Jak stworzyć krótki projekt (przykład w zestawie)

Projekty się nie zdarzają. Przed ich zatwierdzeniem jest dużo pracy, a gdy otrzymają zgodę, potrzeba jeszcze więcej planowania i harmonogramowania! W jaki sposób przekazujesz te informacje interesariuszom i zespołowi, aby zrozumieli projekt?

Używasz briefu projektu, ważnego dokumentu, który określa, o co chodzi w projekcie, aby to zrobić. Krótki opis projektu pozwala przekazać główne cele projektu, aby wszyscy rozumieli, co będą robić.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o nich i jak zrobić je dla siebie.

Co to są założenia projektu?

Krótki opis projektu informuje o przyczynie i podejściu do projektu oraz procesach, które będą wykorzystywane do zarządzania nim. Nie jest tak szczegółowy jak plan projektu, choć ma duże znaczenie.

Interesariusze i zespół projektowy potrzebują krótkiej i zwięzłej prezentacji, aby wyjaśnić projekt. Krótki opis projektu to sposób na dostarczenie tych informacji w formie podsumowania, które nakreśli cele projektu, jego zakres, główne rezultaty, kamienie milowe i harmonogram.

Poświęcenie czasu na stworzenie dokładnego briefu projektu pomaga zebrać wszystkich razem, aby lepiej wypełniać mandat projektu. Przygotuje również grunt pod lepszy plan i harmonogram projektu. Im lepszy brief projektu, tym lepiej osiągniesz cele i założenia projektu.

Jaki jest cel briefu projektu?

Krótki opis projektu to coś więcej niż tylko ramy projektu — działa również jako skuteczne narzędzie komunikacji. Silny brief projektu pomaga interesariuszom, zespołom, projektantom i wszystkim zaangażowanym w projekt zrozumieć jego wymagania i cel. Jest to kluczowy dokument przy inicjacji projektu, ponieważ łączy wszystkich, aby służyć wspólnemu celowi.

Nie będzie przesadą stwierdzenie, że brief projektu jest najważniejszym dokumentem do prowadzenia udanego projektu. To tutaj określasz zakres projektu i otwierasz drzwi do rozmowy pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w jak najefektywniejsze dotarcie do celu.

W praktyce brief projektu jasno określi, jakie są cele Twojego klienta, kim jest grupa docelowa lub rynek dla produktu lub usługi, a nawet najważniejsi konkurenci w tej przestrzeni.

Kto tworzy brief projektu?

Ponieważ jest to tak podstawowy dokument w każdym projekcie, brief projektu jest tworzony przez kierownika projektu. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za stworzenie planu i harmonogramu projektu, a także za zarządzanie zasobami, więc naturalne jest, że są zaangażowani w tworzenie briefu projektu, ponieważ będzie on kierował wszystkimi pozostałymi elementami projektu.

Jednak kierownik projektu nie wyciąga z kapelusza informacji zawartych w opisie projektu. Podobnie jak w przypadku tworzenia planu i harmonogramu projektu, istnieją zasoby, które kierownik projektu wykorzysta, aby upewnić się, że dokument dokładnie odzwierciedla misję projektu.

Oczywiście pierwszą i jedną z najważniejszych osób, z którymi należy porozmawiać, są klient i interesariusze projektu. To dla nich projekt istnieje i potrafią określić jego cele i zadania.

Gdy wizja jest jasna, kierownicy projektów mogą odwołać się do starszych projektów, aby uzyskać dane historyczne, które mogą pomóc w wytyczaniu kierunku tego nowego projektu. Kolejnym zasobem są inni kierownicy projektów, którzy prowadzili podobne projekty i oczywiście zespół, który jest tworzony pod kątem ich umiejętności i doświadczenia.

Podczas gdy pieniądze zatrzymują się na kierowniku projektu, w tej kuchni jest wielu kucharzy. Im więcej badań i przygotowań zostanie wykonanych, zanim ołówek trafi na papier, tym lepsze będą wyniki, które nadadzą ton całemu projektowi, który nastąpi.

Co powinien zawierać brief projektu?

Krótki opis projektu to trochę oksymoron. Musi dokładnie opisywać cały projekt, jednocześnie oferując jedynie podsumowanie. Nie różni się tak bardzo od podsumowania wykonawczego, ponieważ działa gdzieś pomiędzy prezentacją windy a przeglądem agendy.

Chociaż briefy projektowe mogą mieć różny format, większość będzie dotyczyć tych tematów.

• Tytuł
• Klient (dane kontaktowe, rodzaj działalności i baza klientów)
• Definicja projektu (kontekst, wyniki, zakres)
• Podejście projektowe (procesy i procedury)
• Cel projektu
• Szczegóły projektu (docelowi odbiorcy, cele, oś czasu, faza, przegląd itp.)

Krótki przykład projektu

Rzućmy okiem na brief projektu i zobaczmy taki, w którym zebrane wszystkie te elementy zostaną zebrane na stronie. ProjectManager ma wiele darmowych szablonów dla każdego aspektu zarządzania projektami, w tym darmowy szablon briefu projektu. Widać, że wszystko jest ułożone jasno i czysto. Nazwa projektu znajduje się na górze, podobnie jak data utworzenia briefu projektu, informacje o kliencie i przegląd samego projektu.

Opisano cele i przedmioty, podano ograniczenia i założenia oraz szczegółowy zakres projektu. Możesz również dodać grupę docelową i kto jest upoważniony do uznania projektu za sukces i według jakich kryteriów.

Następnie następuje więcej szczegółów na temat realizacji projektu, takich jak budżet, harmonogram, czas trwania i kamienie milowe.

Jak stworzyć brief projektu

Kiedy piszesz brief projektu, musisz uwzględnić tło, cele projektu i to, co zadecyduje o jego sukcesie. Potrzebny jest zarys harmonogramu projektu i grupy docelowej.

Mówiąc najprościej, brief projektu może odpowiedzieć na te pytania i służyć swojemu celowi. Sekcje można wymienić jako punktory w jednostronicowym dokumencie lub jeśli jest to cyfrowe łącze do dokumentacji pomocniczej. Nie ma jednego sposobu na stworzenie briefu projektu, ale poniżej znajduje się ogólny przewodnik, jak zacząć:

Przegląd projektu

Zacznij od zebrania informacji kontaktowych. To dobry i łatwy początek. Zanotuj klienta, jego umowę, krótki opis firmy i bazy klientów. Posiadanie solidnego tła poinformuje resztę Twojego briefu biznesowego.

Cele projektu

Wiedząc, jakie są cele projektu, możesz lepiej zrozumieć projekt jako całość. Zobacz, jakie masz wyniki, zwłaszcza ostatni. W ten sposób zaczynasz definiować, jak wygląda udany projekt. Stosuj metodę SMART jako konkretną, mierzalną, osiągalną, realistyczną i ograniczoną w czasie.

Oś czasu projektu

Określiłeś, co musisz dostarczyć, teraz musisz określić ramy czasowe, w których musisz wykonać te wyniki. Oznacza to, że wiesz, kiedy masz zamiar rozpocząć i jaki jest harmonogram projektu. To, co tutaj podejmujesz, to T w SMART, część związana z czasem. Aby jeszcze bardziej dopracować harmonogram, spójrz na kamienie milowe (ważne daty, np. kiedy kończy się jedna faza, a zaczyna się druga).

Kim jest grupa docelowa?

Krótki opis projektu to coś więcej niż tylko to, co robisz, a kiedy to robisz, musisz określić, dla kogo to robisz. Bez grupy docelowej nie możesz określić, czy Twój projekt jest sukcesem, czy nie. Możesz to wszystko zrobić na czas i w ramach budżetu, a mimo to zawieść, ponieważ nie spełniłeś oczekiwań dotyczących jakości docelowych odbiorców. Oznacza to dane demograficzne i inne profilowanie, aby upewnić się, że spełniasz potrzeby tej publiczności.

Powiąż to z interesariuszami i zespołem

Na koniec chcesz powiązać wszystkie elementy z interesariuszami i zespołem, którzy są docelowymi odbiorcami briefu projektu. Oznacza to, że jest to dla nich istotne poprzez uwzględnienie zasobów dla projektu, nakreślenie budżetu, a nawet plan komunikacji oraz określenie ról i obowiązków. O ile więcej chcesz dodać, zależy od Ciebie, ale powinno to zachować równowagę między tym, co ważne, a tym, co jest w chwastach. Pamiętaj, że nie chcesz zaciemniać swojej wiadomości.

Czego należy unikać podczas sporządzania briefu projektu

Często zdarzają się błędy, które ludzie popełniają podczas tworzenia briefu projektu; rzućmy okiem na te błędy poniżej.

Odgryzanie więcej, niż możesz żuć

Wypatruj pułapek, takich jak definiowanie zbyt wielu celów. Brief projektu musi być, cóż, krótki, a zbyt wiele celów nie tylko sprawi, że będzie dłuższy, ale także trudniejszy do zrozumienia.

Myląca komunikacja

Przejrzystość jest kluczem do pomyślnego briefu projektu. Jeśli nie masz jasności podczas definiowania grupy docelowej, cele projektu będą od samego początku niedostępne. Nawet jeśli cel jest tylko trochę odbiegający od celu, w trakcie projektu efekt będzie się kumulował, a końcowy wynik będzie daleki od celu.

Brak precyzji

Kolejną rzeczą, której należy unikać, są uogólnienia. Dobre pisanie jest specyficzne, a dobrze napisany brief projektowy ma tę samą precyzję. Unikaj żargonu i bezsensownego wypełnienia. Powiedz, czego chcesz, to kilka dobrze ukierunkowanych słów, które opisują to, o czym mówisz, skupiając się na tym.

Zadzwoń do niego

Wreszcie nie bądź leniwy. Włóż do pracy. Przeprowadź wszystkie badania, porozmawiaj ze wszystkimi, których potrzebujesz, aby dostarczyć mocny brief projektu. To podstawowy dokument, który prowadzi do planu projektu, ale jest także narzędziem komunikacji. Jeśli nie masz jasnego opisu projektu, ucierpi reszta projektu.

Jak ProjectManager umożliwia udane projekty

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które przekształca krótki projekt w udany projekt. Dzięki funkcjom umożliwiającym planowanie, monitorowanie i raportowanie postępów i wydajności będziesz potrzebować tylko jednego oprogramowania do zarządzania wszystkimi aspektami swojego projektu.

Wszystkie zadania, które prowadzą do rezultatów w skrócie projektu, muszą zostać wykonane w oszacowanym przez Ciebie czasie i budżecie. Aby kontrolować wszystkie te elementy, mamy widok projektu wykresu Gantta online. Organizuje Twoje zadania i podzadania, zasoby i koszty.

Listy zadań do łatwego wykonania

Teraz masz już rozplanowane zadania, ale zadania potrzebują ludzi do ich wykonania i posuwania projektu do przodu. Możesz polecić swojemu zespołowi korzystanie z naszych list zadań, które zawierają opisy zadań i załączniki do plików. Następnie mogą współpracować, komentując na poziomie zadań z innymi członkami zespołu, którzy są powiadamiani e-mailem.

Śledź projekty za pomocą automatycznych pulpitów nawigacyjnych

Możesz śledzić ich postępy dzięki doskonałym funkcjom monitorowania, takim jak pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który wyświetla status zadania, koszty i inne wysokopoziomowe widoki projektu. Nasze oprogramowanie oblicza aktualizacje zadań i wyświetla je na kolorowych wykresach i wykresach, które idealnie nadają się do udostępniania na spotkaniach interesariuszy, aby były na bieżąco.

ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które organizuje zadania, zespoły i projekty. Pomaga przekształcić krótki opis projektu w plan projektu, planując zadania na wykresie Gantta i udostępniając zespołom tablice kanban w celu wizualizacji ich obciążenia pracą. Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym i raportowanie jednym kliknięciem pozwalają śledzić i aktualizować interesariuszy. Przekonaj się sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.