Szacowanie kosztów w zarządzaniu projektami: jak oszacować koszty projektu

Dobre oszacowanie kosztów jest niezbędne do sukcesu w zarządzaniu projektami. Wiele kosztów może pojawić się w cyklu życia zarządzania projektem, a dokładna metoda szacowania kosztów może być różnicą między udanym a nieudanym planem. Jednak oszacowanie kosztów jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. Projekty niosą ze sobą ryzyko, a ryzyko nieoczekiwane koszty i problemy z zarządzaniem kosztami.

Szacowanie kosztów to proces, który uwzględnia koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i inne czynniki oraz oblicza budżet, który spełnia zobowiązania finansowe niezbędne dla pomyślnego projektu. Techniki szacowania kosztów projektu mają zastosowanie do każdego projektu, od budowy mostu po opracowanie nowej zabójczej aplikacji. Wszystko kosztuje, więc im wyraźniejsza jest wymagana kwota, tym bardziej prawdopodobne jest, że osiągniesz swój cel.

Szacowanie kosztów jest uproszczone za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ProjectManager. Dodaj budżety projektów, planowane koszty dla konkretnych zadań i uwzględnij stawki robocizny dla Twojego zespołu. Kiedy budujesz swój plan na naszym wykresie Gantta, szacunkowe koszty projektu zostaną obliczone automatycznie. Dodatkowo, w miarę rozwoju projektu, możesz śledzić swoje koszty w czasie rzeczywistym na naszym automatycznym pulpicie nawigacyjnym. Wypróbuj za darmo już dziś.

Co to jest szacowanie kosztów?

W zarządzaniu projektami szacowanie kosztów polega na sumowaniu poszczególnych składników kosztów, przy użyciu ustalonych metod szacowania i aktualnych danych, w celu oszacowania przyszłych kosztów projektu w oparciu o to, co jest dziś znane.

Dalej określa podstawowe cechy wiarygodnych szacunków kosztów, w tym:

• Jasna identyfikacja zadań
• Szeroki udział w sporządzaniu kosztorysów
• Dostępność aktualnych danych
• Standaryzowane struktury oszacowań
• Postanowienia dotyczące niepewności programu
• Rozpoznawanie inflacji
• Wykluczone koszty
• Niezależne przeglądy szacunków
• Korekta szacunków pod kątem istotnych zmian w programie

Dlaczego szacowanie kosztów jest ważne?

Szacowanie kosztów i zarządzanie kosztami są istotną częścią zarządzania projektami. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za stworzenie jak najdokładniejszego budżetu projektu za pomocą struktury podziału pracy (WBS) i technik szacowania kosztów w celu wizualizacji zakresu projektu, a następnie przypisania kosztów do każdego zadania projektowego. Znajomość zakresu projektu pomoże nie tylko w fazie planowania, ale przez cały cykl życia projektu, zwłaszcza podczas wykonywania, monitorowania i kontrolowania projektu.

Posiadanie procesu szacowania kosztów to sposób, w jaki kierownicy projektów są w stanie osiągnąć cele i zadania projektu określone przez kierownictwo i interesariuszy projektu. Budżet projektu zbierze koszty pośrednie i bezpośrednie, ponieważ szacuje całkowity koszt dostarczenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań jakościowych. Oznacza to, że wszystko, czego będziesz potrzebować, aby projekt zakończył się sukcesem, zostanie przemyślane podczas procesu szacowania kosztów.

Techniki szacowania kosztów

Wszystkie te czynniki wpływają na oszacowanie kosztów projektu, utrudniając precyzyjne oszacowanie. Na szczęście istnieją techniki szacowania kosztów, które mogą pomóc w opracowaniu dokładniejszego oszacowania kosztów.

1. Szacowanie analogiczne

Skorzystaj z pomocy ekspertów, którzy mają doświadczenie w podobnych projektach lub skorzystaj z własnych danych historycznych. Jeśli masz dostęp do odpowiednich danych historycznych, spróbuj analogicznego szacowania, które może pokazać precedensy, które pomogą określić, jakie będą Twoje przyszłe koszty na wczesnych etapach projektu.

2. Estymacja parametryczna

Istnieje modelowanie statystyczne lub szacowanie parametryczne, które również wykorzystuje dane historyczne kluczowych czynników kosztotwórczych, a następnie oblicza, jakie byłyby te koszty, gdyby zmienił się czas trwania lub inny projekt.

3. Szacowanie oddolne

Bardziej szczegółowe podejście to szacowanie oddolne, które wykorzystuje oszacowania poszczególnych zadań, a następnie sumuje je w celu określenia całkowitego kosztu projektu. Ta metoda szacowania kosztów jest jeszcze bardziej szczegółowa niż szacowanie parametryczne i jest stosowana w złożonych projektach z dużą ilością zmiennych, takich jak tworzenie oprogramowania lub projekty budowlane.

4. Oszacowanie trzypunktowe

Innym podejściem jest trzypunktowe oszacowanie, które daje trzy scenariusze: najbardziej prawdopodobny, optymistyczny i pesymistyczny. Są one następnie układane w równanie w celu opracowania oszacowania.

5. Analiza rezerw

Analiza rezerw określa, ile rezerwy na nieprzewidziane wydatki należy przydzielić. Takie podejście próbuje zwalczyć niepewność.

6. Koszt jakości

Koszt jakości wykorzystuje pieniądze wydane podczas projektu, aby uniknąć niepowodzeń i pieniądze wykorzystane po projekcie, aby rozwiązać problemy. Może to pomóc w dopracowaniu ogólnego oszacowania kosztów projektu. Porównanie ofert dostawców może również pomóc w ustaleniu kosztów.

7. Narzędzia dynamiczne

Za każdym razem, gdy szacujesz koszty, warto skorzystać z oprogramowania online do zebrania wszystkich informacji o projekcie. Oprogramowanie do zarządzania projektami, które można wykorzystać na kongresie z wieloma z tych technik, aby ułatwić proces. Używaj oprogramowania online do definiowania zespołów projektowych, zadań i celów. Nawet zarządzaj dostawcami i śledź koszty w miarę rozwoju projektu. Pokażemy Ci jak.

Jak oszacować koszty w 10 krokach

Rząd Stanów Zjednoczonych zidentyfikował 12-etapowy proces, który skutkuje wiarygodnymi i rzetelnymi szacunkami kosztów zarządzania projektami. Te dwanaście kroków zostało opisanych poniżej.

1. Zdefiniuj cel szacowania kosztów

Określ cel kosztorysu, wymagany poziom szczegółowości, kto otrzymuje kosztorys oraz ogólny zakres kosztorysu.

2. Opracuj plan szacowania

Zbierz zespół szacowania kosztów i nakreśl jego techniki szacowania. Opracuj harmonogram i określ, kto wykona niezależne oszacowanie kosztów. Na koniec utwórz harmonogram zespołu.

3. Zdefiniuj cechy

Utwórz podstawowy opis celu, systemu i charakterystyki wydajności. Obejmuje to wszelkie implikacje technologiczne, konfiguracje systemu, harmonogramy, strategie i relacje z istniejącymi systemami. Nie zapomnij o wsparciu, bezpieczeństwie, elementach ryzyka, testowaniu i produkcji, wdrażaniu i utrzymaniu oraz podobnych starszych systemach.

4. Określ techniki szacowania kosztów

Zdefiniuj strukturę podziału pracy (WBS) i wybierz metodę szacowania, która najlepiej pasuje do każdego elementu w SPP. Kontrola krzyżowa pod kątem sterowników kosztów i harmonogramu; następnie utwórz listę kontrolną.

5. Zidentyfikuj regułę, założenia i uzyskaj dane

Jasno określ, co jest uwzględnione, a co wyłączone z oszacowania, oraz określ konkretne założenia.

6. Opracuj oszacowanie punktów

Opracuj model kosztów, oszacowując każdy element WBS.

7. Przeprowadź analizę wrażliwości

Przetestuj wrażliwość kosztów na zmiany w szacowaniu wartości wejściowych i kluczowych założeniach oraz określ kluczowe czynniki kosztowe.

8. Przeprowadź analizę ryzyka i niepewności

Określ koszty, harmonogram i ryzyko techniczne związane z każdą pozycją w WBS oraz sposób zarządzania nimi.

9. Udokumentuj oszacowanie i przedstaw kierownictwu

Przygotuj dokumentację dla każdego etapu procesu szacowania kosztów, aby wszyscy byli na tej samej stronie z szacowanym kosztem. Następnie możesz poinformować interesariuszy projektu o szacunkowych kosztach, aby uzyskać ich zatwierdzenie.

10. Zaktualizuj oszacowanie kosztów

Wszelkie zmiany w kosztorysie muszą być aktualizowane i zgłaszane. Przeprowadź również sekcję zwłok, w której możesz udokumentować wyciągnięte wnioski.

Darmowy szablon szacowania kosztów

ProjectManager posiada darmowe szablony dla każdego aspektu zarządzania projektem, w tym darmowy szablon kosztorysu dla Excela. Można go użyć w dowolnym projekcie, po prostu zastępując pozycje w kolumnie opisu tymi, które są istotne dla twojego projektu.

Ten bezpłatny szablon szacowania kosztów zawiera wszystkie pola, które musisz wypełnić podczas szacowania kosztów projektu. Na przykład jest kolumna opisu, po której następuje kolumna dostawcy lub podwykonawcy, a następnie kolumny do uchwycenia kosztów pracy i surowców. Można je sumować według linii, a następnie można obliczyć całkowity koszt projektu za pomocą szablonu.

Oczywiście szablon kosztorysu jest dokumentem statycznym. Jest to przydatne, jeśli chodzi o gromadzenie wszystkich kosztów projektu, a nawet śledzenie ich w całym cyklu życia projektu. Jednak wszystkie te dane muszą zostać dodane ręcznie, co wymaga czasu i wysiłku — dwóch rzeczy, których nie masz w nadmiarze podczas zarządzania projektem. Gdy będziesz gotowy do usprawnienia procesu szacowania kosztów, odkryjesz, że istnieje wiele rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami, które mogą budować budżety i śledzić je w czasie rzeczywistym, aby zapobiec nadmiernym wydatkom.

Przykład szacowania kosztów projektu

Poświęćmy chwilę na stworzenie hipotetycznego projektu i zapoznajmy się z ogólnym przykładem szacowania kosztów, aby zobaczyć, jak działa ten proces. Szacowanie kosztów budowy jest proste, więc użyjemy przykładu oszacowania budowy. Ten projekt budowlany skupi się na ogólnych wymaganiach dotyczących szacowania kosztów w zarządzaniu projektem.

Najpierw będziesz chciał mieć listę opisującą różne elementy potrzebne do zbudowania twojego projektu budowlanego. Zbierz wszystkie dokumenty dotyczące zarządzania projektami budowlanymi, takie jak plany, projekty i specyfikacje, plany i pozwolenia, aby uzyskać dane dotyczące kosztów. W swoich dokumentach znajdziesz koszty administracyjne, koszty finansowania, opłaty za wynajem, opłaty inżynierskie, ubezpieczenie i inne pozycje kosztów.

Teraz nadszedł czas, aby użyć struktury podziału pracy (WBS) w celu zidentyfikowania wszystkich działań związanych z projektem budowlanym. Zidentyfikuj koszty pracy, koszty bezpośrednie i koszty pośrednie związane z każdą czynnością w harmonogramie projektu. Istnieją różne techniki szacowania kosztów, takie jak szacowanie oddolne, które umożliwiają wykonawcom oszacowanie kosztów każdej działalności budowlanej w celu stworzenia dokładnych propozycji dla procesu przetargowego na budowę.

Koszty te są następnie dodawane do sumy linii. Wszystkie te sumy wierszy są następnie sumowane i otrzymujesz całkowity koszt projektu. Posiadanie szablonu szacowania kosztów jest dobrym narzędziem do zbierania i śledzenia tych informacji.

Jak ProjectManager może pomóc w szacowaniu kosztów

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma funkcje pomagające w tworzeniu dokładniejszego oszacowania kosztów projektu. Nasz internetowy wykres Gantta może pomóc w śledzeniu kosztów i wydatków związanych z projektami i zadaniami.

Oszacuj koszty określonych zadań

Podczas szacowania poszczególnych zadań koszty można również gromadzić i śledzić na naszym internetowym wykresie Gantta. Tutaj możesz dodać kolumnę dla kosztów szacunkowych, kosztu bazowego i kosztów rzeczywistych, aby pomóc Ci utrzymać projekt w budżecie po jego wykonaniu.

Nasz wykres Gantta online może nie tylko śledzić zadania, ale można go skonfigurować tak, aby śledzić materiały i koszty stałe związane z każdym zadaniem projektu oraz monitorować różnicę między budżetem a kosztami rzeczywistymi, tak jak w przypadku każdego zadania. Wszystkie te dane są gromadzone na jednej stronie.

Zacznij od utworzenia projektu, a następnie przejdź do widoku Gantta w ProjectManager. Jeśli masz już dane, możesz je zaimportować, klikając przycisk importu w prawym górnym rogu strony. Możesz też użyć tego internetowego wykresu Gantta do zebrania danych. Można go łatwo udostępnić członkom zespołu i interesariuszom, gdy będziesz gotowy do uzyskania danych wejściowych lub zatwierdzenia.

Oszacuj koszt zasobów

Funkcja zarządzania zasobami w ProjectManager to kolejne narzędzie, które może pomóc w dokładniejszym oszacowaniu kosztów projektu. Umożliwia spojrzenie na koszty poprzez obciążenie pracą w ramach zadań i projektów.

Planując projekt za pomocą naszego narzędzia do zarządzania zasobami, możesz uwzględnić harmonogramy pracowników, wynajem sprzętu, urlopy i przestrzeń biurową, a także inne czynniki, które będą miały wpływ na Twój budżet. Dystrybucja zasobów projektowych to jeden ze sposobów na zbilansowanie budżetu.

Utwórz plan zasobów, ustalając terminy planowanych zasobów, czas ich wykorzystania oraz osoby, które będą zaangażowane. Obejmuje to wypożyczenie sprzętu lub witryny. Podziel to również na ilość zasobów potrzebnych na co dzień do każdej czynności. Następnie utwórz harmonogram ze szczegółowymi zasobami, w tym czasem trwania i szacowanymi kosztami.

Szacując koszty w projekcie, chcesz mieć najlepsze narzędzia, które pomogą Ci obliczyć dokładniejszy budżet. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z wykresami Gantta online i funkcjami zarządzania zasobami, które zapewniają kontrolę nad kosztami projektu. Zobacz, jak ProjectManager może pomóc w oszacowaniu kosztów projektu, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.