Umowa o zwrot kosztów: krótki przewodnik

Istnieje wiele sposobów na zlecenie pracy. Ale kiedy umowa jest podpisana, jest prawnie wiążąca. Obie strony muszą przestrzegać jego warunków. Dlatego też kontrakty różnią się od kontraktów o stałej cenie, w których podana cena jest ostateczna, po inne o większej elastyczności.

Istnieje wiele rodzajów umów, co powoduje konieczność posiadania procedur administrowania umowami. Na przykład umowa o stałej cenie jest opłacalna dla wykonawcy tylko wtedy, gdy jest on w stanie bardzo dokładnie przewidzieć, ile będzie kosztował projekt. Jeśli jest zbyt wiele zmiennych i niewiadomych, to ustalenie arbitralnego kosztu pracy może być zbyt wysokie lub zbyt niskie. To zbyt duże ryzyko.

Na szczęście istnieje wiele innych rodzajów umów, które uwzględniają fakt, że nie każdy cent można rozliczyć przed zakończeniem projektu. W przypadku tego typu projektów istnieje umowa zwrotu kosztów. Dowiedz się o różnych rodzajach umów dotyczących zwrotu kosztów i które z nich mogą być odpowiednie dla Twojego następnego projektu.

Co oznacza zwrot kosztów projektu?

Koszty to wszystko, za co wykonawca musi zapłacić, aby zrealizować projekt i osiągnąć jego cel. Obejmuje to robociznę, materiały, sprzęt, narzędzia i nie tylko.

Zwrot oznacza, że ​​wszelkie pieniądze wydane przez wykonawcę zostaną zwrócone w trakcie lub po zakończeniu projektu. Zwrot kosztów jest więc dla wykonawcy sposobem na zabezpieczenie robocizny i materiałów niezbędnych do realizacji projektu bez konieczności lokowania tych zasobów w ściśle określonej i z góry ustalonej cenie. Jak można się spodziewać, uzyskanie zwrotu kosztów projektu wymaga umowy między wykonawcą a klientem, aby uniknąć nieporozumień.

Co to jest umowa zwrotu kosztów?

Umowa zwrotu kosztów to umowa pomiędzy stronami projektu budowlanego, która gwarantuje, że właściciel zwróci wykonawcy koszty poniesione podczas pracy nad projektem. Zwrot kosztów nie jest jednak nieograniczony. Jest sufit.

Wykonawca nie otrzymuje wyłącznie kosztów, ale ma również zagwarantowaną dopłatę. Ta dodatkowa opłata będzie zyskiem wykonawcy. Umowa nadal będzie zawierać oszacowanie całkowitego kosztu projektu.

W przeciwieństwie do umowy o stałej cenie, w której ogólna cena za projekt jest ustalana przed rozpoczęciem prac, a cena jest ostateczna (a zatem ryzyko leży głównie po stronie wykonawcy), umowa o zwrot kosztów nakłada ryzyko bardziej na właściciela projektu . Nie oznacza to, że nie ma innych zagrożeń, takich jak pełzanie zakresu, gdzie wymagania są niejasne.

Jakie są cztery rodzaje umów o zwrot kosztów?

Nie ma uniwersalnej umowy o zwrot kosztów. W rzeczywistości istnieją cztery różne kategorie:

Koszt plus opłata stała (CPFF)

CPFF zwraca wykonawcy wszystkie poniesione koszty plus stałą opłatę. Ta dodatkowa opłata jest wliczona niezależnie od realizacji projektu przez wykonawcę. Klient ponosi zatem ryzyko. Kontrakty te są często wykorzystywane w projektach wysokiego ryzyka, w przypadku których pozyskanie oferentów może być trudne do konkurowania. Zachętą jest ochrona wykonawcy przed ryzykiem.

Istnieją dwa rodzaje kontraktów CPFF:

• Realizacja, w której identyfikowany jest cel lub produkt, który wykonawca musi dostarczyć, aby otrzymać wynagrodzenie
• Okres, w którym umowa określa okres i poziom wysiłku, jaki wykonawca musi osiągnąć

Koszt plus opłata motywacyjna (CPIF)

CPIF daje wykonawcy zwrot wszystkich poniesionych kosztów, a następnie dodaje zachętę opartą na osiągnięciu pewnych uzgodnionych celów wydajności, które są określone w umowie. Obie strony uzgodnią formułę określającą cenę motywacyjną. Ryzyko w tego typu umowie jest po stronie klienta (ale mniejsze niż w przypadku CPFF), a motywacja motywuje wykonawcę. Zazwyczaj zachętą jest procent oszczędności, które dzielą obie strony.

Opłata za nagrodę za koszt plus (CPAF)

CPAF przyznaje wykonawcy opłatę za udzielenie zamówienia, gdy spełnia on pewne wskaźniki wydajności określone w umowie. Ten rodzaj umowy różni się od CPIF tym, że nagroda nie opiera się na formule określonej w umowie, ale na zadowoleniu klienta. Jest to więc decyzja subiektywna i wykonawca nie może się od niej odwołać.

Koszt plus procent kosztów (CPPC)

CPPC przyznaje wykonawcy wszystkie koszty projektu i procent tych kosztów. Nie jest to popularny wybór wśród właścicieli projektów, chyba że ufają wykonawcy, ponieważ przenosi ryzyko na właściciela. Istnieje ryzyko sztucznego zawyżania kosztów dla zysku wykonawcy. Kontrakty te mają zatem większe regulacje, które mają na celu uniknięcie takiego ryzyka.

Co zazwyczaj zawiera umowa o zwrot kosztów?

Kontrakty to prawnie wiążące dokumenty pomiędzy dwiema stronami określające warunki współpracy między nimi, zwykle zawierane po przeprowadzeniu przetargu budowlanego. Dlatego umowa jest umową, a większość schematów jest zgodna z sobą, pomimo różnic w rodzajach.

Wszystkie umowy będą miały ważną ofertę i akceptację między stronami oraz cenę, przy jednoczesnym spełnieniu norm prawnych. Będą szczegółowe opisy wykonywanej usługi oraz oczekiwania wobec obu stron. Większość umów jest pod tym względem taka sama.

Różnica w stosunku do umowy zwrotu kosztów polega na tym, że zwrot kosztów następuje na podstawie kosztu, a nie dostawy. Dlatego należy określić, co uważa się za dopuszczalne koszty. Ponieważ koszty mogą się sumować, jeśli projekt jest opóźniony z jakiegokolwiek powodu, często umowa o zwrot kosztów będzie miała pułap, którego zwroty nie mogą przekroczyć, co jest również określone w umowie.

Plusy i minusy umowy o zwrot kosztów

Umowa zwrotu kosztów jest najlepsza w przypadku projektów, których zakres jest niepewny, a ryzyko wysokie, ponieważ ryzyko ponosi klient, który pokrywa wszystkie koszty. Jednak umowa o zwrot kosztów nie zawsze jest najlepszym rodzajem postępowania prawnego między stronami.

Oto niektóre zalety i wady korzystania z umowy o zwrot kosztów:

Plusy

• Wykonawcy mają niewielką motywację do pójścia na skróty
• Idealny, gdy celem jest jakość nad kosztami
• Koszty końcowe są zazwyczaj niższe, ponieważ nie ma potrzeby zawyżania cen, aby pokryć ryzyko wykonawcy

Cons

• Ostateczne koszty nie są pewne
• Potrzebuje nadzoru, aby upewnić się, że opłacane są tylko uzgodnione koszty
• Potrzebny jest dalszy nadzór, aby każda nagroda lub opłata motywacyjna była uczciwa
• Mniejsza zachęta do efektywności

Istnieją powody, aby stosować umowę zwrotu kosztów zamiast, powiedzmy, umowy o stałej cenie, ale wszystkie umowy mają swoje wady i zalety. Najlepiej jest zrozumieć zakres i ryzyko pracy, aby określić, która umowa jest najlepsza.

Jak ProjectManager pomaga w projektach zwrotu kosztów

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia tworzenie budżetu, śledzenie kosztów i raportowanie tych kosztów. Jeśli korzystasz z umowy o zwrot kosztów, musisz wiedzieć, co wydajesz. Im mniejszy zwrot kosztów, tym większe prawdopodobieństwo, że otrzymasz nagrodę motywacyjną i unikniesz przekroczenia pułapu cenowego określonego w umowie.

Utwórz budżety

Budżet możesz utworzyć w dowolnym momencie projektu, choć najprawdopodobniej zostanie to zrobione na etapie planowania. Jednak Twój budżet możesz zmienić w dowolnym momencie w całym cyklu życia projektu. Po ustawieniu projekt będzie wyświetlany na pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym i dostępny w raportach, aby śledzić Twoje koszty.

Zarządzaj i śledź koszty

Zarządzaj obydwoma rodzajami kosztów w naszym narzędziu, zarówno zasobami, jak i kosztami ogólnymi. Koszty zasobów są obliczane automatycznie, gdy Twój zespół rejestruje godziny wykonywania swoich zadań po ustawieniu ich stawki godzinowej. Wszystko to jest pokazane w widoku wykresu Gantta i arkusza, w którym możesz organizować wszystkie swoje zadania i tworzyć harmonogram, widząc cały projekt ułożony na wizualnej osi czasu.

Twórz natychmiastowe raporty

Raportowanie jednym kliknięciem zapewnia jeszcze więcej danych na temat kosztów i budżetu. Możesz uzyskać te informacje z raportów, takich jak stan portfolio, który jest oznaczony kolorami, aby łatwo sprawdzić, czy przekraczasz lub nie przekraczasz budżetu. Status projektu, plan projektu i raport z zadań również podają dane dotyczące kosztów. Wszystkie raporty można filtrować, aby zerować tylko to, co chcesz zobaczyć, a następnie udostępniać, aby aktualizować interesariuszy.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które śledzi koszty w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci zmieścić się w budżecie. Skorzystaj z naszego narzędzia, aby zarządzać każdym etapem swojego projektu, od planowania do zamknięcia. Uzyskaj dane na żywo, aby podejmować lepsze decyzje i korzystaj z naszej platformy współpracy, aby pomóc wszystkim lepiej współpracować. Zobacz, co możemy zrobić, aby zwiększyć wydajność Twojego projektu, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.