Analiza kosztów i korzyści dla projektów: przewodnik krok po kroku

Zarządzając projektem, trzeba podejmować wiele kluczowych decyzji. Menedżerowie projektów starają się kontrolować koszty, jednocześnie uzyskując najwyższy zwrot z inwestycji i inne korzyści dla swojej firmy lub organizacji. Analiza kosztów i korzyści (CBA) jest właśnie tym, czego potrzebują, aby im w tym pomóc.

W projekcie zawsze jest coś do wykonania, a każde zadanie ma swój koszt i oczekiwane korzyści. Ze względu na wysoką stawkę dobrzy kierownicy projektów nie tylko podejmują decyzje w oparciu o instynkt. Wolą minimalizować ryzyko najlepiej jak potrafią i działać tylko wtedy, gdy jest więcej pewności niż niepewności.

Ale jak możesz to osiągnąć w świecie z niezliczonymi zmiennymi i ciągle zmieniającą się ekonomią? Odpowiedź: zapoznaj się z twardymi danymi zebranymi za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, narzędzi do raportowania, wykresów i arkuszy kalkulacyjnych. Następnie możesz wykorzystać te dane do oceny swoich decyzji za pomocą procesu zwanego analizą kosztów i korzyści (CBA). Inteligentne wykorzystanie analizy kosztów i korzyści pomoże Ci podejmować efektywne kosztowo decyzje i zmaksymalizować zyski zarówno dla Twojego projektu, jak i Twojej organizacji.

Zanim wyjaśnimy, jak przeprowadzić analizę kosztów i korzyści, zdefiniujmy pokrótce, co to jest.

Co to jest analiza kosztów i korzyści?

Analiza kosztów i korzyści (CBA) to proces stosowany do oszacowania kosztów i korzyści decyzji w celu znalezienia najbardziej opłacalnej alternatywy. AKK to wszechstronna metoda, która jest często wykorzystywana przy podejmowaniu decyzji biznesowych, projektowych i dotyczących polityki publicznej. Skuteczne CBA ocenia następujące koszty i korzyści:

Koszty

• Koszty bezpośrednie
• Koszty pośrednie
• Koszty niematerialne
• Koszty alternatywne
• Koszty potencjalnego ryzyka

Korzyści

• Bezpośredni
• Pośredni
• Całkowite korzyści
• Korzyści netto

Omówimy te koszty i korzyści w poniższym przykładzie analizy kosztów i korzyści.

Śledzenie wszystkich tych liczb jest łatwiejsze dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami. Na przykład ProjectManager ma widok arkusza, który jest dokładnie taki jak wykres Gantta, ale bez wizualnej osi czasu. Możesz przełączać się tam iz powrotem z widoku wykresu Gantta do widoku arkusza, jeśli chcesz po prostu spojrzeć na swoje koszty w arkuszu kalkulacyjnym. Możesz dodać dowolną liczbę kolumn i filtrować arkusz, aby przechwycić tylko istotne dane. Śledzenie kosztów i korzyści jest tym, co zapewnia udany projekt. Skorzystaj z naszego narzędzia, aby uzyskać kontrolę, której potrzebujesz, korzystając z tej bezpłatnej wersji próbnej.

Analiza kosztów i korzyści w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu projektami analiza kosztów i korzyści służy do oceny kosztów w porównaniu z korzyściami w propozycji projektu i uzasadnieniu biznesowym. Zaczyna się od listy, jak wiele procesów.

Jest lista wszystkich wydatków projektowych i jakie będą oczekiwane korzyści po pomyślnej realizacji projektu. Na tej podstawie można obliczyć wskaźnik kosztów do korzyści (CBR), zwrot z inwestycji (ROI), wewnętrzną stopę zwrotu (IRR), bieżącą wartość netto (NPV) oraz okres zwrotu (PBP).

Powiązane: Bezpłatny szablon analizy kosztów i korzyści dla programu Excel

To, czy korzyści przewyższają koszty, czy nie, zadecyduje o tym, czy działanie jest uzasadnione, czy nie. W większości przypadków, jeśli koszt wynosi 50 procent korzyści, a okres zwrotu nie przekracza roku, warto podjąć działania.

Cel analizy kosztów i korzyści

Celem analizy kosztów i korzyści w zarządzaniu projektami jest posiadanie systemowego podejścia do określenia plusów i minusów różnych ścieżek w projekcie, w tym transakcji, zadań, wymagań biznesowych i inwestycji. Analiza kosztów i korzyści daje opcje i oferuje najlepsze podejście do osiągnięcia celu przy jednoczesnej oszczędności na inwestycjach.

Istnieją dwa główne cele korzystania z CBA:

1. Ustalenie, czy uzasadnienie biznesowe projektu jest solidne, uzasadnione i wykonalne poprzez ustalenie, czy korzyści z niego przewyższają koszty.
2. Zaoferowanie punktu odniesienia do porównywania projektów poprzez określenie, które korzyści z projektu są większe niż jego koszty.

Jak przeprowadzić analizę kosztów i korzyści

Według Economist, CBA istnieje od dawna. W 1772 r. Benjamin Franklin napisał o jego użyciu. Ale koncepcja CBA, jaką znamy, pochodzi od Julesa Dupuita, francuskiego inżyniera, który opisał ten proces w artykule z 1848 roku.

Od tego czasu proces AKK znacznie się rozwinął. Przejrzyjmy tę listę kontrolną, aby dowiedzieć się, jak przeprowadzić analizę kosztów i korzyści:

1. Jakie są cele i zadania projektu?

Stwórz uzasadnienie biznesowe dla swojego projektu i określ jego cele i zadania.

2. Jakie są alternatywy?

Zanim dowiesz się, czy projekt jest poprawny, musisz porównać go z podobnymi wcześniejszymi projektami, aby zobaczyć, która ścieżka jest najlepsza. Możesz szybko sprawdzić ich wskaźniki sukcesu, takie jak zwrot z inwestycji, wewnętrzna stopa zwrotu, okres zwrotu i stosunek korzyści do kosztów.

3. Kim są interesariusze?

Wymień wszystkich interesariuszy w projekcie. To na nich wpływają koszty i korzyści. Opisz, którzy z nich są decydentami.

4. Jak zmierzysz koszty i korzyści?

Musisz zdecydować, jakich danych użyjesz do pomiaru wszystkich kosztów i korzyści. Niektóre z nich będą miały wartość w dolarach, podczas gdy inne będą wymagały innych wskaźników. Jak będziesz raportować te dane?

Proces można znacznie usprawnić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager posiada raportowanie jednym kliknięciem, które pozwala stworzyć osiem różnych raportów projektu. Uzyskaj dane o stanie projektu, wariancji i nie tylko. Raporty można łatwo udostępniać w formacie PDF lub drukować dla interesariuszy. Przefiltruj dowolny raport, aby wyświetlić tylko te dane, których w danym momencie potrzebujesz.

5. Jaki jest wynik kosztów i korzyści?

Sprawdź, jakie są koszty i korzyści projektu, przypisz im wartość pieniężną i zmapuj je w odpowiednim okresie. Ważne jest, aby zrozumieć, że AKK szacuje wartość pieniężną obecnych i przyszłych kosztów i korzyści.

6. Co to jest wspólna waluta?

Jak wspomniano w ostatnim kroku, nie można porównać bieżącej wartości pieniężnej kosztów i korzyści z przyszłymi stawkami. Dlatego musisz obliczyć wartość pieniądza w czasie, stopę dyskontową i bieżącą wartość netto przepływów pieniężnych.

Jednak w niektórych przypadkach korzyści z projektu nie można zmierzyć wartością pieniężną. Jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, powinieneś przeprowadzić analizę opłacalności.

7. Jaka jest stopa dyskontowa?

Stopa dyskontowa służy do obliczania bieżącej wartości przyszłych przepływów pieniężnych przychodzących lub wychodzących z projektu.

8. Jaka jest aktualna wartość netto projektu?

Wartość bieżąca netto projektu jest miarą zysku obliczaną przez odjęcie bieżących wartości wypływów pieniężnych od bieżących wartości wpływów pieniężnych w danym okresie.

9. Co to jest analiza wrażliwości?

Analiza wrażliwości to metoda prawdopodobieństwa stosowana w zarządzaniu i biznesie w celu określenia, w jaki sposób niepewność wpływa na Twoje decyzje, koszty i zyski.
W AKK zarządzania projektami analiza wrażliwości jest wykorzystywana do określenia stosunku korzyści do kosztów prawdopodobnych scenariuszy. Do przeprowadzania analiz wrażliwości można użyć programu Excel lub bardziej specjalistycznego oprogramowania.

10. Co robisz po zakończeniu CBA?

Ostatnim krokiem po zebraniu wszystkich tych danych jest dokonanie wyboru zalecanego przez CBA, czyli takiego o najwyższym stosunku korzyści do kosztów.

Przykład analizy kosztów i korzyści

Teraz zastosujmy tę teorię w praktyce. W naszym przykładzie analizy kosztów i korzyści dokonamy oceny projektu, którego głównym celem jest dostarczenie produktu.

Koszty

• Koszty bezpośrednie: Są to wszystkie koszty, które są bezpośrednio związane z wytworzeniem produktu. Takie jak materiały, sprzęt, robocizna itp.
• Koszty pośrednie: Inne wydatki, które nie są bezpośrednio związane z produktem, takie jak czynsz, media lub koszty transportu.
• Koszty niematerialne: Wszelkie inne koszty, których nie można określić ilościowo, takie jak uszkodzenie marki, jeśli rynek nie zareaguje pozytywnie na produkt.
• Koszty alternatywne: Utrata okazji, która ma miejsce, gdy podejmowana jest decyzja zamiast innej. Na przykład mogłeś zdecydować się na wyprodukowanie produktu, który mógłby być bardziej opłacalny niż ten, który wybrałeś.
• Koszty potencjalnego ryzyka: Każdy projekt jest podatny na różne rodzaje ryzyka. Zawsze powinieneś brać pod uwagę, że w pewnym momencie możesz ponieść nieoczekiwane koszty.

Korzyści

• Korzyści bezpośrednie: wymierne korzyści w wartości pieniężnej, które otrzymujesz z projektu. W tym przypadku przychody, sprzedaż i zysk uzyskany z Twojego produktu.
• Korzyści pośrednie: korzyści, które można dostrzec, ale niekoniecznie zmierzyć, takie jak zwiększona świadomość marki.

Teraz, gdy znasz już koszty i korzyści swojego projektu, nadszedł czas, aby przypisać im wartość pieniężną. W tym przypadku możemy to zrobić tylko z naszymi bezpośrednimi i pośrednimi kosztami oraz naszymi bezpośrednimi korzyściami. Należy jednak przypisać inne metryki, takie jak kluczowe wskaźniki wydajności, do tych, których nie można zmierzyć kwotą w dolarach.

Po oszacowaniu wartości kosztów i korzyści w dolarach na podstawie danych z poprzednich projektów należy je porównać, aby sprawdzić, czy koszty przewyższają korzyści.

Aby jednak przeprowadzić bardziej wiarygodną analizę kosztów i korzyści, będziesz potrzebować analizy wrażliwości, aby ocenić różne scenariusze i ich wpływ na stosunek kosztów do korzyści. Na przykład wypróbuj różne poziomy popytu w swoim równaniu programowania liniowego.

Ważne jest, aby pamiętać, że w zależności od ram czasowych projektu, przepływy pieniężne mogą przychodzić i wypływać w różnym czasie. Z tego powodu przy porównywaniu przepływów pieniężnych z tytułu kosztów i korzyści należy wziąć pod uwagę wartość pieniądza w czasie, stopę dyskontową, wartość bieżącą netto.

Uchwyć wszystkie koszty i korzyści dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami. Ale w przeciwieństwie do wielu aplikacji z gorszymi listami rzeczy do zrobienia, ProjectManager ma dynamiczny widok listy. Dodaje priorytet, niestandardowe tagi i możesz przypisać członków zespołu do posiadania każdego przedmiotu. Nasze narzędzie w chmurze będzie również automatycznie śledzić w czasie rzeczywistym procent wykonania każdego elementu. Wszystkie dane, które zbierasz w naszym widoku listy, są również widoczne w całym narzędziu. Korzystaj z dowolnego widoku, wszystkie są aktualizowane na żywo i gotowe do pracy.

Jak dokładna jest analiza kosztów i korzyści?

Jak dokładne jest CBA? Krótka odpowiedź brzmi, że jest tak dokładna, jak dane, które wprowadzasz do procesu. Im dokładniejsze oszacowania, tym dokładniejsze wyniki.

Niektóre nieścisłości są spowodowane przez:

• Poleganie w zbyt dużym stopniu na danych zebranych z poprzednich projektów, zwłaszcza gdy te projekty różnią się funkcją, rozmiarem itp. od tego, nad którym pracujesz
• Korzystanie z subiektywnych wrażeń podczas dokonywania oceny
• Niewłaściwe użycie heurystyk (rozwiązywanie problemów przy użyciu praktycznej metody, która nie jest gwarantowana) w celu uzyskania kosztów wartości niematerialnych
• Błąd potwierdzenia lub tylko używanie danych, które stanowią kopię zapasową tego, co chcesz znaleźć

Czy istnieją ograniczenia w analizie kosztów i korzyści?

Analiza kosztów i korzyści najlepiej nadaje się do mniejszych i średnich projektów, których ukończenie nie trwa zbyt długo. W takich przypadkach analiza może pomóc decydentom zoptymalizować stosunek korzyści do kosztów ich projektów.

Jednak duże projekty, które trwają długo, mogą być problematyczne pod względem AKK. Istnieją czynniki zewnętrzne, takie jak inflacja, stopy procentowe itp., które wpływają na dokładność analizy. W takich przypadkach obliczenie wartości bieżącej netto, wartości pieniądza w czasie, stóp dyskontowych i innych wskaźników może być skomplikowane dla większości kierowników projektów.

Istnieją inne metody, które uzupełniają AKK przy ocenie większych projektów, takie jak NPV i IRR. Ogólnie rzecz biorąc, wykorzystanie CBA jest kluczowym krokiem w ustaleniu, czy warto realizować dany projekt.

Szablony pomocne w analizie kosztów i korzyści

Kiedy pracujesz nad obliczeniem analizy kosztów i korzyści swojego projektu, możesz uzyskać pomoc z niektórych bezpłatnych szablonów zarządzania projektami, które oferujemy na naszej stronie. Mamy dziesiątki darmowych szablonów, które wspomagają każdą fazę cyklu życia projektu. Do analizy kosztów i korzyści użyj tych trzech.

Macierz RACI

Jednym z kroków podczas przeprowadzania analizy kosztów i korzyści (jak opisano powyżej) jest identyfikacja interesariuszy w Twoim projekcie. Musisz wymienić tych interesariuszy, ale nasz darmowy szablon macierzy RACI idzie o krok dalej, określając, kto musi wiedzieć co. RACI to skrót od odpowiedzialnego, odpowiedzialnego, konsultowanego i poinformowanego. Wypełniając ten szablon, zorganizujesz swój zespół i interesariuszy oraz utrzymasz wszystkich na tej samej stronie.

Budżet projektu

Nie możesz przeprowadzić analizy kosztów i korzyści bez uprzedniego przedstawienia wszystkich wydatków. W tym miejscu wkracza nasz darmowy szablon budżetu projektu. Pomaga on uchwycić wszystkie wydatki związane z projektem, od kosztów pracy, honorariów konsultantów, cen surowców, licencji na oprogramowanie i podróży. Jest nawet miejsce na uchwycenie innych pozycji, takich jak opłaty telefoniczne, wynajem powierzchni, wyposażenie biura, administracja, a nawet ubezpieczenie. Dokładny budżet umożliwia dokładniejszą analizę kosztów.

Rejestr Ryzyka Projektu

Masz zidentyfikowanych interesariuszy i nakreślono budżet, ale zawsze jest coś, z czym trzeba się zmierzyć. Nie możesz tego pozostawić przypadkowi: musisz zarządzać ryzykiem, dlatego nasz bezpłatny rejestr ryzyk projektowych jest tak ważny. Użyj go, aby nakreślić zagrożenia związane z projektem. Są miejsca, w których można wymienić opis zagrożenia, jego wpływ, poziom zagrożenia i kto jest za nie odpowiedzialny. Utrzymując dobry rejestr ryzyka, możesz kontrolować zmienne w swoim projekcie i dokonywać lepszej analizy kosztów i korzyści.

Spraw, aby każdy projekt był opłacalny z ProjectManager

Bez względu na to, jak duży może być Twój zwrot z inwestycji na papierze, duża część tej wartości może wyparować przy złej realizacji Twojego projektu. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które zawiera narzędzia potrzebne do wykorzystania potencjału projektu. Po pierwsze, potrzebujesz szczelnego planu.

Planowanie

Nasze internetowe wykresy Gantta zawierają funkcje do planowania projektów i organizowania zadań, dzięki czemu prowadzą do pomyślnego końcowego rezultatu. Jeśli coś się zmieni, a tak się stanie, wykres Gantta można łatwo edytować, dzięki czemu możesz szybko się obracać.

Zarządzanie zasobami

Innym problemem, który może zepsuć projekt, są Twoje zasoby. ProjectManager posiada narzędzia do zarządzania zasobami, które śledzą Twoje materiały, zapasy i najcenniejszy zasób: zespół projektowy. Jeśli są przepracowani, spada morale i cierpi produkcja.

Strona obciążenia w ProjectManager jest oznaczona kolorami, aby pokazać, kto nad czym pracuje, i daje narzędzia do ponownego przypisania, aby utrzymać równowagę obciążenia i produktywność zespołu.

Śledzenie kosztów w czasie rzeczywistym

Najpewniejszym sposobem na zabicie każdego projektu jest wykrwawienie pieniędzy. ProjectManager pozwala od samego początku ustawić budżet projektu. Ta liczba jest następnie odzwierciedlana w raportach oraz na wykresach i wykresach pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze masz świadomość, jak koszty wpływają na Twój projekt. ProjectManager posiada funkcje, których potrzebujesz, aby doprowadzić Twój projekt do rentowności.

Analiza kosztów i korzyści jest procesem opartym na danych i wymaga oprogramowania do zarządzania projektami, które jest wystarczająco solidne, aby przetwarzać i rozpowszechniać informacje. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z narzędziami, takimi jak pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który może zbierać, filtrować i udostępniać wyniki w łatwych do zrozumienia wykresach i wykresach. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.