Jak zarządzać budżetem projektu za pomocą oprogramowania do budżetowania projektu?

Niezależnie od tego, czy jesteś osobą liczbową, czy nie, jako kierownik projektu, posiadanie budżetu jest zwykle kluczową częścią twoich obowiązków zawodowych. Tworzenie i zarządzanie budżetem projektu może być trudnym zadaniem, ale może być łatwe, jeśli używasz odpowiedniego oprogramowania do budżetowania projektów.

Projekty mogą mieć kilka różnych rodzajów kosztów, które wymagają śledzenia, aby mieć pewność, że wszystko mieści się w budżecie. Wszystkie te ruchome części i zmieniające się koszty można lepiej śledzić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami online, takiego jak ProjectManager.

Oferujemy narzędzia, które upraszczają budżetowanie projektów i zarządzanie kosztami, umożliwiając ustalenie planu bazowego, śledzenie stawek robocizny i dodawanie nowych kosztów na poziomie zadania. Dzięki tym funkcjom możesz po prostu aktualizować i dodawać elementy w miarę ich pojawiania się w całym projekcie.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które umożliwia planowanie i śledzenie kosztów projektu w czasie rzeczywistym. Masz narzędzia do tworzenia dokładnego budżetu i wyznaczania punktu odniesienia do monitorowania kosztów projektu i wskaźników zasobów za pomocą naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym. Uzyskaj większą kontrolę, dane i widoczność swojego projektu i budżetu. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo. Teraz, zanim nauczymy się korzystać z oprogramowania do budżetowania projektów, zdefiniujmy budżet projektu.

Co to jest budżet projektu?

Budżet projektu to sposób, w jaki kierownicy projektu szacują koszt ukończenia projektu. Obejmuje to każdą fazę projektu i każde z wielu zadań składających się na te fazy projektu. Dokładność prognozy budżetowej ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu i upewnienia się, że projekt jest zatwierdzany i finansowany w razie potrzeby.

Kolejnym aspektem budżetu projektu jest monitorowanie kosztów podczas wykonywania zadań. Bez jasnego wglądu w wydatki, koszty łatwo wymkną się spod kontroli. Jest to skomplikowany proces, ale usprawniany za pomocą oprogramowania do budżetowania projektów.

To narzędzie musi jednak pokazywać dane w czasie rzeczywistym, aby śledzić koszty, ponieważ dają one kierownikom projektów czas na wprowadzenie niezbędnych korekt w celu utrzymania budżetu. Poświęćmy chwilę, aby przyjrzeć się znaczeniu korzystania z oprogramowania do budżetowania projektów.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do budżetowania projektów?

Oprogramowanie do budżetowania projektów jest niezbędnym narzędziem do tworzenia dokładnego budżetu, a następnie śledzenia kosztów w trakcie cyklu życia projektu. Pozwala planować budżety i kontrolować je poprzez śledzenie wydatków. Dlatego wspierają kierowników projektów przez cały proces budżetowania.

Nie tylko to, ale korzystanie z oprogramowania do budżetowania projektów zapewnia zainteresowanym stronom, kadrze kierowniczej i menedżerom dostęp do budżetu i sposobu jego wydatkowania w trakcie projektu. Możesz budżetować swój projekt za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, ale są to niewygodne i statyczne dokumenty, które trudno aktualizować.

Większość oprogramowania do budżetowania projektów jest dostępna online i aktualizuje się, gdy Twój zespół aktualizuje swoje statusy. Zapewnia to menedżerom dane w czasie rzeczywistym, które pozwalają im podejmować bardziej wnikliwe decyzje podczas zarządzania budżetem projektu. Kiedy tworzysz i zarządzasz budżetem projektu, żyjesz i umierasz dzięki dokładności swoich liczb. Oprogramowanie do budżetowania projektów zapewnia kontrolę nad wydatkami na realizację projektu bez przekraczania budżetu.

Jak stworzyć budżet projektu w 3 krokach

Kluczem do stworzenia budżetu projektu jest ułatwienie śledzenia wszystkich pozycji. Jeśli możesz zastosować prosty proces do wydatków projektowych, możesz dokładnie i terminowo monitorować wydatki na projekt.

Wykonaj te proste kroki, aby zbudować budżet projektu, który zapewni Ci sukces.

Zidentyfikuj wydatki

Pierwszym krokiem w tworzeniu budżetu jest identyfikacja wydatków. Musisz wymienić wszystkie rzeczy, które są wymagane do ukończenia projektu. Obejmuje to płace za robociznę, sprzęt, materiały i inne. Na początek będziesz chciał dokładnie przeanalizować swój plan projektu i samodzielnie określić wydatki.

Wtedy członkowie Twojego zespołu mogą być w stanie pomóc Ci rozpoznać pewne wydatki, których nie rozpoznałeś od razu, więc poproś ich o przejrzenie listy wydatków podczas tworzenia budżetu. Konieczne jest, aby wymienić absolutnie każdy wydatek. Im więcej się zidentyfikujesz, tym mniej będziesz zaskoczony nieprzewidzianymi wydatkami w dalszej części projektu.

Oszacuj wszystkie koszty

Teraz oszacuj każdą pozycję na swojej liście. Jeśli Twoja lista znajduje się w ProjectManager, możesz natychmiast dodać swoje oszacowanie do pozycji. Istnieje wiele strategii, których możesz użyć do oszacowania. Najczęstsze techniki szacowania to:

Szacowanie oddolne: Zacznij od składników każdego zadania, a następnie dodaj je
Ocena ekspercka: Poproś ekspertów z Twojego zespołu, aby oszacowali koszt zadania
Szacowanie analogiczne: Wykorzystaj wcześniejsze doświadczenia, aby ocenić, ile zadania projektowe będą kosztować tym razem.

Zsumuj wszystkie szacunki. Daje to całkowity planowany budżet projektu pokrywający koszt każdego zadania. Nasz szablon wyceny może Ci w tym pomóc.

Dodaj w dodatkach

Dodatki? Jakie dodatki? Cóż, koszt każdego pojedynczego zadania niestety nie wystarczy. Nadal możesz chcieć dodać:

• Rezerwy kierownictwa: jest to pula pieniędzy do wykorzystania według uznania kierownictwa.
• Awaryjne: Koszty nieprzewidziane są przydatne do pokrycia nieprzewidzianych kosztów z powodu złego oszacowania. Powszechną praktyką jest dodawanie rezerwy 10% na wypadek, gdyby szacunki okazały się niedokładne.
• Budżet reagowania na ryzyko: Jeśli Twoja firma jest dojrzała w zarządzaniu ryzykiem projektu, możesz mieć możliwość włączenia budżetu reakcji na ryzyko niezależnie od budżetu głównego. Budżet reagowania na ryzyko obejmuje środki na wdrożenie wszelkich działań ograniczających ryzyko.

Jak zarządzać budżetem projektu za pomocą ProjectManager

Teraz, gdy masz już ustalony budżet projektu i zidentyfikowane wydatki, możesz wprowadzić te informacje w ProjectManager, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Aby wprowadzić budżet projektu, wystarczy kliknąć zakładkę „Informacje” i wpisać w pole odpowiednią kwotę.

ProjectManager oferuje różne możliwości dodawania kosztów projektu. Najpierw możesz przejść do zakładki wydatków i dodać stałe wydatki, które nie mają stawek godzinowych ani wahań. Na przykład możesz wprowadzić koszt materiału niezbędnego do twojego projektu. Możesz najpierw dodać to jako planowany koszt, a następnie możesz wejść później i dodać kolejny wydatek jako „rzeczywisty koszt”. Pomoże Ci to śledzić planowane i rzeczywiste koszty na pulpicie nawigacyjnym w miarę rozwoju projektu.

Innym sposobem wprowadzania wydatków do projektu są nasze narzędzia do zarządzania zasobami. Przypisz swoje zasoby lub siłę roboczą, stawki godzinowe, a następnie przydziel im zadania, a gdy będą pracować, ich koszt pracy zostanie automatycznie dodany do projektu. Możesz także dodawać wydatki na poziomie zadania. Powiedzmy, że pojawia się nieoczekiwane zadanie, którego nie było w twoim pierwotnym planie. To jest w porządku, ponieważ możesz użyć pieniędzy na nieprzewidziane wydatki, aby to pokryć. Po prostu dodaj kwotę kosztu do nowego zadania w planie projektu, a nowy koszt zostanie odzwierciedlony w panelu i raportach.

Monitoruj wydatki w całym projekcie

Po zidentyfikowaniu i zarejestrowaniu wydatków musisz monitorować rzeczywiste wydatki w porównaniu z szacunkami. Oznacza to, że musisz stale aktualizować wydatki projektowe o kwoty, które faktycznie wydajesz na zadania.

Ponieważ wprowadziłeś do systemu wszystkie planowane wydatki, możesz korzystać z naszych pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym, aby śledzić rzeczywiste i planowane koszty. Nasze pulpity nawigacyjne projektu oferują jedno jasne okno na bieżące koszty projektu i zawierają czytelne, kolorowe wykresy słupkowe do szybkiej analizy stanu Twojego budżetu. Ten natychmiastowy podgląd może mieć kluczowe znaczenie przy zarządzaniu budżetem projektu, zwłaszcza napiętym.

Raport o wydatkach do poziomu zadania

Bez odpowiednich narzędzi raportowanie projektów może być kłopotliwe. A do czasu, gdy w końcu sporządzisz raport, liczby się zmieniły i Twój raport jest już przestarzały. ProjectManager może pomóc. Nasze oprogramowanie może tworzyć natychmiastowe, szczegółowe raporty, które możesz udostępniać odpowiednim osobom w całej organizacji w preferowanym przez nich formacie.

Istnieje wiele raportów, które możesz sporządzić, ale raport wydatków będzie najbardziej istotny dla zarządzania budżetem. Dzięki raportowi wydatków możesz uzyskać dogłębną analizę całkowitego budżetu, rzeczywistych wydatków i planowanych wydatków, aż do poziomu zadania.

Popraw swoje wstępne szacunki

Na koniec zechcesz wrócić do tych raportów i upewnić się, że są zgodne z harmonogramem projektu. Jeśli nie są one zgodne z Twoimi ramami czasowymi, musisz spojrzeć wstecz na swoje wydatki i dwukrotnie sprawdzić, czy uwzględniłeś wszystko i niczego nie pominąłeś.

To prowadzi nas do ostatniego kroku: przeglądu. Może być konieczne zrewidowanie wcześniej dokonanych szacunków. Nie zatrzymuj się na ich utrzymaniu, jeśli projekt narzuca coś innego. Weryfikując w czasie rzeczywistym, upewniasz się, że budżet to nie tylko liczby w arkuszu kalkulacyjnym, ale dokładna prognoza wydatków na projekt.

ProjectManager ma wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania budżetem

Gdy weźmiesz pod uwagę, że możesz śledzić swój budżet za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym, wprowadzać powtarzające się wydatki, takie jak koszty pracy, i raportować każdy aspekt projektu, jasne jest, że ProjectManager ma wszystko, czego potrzebujesz do tworzenia i zarządzania wydatkami projektu. Ukończ kolejny projekt w ramach budżetu dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej naszego oprogramowania PM.

ProjectManager to nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które planuje, monitoruje i raportuje projekty. Uzyskaj dane w czasie rzeczywistym, aby lepiej zarządzać budżetami. Udostępniaj raporty interesariuszom, aby je aktualizować i zarządzać ich oczekiwaniami. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestles, które już z powodzeniem zarządzają budżetami projektów dzięki naszemu narzędziu. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.