Co to jest struktura podziału kosztów (CBS) w zarządzaniu projektami?

Wytwarzanie produktu lub budowa budynku to skomplikowany proces, co z kolei sprawia, że ​​ustalenie ceny tego produktu jest równie trudne do ustalenia. Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, a kierownicy projektów używają struktury podziału kosztów, aby pomóc im określić koszt tego produktu.

Korzystanie z podziału kosztów jest niezbędne do opracowania rzetelnej analizy podziału kosztów i sprzedaży tego produktu lub realizacji projektu z zyskiem. Wymaga to zrozumienia, czym jest analiza podziału kosztów, co obejmuje struktura podziału kosztów i jak ją wykonać.

Co to jest analiza podziału kosztów?

Analiza podziału kosztów to proces identyfikowania czynników decydujących o cenie produktu, usługi lub ostatecznego produktu końcowego projektu. Niektórzy nazywają to analizą kosztów. Bez względu na to, jak się nazywa, proces znajduje wszystkie elementy, które składają się na ostateczny produkt końcowy, i na tej podstawie określa, ile powinien kosztować.

To narzędzie ekonomii biznesowej umożliwia organizacjom oznaczanie ceny ich produktu lub usługi według czynników wpływających na koszty lub składników składających się na ostateczny produkt końcowy. Ten proces jest częścią szerszej strategii redukcji kosztów i zapewnia przedsiębiorstwom możliwości zachowania rentowności i rentowności.

Cena produktu lub usługi jest następnie opracowywana za pomocą analizy podziału kosztów, aby dowiedzieć się, ile kosztuje produkt lub usługa, a następnie dodaje marżę zysku. Dzieli się to dalej na koszty bezpośrednie i pośrednie. Firmy nie mogą wpływać na te drugie, ale mogą mieć pewien wpływ na te pierwsze, co obejmuje siłę roboczą, surowce i podwykonawstwo.

Po zakończeniu analizy podziału kosztów ważne jest, aby trzymać się tych obliczeń podczas realizacji projektu, aby osiągnąć zakładaną rentowność. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami z potężnymi wykresami Gantta, które zarządzają zasobami i kosztami oraz śledzą je, aby pomóc Ci zmieścić się w budżecie. Po ustaleniu linii bazowej Twój plan jest rejestrowany i porównywany z rzeczywistymi postępami. Pozwala to na śledzenie wariancji projektu w czasie rzeczywistym. W przypadku rozbieżności możesz szybko zareagować i być na bieżąco. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Co to jest struktura podziału kosztów?

Aby przeprowadzić analizę podziału kosztów, potrzebujesz struktury podziału kosztów (CBS), która jest hierarchiczną mapą kosztów w projekcie. Struktura podziału kosztów opiera się na strukturze podziału pracy (WBS), która jest również wykresem hierarchicznym, ale odwzorowuje produkty i zadania projektu, określając koszty tych produktów i zadań.

Struktura podziału kosztów jest niezbędnym narzędziem podczas zarządzania finansowymi aspektami projektu i pomaga nie tylko stworzyć kosztorys projektu, ale także stworzyć wymierną kontrolę kosztów. Menedżerowie projektów używają tego narzędzia, aby pomóc im zarządzać cyklem życia projektu, w szczególności elementami finansowymi.

Co dziwne, struktury podziału kosztów często nie są uwzględniane w zarządzaniu projektami i harmonogramowaniu, podczas gdy WBS jest podstawową częścią planowania projektów. Jednak te dwa elementy uzupełniają się i powinny być używane razem w celu identyfikacji wszystkich rezultatów projektu i kosztów. Korzystanie z CBS umożliwia kierownikom projektów śledzenie zleceń zmian, rewizji i przeniesień, nieprzewidzianych okoliczności, wariancji i innych.

Jakie koszty można uwzględnić w strukturze podziału kosztów?

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją cztery rodzaje kosztów niezbędne do stworzenia dokładnej struktury podziału kosztów: robocizna, materiały, sprzęt i koszty ogólne. Przyjrzyjmy się każdemu z nich i wyjaśnijmy, dlaczego są ważne dla CBS.

Koszty pracy

Koszty pracy to pieniądze wydawane na ludzi, którzy będą realizować projekt. Są to koszty bezpośrednie, ponieważ są to koszty, które można bezpośrednio powiązać z produkcją produktu lub usługi. Koszty pracy są podzielone na kategorie, takie jak usługi lub produkcja. Stawka jest następnie przypisywana każdej kategorii pracy, jak również przepracowanym godzinom. Koszty robocizny są łatwe do zidentyfikowania i dlatego są pierwszym celem redukcji kosztów.

Koszty materiałów

Wszelkie materiały kupowane przez firmę podlegają kosztom materiałów. Niektóre przykłady kosztów materiałów obejmują surowce, części i komponenty oraz materiały eksploatacyjne. Ale nie tylko przedmioty materialne są objęte kosztami materiałów; uwzględnione są również wydatki na ubezpieczenie i fracht. Podczas księgowania oddziel bezpośrednie od pośrednich kosztów materiałów, myśląc, że materiały bezpośrednie mają jeden cel kosztowy, podczas gdy materiały pośrednie mają wiele celów kosztowych.

Koszty wyposażenia

Podczas gdy niektóre koszty sprzętu łączą się z kosztami materiałów, lepiej jest oddzielić je jako odrębną pozycję podczas pracy nad strukturą podziału kosztów. Tak, części i komponenty są uważane za koszty materiałowe, ale faktycznie używany sprzęt mieści się w tej kategorii kosztów. Jeśli wolisz, możesz wyciągnąć części i komponenty, które są bezpośrednio związane z wyposażeniem i wymienić je tutaj, pozostawiając części i komponenty użyte do produkcji twoich produktów w sekcji materiały.

Koszty ogólne

Koszty ogólne są uważane za koszty ukryte, ponieważ są bieżącymi wydatkami, które nie są bezpośrednio przypisane do konkretnego kosztu. Chociaż mogą nie przyczyniać się do zysków, są częścią większych działań projektowych. Koszty ogólne to koszty, które są częścią prowadzenia firmy lub organizacji, takie jak powierzchnia biurowa, media, świadczenia, podatki i tak dalej.

Struktura podziału kosztów a struktura podziału pracy

Wspomnieliśmy już o różnicy między strukturą podziału kosztów a strukturą podziału pracy, ale jest to ważne rozróżnienie, które wymaga więcej szczegółów. Oczywiście struktura podziału kosztów reprezentuje koszty wszystkich części struktury podziału pracy.

Struktura podziału pracy definiuje rezultaty projektu, a tym samym rozkłada pracę, którą musi wykonać zespół projektowy. Struktura podziału pracy jest wykonywana przez zespół projektowy, ale struktura podziału kosztów leży w gestii działu finansowego lub handlowego organizacji.

Struktura podziału kosztów i struktura podziału pracy są używane razem, jak wspomniano, ale struktura podziału pracy jest specyficzna dla projektu, a struktura podziału kosztów może być używana w całym portfelu projektów.

Struktura podziału kosztów a struktura podziału zasobów

Wyjaśniliśmy już strukturę podziału kosztów, ale jak wypada ona w porównaniu ze strukturą podziału zasobów (RBS)? Po pierwsze, struktura podziału zasobów to lista zasobów, a nie kosztów. Określa wszystkie zasoby, które będą potrzebne do realizacji projektu.

Struktura podziału zasobów definiuje każdy zasób według jego funkcji i typów. Obejmuje to osoby, które będą realizować projekt. W rzeczywistości zasobami są zwykle wszystko, co kosztuje w projekcie pieniądze.

W związku z tym istnieje wspólne powiązanie między strukturą podziału kosztów a strukturą podziału zasobów, polegające na tym, że RBS gromadzi zasoby, takie jak ludzie (praca), narzędzia zarządzania (sprzęt), materiały i inne.

Jak stworzyć strukturę podziału kosztów

Powinno być jasne, że struktura podziału kosztów jest ważną częścią procesu planowania i tworzenia harmonogramów projektu. Praca nie jest zbyt trudna i już ją wykonujesz z innymi strukturami podziału, które są częścią normalnych technik zarządzania projektami. Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć strukturę podziału kosztów.

1. Utwórz strukturę podziału pracy (WBS)

Jak wspomniano, struktura podziału pracy jest częścią tworzenia struktury podziału kosztów. Prawdopodobnie już je tworzysz, aby zidentyfikować swoje produkty i zadania, które są niezbędne do ich wykonania. Użyj struktury podziału pracy, aby zobaczyć cały projekt na jednym wykresie. Wszystko, co musisz zrobić, jest opisane, więc określ, które z tych elementów przyczynią się do kosztu projektu.

Powiązane: Bezpłatny szablon struktury podziału pracy dla programu Excel

2. Zidentyfikuj koszty dla każdego zadania projektu

Po nakreśleniu działań w ramach projektu należy oszacować, ile będą kosztować. Możesz podzielić te koszty na robociznę lub koszty bezpośrednie, a także materiały, sprzęt, koszty ogólne itp. Aby uzyskać jak najdokładniejsze oszacowanie, będziesz chciał użyć technik szacowania kosztów. Po dokładnym oszacowaniu kosztów wszystkich tych elementów będziesz mieć ostateczny koszt swojego projektu.

3. Zdefiniuj margines na nieprzewidziane wydatki

Bez względu na to, jak bardzo jesteś ostrożny, szacunki są tylko szacunkami. Jeśli Twoje szacunki są błędne, musisz zbudować poduszkę amortyzacyjną i uwzględnić zmiany, które mogą wpłynąć na koszty projektu. To się nazywa margines na nieprzewidziane wydatki. Weź pod uwagę koszty ogólne, koszty bezpośrednie i pośrednie oraz koszty administracyjne i zapewnij wystarczająco dużo swobody, aby przejść przez projekt bez negatywnego wpływu na budżet.

Przykład struktury podziału kosztów

Przyjrzyjmy się bardziej konkretnej strukturze podziału kosztów, stosując ją na przykładzie. Załóżmy, że budujemy budę dla psa dla przyjaciela, który powiedział, że zapłaci nam za pracę. Pierwszą rzeczą, którą musielibyśmy zrobić, to stworzyć strukturę podziału pracy z gotową budą dla psa na górze i montażem tarcicy, użyciem gwoździ, młotków, kleju i innych materiałów.

Gdy mamy już wymienione pozycje, możemy przystąpić do szacowania kosztów. Obliczyliśmy, że drewno kosztuje 20 dolarów, gwoździe i klej kolejne 5 dolarów, a także sprzęt, który mamy, więc złożymy to w naszą robociznę. Od zdobycia materiałów do ukończenia projektu powinno nam zająć dwie godziny. Nasza praca kosztuje 25 dolarów za godzinę. Dodamy dodatkowe 5 dolarów na nasz margines na nieprzewidziane wydatki. To daje nam w sumie 80 $ plus 20 $ zysku, co daje w sumie 100 $.

ProjectManager pomaga w śledzeniu kosztów

Oczywiście twoje projekty będą znacznie inne i bardziej skomplikowane niż powyższy przykład podziału kosztów. Dlatego potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga zarządzać kosztami projektu i śledzić je w czasie rzeczywistym. Nasze solidne wykresy Gantta pomagają planować i planować zasoby za pomocą struktury podziału pracy, która dostosowuje się automatycznie podczas tworzenia zadań i zadań sumarycznych.

Uzyskaj ogólny widok kosztów projektu

Po wykonaniu całej pracy ze strukturą podziału kosztów chcesz się upewnić, że koszty te są zgodne z planem. Jedynym sposobem na to jest monitorowanie i kontrolowanie projektu. W dowolnym momencie możesz przełączyć się do naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, aby uzyskać ogólny wgląd w postęp i wydajność projektu. Nasze oprogramowanie zbiera dane automatycznie i wyświetla wskaźniki, takie jak koszt, obciążenie pracą i inne, na łatwych do odczytania wykresach i diagramach. W przeciwieństwie do lekkiego oprogramowania, nie ma czasochłonnej konfiguracji. Jest gotowy, kiedy go potrzebujesz.

Generuj konfigurowalne raporty, aby uzyskać więcej informacji

Gdy potrzebujesz więcej informacji, niż możesz uzyskać z pulpitu nawigacyjnego na żywo, skorzystaj z naszych funkcji raportowania. Jeśli zarządzasz więcej niż jednym projektem, możesz utworzyć raport z naciśnięciem klawisza na temat stanu projektu lub stanu portfela. Istnieją również raporty dotyczące kart czasu pracy, zadań i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować, aby wyświetlić tylko te dane, które chcesz zobaczyć. Następnie można je łatwo udostępniać zainteresowanym stronom w różnych formatach, aby były aktualne.

Możesz nie tylko monitorować swoje koszty, ale także nimi zarządzać. Nasze oprogramowanie oferuje funkcje zarządzania zadaniami, zasobami i ryzykiem, które pomagają kontrolować koszty w celu pomyślnego zrealizowania projektu.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie projektów w czasie rzeczywistym. Nasze narzędzia do śledzenia zasobów i kosztów ułatwiają przestrzeganie budżetu i dostarczanie projektów na czas. Dołącz do zespołów w firmach tak różnych, jak Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do osiągania sukcesów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.