Jak pisać firmowe biuletyny e-mail, które ludzie będą czytać?

E-mail to główne źródło komunikacji w pracy. Codziennie korespondujemy ze współpracownikami, kierownictwem, klientami i klientami, ale czasami jest to czynność, która może ukraść Ci dużo czasu. Oto kilka wskazówek, jak tworzyć lepsze firmowe wiadomości e-mail, które przyspieszą proces pisania i odpowiadania.

E-mail jest głównym źródłem komunikacji w pracy, a e-maile firmowe są nadal ważną częścią e-mail marketingu, nawet jeśli zwykle poświęcamy więcej uwagi biuletynom i e-mailom promocyjnym. Codziennie korespondujemy ze współpracownikami, kierownictwem, klientami i klientami. Czasami odbiorcy nie mogą dojść do porozumienia lub spędzać zbyt dużo czasu na listach. Opracowaliśmy 12 reguł, które pomogą Tobie i Twojemu klientowi zaoszczędzić czas i szybciej rozwiązać problemy w pracy.

Napisz jasny i konkretny temat

Wiersz tematu działa podobnie do nagłówka, umożliwiając łatwe odnalezienie korespondencji, której szukasz w swojej skrzynce odbiorczej. Pamiętaj, aby dołączyć go, aby praca z e-mailami była prostsza. Sformułowanie tematu powinno mieć charakter informacyjny. Dla odbiorcy nie będzie jasne, co jest oferowane, jeśli list ma tytuł „Współpraca”, „Zdjęcia”, „To”. Jest temat, ale jest bezużyteczny. Dodaj szczegóły: „Oferujemy umieszczenie w naszym magazynie” lub „Zdjęcia do działu podróży”.

Jeżeli w trakcie korespondencji zmienił się temat, nie zmieniaj go w liście. Załóżmy, że zacząłeś rozmowę o stworzeniu strony internetowej dla gabinetu dentystycznego, ale po drodze dostałeś nowe zamówienie: stronę internetową dla centrum dziecięcego. Nie mieszaj projektów w jednym e-mailu i nie zmieniaj tematu, gdy otrzymasz nowe pytanie. Rozpocznij nowy łańcuch listów do tej rozmowy. Twórcy treści w Essay Map zawsze zalecają przestrzeganie jednej zasady: na każde duże pytanie powinna być osobna korespondencja.

Nadać cechy osobiste

Jeśli znasz imię i nazwisko odbiorcy, zwracając się do niego , używaj jego imienia . Poza tym nie wiadomo do kogo jest adresowany list i wygląda to niegrzecznie. Jeśli jest kilku odbiorców, wymień po imieniu wszystkich tych, od których oczekujesz odpowiedzi lub działania. Ktoś może pomyśleć, że list go nie dotyczy, jeśli jest skierowany do wszystkich. Zwracając się po imieniu, usuwamy ten problem.

Mów do rzeczy

List roboczy to krótki gatunek. Zastanów się, ile czasu zajmie odbiorcy dotarcie do sedna listu, przedzieranie się przez długie argumenty i niejasne strony. Nie trzeba pisać, co może być, a co uspokoi serce, jeśli nie wpłynie to na rozwiązanie pytania. Nie marnuj czasu swojego i innych – przejdź od razu do sedna.

Wskaż dokładną datę terminu.

W temacie lub treści wiadomości unikaj słowa „pilne” . Ta koncepcja jest rozszerzalna: dla jednej osoby może to być godzina, dla innej – tydzień. Podaj dokładnie godzinę i datę oczekiwania na odpowiedź lub wynik.

Sformatuj tekst

Niesformatowany tekst jest trudny do odczytania, więc podziel go na małe akapity, przestrzegając głównych zasad formatowania, aby zapewnić lepszą i łatwiejszą czytelność. Po każdym akapicie wciśnij jedną spację, następnie dwie spacje po powitaniu i przed podpisem. Wyjaśnij każdy link, który umieściłeś w e-mailu: do jakiego dokumentu prowadzi i dlaczego odbiorca powinien go kliknąć. Staraj się nie nadużywać pogrubienia, kursywy i koloru. Niech tekst wygląda spokojnie.

Pisz neutralnie i delikatnie

Negatywne emocje łatwo wywołać listem. Ponieważ odbiorca może inaczej zinterpretować tekst, pisz możliwie neutralnie, aby uniknąć nieporozumień. Zawsze bądź uprzejmy i pełen szacunku. Jeśli nie znasz się dobrze, nie zadawaj osobistych pytań, nie zakłócaj czyjejś przestrzeni, nie żartuj ani nie poruszaj tematów niezwiązanych z pracą.

Zapisz swoją historię czatów

W tekście zachowaj cały poprzedni łańcuch wiadomości . W morzu informacji łatwo stracić orientację, z czym miałeś do czynienia z nadawcą; historia korespondencji pomoże Ci zapamiętać. Dotyczy to w szczególności pracowników, którzy otrzymują dużą liczbę wiadomości e-mail zawierających problemy i zapytania.

Podpisz litery

Twoja korespondencja służbowa powinna mieć neutralne imię, takie jak imięnazwisko@pracodawca. W podpisie należy podać imię, nazwisko, stanowisko i nazwę firmy. Dodaj dodatkowe informacje: kontakt telefoniczny, komunikatory, sieci społecznościowe – oraz link do strony firmowej w stopce . Używaj neutralnych „Pozdrawiam” lub „Pozdrawiam”. Nie pisz wyrazów wdzięczności na pół strony w automatycznym podpisie, umieszczaj reklamy, umieszczaj linki do zbierania podpisów i tym podobnych projektów.

Dodaj wszystkie linki i pliki jednocześnie

Zdarza się, że dopiero po wysłaniu e-maila okazuje się, że ważny plik nie jest dołączony lub nie podano właściwego linku. Wiele osób wysyła załączniki i uzupełnienia w osobnym liście – „oto dokument, którego zapomniałem wysłać”. A korespondencja jest podzielona: w jednej historii dyskusja, w drugiej niezbędne dokumenty. Nie wiadomo, na jaki list odbierze odbiorca, prawdopodobnie ten bez historii korespondencji. Lepiej więc zduplikować poprzedni i dodać do niego plik. W wiadomości należy poprosić odbiorcę o usunięcie listu bez pliku, aby uniknąć nieporozumień.

Ponadto wyślij wszystkie załączniki razem. Lub jeśli jest ich zbyt dużo, wyślij link do usługi hostingu plików

Odpowiedz szybko

Zgłaszający nie oczekują natychmiastowej odpowiedzi na e-maile, ale prawie połowa z 2 milionów respondentów odpowiada na e-maile w ciągu godziny. Odpisz jak najszybciej. Jeśli jest to część twoich bezpośrednich obowiązków – na przykład pracujesz jako wsparcie lub jako koordynator projektu – postaraj się odpowiedzieć w ciągu 15-30 minut.

Jeśli Twoja główna praca nie wymaga zajmowania się e- mailami , odłóż na bok dwa razy w ciągu dnia, aby sortować pocztę i odpowiadać. Na przykład o 11 rano i pod koniec dnia o 17 wieczorem. W ten sposób nie przegapisz ważnych wiadomości i utrzymasz porządek w skrzynce pocztowej. Nie martw się: jeśli masz pilne pytanie, skontaktujemy się z Tobą w inny sposób – przez komunikator lub telefonicznie.

Wysyłaj listy w godzinach pracy

Trzy powody, by przestrzegać tej zasady:

1. Powiadomienie dźwiękowe może obudzić adresata.
2. Niektórzy uważają za niedopuszczalną korespondencję poza godzinami pracy, w tym w weekendy.
3. Twój list może po prostu zgubić się między innymi.

Skonfiguruj opóźnione wysyłanie . Na przykład Gmail ma funkcję „Zaplanuj wysyłanie”. Jeśli piszesz list w sobotę rano, zaplanuj go na poniedziałek o 10 rano . W ten sposób jest bardziej prawdopodobne, że odbiorca tego nie przegapi. Jeśli do tego czasu e-mail stał się nieaktualny, przejdź do Wysłane i anuluj wysyłanie.

Nie wysyłaj słów „Dziękuję” i „Proszę bardzo” w osobnym e-mailu

Otwarcie i przeczytanie listu wymaga czasu. Wysyłanie tylko „Dziękuję”, „Proszę bardzo” i podobne wiadomości tylko rozpraszają osobę, z którą rozmawiasz. Lepiej podziękować następnym razem, gdy wyślesz dodatkowe dokumenty lub odpowiesz na nowe pytania. W ten sposób w jednym liście byłaby zarówno korzyść, jak i wdzięczność.

Zawsze obserwuj swój ton i ekspresję. Nie pisz rzeczy, które mogą urazić inną osobę lub wpłynąć negatywnie na wizerunek pracodawcy.

Jest wiele zasad, ale nie musisz ich wszystkich zapamiętywać. Najważniejsze to szanować przeciwnika, jego opinię i czas oraz cieszyć się wspólnym biznesem.