Jak zarządzanie danymi może zapewnić sukces Twojej agencji w przyszłości
Opublikowany: 2023-10-12Znaczenie zarządzania danymi dla agencji
W grze o wysoką stawkę, jaką jest prywatność danych, agencje marketingowe wpadają w pułapkę wielomilionowych zobowiązań. Dawno minęły czasy, kiedy wystarczył uścisk dłoni i dobre intencje. Teraz klienci żądają, aby agencje wkładały swoje pieniądze w swoje usta – a niektóre firmy rozważają jedynie agencje skłonne wydać 15 milionów dolarów, jeśli grzebią w kulce danych. Nie chodzi tylko o unikanie kar finansowych; to papierek lakmusowy pozwalający sprawdzić, czy agencje traktują prywatność danych tak poważnie, jak twierdzą.
Dla agencji stanowi to dylemat. Muszą balansować pomiędzy zabezpieczeniem działalności a radzenie sobie z nieodłącznym ryzykiem związanym z danymi, zwłaszcza gdy w grę wchodzą strony trzecie.
Co zatem ma zrobić agencja, gdy klienci żądają zobowiązań w wysokości od „zaledwie” 5 milionów dolarów do oszałamiających 100 milionów dolarów?
Jedno stało się całkowicie jasne: agencje nie mogą już sobie pozwolić na szybką i swobodną zabawę w sposobie przetwarzania danych.
Jeśli chcesz chronić swoją agencję przed ruiną finansową i zachować zaufanie klientów, musisz poważnie potraktować prywatność i bezpieczeństwo danych. A to zaczyna się od odpowiedniego zarządzania danymi.
Co to jest zarządzanie danymi?
Zarządzanie danymi to wszystko, co robisz, aby zapewnić bezpieczeństwo, prywatność, dokładność, dostępność i użyteczność danych.
W kontekście agencji zarządzanie danymi to ustrukturyzowane podejście do zarządzania danymi klientów, wskaźnikami kampanii, statystykami odbiorców i nie tylko. Oznacza to zapewnienie, że każda część danych — niezależnie od tego, czy są to informacje zastrzeżone klienta, dane demograficzne odbiorców czy wyniki kampanii — jest przetwarzana z najwyższą precyzją i bezpieczeństwem.
Dlaczego więc powinno Cię to obchodzić?
Istnieje wiele dobrych powodów, dla których warto dbać o zarządzanie danymi:
- Chcesz, aby klienci ufali Ci na tyle, aby faktycznie robić z Tobą interesy.
- Chcesz mieć pewność, że będziesz w stanie utrzymać powierzone Ci zaufanie.
- Chcesz uniknąć wysokich kar za nieprzestrzeganie RODO.
- Chcesz podejmować etyczne decyzje dotyczące sposobu wykorzystania danych.
- Chcesz mieć pewność, że posiadane dane są dokładne i dostępne dla właściwych osób.
Ponieważ dzięki temu uzyskasz lepsze spostrzeżenia , podejmiesz lepsze decyzje biznesowe i uzyskasz lepszy zwrot z inwestycji dla swoich klientów.
Jeśli mnie zapytasz, to wszystko brzmi jak całkiem przekonujące powody.
Pierwsze kroki z zarządzaniem danymi
Zanim zaczniesz działać, Twoja agencja musi przemyśleć kilka rzeczy. Zarządzanie danymi to z pewnością jedna z sytuacji, w których należy spojrzeć przed skokiem.
Dlatego pamiętaj, aby przestać zadawać następujące pytania:
1. Jakie są Twoje główne cele w zakresie ram zarządzania danymi?
Czy chodzi o ograniczanie ryzyka, poprawę jakości danych, zgodność z przepisami, czy o coś innego? Zrozumienie kluczowych czynników regulacyjnych, operacyjnych lub strategicznych może pomóc w określeniu podejścia do zarządzania.
2. Czy Ty lub ktoś z Twojego zespołu posiada odpowiednią wiedzę specjalistyczną?
Ważne jest, aby rozpoznać, czy nie jesteś tutaj poza swoją ligą. Jeśli nie jesteś pewien, oto quiz z jednym pytaniem, który pomoże Ci dowiedzieć się, gdzie się znajdujesz:
Jaka jest różnica między prywatnością danych a bezpieczeństwem danych?
(długa pauza)
Czy musiałeś szukać definicji?
A może myślałeś, że mają na myśli to samo? (Nie czuj się źle – nie tak dawno temu płynąłem na tej samej łódce.)
Jeśli więc nie znasz już odpowiedzi:
Prywatność danych polega na zapewnieniu właściwego i etycznego wykorzystania danych osobowych poprzez zapewnienie osobom fizycznym kontroli nad sposobem uzyskiwania dostępu do ich danych, ich wykorzystywania i udostępniania. Z drugiej strony bezpieczeństwo danych to metody i mechanizmy stosowane w celu zabezpieczenia tych danych przed nieautoryzowanym dostępem lub zagrożeniami zewnętrznymi.
Tak czy inaczej, chodzi o to, że prawdopodobnie powinieneś współpracować z kimś, kto zna różnicę między tymi dwoma terminami – najlepiej bez Google.
Jeśli więc uważasz, że Twojej agencji przydałaby się osoba z nieco większą wiedzą specjalistyczną, możesz rozważyć współpracę z firmą specjalizującą się w zarządzaniu danymi (tak, najwyraźniej zarządzanie danymi jako usługa, czyli DGaaS, to rzeczywistość). .
David Godlewski, dyrektor generalny Intelliverse, twierdzi, że jego agencja zatrudniła analityków danych zajmujących się zarządzaniem danymi, aby pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa wrażliwych danych.
„Nasz proces rozpoczął się od szczegółowej oceny luk w zabezpieczeniach danych i wymagań” – mówi Godlewski. „Po rozpoznaniu zapotrzebowania na specjalistyczną wiedzę w tym krytycznym obszarze zatrudniliśmy analityków danych ze specjalistyczną wiedzą z zakresu cyberbezpieczeństwa, zarządzania danymi i zgodności.
„Analitycy odgrywają obecnie kluczową rolę w opracowywaniu, wdrażaniu i monitorowaniu naszych zasad zarządzania danymi”.
Alternatywnie możesz przejść szkolenie niezbędne, aby Twój zespół nabrał tempa. Tak czy inaczej, musisz upewnić się, że masz odpowiednich ludzi, którzy pomogą Twojej agencji w przeprowadzeniu procesu, ponieważ utworzenie ram zarządzania danymi może być, delikatnie mówiąc, nieco kłopotliwe.
Ustanawianie ram zarządzania danymi dla agencji
Zanim zaczniesz tworzyć ramy zarządzania danymi, konieczny jest jeszcze jeden wstępny krok, a mianowicie przeprowadzenie audytu danych.
Przeprowadź audyt danych
Przeprowadzając audyt danych, będziesz mógł lepiej zrozumieć swoją infrastrukturę danych w jej obecnym stanie. W ten sposób wiesz dokładnie, gdzie się teraz znajdujesz, co znacznie ułatwia określenie kolejnych kroków.
Ten proces audytu obejmuje skrupulatną inwentaryzację wszystkich zasobów danych w Twojej agencji. Rozpocznij od zidentyfikowania każdego źródła danych, czy to danych klientów, spostrzeżeń marketingowych, danych transakcyjnych, czy innych zasobów cyfrowych. Określ także, gdzie przechowywane są te dane — czy to w chmurze, na serwerach lokalnych, czy w zewnętrznych bazach danych.
Po zidentyfikowaniu wszystkich źródeł danych oceń wrażliwość danych. Różne typy danych mają różny poziom wrażliwości i należy je odpowiednio traktować. Na przykład dane osobowe klientów wymagałyby wyższego poziomu ochrony niż ogólne statystyki rynkowe.
Arham Khan jest współzałożycielem brytyjskiej agencji marketingowej Pixated i w jego agencji klasyfikacja danych jest ważnym pierwszym krokiem w procesie zarządzania danymi.
„Porządkujemy nasze dane w kategorie w oparciu o ich wartość dla firmy, a następnie aktualizujemy te klasyfikacje w momencie tworzenia, zmiany, przetwarzania lub przesyłania danych” – mówi Khan.
„Wprowadziliśmy także innowacje w kilku zasadach, aby zagwarantować, że te klasyfikacje nie będą mogły zostać sfałszowane, i zapewnić, że tylko uprzywilejowani członkowie zespołu będą mieli dostęp do danych w celu podniesienia lub obniżenia klasyfikacji dowolnego zestawu”.
Zrozumienie i klasyfikacja danych w ten sposób pomoże przygotować podstawy dla kolejnych etapów ram zarządzania, szczególnie w zakresie ochrony danych i kontroli dostępu.
Opracuj zasady i procedury zarządzania danymi
Podstawą skutecznych ram zarządzania danymi jest zestaw zasad i procedur, które kierują sposobem zarządzania danymi, dostępem do nich i ich ochroną. Oto najważniejsze zasady, które należy uwzględnić w strategii zarządzania danymi:
1. Polityka dostępu do danych
Przede wszystkim ustal jasne wytyczne dotyczące kontroli dostępu. Określ, kto w agencji może uzyskać dostęp do określonych zbiorów danych, podkreślając znaczenie dostępu opartego na rolach. Dzięki temu tylko osoby posiadające niezbędne uprawnienia mogą przeglądać wrażliwe dane i manipulować nimi. Włączenie narzędzi takich jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe może dodatkowo wzmocnić te kontrole.
2. Polityka jakości danych
Będziesz musiał zdefiniować standardy dokładności, kompletności, niezawodności i aktualności danych. Powinno to również obejmować procedury takie jak sprawdzanie poprawności, oczyszczanie i poprawianie danych.
3. Polityka prywatności danych
Konsumenci są dziś bardziej świadomi swoich praw cyfrowych, a przeoczenie prywatności danych może zadecydować o utrzymaniu lojalnych klientów lub utracie zaufania. Co więcej, organy regulacyjne regulujące prywatność danych nakładają ogromne kary na firmy, które nie radzą sobie z tabaką. Na pewno nie chcesz być taki jak TikTok, który na początku tego roku został ukarany oszałamiającą grzywną w wysokości 345 milionów euro za nieprzestrzeganie RODO.
W związku z tym oto, co należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia polityki prywatności danych:
- Staraj się pisać jasno i zwięźle. Nie ma potrzeby zawracać sobie głowy mnóstwem mylącego języka prawniczego. Wystarczy napisać zasady w prosty i prosty sposób, aby były łatwe do zrozumienia.
- Upewnij się, że jesteś szczery, włączając:
– Rodzaj gromadzonych danych (osobiste, demograficzne, behawioralne)
– Dlaczego zbierasz dane (marketing, poprawa doświadczenia użytkownika, udostępnianie stronom trzecim)
– W jaki sposób zbierasz dane (pliki cookie, formularze, narzędzia stron trzecich)
– Sposób przechowywania danych
– Kto ma dostęp do danych Ważne jest również, aby poinformować użytkowników o tym, jak długo zamierzasz przechowywać ich dane i o kryteriach ustalania tego czasu. Ponadto, jeśli udostępniasz dane stronom trzecim, wymień je. Wyjaśnij także cel tego udostępnienia i upewnij się, że strony trzecie utrzymują ten sam poziom ochrony danych. - Jeśli prowadzisz działalność globalną, pamiętaj o różnych jurysdykcjach i ich specyficznych wymaganiach, takich jak RODO dla Europy, CCPA dla Kalifornii itp. Upewnij się, że Twoja polityka prywatności danych jest zgodna we wszystkich regionach, w których prowadzisz działalność.
- Na koniec należy podkreślić prawa, jakie przysługują użytkownikom w odniesieniu do ich danych. Obejmuje to dostęp, poprawianie, usuwanie oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania. Zapewnij użytkownikom prosty proces korzystania z tych praw. Zapewnij użytkownikom jasne kanały kontaktowania się z pytaniami, wątpliwościami lub prośbami dotyczącymi ich danych.
„Nie zbieraj danych klientów dla samego zbierania danych” – mówi Draven McConville, dyrektor generalny Klipboard. „Gromadź tylko te dane, których potrzebujesz do określonych celów, takich jak wysyłanie im ukierunkowanych komunikatów marketingowych lub zapewnienie im lepszej obsługi klienta. Bądź przejrzysty w kwestii sposobu, w jaki wykorzystujesz dane i daj swoim klientom możliwość rezygnacji z gromadzenia danych.
Ostatecznie celem Twojej polityki prywatności jest budowanie zaufania wśród klientów i konsumentów, więc miej to na uwadze podczas pisania, a będziesz na dobrej drodze.
Polityka przechowywania i usuwania danych
Często pomijanym aspektem zarządzania danymi jest polityka dotycząca zatrzymywania i usuwania danych. Nie wystarczy zbierać i przechowywać dane – należy także określić, jak długo są one istotne i kiedy należy je usunąć. Ustal jasne ramy czasowe, szczególnie w przypadku danych wrażliwych, aby mieć pewność, że zostaną one bezpiecznie usunięte, gdy nie będą już potrzebne.
Uwaga: należy pamiętać, że niektóre rodzaje danych mogą mieć prawnie wymagane okresy przechowywania w Twojej jurysdykcji, dlatego pamiętaj, aby wziąć to pod uwagę podczas tworzenia polisy.
Polityka ochrony danych
Ochrona danych na każdym etapie — zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania — ma ogromne znaczenie. Stosowanie silnych algorytmów szyfrowania gwarantuje, że nawet jeśli dane wpadną w niepowołane ręce, pozostaną niezrozumiałe, a przez to bezużyteczne.
Oto kilka dodatkowych elementów, które możesz uwzględnić w swojej polityce ochrony danych:
Dane w stanie spoczynku:
– Upewnij się, że dostęp do wrażliwych danych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy. Wdrażaj systemy kontroli dostępu oparte na rolach, aby ograniczać dostęp w zależności od funkcji stanowiska.
– Korzystaj z zaawansowanych technik szyfrowania, aby chronić przechowywane dane. Rozważ rozwiązania takie jak przezroczyste szyfrowanie danych (TDE) dla baz danych.
– Zaplanuj rutynowe tworzenie kopii zapasowych danych i upewnij się, że te kopie zapasowe są szyfrowane i bezpiecznie przechowywane, najlepiej w wielu lokalizacjach.
Przesyłane dane:
– Używaj bezpiecznych protokołów transmisji, takich jak TLS (Transport Layer Security), aby zapewnić szyfrowanie danych podczas przesyłania przez sieci.
– Zachęcaj do korzystania z wirtualnych sieci prywatnych (VPN) podczas uzyskiwania dostępu do danych firmowych z niezabezpieczonych sieci, takich jak publiczne Wi-Fi.
– W przypadku nieistotnych transferów lub w przypadku użytkowników, którzy nie potrzebują pełnych danych, w miarę możliwości stosuj maskowanie danych lub anonimizuj wrażliwe informacje.
Bezpieczeństwo fizyczne:
– Jeśli utrzymujesz serwery fizyczne, upewnij się, że znajdują się one w bezpiecznej lokalizacji z ograniczonym dostępem. Obejmuje to zamki biometryczne, systemy nadzoru i alarmy włamaniowe.
– Upewnij się, że laptopy, dyski twarde i inne przenośne urządzenia pamięci masowej są szyfrowane i mają bezpieczne hasła.
Twoja agencja prawdopodobnie będzie miała wiele innych rzeczy do uwzględnienia w swojej polityce ochrony danych – ale dzięki temu przynajmniej zaczniesz od podstaw.
Polityka dotycząca naruszeń danych
Chociaż celem jest zapobieganie naruszeniom danych, istotne jest posiadanie szczegółowego planu na wypadek takiego naruszenia. Twój plan reagowania powinien zawierać etapy powstrzymywania, oceny, powiadamiania i odzyskiwania.
Natychmiastowe zabezpieczenie: pierwsze chwile po wykryciu naruszenia są kluczowe. Zdefiniuj natychmiastowe działania mające na celu powstrzymanie naruszenia, takie jak izolowanie zaatakowanych systemów lub tymczasowe zamykanie niektórych punktów dostępu.
Po uporaniu się z bezpośrednimi zagrożeniami należy zastanowić się, jak zapobiec dalszemu nieautoryzowanemu dostępowi. Może to obejmować zmianę haseł, łatanie luk w zabezpieczeniach lub aktualizację zapór sieciowych.
Ocena: Określ, do jakich danych uzyskano dostęp, w jaki sposób i czas trwania naruszenia. Narzędzia takie jak dzienniki systemowe mogą być tutaj kluczowe. Możesz też rozważyć współpracę z firmą zajmującą się cyberbezpieczeństwem w celu zbadania kryminalistyki danych.
Powiadomienie: określ, kiedy i jak powiadomić zainteresowane strony. Obejmuje to interesariuszy wewnętrznych, klientów i, jeśli to konieczne, ogół społeczeństwa. Twórz jasne, przejrzyste i uspokajające komunikaty z wyprzedzeniem, aby uniknąć nieporozumień w komunikacji w czasie kryzysu.
Musisz także zrozumieć obowiązki sprawozdawcze wynikające z przepisów takich jak RODO czy CCPA. Upewnij się, że istnieją procedury umożliwiające terminowe zgłaszanie władzom, gdy jest to wymagane.
Powrót do zdrowia: Po uporaniu się z bezpośrednim kryzysem przeanalizuj szczegółowo incydent. Zrozum pierwotną przyczynę, wyciągnij wnioski z wszelkich błędów i odpowiednio dostosuj swój plan reagowania, aby taka sytuacja się nie powtórzyła.
Tworząc zasady i procedury dotyczące naruszeń danych, możesz z wyprzedzeniem przygotować się na podjęcie proaktywnych kroków minimalizujących szkody oraz plan przywrócenia zaufania w przypadku wystąpienia naruszenia.
Trening i edukacja
W kontekście agencji każda kampania, każda strategia opiera się na współpracy. To samo dotyczy zarządzania danymi. Konieczne jest, aby wszyscy — od menedżera klienta po dyrektora kreatywnego — rozumiały i ceniły rolę zarządzania danymi. Ich zbiorowe poparcie jest kluczem do pomyślnego przejścia w Twojej agencji w kierunku kultury świadomej danych.
Źródło: Utworzono za pomocą Midjourney, korzystając z poniższego podpowiedzi.
Dłoń ściskająca drugą dłoń z nakładką cyfrową, co oznacza współpracę w zakresie zarządzania danymi.
Zacznij od wprowadzenia kompleksowego programu onboardingu dla nowych pracowników, dzięki któremu od pierwszego dnia zapoznają się z polityką zarządzania danymi Twojej agencji. To podstawowe zrozumienie nadaje ton oczekiwanemu poziomowi powagi i zaangażowania w zakresie przetwarzania danych.
Ale onboarding to dopiero początek. Regularne sesje szkoleniowe powinny być zaplanowane przez cały rok. Sesje te powinny dotyczyć nie tylko podstawowych zasad, ale także niuansów zarządzania danymi, w szczególności bezpieczeństwa danych i prywatności.
Tristan Harris, menedżer ds. generowania popytu w Thrive Marketing Agency, twierdzi, że stworzenie solidnego programu szkoleń wewnętrznych pomogło jego agencji wdrożyć skuteczną strategię zarządzania danymi.
„Przeszkoliliśmy każdego członka zespołu w zakresie praktyk zarządzania danymi, tworząc całościowe zrozumienie tego krytycznego aspektu w całej naszej agencji, zamiast ograniczać go do wybranej grupy analityków danych” – mówi Harris.
„Szkolenie wykracza poza podstawową obsługę danych i obejmuje koncepcje prywatności danych, bezpieczeństwa danych i etycznego wykorzystania danych. Ten rygorystyczny proces zapewnia optymalne bezpieczeństwo danych i zarządzanie prywatnością.”
Stworzenie szczegółowego programu szkoleniowego dla pracowników agencji może również pomóc im zrozumieć znaczenie ich roli w szerszych ramach bezpieczeństwa i zachęcić do kultury świadomej bezpieczeństwa. Dzięki temu pracownicy będą czuli się upoważnieni do zgłaszania obaw i pomagali zachować czujność w obliczu potencjalnych zagrożeń.
Uznając bezpieczeństwo danych za zbiorową odpowiedzialność, Twoja agencja nie tylko wzmocni swoją obronę przed naruszeniami, ale także stworzy poczucie własności, a ostatecznie stworzy skuteczniejszy program zarządzania danymi.
Zarządzanie dostawcami
Prawdopodobnie Twoja agencja korzysta z zewnętrznych dostawców różnych usług, co oznacza, że łańcuch zarządzania danymi wykracza poza mury Twojej agencji. W przypadku współpracy z nowymi dostawcami ważne jest dokładne zrozumienie ich praktyk w zakresie zarządzania danymi i bezpieczeństwa przed zawarciem jakiejkolwiek umowy.
Poświęć trochę czasu na ocenę ich zasad bezpieczeństwa danych. Czy pokrywają się z Twoimi? Czy są wystarczająco solidni, aby zapewnić ochronę danych, które możesz im udostępnić, zgodnie z tymi samymi standardami, których przestrzegasz?
Będziesz także chciał przyjrzeć się swoim umowom prawnym z każdym dostawcą. Upewnij się, że każda umowa z dostawcą zawiera jasno określone klauzule ochrony danych. Klauzule te powinny określać obowiązki dostawcy w zakresie przetwarzania, przechowywania i ochrony danych. Powinny także określić konsekwencje w przypadku naruszeń lub nieprzestrzegania przepisów.
Dobrym tego przykładem jest Google Cloud Trust Center. Zawiera wszystko, co musisz wiedzieć, przedstawione w prostym i łatwo dostępnym formacie, a także zawiera odpowiedzi na wszelkie pytania i wątpliwości, jakie możesz mieć w związku z praktykami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i prywatności.
Zachowanie przejrzystości i otwartości w ten sposób pomaga zbudować zaufanie i ostatecznie ułatwi współpracę z innymi dostawcami.
Ponadto zawsze miej plan przeniesienia danych. W scenariuszach, w których kończy się relacja z dostawcą lub usługa jest przekazywana innemu podmiotowi, powinny istnieć jasne procedury dotyczące sposobu przesyłania, przechowywania lub usuwania danych, zapewniające, że podczas przejścia nie powstaną żadne luki w łańcuchu zarządzania danymi.
Monitoruj, przeglądaj i dostosowuj
Ustanowienie ram zarządzania danymi nie jest jednorazowym wydarzeniem, ale żywym procesem wymagającym ciągłej uwagi. Oznacza to, że powinieneś przeprowadzać regularne audyty, aby pomóc zidentyfikować luki lub nieefektywności w ramach zarządzania danymi.
Równie ważna jest pętla sprzężenia zwrotnego; Każdy członek zespołu, od kadry kierowniczej najwyższego szczebla po pracowników najniższego szczebla, powinien mieć dostępne kanały umożliwiające zgłaszanie potencjalnych zagrożeń, dostarczanie spostrzeżeń lub sugerowanie ulepszeń.
Szczególnie istotne jest dokonanie przeglądu strategii zarządzania danymi w świetle nowych przepisów, najlepszych praktyk branżowych i postępu technologicznego. Prawdopodobnie doprowadzi to do sporadycznych zmian w Twoim podejściu, ale ostatecznie zapewni, że Twoje ramy będą zgodne i skuteczne.
Niech zarządzanie danymi stanie się najwyższym priorytetem
Dane są cennym zasobem, a ich ochrona powinna być najwyższym priorytetem dla agencji, które chcą dotrzymać kroku oczekiwaniom konsumentów i klientów od firm, z którymi wchodzą w interakcje. Ustanawiając kompleksowe ramy zarządzania danymi, agencje nie tylko chronią swoją reputację i przestrzegają przepisów, ale także zapewniają skuteczniejsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji. Czas poświęcony na utworzenie tej struktury będzie wart spokoju ducha i zaufania, jakie zbuduje wśród Twoich klientów.
Szukasz narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi, na którym możesz polegać, jeśli chodzi o bezpieczeństwo Twoich danych? Agorapulse wykorzystuje wiele metod bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie TLS, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i rozwiązania do wykrywania włamań, aby mieć pewność, że dane naszych klientów są zawsze bezpieczne. Sprawdź pełną listę protokołów bezpieczeństwa, których używamy, lub jeszcze lepiej – zarezerwuj demonstrację z członkiem naszego zespołu, aby mógł odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania.