Współpraca między zespołami: najlepsze praktyki, wyzwania i korzyści

Współpraca jest już wystarczająco trudna. Teraz wyobraź sobie współpracę z kolegami, którzy nie są w tym samym dziale, co Twój. A może nawet w innej lokalizacji! Cóż, ludzie robią to codziennie i nazywa się to współpracą między zespołami.

Ponieważ te zespoły hybrydowe stają się bardziej standardowe, współpraca między zespołami jest kluczem do łączenia tych różnych grup i zwiększania ich produktywności.

Co to jest współpraca między zespołami lub współpraca między funkcjami?

Współpraca przekrojowa, znana również jako współpraca międzyfunkcyjna, polega na usprawnieniu współpracy różnych działów. Te różne działy, takie jak projektanci, programiści, marketerzy i sprzedaż, mają wspólny cel, ale każdy jest odpowiedzialny za inny etap tego projektu.

Nakłonienie tych różnych zespołów, które prawdopodobnie mają unikalne sposoby pracy i preferowane narzędzia do wykonywania tej pracy, do działania jako jedna grupa, może być trudne. Współpraca między zespołami to most, który możesz zbudować, aby połączyć wszystkich. To siła współpracy między zespołami. Wykorzystuje mocne strony wszystkich i łączy je w celu uzyskania lepszych rezultatów.

Jeśli potrzebujesz wdrożyć współpracę międzyfunkcyjną w swojej organizacji, wyposaż swój zespół w narzędzie do zarządzania pracą, które pozwoli każdemu pracować tak, jak chce. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami i pracą z pięcioma różnymi widokami, dzięki czemu każdy dział może być produktywny i pracować jak najlepiej. Dodatkowo możesz śledzić postępy po drodze za pomocą pulpitów nawigacyjnych i raportów. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Korzyści ze współpracy międzyfunkcyjnej

Zaletą współpracy międzyfunkcyjnej jest to, że tworzy synergię i wydajność w projekcie międzyfunkcyjnym. Kierownik projektu będzie chciał, aby ich zespoły pracowały razem nad tym samym projektem, nawet jeśli wszyscy podchodzą do niego z różnych perspektyw.

Kiedy masz zespoły, które są zjednoczone w realizacji projektu, ale wszystkie pracują w odosobnieniu, prosisz o kłopoty. Zespoły muszą się komunikować, nawet jeśli znajdują się w różnych działach. Cała praca jest powiązana. Współpraca między zespołami hybrydowymi zapewnia, że ​​wszyscy dążą do tego samego celu.

Współpraca między funkcjami przyspiesza postęp projektu i zapewnia, że ​​nic nie zostanie zaniedbane. Im więcej działów pracujesz razem, tym więcej uwagi przygląda się projektowi, aby wyłapać wszystko, co mogło zostać omyłkowo przeoczone. Mają też lepsze pomysły, ponieważ mogą je odbić od innych i określić, co jest najlepsze dla projektu.

Firma czerpie również korzyści z posiadania zespołów, które czują się bardziej związane z biznesem. Ponadto zespoły skorzystają na pracy z większą pulą talentów, od których mogą się uczyć. Interesariusze są zainwestowani w projekt, a wyniki oparte na pracy zespołowej mogą ich uszczęśliwić tylko wtedy, gdy projekt przynosi sukces.

Powiązane: Darmowy szablon wykresu RACI dla programu Excel

Wyzwania współpracy między zespołami

Tak, istnieje wiele korzyści ze współpracy między zespołami. Ale to nie znaczy, że wszystko będzie łatwe. Na drodze jest kilka wybojów, które musisz wygładzić, zanim będziesz mógł czerpać korzyści z współpracy zespołowej.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zbudować, jest zaufanie. Brak zaufania to zabójca współpracy. Ale nawet jeśli masz firmę, w której każdy dział w pełni sobie ufa, może pojawić się problem z komunikacją. Działy mogą działać jak silosy, a to oznacza, że ​​żadna komunikacja nie wychodzi ani nie wchodzi. Menedżerowie projektów muszą pracować nad stworzeniem kanałów komunikacji, które swobodnie przepływają tam iz powrotem.

Podkreślano wcześniej, że posiadanie wspólnej wizji jest kluczem do budowania międzyfunkcyjnej współpracy zespołowej. Dlatego kierownik projektu musi mieć pewność, że te cele i priorytety są zgodne we wszystkich działach. Cele i zadania muszą być jasno określone, komunikowane i udostępniane całej firmie.

Następnie są same zespoły. Inżynierowie mają tendencję do używania języka inaczej niż sprzedawcy. I każdy ma inne osobowości, niektóre niełatwo zazębiają się z innymi. Nawet zdalne zespoły mogą ucierpieć, ponieważ komunikacja online jest łatwa do błędnego odczytania. Narzędzia współpracy mogą pomóc, ale przede wszystkim jest to umiejętność miękka, którą muszą opanować kierownicy projektów, aby jednostki działały jako grupa.

Najlepsze praktyki dotyczące współpracy między zespołami

Istnieją najlepsze praktyki, które należy zastosować podczas pracy z zespołami wielofunkcyjnymi nad projektem wielofunkcyjnym:

• Chociaż istnieje kierownik projektu odpowiedzialny za koordynację pracy między wszystkimi działami, pomocne jest, aby liderzy zespołów przejęli odpowiedzialność za kierowanie poszczególnymi działami.
• Karta zespołu pomoże we współpracy zespołowej i komunikacji zespołowej. Wspominaliśmy o tym, aby wszyscy byli na tej samej stronie, dzieląc się celami i zadaniami projektu, ale jak dokładnie to się robi? Wiele sposobów. Jednym z najlepszych jest posiadanie karty zespołu, do której każdy może się odwołać, aby zrozumieć, jakie są kluczowe wskaźniki wydajności projektu.
• Karta zespołu będzie zawierać deklarację misji oraz cele projektu i cele projektu. Zdefiniuje role w zespole, kto jest tym, który zespół i za co jest odpowiedzialny. Oczekiwania zostaną również przedstawione w karcie zespołu. Najlepiej jest dostarczyć tę kartę zespołu na spotkaniu z udziałem wszystkich działów, gdzie można wyjaśnić kartę zespołu i ją wręczyć.
• Mówiąc o spotkaniach, w całym projekcie powinny odbywać się regularne. Oczywiście będą spotkania działów, ale muszą być też spotkania międzydziałowe, które pozwolą całemu zespołowi projektowemu zebrać się, przekazywać aktualizacje i pytania terenowe oraz uzyskiwać informacje zwrotne. Przejrzystość pomaga we współpracy. Spotkania mogą być dla wielu zniechęcające, więc utrzymuj je w ścisłym agendzie.
• Pozyskiwanie członków działów do coachingu lub mentoringu innych to kolejny sposób na łączenie zespołów w potężny sposób, który umożliwia wymianę umiejętności, budowanie morale i zaufania. Kierownicy projektów mogą określić cele tych działań coachingowych lub mentoringowych. Te wspólne cele zespołowe połączą różne działy i ułatwią ich współpracę.

Wskazówki, jak poprawić współpracę między zespołami

Jedną z najważniejszych rzeczy do zrobienia podczas pracy ze współpracą międzyfunkcyjną jest uzyskanie poparcia. Nie możesz wrzucić pomysłu na biznes i oczekiwać, że wezmą piłkę i pobiegną z nią. Wpisowe dotyczy nie tylko zespołu, ale całej firmy. Jeśli nie ma wsparcia wykonawczego dla współpracy między zespołami, to się nie powiedzie.

Kolejną wskazówką dla lepszej współpracy między zespołami jest posiadanie jednego centralnego źródła prawdy. Jest to centralny kanał, w którym wszystkie zespoły mogą komunikować się i udostępniać pliki bez względu na to, gdzie się znajdują i w jakim dziale się znajdują. Komunikacja między funkcjami ma kluczowe znaczenie dla projektów międzyfunkcyjnych, aby osiągnąć cele firmy. Informacje te muszą być aktualizowane we wszystkich działach w czasie rzeczywistym, aby nikt nie pracował ze starymi danymi.

Wreszcie, użyj narzędzi do zarządzania projektami, zwłaszcza tych, które są oparte na chmurze i zapewniają dane w czasie rzeczywistym dla lepszej współpracy i komunikacji międzyfunkcyjnej. Rodzaj oprogramowania do współpracy, którego potrzebujesz, będzie sprzyjać komunikacji, niezależnie od tego, gdzie i kiedy członek zespołu pracuje, i zapewni kierownikom projektów przejrzystość w monitorowaniu i śledzeniu bez wchodzenia w drogę ich zespołom.

Jak ProjectManager pomaga we współpracy międzyfunkcyjnej

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą zespołów rozproszonych. Dane w czasie rzeczywistym umożliwiają współpracę zespołów międzyfunkcyjnych bez względu na to, gdzie i jak pracują. Wiele widoków projektów pozwala każdemu działowi pracować tak, jak chce, a kierownicy projektów mogą otrzymywać szczegółowe raporty na temat ich postępów i wydajności.

Praca w wielu widokach projektu

Wiele widoków projektów oznacza, że ​​menedżerowie, którzy pracują w bardziej zaplanowany sposób, mogą korzystać z wykresów Gantta, które organizują zadania w uporządkowany i sekwencyjny sposób, łącząc zależności, ustalając priorytety i dodając kamienie milowe. Następnie mogą ustawić linię bazową, aby uchwycić plan projektu, dzięki czemu po jego wykonaniu mogą monitorować rozbieżności projektu i pozostać na dobrej drodze.

Zarządzaj produkcją na tablicach Kanban

Widok Kanban jest bardziej odpowiedni dla sprawnego pracownika w Twoim projekcie. To wizualne narzędzie zawiera te same dane, które zaplanowano na Gantcie, ale podzielone karty, które są zadaniami umieszczonymi w kolumnach, które definiują, w którym jest cykl produkcyjny. Członkowie zespołu mogą zarządzać swoim backlogiem i planować sprinty. Menedżerowie projektów uzyskują wgląd w swoją pracę i mogą w razie potrzeby realokować zasoby, aby zapewnić im pełną wydajność.

Śledź postępy zespołów w zadaniach

Wiedza o tym, kto nad czym pracuje, zapewnia menedżerom lepszy wgląd w zadania. Mogą zajrzeć do sekcji zespołu w ProjectManager, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wszystkich zadań, a następnie użyć narzędzi do zarządzania zasobami, takich jak nasz wykres obciążenia pracą oznaczony kolorami, aby zrównoważyć pracę i zapewnić wszystkim zadowolenie i produktywność. Istnieje również pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który śledzi postępy na bieżąco.

Zespoły mogą komentować i dołączać pliki do zadań, co automatycznie wyzwala powiadomienia e-mail i w aplikacji, aby wszyscy byli ostrzegani o zmianach i aktualizacjach. Bez względu na to, gdzie jesteś i kiedy pracujesz, wszyscy są na tej samej stronie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie stworzone dla zespołów hybrydowych. Nasze narzędzie ma na celu pomóc wszystkim lepiej współpracować, bez względu na to, gdzie pracują, jak pracują i jakie są ich umiejętności. Dołącz do ponad 35 000 użytkowników, którzy już odnieśli sukces dzięki naszemu narzędziu w organizacjach tak różnych, jak NASA, Siemens i Nestles. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo!