Co to jest podstawa kosztów w zarządzaniu projektami? Szybki przewodnik

Większość projektów ma interesariuszy, którzy oczekują zwrotu z inwestycji. Aby tak się stało, projekt musi dotrzymać terminu i zmieścić się w budżecie. Aby utworzyć budżet projektu, musisz najpierw utworzyć plan bazowy kosztów, aby móc porównać wydatki planowane z wydatkami rzeczywistymi.

Dzięki tej linii bazowej kosztów możesz oszacować koszty dla każdego zadania w projekcie i sprawdzić, czy osiągasz cele lub przekraczasz wydatki. Poświęćmy chwilę, aby w pełni zrozumieć podstawową koncepcję zarządzania kosztami i sposób jej wykorzystania, aby utrzymać swój projekt na dobrej drodze.

Co to jest podstawa kosztów w zarządzaniu projektami?

Koszt bazowy to budżet, który został zatwierdzony dla projektu, podzielony na listę wynagrodzeń, materiałów, sprzętu i nie tylko. Jest to suma szacunkowych kosztów wszystkich zadań w harmonogramie projektu. Po ustaleniu planu bazowego kosztów należy dodać rezerwę zarządzania, która jest częścią budżetu projektu, która jest używana jako rezerwa na nieprzewidziane wydatki na potrzeby kontroli zarządzania i nieoczekiwanych kosztów. Te dwa elementy składają się na budżet projektu.

Tworzenie budżetu to pierwszy krok w śledzeniu Twoich wydatków. Podobnie jak w przypadku każdego planu bazowego zarządzania projektem, plan bazowy kosztów służy do porównania rzeczywistych wydatków z szacowanymi kosztami.

Najlepiej byłoby, gdyby szacunki kosztów i rzeczywiste koszty projektu były zgodne lub, jeszcze lepiej, rzeczywiste koszty powinny być niższe niż koszty bazowe. Jeśli rzeczywiste koszty są wyższe, oznacza to, że przekraczasz wydatki. To powoduje, że Twój projekt jest zagrożony niepowodzeniem z powodu przekroczenia budżetu.

Chcesz ustawić punkt odniesienia między fazą planowania projektu a rozpoczęciem realizacji projektu. Nie należy dotykać linii bazowej budżetu, chyba że nastąpi poważna zmiana w zakresie projektu, zasobach lub szacunkach kosztów; na przykład opóźnienia, przekroczenie budżetu lub utrata kluczowych zasobów. Plan bazowy budżetu można zmienić tylko poprzez żądanie zmiany.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami pomaga śledzić koszty w projekcie. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania kosztami, które pozwala ustawić punkt odniesienia projektu i porównać rzeczywiste koszty z szacunkami kosztów. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś!

Co zawiera plan bazowy kosztów projektu?

Koszt bazowy to autoryzowany plan wydatków w całym cyklu życia projektu. Obejmuje każde działanie projektowe, zadanie i powiązane zasoby, które są potrzebne do projektu.

Obejmuje to wszelkie środki rezerwy na nieprzewidziane wydatki, które są odkładane w celu rozwiązania potencjalnych problemów zidentyfikowanych w analizie ryzyka. Te problemy mogą opóźnić projekt, wpłynąć na jakość jego rezultatów i oczywiście sprawić, że przekroczysz budżet.

Dlaczego są ważne?

Ustalenie planu bazowego kosztów jest ważne, ponieważ ważne jest trzymanie się budżetu projektu. Przekroczenie budżetu to pewny znak, że Twój projekt zmierza w złym kierunku. Nie trafisz w sedno budżetu, a będziesz miał kilku niezadowolonych interesariuszy.

Koszt bazowy jest kwestią podstawową, ale jest również sposobem oceny rozbieżności kosztów, wydajności kosztów i planowanego wysiłku w porównaniu z rzeczywistym wysiłkiem. Bez linii bazowej nie masz nic do mierzenia wydatków i kontrolowania kosztów. Niewiele rzeczy jest ważniejszych niż zarządzanie kosztami podczas zarządzania projektem.

Jak utworzyć linię bazową kosztów

Tworzenie planu bazowego kosztów rozpoczyna się od oszacowania całkowitych kosztów projektu. Obejmuje to zadania i zasoby potrzebne do ich wykonania. Najłatwiej to zrobić zadanie po zadaniu. Oszacuj koszt robocizny, materiałów itp., a następnie zsumuj wszystko. To jest wstępny szacunkowy budżet projektu.

Pamiętaj, że prawdziwy koszt każdego zadania może nie być jasny na etapie planowania projektu. Możesz dojść do wniosku, że wzrosły koszty materiałów lub inne nieprzewidziane dodatkowe koszty. Możesz również potrzebować więcej czasu na wykonanie projektu, co również wpływa na koszty.

Dlatego ważne jest, aby w budżecie przeznaczać rezerwę na nieprzewidziane wydatki na ryzyko związane z projektem. Gdy to wszystko będzie gotowe, będziesz chciał zarządzać swoim projektem za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. W ten sposób możesz ustawić plan bazowy projektu i automatycznie obliczyć odchylenie projektu podczas pracy.

Jaka jest różnica między budżetem projektu a podstawą kosztów?

Zamieszanie jest zrozumiałe, ponieważ oba są narzędziami do zarządzania kosztami, ale podstawa kosztów to nie to samo, co budżet projektu. Zamiast tego plan bazowy kosztów jest pierwszym krokiem do utworzenia budżetu projektu. Najpierw musisz zebrać wszystkie szacunki kosztów dla każdego zadania projektowego i dodać rezerwę zarządzania na nieoczekiwane wydatki. Gdy już je masz, możesz utworzyć budżet projektu, który zawiera wszystkie fundusze wymagane do realizacji projektu.

Po rozpoczęciu projektu budżet projektu będzie używany do zatwierdzania kosztów projektu i śledzenia wydatków, podczas gdy plan bazowy kosztów będzie używany do porównania rzeczywistych kosztów projektu z oszacowaniami kosztów, które zostały po raz pierwszy zarejestrowane w planie bazowym kosztów.

Linia bazowa kosztów jest również używana jako metryka do pomiaru wydajności kosztów. Twój budżet jest najlepszym oszacowaniem przewidywanego kosztu projektu. W związku z tym plan bazowy kosztów można nazwać planem bazowym budżetu, ponieważ jest to linijka używana do pomiaru wydajności kosztów.

Plan bazowy kosztów służy do mierzenia budżetu, podczas gdy samo tworzenie budżetu jest częścią procesu planowania projektu. Budżetowanie odbywa się na początku, podczas gdy plany bazowe kosztów są narzędziem zarządzania kosztami służącym do mierzenia postępów w trakcie realizacji.

Jak ProjectManager ustala Twój budżet?

Tworzenie planu bazowego kosztów to jeden z najskuteczniejszych sposobów pomiaru wydajności kosztowej projektu. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które zbiera dane projektu w czasie rzeczywistym, zapewniając informacje potrzebne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących zarządzania kosztami i utrzymania projektu zgodnie z planem.

Planuj na wykresach Gantta

Zanim będzie można ustawić plan bazowy kosztów, musisz przygotować plan projektu. Wykres Gantta online ProjectManagera pozwala Ci nakreślić swoją pracę na wizualnej osi czasu, łączyć zależności i wyznaczać kamienie milowe. Po zakończeniu możesz odfiltrować ścieżkę krytyczną i ustawić plan bazowy harmonogramu, aby zmierzyć swoje postępy. Wszystko to można zobaczyć na wykresie Gantta, który można udostępnić całemu zespołowi projektowemu.

Śledź postępy w czasie rzeczywistym na pulpitach nawigacyjnych

Aby uzyskać widok projektu na wysokim poziomie, możesz użyć pulpitu nawigacyjnego ProjectManager w czasie rzeczywistym. Pulpit nawigacyjny jest skonfigurowany i gotowy do pomiaru kosztów projektu, wariancji projektu (i wielu innych!), a wszystko to automatycznie wyświetlane na czytelnych wykresach i wykresach.

Twórz raporty o wariancji natychmiast

Interesariusze chcą wiedzieć, że trzymasz się budżetu. ProjectManager posiada raporty z jednego kliknięcia, które wyświetlają status projektu i portfela. Dostępny jest również raport wariancji projektu. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, które chcesz zobaczyć.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które porządkuje Twoje zadania, zespoły i projekty, dzięki czemu możesz trzymać się budżetu i harmonogramu. Platforma współpracy ProjectManagera łączy zespoły i zapewnia menedżerom przejrzystość, której potrzebują, aby utrzymać wszystkich na celowniku. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów od NASA do Ralpha Laurena, które używają ProjectManagera, aby dostarczać na czas iw ramach budżetu. Wypróbuj ProjectManager za darmo już dziś.