11 narzędzi komunikacji korporacyjnej zwiększających wydajność zespołu

Narzędzia komunikacyjne to podstawa dla nowoczesnych firm

Ponieważ każdy niedotrzymany termin, wąskie gardło i drobne nieporozumienia spływają na dół, wpływając na produktywność Twojego zespołu.

Ale im większa firma, tym szybciej te problemy wymykają się spod kontroli.

Dlatego dedykowane narzędzia do komunikacji biznesowej stały się podstawą zarówno zespołów osobistych, zdalnych, jak i hybrydowych.

Problem? Nie brakuje oprogramowania. Połącz to z faktem, że wdrożenie Twojego zespołu do nowych narzędzi to nie lada wyczyn. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, omówimy Cię w naszym obszernym przewodniku po komunikacji korporacyjnej.

Czym właściwie jest komunikacja korporacyjna?

Komunikacja korporacyjna odnosi się do interakcji interesariuszy w biznesie ze współpracownikami (wewnętrzni) i klientami (zewnętrznymi). Od aktualizacji i oczekiwań po wiadomości i wyniki, firmy nadają priorytet komunikacji ze względu na organizację, produktywność i odpowiedzialność.

Tak więc narzędzia komunikacji korporacyjnej reprezentują oprogramowanie i aplikacje używane przez interesariuszy do zarządzania powyższymi interakcjami.

Narzędzia te można umieścić w dwóch segmentach w zależności od ich odpowiednich odbiorców — wewnętrznych i zewnętrznych.

Wewnętrzne i zewnętrzne narzędzia komunikacji korporacyjnej

Komunikacja wewnętrzna obejmuje interakcje, które mają miejsce między interesariuszami w organizacji. Obejmuje to pracowników, osoby z poziomu C i innych współpracowników wewnętrznych (pomyśl: freelancerzy lub wykonawcy).

Aby zarządzać tymi relacjami i informować interesariuszy na bieżąco, firmy mogą wykorzystywać:

• Narzędzia do zarządzania projektami
• Narzędzia do czatu zespołowego
• Narzędzia do wideokonferencji
• Intranet firmy lub narzędzia wiki

Z drugiej strony narzędzia komunikacji zewnętrznej służą do dostarczania kluczowych komunikatów klientom, subskrybentom lub partnerom. Narzędzia te mogą obejmować:

• Narzędzia marketingowe (pomyśl: social, CRM, email)
• Narzędzia do komunikacji z klientem (pomyśl: czat na żywo lub oprogramowanie help desk)
• Narzędzia PR i medialne

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do wdrażania narzędzi komunikacyjnych. To powiedziawszy, połączenie narzędzi wewnętrznych i zewnętrznych jest kluczem do utrzymania wszystkich osób zaangażowanych w Twoją firmę na bieżąco.

Dlaczego narzędzia komunikacji biznesowej są tak ważne

Inwestowanie w dedykowaną komunikację cyfrową powinno być kwestią „kiedy”, a nie „czy” dla firm każdej postaci i wielkości.

Przedsiębiorstwo. MŚP. Solo. Ty to nazwij.

Rozważ poniżej dobrze udokumentowane korzyści płynące z usprawnionej komunikacji:

• Zachęcaj do konstruktywnej współpracy w zespole. Kiedy zadania i cele zespołów są zgodne, generują lepsze wyniki biznesowe. Nie bez powodu skuteczna komunikacja i wyższe wskaźniki zaangażowania pracowników idą w parze.
• Daj ludziom możliwość większej produktywności. Ostatnie badania przeprowadzone przez Teamwork wskazują, że ludzie są nawet o 25% bardziej wydajni, gdy mają szybki dostęp do rezultatów, wymagań i innych krytycznych informacji o projekcie. Dzięki odpowiednim narzędziom do komunikacji biznesowej możesz skonsolidować wszystkie powyższe w jednym miejscu.
• Stwórz bardziej połączoną kulturę firmy . Do myślenia: tylko 7% pracowników uważa, że ​​komunikacja w pracy jest „dokładna, otwarta i punktualna”. Oznacza to, że firmy muszą naprawdę umieścić swoją komunikację korporacyjną pod lupą nie tylko ze względu na produktywność, ale i dobro swoich pracowników.

Pamiętaj też, że efektywność komunikacji wewnętrznej ma bezpośredni wpływ na to, jak komunikujesz się z klientami.

Zastanów się na przykład, jak wiadomości marketingowe i kreacje do kampanii wymagają wielu kroków, interesariuszy i zatwierdzeń.

Kiedy dział jest na tej samej stronie i jest w stanie skutecznie komunikować się, jego wiadomości do zewnętrznych interesariuszy mają większe szanse na oddźwięk.

11 narzędzi komunikacji korporacyjnej do wypróbowania

Poniżej znajduje się zestawienie najlepszych narzędzi komunikacyjnych, z których wszystkie udowodniły, że łączą firmy i pomagają pracownikom lepiej komunikować się.

Oczywiście żadna firma nie potrzebuje koniecznie wszystkiego z tej listy. To powiedziawszy, narzędzia wewnętrzne i zewnętrzne tutaj mogą wyróżnić obszary, w których komunikacja Twojej firmy może wymagać ulepszenia.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej

Budowanie strategii komunikacji wewnętrznej jest koniecznością, zwłaszcza w przypadku zespołów zdalnych i rozproszonych. Zacznijmy od przyjrzenia się narzędziom, które pomogą Twojemu zespołowi wewnętrznie.

1. Asany

Szczególnie biorąc pod uwagę wzrost liczby zespołów zdalnych, narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne dla dużych i małych firm.

Narzędzia takie jak Asana zapewniają firmom ujednolicone miejsce do planowania i śledzenia postępów każdego projektu. Od zadań i list rzeczy do zrobienia po pełne harmonogramy projektów i kalendarze działów, Asana ułatwia śledzenie dzięki:

• Wiele widoków projektów (w tym tablice Kanban, listy i kalendarze), które zapewniają stały puls na postępy w realizacji zadania
• Możliwość przypisywania ról i uprawnień współpracownikom (w tym pracownikom na poziomie podstawowym, kontrahentom i na poziomie C) w celu utrzymania struktury przepływów pracy
• Zautomatyzowane aktualizacje i powiadomienia, aby na bieżąco śledzić postępy w realizacji zadań

2. luz

Trudno jest znaleźć zespół, który nie używa Slacka (lub podobnego narzędzia do czatu zespołowego), aby pozostać w kontakcie.

Dzięki Slack możesz organizować komunikację swojego zespołu w kanałach obejmujących całą firmę, działów lub poszczególnych ról. Pozwala to na natychmiastową, terminową komunikację, która nie zakłóca całkowicie pracowników ani nie powoduje niepotrzebnych spotkań. Prawdopodobnie największą zaletą Slacka jest łatwość obsługi i niekończące się integracje (w tym wiele narzędzi z tej listy).

3. Praca zespołowa

Rozwiązanie do zarządzania projektami, które jest prawie hybrydą dwóch powyższych narzędzi, Teamwork wyróżnia się możliwością śledzenia szczegółowych danych projektu, a także aktualizacji i wiadomości. Na przykład możesz śledzić indywidualny wkład w dowolne zadanie, a także czas spędzony na zadaniach w całym zespole.

Praca zespołowa odpowiada „co zostało zrobione, co trzeba zrobić i co dalej” w jednym miejscu. Funkcje śledzenia projektów na platformie zapewniają ogromną oszczędność czasu i zmniejszają liczbę ruchów tam i z powrotem wśród współpracowników.

4. Zbieg

Od wewnętrznych dokumentów i zasad po strony referencyjne i wiki, Confluence stanowi rodzaj „domu”, do którego zespoły mogą się odwoływać.

Platforma samo w sobie służy jako narzędzie do zarządzania projektami, ale zapewnia także zespołom cyfrową tablicę do przeprowadzania burzy mózgów i robienia notatek w razie potrzeby. Funkcje Confluence to kolejny przykład tego, jak można skonsolidować komunikację korporacyjną zamiast przeskakiwać między wieloma aplikacjami, skrzynkami odbiorczymi lub dyskami wewnętrznymi.

5. Bambu przez Sprout

Rzecznictwo pracowników jest teraz wściekłością. Bambu umożliwia wewnętrznemu zespołowi zarabianie maksimum na zewnętrznych wiadomościach marketingowych.

Na przykład Bambu ułatwia promowanie największych ogłoszeń Twojej marki i najnowszych postów na blogu. Zamiast tworzyć indywidualne aktualizacje lub podpisy, platforma udostępnia szablony, inspiracje i kreatywne opcje, aby zwiększyć liczbę Twoich postów społecznościowych w najbardziej angażujący sposób.

6. Klawiatura

Dialpad to kompleksowe rozwiązanie do wideokonferencji, czatu i telefonu, które jest idealne dla rozproszonych zespołów.

Być może najbardziej „korporacyjny” z naszej komunikacji korporacyjnej ze względu na klientów korporacyjnych, Dialpad oferuje szereg funkcji poprawiających komunikację zespołową. Obejmuje to narzędzia sztucznej inteligencji, takie jak analiza sentymentu połączeń, automatyczne notatki dotyczące sprzeciwów dotyczących sprzedaży i automatyczne transkrypcje połączeń.

Narzędzia komunikacji zewnętrznej

W drugiej połowie naszego zestawienia przyjrzymy się zewnętrznym narzędziom, które możesz rozważyć jako część swojego marketingowego stosu technologicznego.

7. Kiełkować towarzysko

Tutaj nie ma niespodzianek! Sprout Social to potężne, wszechstronne narzędzie do usprawniania komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej związanej z mediami społecznościowymi.

Jak to? Na początek umożliwiamy zespołom konsolidację wszystkich swoich wiadomości społecznościowych i powiadomień w jednym miejscu. Oznacza to nie tylko mniejsze przeskakiwanie między platformami, ale także umożliwia zespołom szybsze odpowiadanie na więcej wiadomości dzięki funkcjom współpracy. Możliwość łączenia skrzynek odbiorczych to ogromna oszczędność czasu, a także zapewnia pełniejszy wgląd w komunikację od klientów.

Poza tym Sprout służy również jako baza dla wszystkich zewnętrznych treści społecznościowych.

Aktualizacje i ogłoszenia. Filmy i obrazy. Historie, rolki i wszystko pomiędzy.

Dzięki Sprout możesz planować i optymalizować treści w wielu sieciach społecznościowych jednocześnie. Posiadanie wszystkich zasobów i aktualizacji mediów społecznościowych na jednej platformie pozwala zmaksymalizować zasięg i szybciej dotrzeć z przekazem do odpowiednich odbiorców.

I na tym nie poprzestajemy!

Poniżej znajduje się kilka innych sposobów wykorzystania Sprout jako narzędzia komunikacji korporacyjnej:

• Opracowywanie i wdrażanie planu kryzysowego w mediach społecznościowych
• Słuchanie kluczowych rozmów towarzyskich i wrzasków, aby odkryć możliwości interwencji lub odpowiedzi na pytania klientów
• Zachęcanie do współpracy między zespołami i zunifikowanej komunikacji w całym dziale marketingu (w tym marketingu społecznościowego, projektowania i marketingu treści)

8. Wyślij niebieski

Podczas gdy trendy w marketingu pojawiają się i znikają, e-mail pozostaje podstawą komunikacji zewnętrznej.

Biuletyny. Wiadomości powitalne. Kampanie Winback. I tak dalej.

Platformy takie jak SendinBlue są skalowalne i sprawiają, że konfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy dla dowolnej kampanii jest bardzo proste. Możliwość oceny wskaźników zaangażowania i dostosowywania kampanii w czasie oznacza, że ​​możesz zmaksymalizować zainteresowanie wiadomościami marketingowymi.

9. HubSpot

Pakiet narzędzi komunikacji korporacyjnej HubSpot obejmuje solidny CRM, platformę do e-mail marketingu i CMS w jednym.

Posiadanie wszystkich powyższych elementów na jednej platformie daje marketerom możliwość pełniejszego zrozumienia swoich klientów i ich potrzeb.

Na przykład, z jakimi treściami nasi potencjalni klienci najbardziej się angażują? Jaki jest nasz najczęstszy zarzut dotyczący sprzedaży? Która z naszych kampanii przynosi najbardziej bezpośrednie przychody?

Dzięki HubSpot masz całościowy obraz swoich kanałów marketingowych, a także tego, co motywuje Twoich klientów.

10. Kosz na gnojowicę

PR i relacje z blogerami, dziennikarzami i mediami są kluczowe dla firm, które chcą zdobyć tak bardzo potrzebną ekspozycję.

Narzędzia takie jak Muck Rack przyspieszają proces znajdowania odpowiednich celów zasięgu i ich narzucania. Zapewniając natychmiastowy dostęp do tysięcy dziennikarzy, platforma pozwala śledzić postępy w kampaniach pitchingowych i w razie potrzeby zautomatyzować proces prowadzenia follow-upów.

11. Skrót

Shorthand to samozwańcze narzędzie do „przewijania treści”, które pozwala użytkownikom tworzyć cyfrowe doświadczenia (takie jak strony internetowe i strony docelowe) i udostępniać je klientom. Narzędzie oferuje różnorodne funkcje współpracy zespołowej, które ułatwiają pisarzom, projektantom i innym marketerom łączenie się w celu tworzenia najbardziej fascynujących historii.

Poniżej znajduje się migawka działania platformy:

Jak wybrać narzędzia komunikacji korporacyjnej

Rozumiemy: wybór między narzędziami może być trudny.

Jest to szczególnie ważne, jeśli szukasz rozwiązania dla przedsiębiorstw.

Na koniec przejrzyjmy kilka kluczowych szczegółów, które pomogą Ci szybciej podjąć decyzję.

Uważaj na swój budżet

Nie zastanawiaj się, prawda? Większość narzędzi SaaS wymaga negocjowanych cen dla większych zespołów. Niezależnie od tego postaraj się wybrać rozwiązania, które są rozsądne do skalowania i nie wymagają ustalania cen na podstawie użytkowania.

Wdrażanie powinno być dziecinnie proste

Najlepiej byłoby, gdybyś był w stanie jak najszybciej przyjąć i wdrożyć narzędzia komunikacji korporacyjnej w swoim zespole. Wiele narzędzi dokłada wszelkich starań, aby edukować i wzmacniać zespoły w zakresie onboardingu. Niektórzy w zasadzie trzymają cię za rękę przez cały proces, aby był mniej zniechęcający.

Na przykład Asana ma mnóstwo zasobów, przewodników i filmów, które pomogą zespołom rozpocząć pracę.

Nie zastanawiaj się nad bezpieczeństwem

Bezpieczeństwo ma znaczenie dla każdego oprogramowania, a narzędzia komunikacji biznesowej nie różnią się. Potencjalne naruszenia lub utrata danych nie wchodzą w grę, gdy masz do czynienia z poufnymi materiałami firmowymi.

Na przykład podczas pandemii wiele firm domyślnie korzystało z Zoomu. Jednak ciągłe obawy dotyczące prywatności podkreślają, w jaki sposób wybór narzędzia przed zakupami może powodować bóle głowy.

Dokładnie sprawdź integrację z aktualnym oprogramowaniem

Jak wspomniano wcześniej, wszystko, co możesz zrobić, aby skonsolidować narzędzia i komunikację, jest plusem. Większość głównych narzędzi komunikacyjnych łączy się ze sobą, aby zwiększyć produktywność, a także zmniejszyć spam związany z powiadomieniami.

Poniżej znajduje się migawka dwóch najpopularniejszych integracji Sprout dla komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Upewnij się, że Twoje narzędzia komunikacyjne mają historię

W razie wątpliwości przeczytaj recenzje! Chociaż nie ma nic złego w testowaniu zupełnie nowych narzędzi, zalecamy trzymanie się bardziej „sprawdzonej” platformy do komunikacji.

Witryny z recenzjami, takie jak G2, mogą wskazać, które aplikacje mają stałych użytkowników i najbardziej zadowolonych klientów. Informacje od kupujących mogą również rozbić określone funkcje lub wątpliwości, które mogą być istotne dla Twojego zespołu.

Z jakich narzędzi komunikacji korporacyjnej korzystasz?

Jeśli chcesz, aby Twoje zespoły komunikowały się bardziej efektywnie, zacznij od stosu technologii.

Każda kombinacja powyższych narzędzi jest solidnym punktem wyjścia do budowania bardziej połączonego i dostosowanego biznesu. W ten sposób nie tylko ułatwiasz życie pracownikom, ale także umożliwiasz zespołowi wysyłanie właściwej wiadomości do klientów.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, koniecznie sprawdź lub podaj wskazówki, jak podnosić swoje umiejętności komunikacyjne w firmie, aby to zrobić.