład zespoły produkcyjne byłyby stracone bez procesu kontrolingu, który pozwalałby im mierzyć i ulepszać ich funkcję zarządzania.

Proces zarządzania controllingowego jest niezbędny, aby każda firma pozostała rentowna. Kiedy monitorujesz za pomocą oprogramowania i kontrolujesz proces produkcji, możesz zobaczyć, co działa, a co nie.

Czym jest proces controllingowy w zarządzaniu przedsiębiorstwem?

Proces controllingowy w zarządzaniu biznesem polega na tym, że menedżerowie ustalają, mierzą i udoskonalają swoje operacje biznesowe oraz zarządzają kontrolą kosztów.

Korzystając z procesu kontroli, firma może kierować zmianami w łańcuchu dostaw, zapotrzebowaniu klientów i innych zmiennych, które mają wpływ na życie firmy. To krytyczne zadanie w utrzymaniu wypłacalności każdej firmy.

Dzięki procesowi kontrolingu w zarządzaniu firma może dokładnie stwierdzić, czy plany idą w dobrym kierunku i są w pełni realizowane. Jeśli te plany nie zadziałają i zepchną firmę z toru, mogą naprawić statek i pozostać na kursie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga mierzyć wydajność. ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które robi to w czasie rzeczywistym. Możesz zobaczyć różnicę między zaplanowanym a rzeczywistym wysiłkiem za pomocą pulpitu nawigacyjnego ProjectManagera. Pulpit nawigacyjny zbiera dane produkcyjne, automatycznie analizuje liczby, a następnie wyświetla wyniki w postaci łatwych do odczytania wykresów i wykresów. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo!

Kontrolowanie etapów procesu w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Istnieje pięcioetapowa procedura kontrolowania procesów, która pomoże Ci ustawić, zmierzyć i dostosować działania biznesowe — niezależnie od tego, czy jest to produkcja, pakowanie, dostawa czy inny proces biznesowy.

Jeśli nie stosujesz procesu kontrolingu, to tak naprawdę nie zarządzasz swoimi procesami biznesowymi. Nie możesz kierować swoją siłą roboczą bez kontrolowania procesu.

Aby uzyskać kontrolę organizacyjną, która prowadzi do realizacji celów i planów strategicznych Twojej firmy, wykonaj następujące pięć kroków:

1. Ustal standardy wydajności

Potrzebujesz celu dla swojej firmy, ale potrzebujesz również wskazówek dla swojego zespołu, aby utrzymać go w dążeniu do tego celu. Bez takich standardów możliwe jest, że odejdą od planu, celowo lub nie.

Standardy są jak cele, które są przypisane do określonego działu lub członka zespołu. Muszą osiągnąć te standardy poprzez współpracę, pracę zespołową i wspólny wysiłek. Aby jednak zapewnić spełnienie tych standardów, musisz mieć kryteria, według których można je mierzyć.

Ustawiając reguły, za pomocą których możesz mierzyć, możesz oceniać lub oceniać wydajność, aby zachować standardowe wyniki. Pomaga to kierownictwu zrozumieć, jak postępuje produkcja i czy jest na dobrej drodze, czy też wymaga dostosowania. Posiadanie standardów, na których można oprzeć wydajność, oznacza, że ​​praca nie musi się kończyć, aby uzyskać obraz tego, jak postępuje.

Istnieją dwie grupy standardów: materialne (lub konkretne) i niematerialne (lub abstrakcyjne). Ten pierwszy jest mierzalny; możesz to zobaczyć i policzyć. Tych ostatnich nie można zobaczyć ani zliczyć. Namacalnym standardem byłby czas, koszt, zysk, wydatki, wydajność itp. Niematerialnymi standardami są wydajność menedżera, postawa pracownika i tak dalej.

2. Mierz wydajność

Ustalenie standardu umożliwia pomiar wydajności za pomocą funkcji kontrolnej. Dzięki temu pomiarowi wydajności możesz szybko wychwycić i skorygować wszelkie odchylenia od planu, zanim zejdzie ono z toru i uruchomi produkcję w terenie.

Pomiary są łatwiejsze, gdy mamy do czynienia z namacalnymi standardami, które można zobaczyć i policzyć. W przypadku standardów niematerialnych jest to oczywiście trudniejsze. Z definicji wydajność niematerialna jest trudna do zmierzenia w systemie informacyjnym, ponieważ nie można jej określić ilościowo.

Jednym ze sposobów na naprawienie tego niedociągnięcia jest patrzenie na wydajność menedżera oczami jego zespołu. Jakie jest podejście zespołu do ich pracy? Czy morale jest wysokie? Jak przebiega komunikacja między zespołem a menedżerem? Czy zespół jest lojalny wobec siebie, swojego menedżera i firmy?

Chociaż są to niematerialne standardy, razem tworzą obraz działania menedżera. Wszystkie te pytania dotyczą zdolności menedżera do skutecznego zarządzania zespołem. Opracuj standard pomiaru tego, co robią zespoły, jaka jest ich oczekiwana wydajność itp. Możesz regularnie zbierać te dane za pomocą raportów, tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych lub rocznych.

Powiązane: Darmowy szablon raportu z postępów

3. Porównaj rzeczywistą wydajność ze standardami wydajności

Gdy masz już punkt odniesienia dla tego, jak Twoje zespoły radzą sobie podczas produkcji, pakowania, dostarczania itp., możesz porównać rzeczywistą wydajność z planowaną i określić zakres odchylenia. Nazywa się to wariancją lub różnicą między rzeczywistymi wynikami a celami. Harmonogramy mogą być niezwykle pomocne, jeśli chodzi o analizę wariancji.

ProjectManager udostępnia wykresy Gantta online, które pozwalają na ustalenie konkretnych kamieni milowych i faz projektu, dzięki czemu można na pierwszy rzut oka zobaczyć, czy jesteś z wyprzedzeniem, czy opóźniony. Ponadto wykres Gantta aktualizuje się w czasie rzeczywistym, gdy Twój zespół kończy pracę. Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego i zbuduj harmonogram w kilka minut.

Kierownik musi spojrzeć na te dane i zaakceptować lub odrzucić wynik. Zależy to od odchylenia i wpływu na biznes. Jeśli wszystko idzie zgodnie z oczekiwaniami, to świetnie, ale bardziej prawdopodobne jest, że wystąpią jakieś odchylenia. Do menedżera należy określenie, czy ta luka jest tą, którą można zignorować lub podjąć działania.

4. Analizuj odchylenia

To prowadzi nas do następnego kroku: gdzie analizujesz dane przy użyciu dopuszczalnych limitów. Jeśli standardy nie zostały spełnione, kierownik musi następnie ustalić, czy wymagana jest większa kontrola – a jeśli może, sam standard powinien zostać zmieniony.

Jeśli istnieje luka między planowaną a rzeczywistą wydajnością, następnym krokiem jest ustalenie, co ją powoduje i jaki jest jej zakres. Następnie musisz określić, jak to odchylenie wpływa na biznes. Jeśli różnica jest tylko niewielka, prawdopodobnie można ją zignorować. Ale jeśli luka odzwierciedla zyski, mianowanie pracowników, zmianę lub naprawę sprzętu i inne krytyczne kwestie, należy się tym zająć. Szablon analizy luk może pomóc w tym procesie podejmowania decyzji.

5. Podejmij działania naprawcze

Po przeanalizowaniu odchylenia i ustaleniu jego przyczyny, kierownik będzie musiał opracować plan, w którym do rozwiązania problemu zostaną zastosowane środki naprawcze, kontrola punktów krytycznych i inne środki. Ma to na celu zmniejszenie odchylenia i zapewnienie spełnienia normy. Może to obejmować zmiany procesów i/lub zachowań.

Niektóre z sytuacji wykrytych w procesie controllingu mogą wymagać działań naprawczych w celu uratowania firmy, podczas gdy inne mogą być po prostu wydajnością poniżej standardu, która wymaga korekty w celu usprawnienia procesów i przywrócenia produkcji zgodnie z harmonogramem. Dlatego działania mogą być potrzebne natychmiast ze względu na pilność.

Działania naprawcze obejmują różnorodne działania. Na przykład możesz zmienić sposób przeprowadzania niektórych operacji biznesowych. Jednak niektóre operacje i wydajności mogą nie być w stanie zmienić i mogą wymagać więcej zasobów. Na przykład zatrudnienie większej liczby członków zespołu może być rozwiązaniem, które pozwoli skorygować wykryte odchylenie.

Ważne jest, aby menedżerowie monitorowali i kontrolowali proces od początku do końca. Obejmuje to nie tylko proces kontrolingu, ale wszelkie działania zaplanowane w celu rozwiązania odchylenia lub zresetowania standardów. Zrozumienie procesu kontrolingu pokazuje, czy plany są realizowane, a jeśli nie, jakie działania należy podjąć, aby je zrealizować.

Jak ProjectManager pomaga w krokach procesu kontroli

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które zarządza planami i monitoruje wydajność w czasie rzeczywistym, aby pomóc menedżerom w podejmowaniu bardziej wnikliwych decyzji. Wiele widoków projektu ułatwia zespołom hybrydowym korzystanie z narzędzia tak, jak chcą, bez względu na to, gdzie się znajdują, co robią i jaki poziom wiedzy.

Śledź postępy na wykresach Gantta

Standardy wydajności można ustalać na interaktywnych wykresach Gantta ProjectManagera. Można ustawić kamienie milowe, przypisać zadania i priorytety oraz dodać inne tagi, aby lepiej zorganizować standardy. Plan bazowy jest ustawiony na uchwycenie planu, który można później wykorzystać do porównania rzeczywistej wydajności z ustalonymi standardami i celami. Następnie menedżer może udostępnić wykres Gantta zespołowi i interesariuszom.

Mierz wydajność na pulpitach nawigacyjnych

Pomiar rzeczywistej wydajności jest dokładniejszy dzięki oprogramowaniu do raportowania w chmurze ProjectManager. Gromadzi dane w czasie rzeczywistym i wyświetla je na pulpicie nawigacyjnym na żywo, który można również udostępniać zainteresowanym stronom. Raporty to sposób na głębsze zagłębienie się w dane. Zespoły mogą dostarczać raporty o stanie, aby aktualizować swoją wydajność podczas wykonywania swoich zadań, a menedżerowie mogą generować raporty dotyczące wariancji, obciążenia pracą, grafików i nie tylko.

Zarządzaj obciążeniem pracą i realokuj zasoby

Narzędzia do zarządzania zasobami pomagają analizować i podejmować działania naprawcze. Obciążenie jest jednym ze standardów, które mogą spowolnić produkcję, jeśli zbyt mało członków zespołu ma do wykonania zbyt wiele zadań. Kolorowy wykres ProjectManagera pokazuje, kto ma nadmierną alokację, a następnie możesz ponownie przydzielić zasoby bezpośrednio z wykresu obciążenia. Gdy obciążenie pracą zostanie zbilansowane, produkcja wzrośnie, podobnie jak morale zespołu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga w kontrolowaniu procesów. Posiada funkcje ułatwiające planowanie, monitorowanie i raportowanie wydajności. Wiele widoków projektu sprawia, że ​​jest dostępny dla każdego, od kierownictwa po członków zespołu. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów hybrydowych, które chcą usprawnić zarządzanie pracą. Wypróbuj ProjectManagera już dziś!