Jak zrobić plan zarządzania kosztami

Wiesz, jak to idzie — minęło kilka miesięcy od terminu, a Twój zespół nie zbliża się do ukończenia projektu. Szybko kończy Ci się budżet i czas i zaczynasz się stresować. Czy powinieneś powiedzieć interesariuszom, czy poczekać trochę dłużej?

Cóż, przynajmniej nie jesteś sam, ponieważ taka sytuacja zdarza się w ponad 45 procentach wszystkich dużych projektów informatycznych. Dla wielu jest to szkoda zarówno dla harmonogramu projektu, jak i produktu końcowego, przy czym 56% projektów przynosi mniejszą wartość niż oczekiwano. Jezu. Jak możesz temu zapobiec? Pomocny może być plan zarządzania kosztami.

Co to jest plan zarządzania kosztami?

Plan zarządzania kosztami to metoda strategii planowania i realizacji budżetu projektu. Oczywiście odbywa się to w celu ukończenia projektu na czas i w budżecie. Jednak bez odpowiedniego planu zarządzania kosztami obie te rzeczy się załamią, co będzie ogromnie kosztować Ciebie i Twoją organizację.

Co więcej, sukces projektu zależy od zarządzania kosztami, ponieważ koszt jest głównym czynnikiem decydującym o powodzeniu lub niepowodzeniu całego przedsięwzięcia.

Ponieważ plan zarządzania kosztami jest tak ważny, musisz używać oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić swoje koszty. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do pracy i projektów, które może śledzić koszty projektu w czasie rzeczywistym. Zbuduj swój plan na naszym nagradzanym wykresie Gantta, a następnie śledź go za pomocą pulpitu nawigacyjnego na żywo, który nie wymaga konfiguracji. Zawsze będziesz wiedzieć, czy spełniasz plan zarządzania kosztami z ProjectManagerem, więc zacznij już dziś za darmo!

Jak stworzyć plan zarządzania kosztami

Zarządzanie kosztami jest czasem znane pod nazwą bardziej szczegółowych podzadań, takich jak zarządzanie wydatkami, przejrzystość kosztów i księgowanie kosztów. Zwykle składa się z czterech kroków: planowanie zasobów, szacowanie kosztów, budżetowanie i kontrola kosztów. Zdecydowanie zaleca się korzystanie z oprogramowania do planowania projektów, aby pomóc w procesie tworzenia planu zarządzania kosztami, ponieważ będzie wiele zadań, kosztów i zasobów do śledzenia.

1. Planowanie zasobów

Zaczynając od planu zasobów, kierownicy projektów zazwyczaj używają struktury podziału pracy, aby pokazać projekt i jego rezultaty w hierarchii od najważniejszych do najmniej. Ten fragment pomaga kierownikom projektów zrozumieć, dokąd trafi większość kosztów i które elementy projektu będą wymagały najmniejszych nakładów.

2. Oszacowanie kosztów

Drugi etap, szacowanie kosztów, to proces iteracyjny — co oznacza, że ​​ma się zmieniać wraz ze zmianami projektu. Na tym etapie wykorzystuje się wiele różnych technik szacowania, które są określane przez cele koncepcyjne, wiedzę historyczną, osąd ekspercki, techniki determinujące lub zasadę składnik po elemencie.

Powiązane: Bezpłatny szablon szacowania kosztów

Historycznie rzecz biorąc, techniki determinujące okazały się najdokładniejsze. Jednak ten proces ma sens dopiero po zmapowaniu wszystkich szczegółów projektu — w tym zakresu i rezultatów. W przypadku projektów, w których brakuje drobnego druku, mniej dokładne techniki szacowania kosztów będą nadal cenne na tym etapie.

3. Budżetowanie

Teraz faza szacowania kosztów mogła wydawać się, że już zaplanowałeś swój budżet, ale tak naprawdę właśnie zmapowałeś plany swojego budżetu. Budżet twojego projektu będzie dzięki temu nieco bardziej precyzyjny i umożliwi projektowi prawdziwy sukces.

Budżety są tworzone i zatwierdzane po fazie szacowania i zazwyczaj są udostępniane dla projektu w szeregu faz w zależności od postępu projektu. Pomoże to projektowi osiągnąć kamienie milowe w każdej fazie budżetowej, zamiast próbować dopasować ogólny budżet projektu.

4. Kontrola kosztów

Kontrola kosztów jest prosta — zmierzysz wartość swojego projektu w stosunku do całkowitego kosztu i harmonogramu. Pomoże to zapewnić punkt odniesienia w całym procesie projektowym.

Po pierwsze, Twoje wymagania są ustalane z dużym wyprzedzeniem, w fazie planowania projektu. Następnie są wykorzystywane jako metoda kwestionowania przyczyn zmian kosztów. Pomoże to skorygować kurs, jeśli wzrost kosztów wykracza poza zakres budżetowy i nie pozwoli, aby projekt wymknął się spod kontroli.

Ostatecznie Twój plan zarządzania kosztami pomoże Ci zarówno zaplanować koszty projektu, jak i zarządzać kosztami projektu przez cały cykl życia projektu. Gdy projekt jest w toku, wydatki na projekt będą dokładnie udokumentowane przez cały czas trwania projektu, aby projekt mógł pozostać w budżecie.

Zdefiniowane terminy i formuły planu zarządzania kosztami

Tworząc plan zarządzania kosztami, będziesz musiał wykonać wiele różnych obliczeń, przećwiczyć wiele formuł i trzykrotnie sprawdzić matematykę, gdy skończysz. Ale biorąc to pod uwagę, działania te mają wiele konkretnych nazw. Zdefiniujmy je.

• Struktura podziału pracy: Podobny w stylu do metody kaskadowej lub prostego hierarchicznego schematu blokowego, jest to zorientowany na produkt układ pracy, zadań i czynności do wykonania przez członków zespołu.
• Koszt bazowy: jest tworzony przez oszacowanie kosztów w stosunku do ogólnego okresu, w którym będzie realizowany projekt. Twoja linia bazowa kosztów jest ostatecznie tym, czego użyjesz do porównania wydajności, zwykle zilustrowanej na krzywej S.
• Próg kontroli: tak jak ustawiasz plan bazowy, próg kosztów jest najwyższym lub najniższym wydatkiem, na jaki może wydać projekt. Wszystko powyżej lub poniżej jest uważane za niedopuszczalne z punktu widzenia zarządzania kosztami.
• Poziom dokładności: ta jednostka miary pokaże, jak strome będą szacunkowe koszty, które zostaną zaokrąglone w dół lub w górę. Twój poziom precyzji będzie dodatkowo określony przez zakres i całkowity rozmiar Twojego projektu.
• Pomiar wartości wypracowanej: równanie wartości wypracowanej pomaga kierownikom projektów lepiej mierzyć ilość pracy, która została już wykonana w danym projekcie tak dokładnie, jak to możliwe.
• Oszacowanie trzypunktowe: Używając tego wzoru, otrzymasz trzy cyfry. Pierwszym z nich jest Twoje najlepsze przypuszczenie (BG) dotyczące nakładu pracy, jaki musiałby wykonać, gdyby został wykonany 100 razy. Drugi to pesymistyczne (P) oszacowanie , czyli jak długo trwałby projekt i ile by kosztował, gdyby wystąpiły wszystkie negatywne zagrożenia. A trzecia to Twoja optymistyczna (O) ocena, czy wystąpiło wszystkie pozytywne ryzyko.
• Oszacowanie oddolne: Ta formuła polega na użyciu mniejszych szacunków projektu, a następnie agregacji ich w sumę całkowitą w celu określenia ogólnego oszacowania kosztów projektu.
• Szacowanie analogiczne: to oszacowanie jest obliczane przez porównanie wszystkich szacunków kosztów poprzednich projektów i porównanie ich z czasem i kosztem bieżącego projektu. Zwykle dzieje się tak, gdy dostępnych jest niewiele szczegółów projektu.
• Oszacowanie parametryczne: to oszacowanie jest obliczane przez powiązanie kosztu z każdym zadaniem i mapowanie tego kosztu na osi czasu projektu. Nieważne, ile zadań jest dostępnych, pomoże Ci znaleźć całkowity kosztorys. Można to zrobić w ProjectManager, korzystając z naszego internetowego wykresu Gantta. Tutaj możesz przypisać koszt do każdego zadania, a po zakończeniu projektu całkowity koszt jest automatycznie obliczany i porównywany z budżetem.

Jak śledzić wyniki swojego planu zarządzania kosztami

Połowa planu zarządzania kosztami to, cóż, zarządzanie kosztami przez cały cykl życia projektu.

Podczas monitorowania kosztów projektu korzystaj z testów porównawczych, ponieważ będą one kluczem do odszyfrowania tego, czy projekt jest zgodny z planem, opóźniony lub przekroczony. Z tego powodu będziesz chciał mieć możliwość porównania swoich planowanych postępów ze zrealizowanymi postępami, aby upewnić się, że nadal jesteś na dobrej drodze. Wiele osób korzysta z przepływu pracy zarządzania projektami (czy to za pomocą metodologii kaskadowej, wykresu Gantta, czy narzędzia Kanban), aby ocenić tę metrykę.

3 rzeczy, których należy unikać podczas tworzenia planu zarządzania kosztami

Wiedza o tym, czego nie robić, jest tak samo ważna jak wiedza, czego nie robić podczas tworzenia planu zarządzania kosztami. Plan zarządzania kosztami jest skomplikowany i można popełnić błędy. Im bardziej zdajesz sobie sprawę z tego, jakie są te błędy, tym mniej prawdopodobne jest, że je popełnisz. Oto kilka, na które warto zwrócić uwagę.

1. Słaba komunikacja z interesariuszami: Raporty są głównym narzędziem, za pomocą którego kierownicy projektów przekazują interesariuszom projektu istotne statystyki dotyczące kosztów. Interesariusze są żywotnie zainteresowani sukcesem projektu i dlatego są bardzo zainteresowani jego postępami.
2. Nieużywanie struktury podziału pracy: Nie mapowanie każdego kroku niezbędnego do osiągnięcia ostatecznego rezultatu projektu wpłynie na budżet, a tym samym na plan zarządzania kosztami.
3. Korzystanie tylko z arkuszy kalkulacyjnych: Arkusze kalkulacyjne są potężne i bardzo dobrze sobie radzą. Ale nie są tym, co chcesz zarządzać planem zarządzania kosztami. Łatwo popełnić błędy podczas wprowadzania danych, mogą one szybko stać się nadmiernie złożone, a możliwości raportowania i wizualizacji są ograniczone.

Darmowe szablony ułatwiające planowanie zarządzania kosztami

Bardziej produktywne jest zarządzanie planem zarządzania kosztami za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, ale jeśli nie jesteś gotowy do inwestowania w narzędzia cyfrowe, istnieją szablony, które mogą służyć jako obejście. ProjectManager ma dziesiątki darmowych szablonów, z których wiele doskonale nadaje się do zarządzania kosztami. Poniżej wybraliśmy trzy najlepsze bezpłatne szablony związane z planowaniem zarządzania kosztami.

Szablon budżetu projektu

Plan zarządzania kosztami zaczyna się od budżetu projektu, który prognozuje wszystkie koszty związane z projektem i pomaga monitorować te koszty podczas realizacji projektu. Nasz bezpłatny szablon budżetu projektu dla programu Excel przeprowadzi Cię przez proces budżetowania, od rejestrowania kosztów robocizny i materiałów po inne pozycje, takie jak podróże, sprzęt i pozycje stałe. Jest nawet miejsce do śledzenia planowanych i rzeczywistych kosztów budżetowych.

Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Śledzenie planu zarządzania kosztami podczas wdrażania jest sposobem, w jaki trzymasz się tego planu. Chociaż oprogramowanie działające w czasie rzeczywistym jest dokładniejsze i wymaga mniej pracy, możesz wprowadzić dane do naszego bezpłatnego szablonu pulpitu nawigacyjnego projektu dla programu Excel i zobaczyć, jakie są Twoje koszty, dzięki czytelnym wykresom i wykresom. W ten sposób możesz złapać, gdy koszty przekraczają planowane koszty i odpowiednio dostosować, aby pozostać w swoim budżecie.

Szablon planu działania

Aby zrealizować swój plan zarządzania kosztami, będziesz potrzebować zestawu zadań przydzielonych członkom zespołu. Nasz bezpłatny szablon planu działania dla programu Excel przedstawia kroki, które mają na celu przekształcenie Twojej strategii w rzeczywistość. Znajdziesz tu miejsce na listę swoich zadań i na jakim etapie projektu je wykonasz, ich priorytet, kto jest przydzielony, czas trwania, terminy rozpoczęcia i zakończenia, niezbędne zasoby, a nawet status wykonywanej pracy.

Jak ProjectManager pomaga w planach zarządzania kosztami

Niezależnie od tego, czy Twój następny projekt jest duży, czy mały, musisz upewnić się, że oszacowanie kosztów jest jak najdokładniejsze i łatwe w zarządzaniu w perspektywie długoterminowej.

Dzięki ProjectManager możesz dostosować raportowanie projektu, aby uzyskać tylko potrzebne dane, a ponadto będziesz mógł zobaczyć rzeczywisty postęp projektu dotyczący członków zespołu i ich zadań.

Niezależnie od tego, czy używasz technik determinujących, danych historycznych, szacowania analogicznego, czy szacowania trzypunktowego, aby ocenić szacunkowe koszty projektu, będziesz mieć narzędzie, które może podłączyć dane projektu i obliczyć je za Ciebie. Dodatkowo, dzięki naszym pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, będziesz mógł uzyskać wizualizację szacunkowych testów porównawczych swojego projektu, dzięki czemu możesz jednym kliknięciem sprawdzić, czy jesteś z wyprzedzeniem, czy opóźniony.

Oszacowanie kosztów i uzyskanie dokładnego odczytu przed rozpoczęciem projektu jest jednym z najważniejszych elementów zapewniających sukces projektu. Dlatego ProjectManager jest oddany dostarczaniu zespołom oprogramowania, którego potrzebują do planowania szacowania kosztów, stosowania planu zarządzania i efektywnej współpracy bez względu na to, gdzie się znajdują. Zarejestruj się, aby otrzymać bezpłatną 30-dniową wersję próbną ProjectManagera już dziś.