Jak stworzyć bezbłędny harmonogram wdrożenia projektu

Projekty wymagają planu wdrożenia, a ten plan wymaga harmonogramu wdrożenia. Harmonogram określa, kiedy rozpoczynają się i kończą fazy projektu. Daty te mogą się zmieniać w zależności od ryzyka i ograniczeń, ale bez harmonogramu wdrożenia sprawy szybko się psują.

Wprowadzenie planu projektu do działania wymaga harmonogramu wdrożenia. Harmonogram realizacji projektu obejmuje wszystkie Twoje zadania i porządkuje je w taktyczny, wykonalny harmonogram. Dobrze przemyślany plan realizacji projektu pomaga w pomyślnym zrealizowaniu projektu.

Co to jest harmonogram realizacji projektu?

Harmonogram realizacji projektu to wykres, który odwzorowuje każde zadanie wymagane do ukończenia projektu, każde z określonym terminem. Jest to podstawa każdego planu projektu, ponieważ będziesz go używać podczas wykonywania, aby monitorować i oceniać postęp projektu.

Rozpocznij od listy wszystkich zadań niezbędnych do osiągnięcia ostatecznego rezultatu. Ta lista musi być dokładna, dlatego zalecamy korzystanie ze struktury podziału pracy (WBS).

W harmonogramie wdrożenia uszeregujesz priorytet każdego zadania i zidentyfikujesz wszystkie zadania, które mają zależności. Znajomość zadań zależnych podczas tworzenia harmonogramu wdrożenia pozwala uniknąć późniejszych opóźnień w fazie realizacji projektu. Wizualna reprezentacja harmonogramu realizacji projektu jest zwykle wykonywana na wykresie Gantta. Wykresy Gantta mogą być skomplikowane, jeśli istnieje wiele zadań związanych z projektem, ale korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ProjectManager, ułatwia korzystanie z niego. Twój wykres Gantta będzie aktualizowany automatycznie w miarę pojawiania się zmian, a harmonogram realizacji projektu można łatwo udostępnić zainteresowanym stronom.

Dlaczego harmonogramy wdrażania są ważne?

Użyj harmonogramu wdrażania, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu projektowego są na bieżąco z harmonogramem i budżetem projektu. Podstawy sukcesu projektu są określone w fazie planowania, kiedy tworzysz harmonogram realizacji projektu.

Krótko mówiąc, harmonogram wdrożenia to sposób, w jaki przyjmujesz pomysł i urzeczywistniasz go. Projekty odnoszą większy sukces, gdy mają harmonogram realizacji.

Przykład harmonogramu wdrożenia

Aby pomóc Ci zrozumieć, czym jest harmonogram wdrożenia, przedstawiliśmy następujący przykład, korzystając z darmowego szablonu planu wdrożenia ProjectManagera.

Zauważysz, że nasz przykładowy harmonogram wdrożenia jest podzielony na fazy projektu. Na tym wykresie Gantta wyszczególniono trzy z tych faz: zebranie wymagań, opracowanie harmonogramu i zaprojektowanie rozwiązania. Pod każdą z tych faz znajdują się zadania i podzadania, które należy wykonać w tej fazie.

Dla każdego zadania istnieje planowana data rozpoczęcia i planowana data zakończenia. Procent ukończenia jest obliczany na wykresie Gantta, gdy zespoły aktualizują swój status. Priorytety i kamienie milowe są ustalane, a zależności zadań są łączone, aby uniknąć wąskich gardeł ze strony zablokowanych członków zespołu.

Wskazówki dotyczące tworzenia harmonogramu realizacji projektu

Projekty często kończą się niepowodzeniem. Możesz przegapić terminy, przekroczyć budżet lub nie spełnić oczekiwań jakościowych. Nikt nie chce, aby projekt przynosił cokolwiek mniej niż sukces, a do tego potrzebny jest harmonogram realizacji projektu. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

• Zacznij od określenia, czym jest sukces projektu: Poinformuj, czym jest sukces projektu i upewnij się, że wszyscy zaangażowani w projekt wiedzą, jak jest on zdefiniowany. Pomaga to zespołowi wiedzieć, co jest w zakresie, a co nie. Posiadanie wspólnej wizji tworzy jedność i to jest definicja zespołu.
• Zdefiniuj strukturę projektu: Zdefiniuj role i obowiązki członków zespołu pracujących nad Twoim projektem. Wdrożenie to wysiłek zespołowy, a Twój zespół musi wiedzieć, co robi — oraz gdzie zaczyna się i kończy jego autorytet. Im jaśniej jesteś, tym lepszy plan realizacji projektu.
• Dobrze się komunikuj: Harmonogram realizacji projektu żyje lub umiera w zależności od tego, jak dobrze się komunikujesz. Komunikacja zespołowa nie jest ulicą jednokierunkową. Podczas gdy kierownik projektu powinien kierować swoim zespołem, kierownik projektu powinien również być otwarty na informacje zwrotne. Twój zespół jest Twoim najlepszym zasobem.
• Pamiętaj o zasobach: Wspomnieliśmy już, jak ważne jest zidentyfikowanie zależności zadań, aby wszystko działało płynnie. Ale równie ważne jest, aby znać zasoby potrzebne do wykonywania zadań i upewnić się, że są one dostępne, gdy ich potrzebujesz.
• Wiedz, kto czym się zajmuje: chociaż wspomnieliśmy o zdefiniowaniu ról i obowiązków zespołu projektowego, ważne jest również, aby znać hierarchiczną strukturę łańcucha dowodzenia projektu. To znaczy, kto zarządza niektórymi aspektami projektu? Dowiedz się, kim są decydenci, kto podpisuje się pod jakimi rezultatami itp.
• Bądź elastyczny: Harmonogramy wdrażania stanowią równowagę między zakresem a harmonogramem. Gdy wszystko się zmienia, musisz być elastyczny. Kompromis jest ważny, podobnie jak możliwość zobaczenia, co należy zrobić, a co można odłożyć na bok. Wiąże się to z obliczeniem ścieżki krytycznej harmonogramu wdrożenia. Może to być złożone równanie, ale jest warte wysiłku.

Powiązane: Szablony planowania projektów

Jak ProjectManager pomaga w harmonogramach wdrażania

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje zadania, łączy zespoły i dostarcza dane w czasie rzeczywistym o Twoich projektach. Sporządzanie harmonogramu wdrożenia jest częścią każdego planu projektu, a ProjectManager pomaga w planowaniu, śledzeniu i raportowaniu postępów i wydajności. Zobacz, jak stworzyć harmonogram w naszym narzędziu, oglądając ten krótki film instruktażowy.

Utwórz harmonogram na wykresie Gantta

Wykres Gantta online ProjectManagera pomaga ustalać priorytety, łączyć zależności i wyznaczać kamienie milowe. Ułatwiamy również znalezienie ścieżki krytycznej planu realizacji projektu. Następnie ustaw plan bazowy harmonogramu, który pozwala porównać zaplanowany wysiłek z rzeczywistym wysiłkiem, dzięki czemu możesz sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze.

Łatwo komunikuj się ze swoim zespołem

ProjectManager wspiera współpracę zespołową i utrzymuje otwarte linie komunikacyjne. Członkowie zespołu mogą się logować, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy zdalnie, oraz mogą komentować i dodawać pliki do zadań. Zmiany stanu zadania powodują automatyczne powiadomienia e-mail i powiadomienia w aplikacji, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Monitoruj i informuj interesariuszy o postępach

Monitorowanie postępów ma kluczowe znaczenie dla dotrzymania harmonogramu wdrożenia. Możesz uzyskać widok wysokiego poziomu za pomocą pulpitu nawigacyjnego na żywo. podczas gdy raporty jednym kliknięciem można udostępniać zainteresowanym stronom. Narzędzia do zarządzania zasobami, takie jak wykres obciążenia pracą, pomagają upewnić się, że obciążenie zespołu jest zrównoważone, aby utrzymać produktywność.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga kierownikom projektów, zespołom i interesariuszom być na bieżąco. Zarządzaj swoim projektem dzięki funkcjom, które pomagają w planach, zasobach, grafikach i nie tylko. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów w organizacjach tak różnych, jak NASA i Ralph Lauren, którzy używają naszego oprogramowania do zarządzania swoimi projektami. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.