Umowa koszt plus: jak korzystać z jednego

Umowy określają warunki umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Ponieważ umowy te są tak różnorodne, istnieje wiele różnych rodzajów umów, z których każda ma swoje zalety. Jedna z nich to umowa koszt plus.

Wyobraź sobie, że budujesz coś koncepcyjnego, ale masz tylko ogólne pojęcie, jak to zrobić. Będziesz chciał zatrudnić wykonawcę, który zna się na tego typu pracy i zna konkretne kroki, które należy podjąć. Jeśli tego typu projekt jest dla Ciebie całkowicie obcy, nie możesz być pewien kosztów. W takim przypadku warto rozważyć umowę koszt plus.

Co to jest umowa „koszt plus”?

Umowa koszt plus jest umową pomiędzy właścicielem a wykonawcą, w której wykonawca pokrywa koszty przedsięwzięcia, a właściciel zwraca mu koszty w momencie jej zawarcia. Oznacza to, że właściciel nie zgadza się na ustalony budżet na takie rzeczy, jak materiały i robocizna, ale raczej zgadza się zapłacić wszystko, czego potrzeba, aby wykonać pracę. Dodatkowo kontrahent ma zagwarantowany ustalony zysk w postaci ryczałtu lub procentu.

Z początku może to brzmieć jak niepewna sytuacja administrowania kontraktem dla obu stron. Pracodawcy ufają wykonawcom, że będą kierować się zdrowym osądem, a wykonawcy ufają pracodawcom, że zwrócą im pieniądze. Mimo to jest wiele sytuacji, w których najlepiej sprawdza się umowa koszt plus. Projekty budowlane, na przykład, w dużej mierze je wykorzystują, ponieważ właściciele zatrudniają ekspertów, aby zbudowali coś, co wykracza poza ich możliwości.

Kiedy należy go używać?

Umowy koszt plus są najlepszym wyborem, gdy jakość jest ważniejsza niż poświęcony czas lub koszty. Teraz możesz pomyśleć, czy jakość nie zawsze jest kluczowa? Oczywiście, że tak. Ale umowy te są stosowane, gdy produkt końcowy ma pierwszeństwo przed tym, ile czegoś można wykonać lub jak szybko można to wyprodukować.

Branża budowlana często korzysta z kontraktów koszt plus w procesie przetargowym. Przemysł inżynieryjny zajmuje drugie miejsce. Eksperci w tych dziedzinach są zatrudniani do zrobienia czegoś, do czego ich pracodawca nie ma odpowiednich umiejętności.

Co obejmuje umowa koszt plus?

Koszt plus określa sposób pokrycia kosztów bezpośrednich i pośrednich oraz sposób ich zwrotu wykonawcy. Ale te koszty stanowią tylko część umowy. Ten rodzaj umowy obejmuje również dodatkową, z góry ustaloną kwotę do zapłaty na rzecz wykonawcy oprócz wydatków.

Ta dodatkowa kwota może być opłatą ryczałtową, stałą stawką (określoną przez koszt robocizny, dostaw itp.) lub kombinacją tych dwóch. Na przykład wykonawca może zastrzec, że pracodawca płaci mu pewien procent kosztów pracy, oprócz otrzymania rekompensaty za sam koszt pracy.

Umowy koszt plus są najskuteczniejsze, gdy są konkretne i nie ma czegoś takiego jak zbyt wiele szczegółów. W najbardziej dobrze napisanych umowach określa się również takie kwestie, jak sposób dokumentowania wydatków przez wykonawców oraz sposób rozwiązywania wszelkich sporów między wykonawcą a zleceniodawcą. Te szczegóły — nawet jeśli ostatecznie nie są potrzebne — mogą uratować projekt.

Trzy kluczowe elementy umowy Cost-Plus

Niezależnie od rodzaju projektu czy szczegółów umowy, każda umowa koszt plus powinna składać się z trzech podstawowych elementów — kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich i opłaty. Te trzy stanowią podstawę kontraktu.

• Koszty bezpośrednie: Koszty bezpośrednie obejmują takie rzeczy, jak robocizna, zapasy, materiały i sprzęt. Są to twarde koszty, które trafiają bezpośrednio do produktu końcowego.
• Koszty pośrednie (koszty ogólne): Koszty pośrednie to „niewidoczne” koszty wykonania pracy. Na przykład koszt ubezpieczenia wypadkowego jest głównym pośrednim kosztem prowadzenia działalności w branży budowlanej.
• Opłata (zysk): Opłata jest zasadniczo ceną, którą pracodawcy zgadzają się zapłacić wykonawcom za pokrycie kosztów bezpośrednich i pośrednich.

Odmiany umowy koszt plus

Umowa koszt plus obejmuje koszty materiałów, robocizny, sprzętu itp. plus opłatę podstawową lub procent kosztów całkowitych. Ale jak są ustalane te dodatkowe opłaty i stawki? Oto cztery najpopularniejsze metody:

Opłata motywacyjna Cost-Plus

Zmiana opłaty motywacyjnej koszt plus obejmuje opłatę motywacyjną przyznawaną wykonawcy za dobrze wykonaną pracę. Konkretne warunki tej zachęty powinny być jasno określone w umowie.

Opłata za nagrodę Cost-Plus

Odmiana opłaty za nagrodę typu koszt plus obejmuje opłaty wbudowane szczegółowo określone w umowie. W przeciwieństwie do umowy o opłatę motywacyjną koszt plus, opłaty te są przyznawane za spełnienie określonych kryteriów lub terminów. Opłaty te mogą być również pobierane od kontrahentów lub odliczane od ich zarobków.

Stała stawka koszt plus

Umowy koszt plus obejmują zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. Jednym z tych bezpośrednich kosztów jest praca. Stała opłata koszt plus ustala stałą stawkę za robociznę. Ta różnica jest często obserwowana, gdy wykonawcy są zatrudniani do bardzo specjalistycznego zadania i mogą dokładnie oszacować koszty pracy.

Stała opłata Cost-Plus

Zmiana koszt plus opłata stała uwzględnia również koszty bezpośrednie i pośrednie, ale obejmuje również opłatę zryczałtowaną, która jest ustalana przed sfinalizowaniem umowy.

Jakie są zalety?

Kontrakty koszt plus są faworytem wśród wykonawców, ale są równie korzystne dla pracodawców. Prawdą jest stare powiedzenie: nie ma ryzyka, nie ma nagrody. A korzyści z używania jednego mogą być świetne.

• Przenoszą punkt ciężkości z ilości na jakość: ponieważ wykonawcy nie są ograniczeni do ustalonego budżetu z umową koszt plus, znacznie mniej prawdopodobne jest, że pójdą na skróty, aby wykonać swoją pracę. Wykonawcy wiedzą, że ich wydatki zostaną pokryte i znacznie częściej wybierają najlepsze materiały i ludzi do pracy.
• Oznacza to, że wydatki spadają wraz z cenami: chociaż umowa koszt plus może wydawać się dużym ryzykiem (pracodawcy zgadzają się pokryć wszystkie wydatki), ta umowa gwarantuje, że pracodawcy będą sprawiedliwie obciążani. Jeśli cena danego materiału spadnie, zapłacą nową, niższą kwotę. Ceny zmieniają się cały czas, dzięki czemu nie ma ryzyka, że ​​zapłacisz więcej, niż coś jest warte.
• Są bardziej elastyczne niż inne rodzaje umów: ponieważ umowy koszt plus oznaczają, że pracodawcy zobowiązują się do płacenia wykonawcom za bezpośrednie i pośrednie wydatki, wykonawcy mają większą swobodę zatrudniania ekspertów, wybierania najlepszych materiałów i poświęcania wystarczająco dużo czasu na właściwe wykonanie pracy . Jest to szczególnie ważne w projektach budowlanych, gdzie wycinanie narożników może zaszkodzić długowieczności gotowego produktu.

Jakie są wady?

Przy tylu zaletach, ile jest przy korzystaniu z umowy koszt plus, istnieje kilka wad. Kiedy zdajemy sobie sprawę z tych „niebezpiecznych stref”, łatwiej ich unikać.

• Wymagają wysokiego poziomu zaufania: umowy typu „koszt plus” wymagają dużego zaufania zarówno ze strony pracodawcy, jak i wykonawcy. Pracodawcy ufają wykonawcom, że będą podejmować mądre decyzje o wydatkach i wybierać uczciwie wycenione opcje. Z drugiej strony kontrahenci ufają pracodawcom, że zwrócą im te wydatki. Umowy koszt plus są popularną opcją, gdy pracodawcy i wykonawcy mają wspólną pozytywną historię i/lub wykonawca z powodzeniem współpracował z innymi pracodawcami w ramach tego rodzaju umowy.
• Utrudniają one szacowanie budżetu: Umowy typu „koszt plus” najlepiej nadają się do projektów o elastycznym budżecie. Jak możesz sobie wyobrazić, koszt dostaw i materiałów stale się zmienia. Oznacza to, że wykonawcy mogą być zmuszeni zapłacić za coś więcej, niż początkowo przewidywali, aby dobrze wykonać pracę. Nie oznacza to, że projekty nie mogą mieć żadnego rodzaju budżetu, ale powinno być jakieś „pole manewru”.
• Wymagają dokładnej dokumentacji: Bez odpowiedniej dokumentacji kosztów i wydatków pracodawca nie jest w stanie dokonać dokładnych zwrotów kosztów wykonawcom. Może to wywołać nieufność i konflikty, nie wspominając o zamieszaniu. Jeśli zapisy są prawidłowo przechowywane i zorganizowane, nie stanowi to problemu, ale jest to powszechna pułapka, o której należy pamiętać.

Przykład umowy koszt plus

NASA jest popularnym przykładem organizacji, która często decyduje się na korzystanie z umów koszt plus. Jak możesz sobie wyobrazić, jakość pracy to dosłownie życie lub śmierć dla tej organizacji, więc są gotowi pozwolić ekspertom dokładnie zdecydować, jakie materiały należy kupić, ile czasu powinno to zająć itp.

Jednym z ostatnich przykładów było między NASA (National Aeronautics Space Administration) a Boeingiem w 2019 roku. W tym przypadku Boeing został zatrudniony do budowy rakiet dla NASA i obowiązkiem Boeinga stało się zaprojektowanie i zbudowanie statków z materiałów, które uznali za najlepsze.

Jak ProjectManager pomaga w umowach Cost-Plus

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pozwala przechowywać wszystkie ważne dokumenty projektowe w jednym miejscu z nieograniczonym miejscem do przechowywania plików. Obejmuje to umowę koszt plus. Szanse są takie, że w pewnym momencie będziesz chciał wrócić do tego dokumentu i musisz dokładnie wiedzieć, gdzie go znaleźć.

Dzięki ProjectManager podstawowe dokumenty, takie jak te, znajdują się w tym samym miejscu, co wykres Gantta, wraz z innymi zaawansowanymi funkcjami używanymi do zarządzania projektami. Oznacza to koniec przeskakiwania tam iz powrotem między plikami PDF. i oprogramowanie do zarządzania projektami.

Jeśli chcesz wskazać członkom zespołu pewne szczegóły umowy, po prostu oznacz je w komentarzu i kontynuuj rozmowę. Koniec z przesyłaniem dokumentów e-mailem tam i z powrotem i prześledzeniem swoich kroków przez niechlujne łańcuchy e-maili. Teraz twoje dyskusje na temat dokumentów, takich jak umowy, są dołączone do samych dokumentów.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje zadania, zespoły i projekty w celu zwiększenia produktywności. Planuj, monitoruj i raportuj o swoim projekcie budowlanym, dając swojej załodze narzędzia do współpracy, których potrzebują do lepszej współpracy, zarówno w pracy, jak i poza nią. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów, które już korzystają z naszego oprogramowania, aby zwiększyć wydajność, i skorzystaj z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.