Jak stworzyć plan realizacji projektu (PEP) – darmowy szablon w zestawie

Wymyślenie świetnego pomysłu to dopiero początek: do jego realizacji potrzebny jest plan realizacji projektu (PEP). Plan realizacji projektu to dokument do realizacji projektów, który pomaga w opracowaniu strategii, opracowaniu procesów zarządzania projektami i wprowadzeniu całości w życie.

Stworzenie planu realizacji projektu jest częścią fazy planowania i pozwala zrealizować Twój pomysł. Tam, gdzie pomysł może mieć aspiracje, proces realizacji projektu jest dokładny i praktyczny, obejmujący wszystkie kluczowe czynności. Nie trzeba dodawać, że jest to niezbędny dokument do zarządzania projektami.

Co to jest plan realizacji projektu (PEP)?

Plan realizacji projektu to dokument służący do określenia sposobu realizacji projektu. Powinno to wynikać z nazwy, ale odnosi się również do planowania, monitorowania i kontrolowania projektu potrzebnego do dostarczenia rezultatów projektu.

Dokument przedstawia wszystkie etapy realizacji projektu i pokazuje, jak nimi zarządzać. Musi to być zgodne z wymogami projektu lub umowy między zaangażowanymi stronami. PEP odnotowuje również cele projektu, wraz z harmonogramem i zasobami wymaganymi do realizacji projektu.

Już na podstawie tych fundamentalnych elementów widać, jak ważny jest plan realizacji projektu. Ale oczywiście jest o wiele więcej niż tylko w to wchodzi.

Po utworzeniu planu realizacji projektu nadal musisz spełnić te kamienie milowe, zależności i przydziały. Jeśli naprawdę chcesz zdążyć na czas, skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami i pracą, które organizuje zadania za pomocą interaktywnych wykresów Gantta do planowania wykonania. Możesz umieszczać kamienie milowe na osi czasu, zależności linków i filtrować według ścieżki krytycznej. Następnie ustaw linię bazową, a będziesz mógł śledzić odchylenia projektu podczas wykonywania zadań. Już dziś zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManagera.

Elementy planu realizacji projektu

Plany realizacji projektów łączą niezbędne elementy do ostatecznej i praktycznej mapy drogowej realizacji projektu. Może to obejmować listę interesariuszy projektu i zdefiniowanie wszystkich zadań projektu. Oto sześć podstawowych elementów planu realizacji projektu:

1. Zakres projektu

Zakres projektu to szerokie spojrzenie na cele oraz szczegółowa lista wszystkich elementów zaangażowanych w projekt. Zdefiniuj zakres projektu, określając, co należy zrobić. Zrób to w określonych warunkach. Daje to interesariuszom projektu podsumowanie celu projektu i jego celów.

Niektóre szczegóły, które chcesz uwzględnić w zakresie swojego projektu, to:

• Zestawienie pracy określające role i obowiązki zespołu projektowego
• Lista ograniczeń i granic dostępnych zasobów
• Wszystkie potencjalne rezultaty, nie tylko ostateczny
• Lista wszelkich odpowiednich raportów, produktów, usług lub nowych opracowań oprogramowania
• Któremu interesariuszowi lub klientowi zostaną one dostarczone
• Niektóre kryteria pomiaru sukcesu zespołu projektowego

2. Standardy jakości

Znasz produkty, teraz nadszedł czas, aby określić jakość, jakiej od nich oczekujesz. Dokładne zrozumienie oczekiwań dotyczących jakości jest kluczem do udanego projektu. Na początek będziesz chciał zdefiniować jakość i upewnić się, że cały zespół zgadza się z tą definicją.

Ponadto posiadanie osiągalnych celów utrzyma motywację Twojego zespołu. Jeśli ich praca wydaje się nieosiągalna, prawdopodobnie obniży morale. Aby utrzymać zaangażowanie zespołu, często proś o informację zwrotną na temat osiągalnego celu i stosuj to do swojego PEP.

3. Deklaracje celów

Oświadczenie o celach określa, co zespół planuje wdrożyć i ukończyć podczas projektu. Niektóre przykłady deklaracji celów to oczekiwane rezultaty, kamienie milowe i cykl życia dużych zadań roboczych.

Deklaracja celu może również powtórzyć cel projektu. Może pokazywać korzyści, jakie projekt ma przynieść organizacji, interesariuszom lub klientom. Można również zidentyfikować zagrożenia i wyzwania ze szczegółami, w jaki sposób zespół na nie zareaguje.

4. Alokacja zasobów na plan realizacji projektu

Będziesz także potrzebować listy wszystkich zasobów potrzebnych do ukończenia projektu. Zasoby — w przeciwieństwie do zakresu, specyfikacji jakościowych i celów — są tym, czego Twój zespół potrzebuje, aby wprowadzić plan w życie. Tutaj również określisz budżet projektu, ponieważ zasoby są kosztowne.

Zasobem w projekcie może być kapitał, ludzie lub materiały. W rzeczywistości jest to wszystko, co jest potrzebne do wykonania zadań w planie realizacji projektu. Posiadanie zasobów w celu spełnienia możliwości Twojego zespołu jest wymagane, aby ukończyć projekt na czas i zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi.

5. Harmonogram projektu

Chociaż utworzyłeś już oś czasu i kamienie milowe, w PEP wymagany jest pełny harmonogram. Oznacza to wykorzystanie struktury podziału pracy do tworzenia listy, ustalania priorytetów i tworzenia terminów dla swoich zadań. Następnie możesz przydzielić te zadania członkom zespołu.

Zmiany w dostawach potrzebnych surowców mogą wpłynąć na harmonogram, dlatego oczekiwaniem opóźnień należy zarządzać wspólnie z interesariuszami i zespołami. Kierownik projektu może być zmuszony do wprowadzenia korekt w potrójnym ograniczeniu czasu, kosztów i zakresu, aby reagować na zmiany w dostawach, aby dotrzymać harmonogramu.

6. Komponenty organizacyjne

Wreszcie PEP musi wziąć pod uwagę operacyjne aspekty projektu. Oznacza to spisanie kluczowego personelu oraz jego ról i obowiązków, a następnie rozpowszechnienie tej listy, aby wszyscy wiedzieli, kto jest za co odpowiedzialny.

W związku z tym musisz określić, kto ma uprawnienia do podejmowania jakich decyzji. Pomoże to zespołowi lepiej współpracować, ponieważ będą wiedzieć, do kogo się zwrócić, gdy trzeba podjąć decyzję. Te autorytety będą również dostępne w przypadku pytań i wątpliwości.

Powinieneś przedstawić wszelkie metody stosowane w projekcie do raportowania i komunikacji w PEP. Obejmuje to sposób monitorowania i śledzenia postępów i wydajności projektu. Ponadto, jak Twój zespół pracuje razem i z innymi zespołami, jeśli łączą się z innymi działami.

Jak stworzyć plan realizacji projektu

1. Spotkanie inauguracyjne

Spotkanie inauguracyjne umożliwia przekazanie strategii, procesu i działań zespołowi i interesariuszom. Możesz odpowiedzieć na wszelkie pytania i upewnić się, że wszyscy rozumieją projekt i mają poparcie. To nie jest codzienne spotkanie standup, to kompleksowy przegląd realizacji projektu. W tej chwili powinieneś udostępnić plan projektu, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Oprogramowanie do planowania projektów może ułatwić ten krok, włączając wszystkich i szybko udostępniając plan i przydzielając zadania.

2. Monitoruj i kontroluj plan realizacji projektu

Projekt będzie przebiegał normalnie przez etapy realizacji, monitorowania i kontroli. Tutaj oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w utrzymaniu harmonogramu, budżetu i zakresu projektu. Warto również zwracać uwagę na wszelkie zagrożenia w planie zarządzania ryzykiem i utrzymywać równowagę obciążenia zespołu. Interesariusze mogą odegrać kluczową rolę w identyfikacji zagrożeń, zanim staną się problemami. Następnie będziesz chciał przeanalizować swoje dane, aby upewnić się, że osiągasz postępy, kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i kamienie milowe wydajności.

3. Dane w czasie rzeczywistym

Będziesz potrzebować oprogramowania do zarządzania projektami opartego na chmurze, aby wiedzieć, czy zdążyłeś na czas i czy nie przekraczasz wydatków. Posiadanie narzędzia działającego w czasie rzeczywistym jest niezbędne do monitorowania projektu, ale jest również świetne do ułatwienia współpracy. Menedżerowie mogą zarządzać, a zespoły mogą komunikować się, niezależnie od tego, czy pracują ramię w ramię, czy są rozsiani po całym świecie. Korzystanie z oprogramowania działającego w czasie rzeczywistym oznacza, że ​​wszyscy pracują na najbardziej aktualnych danych, a menedżerowie mogą podejmować bardziej wnikliwe decyzje.

4. Podpisanie

Przekazywanie rezultatów na czas iw ramach budżetu może wydawać się końcem projektu, ale tak nie jest. Nadal musisz wypełnić papierkową robotę. To nie jest pracowita praca — to kluczowa część cyklu życia projektu. Musisz uzyskać zgody od swoich interesariuszy, aby upewnić się, że produkt lub usługa spełniły ich oczekiwania dotyczące jakości. Musisz zapłacić dowolnym dostawcom lub wykonawcom, a następnie zwolnić swój zespół. I nie zapomnij świętować! To nie tylko zabawne i zasłużone, ale także podtrzymuje morale twoich drużyn.

Darmowy szablon planu realizacji projektu

ProjectManager oferuje bezpłatny szablon planu wdrożenia dla programu Excel, który pomoże Ci poprowadzić Twój projekt do sukcesu. Ten darmowy szablon wdrożenia pomoże Ci przeprowadzić Twój pomysł przez strategię, proces i działanie, nie tracąc przy tym niczego kluczowego. To pomocny przykład planu realizacji projektu.

Utwórz plan realizacji projektu na naszym bezpłatnym szablonie wdrożenia, aby usprawnić pracę nad projektem. Ma miejsce na wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania.

Każda akcja to zadanie, a zadania są zorganizowane na osi czasu. Tutaj mają daty planowanego rozpoczęcia i planowanego zakończenia dla każdego. Na osi czasu jest też miejsce na zaplanowane godziny. Dostępna jest również kolumna, w której możesz zanotować, czy zadanie jest przed terminem, czy opóźnione, co pomoże Ci śledzić postępy.

Ostatnia część szablonu dotyczy zasobów. Menedżerowie projektów mogą zaznaczyć, który dział zajmuje się czym, oraz materiały, których będą potrzebować do wykonywania swoich zadań. Jest też miejsce na oszacowanie kosztów zadania. Wszystko to razem tworzy mapę drogową do realizacji projektu. Teraz do Ciebie należy monitorowanie i kontrolowanie tego.

Użyj ProjectManagera do stworzenia planu realizacji projektu

Szablon to świetne narzędzie, ale jest to narzędzie statyczne. Jeśli zauważysz, że szablony spowalniają Cię i nie są wystarczająco dokładne, warto przełączyć się na ProjectManager, który automatyzuje większość pracy i zapewnia przejrzystość w czasie rzeczywistym, aby lepiej zarządzać projektem, aż do pomyślnego zakończenia.

Wiele widoków projektu dla każdego zespołu

Niezależnie od tego, czy pracujesz w marketingu, IT, usługach profesjonalnych, czy w dowolnej branży, będziesz mieć wiele różnych zespołów współpracujących ze sobą. ProjectManager ma wiele widoków projektu, aby dać każdemu potrzebne narzędzia. Na przykład tablica Kanban to wizualna funkcja przepływu pracy, która umożliwia zespołom wspólne zarządzanie zaległościami i planowanie przebiegów. Daje również menedżerom wgląd w ich pracę, dzięki czemu mogą przydzielać zasoby zgodnie z potrzebami, aby uniknąć przeszkód i utrzymać zespoły pracujące na pełnych obrotach.

Łatwo zarządzaj zasobami swojego zespołu

Musisz upewnić się, że Twój zespół pracuje na pełnych obrotach. Chociaż możesz przeglądać ich zadania w dowolnym z wielu widoków projektu, takich jak widok listy, arkusz lub kalendarz, ProjectManager ma narzędzia do zarządzania zasobami, aby szybko i łatwo równoważyć ich obciążenie pracą. Wykres obciążenia pracą jest oznaczony kolorami, dzięki czemu można szybko wyświetlić obciążenie pracą, a następnie ponownie przydzielić pracę bezpośrednio z tej strony.

Śledź zmiany na pulpitach nawigacyjnych na żywo

Zarządzanie zmianą oznacza wiedzę, kiedy zachodzą zmiany. Oznacza to monitorowanie w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitu nawigacyjnego ProjectManager.. Automatycznie zbiera dane projektu i oblicza liczby, aby pokazać metryki dotyczące czasu, kosztów i więcej w łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Aby uzyskać więcej informacji, skorzystaj z raportów dostępnych za jednym kliknięciem dotyczących stanu projektu, stanu portfela, odchyleń projektu, grafików i wielu innych. Te raporty można filtrować, aby pokazać, czego chcesz i łatwo udostępniać w celu aktualizacji interesariuszy.

ProjectManager może sporządzić plan wykonania, udostępnić go zespołowi projektowemu oraz monitorować i kontrolować go przez cały cykl życia projektu. Otrzymuj powiadomienia e-mail i alerty w aplikacji w czasie rzeczywistym, aby zawsze być na bieżąco z postępami i współpracować z zespołem.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą dla zespołów hybrydowych, bez względu na to, gdzie pracują, w jakim dziale się znajdują i jakie mają umiejętności. Dołącz do ponad 35 000 profesjonalistów, którzy już korzystają z naszego narzędzia, aby z powodzeniem realizować swoje projekty. Rozpocznij za darmo z ProjectManagerem już teraz.