Jak zdefiniować proces przepływu pracy

Zastanawiasz się, jak zamierzasz zrealizować ten projekt? Najpierw musisz zdefiniować proces przepływu pracy. Przeczytaj poniżej, aby dowiedzieć się, jak.

Co to jest proces przepływu pracy?

Workflow to proces definiowania, wykonywania i automatyzacji procesów biznesowych, w którym zadania, informacje i dokumenty są przekazywane od jednej osoby do drugiej w celu podjęcia działań zgodnie z zestawem reguł zarządzania procesami biznesowymi. Obejmuje pracę jednej lub więcej osób i przekształca materiały, informacje lub usługi.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala na bezproblemową automatyzację przepływu pracy. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami z niestandardowymi przepływami pracy i zatwierdzaniem zadań w celu zwiększenia wydajności przy zachowaniu jakości. Ustaw tyle wyzwalaczy, ile potrzebujesz dla każdego procesu i koordynuj działania, aby zmienić status, priorytet, cesjonariusza i nie tylko. Korzystając z zatwierdzeń zadań, wybierasz, kto ma uprawnienia do wprowadzania tych zmian w celu kontrolowania procesu. Rozpocznij za darmo już dziś.

Proces przepływu pracy a proces biznesowy

Procesy przepływu pracy i procesy biznesowe są ze sobą powiązane, ale nie są jednym i tym samym. Proces przepływu pracy to automatyzacja procesu biznesowego, który może być w pełni zautomatyzowany lub po prostu stanowić część zautomatyzowanego procesu. Proces może obejmować dokumenty, informacje lub zadania, które przechodzą przez proces zgodnie z zestawem reguł proceduralnych.

Proces biznesowy to jednak zestaw co najmniej jednej połączonej procedury lub czynności, które razem pomagają zrealizować cel biznesowy lub cel polityki. Zwykle dzieje się to w kontekście struktury organizacyjnej, która definiuje role i relacje. Możesz myśleć o tym jako o procesie, który ma zastosowanie do innego procesu.

Krótko mówiąc, proces biznesowy jest powiązany z czynnością, która może być ręczna lub zautomatyzowana i realizuje cel biznesowy. Proces przepływu pracy to proces biznesowy, który jest w pełni lub częściowo zautomatyzowany. Reprezentuje podejście i technologię automatyzacji zadań w kontekście biznesowym. Proces biznesowy jest bardziej ogólny i zwykle obejmuje skomplikowany przepływ zautomatyzowanych i ręcznych zadań.

Powiązane: Jak utworzyć diagram przepływu pracy

Zacznij od końca w umyśle

Kiedy po raz pierwszy myślisz o przepływie pracy, chcesz zacząć od końca. Oznacza to, że powinieneś spojrzeć w kierunku celu końcowego, a następnie cofnąć się, aby znaleźć właściwą drogę do niego. Pomoże Ci to określić proces przepływu pracy.

Z tej perspektywy będziesz chciał zadać sobie kilka pytań, takich jak: jakie są procesy, przepływy pracy i systemy potrzebne do osiągnięcia punktu końcowego w projekcie i jakie są najlepsze praktyki? Będziesz chciał stworzyć listę kontrolną i zadawać pytania. Zwróć uwagę, z kim będziesz współpracować i zdecyduj, jaki zespół kierowniczy pokieruje całym przedsięwzięciem.

Jak zdefiniować swój przepływ pracy

Zdefiniowanie przepływu pracy dla Twojego projektu to podstawa zarządzania pracą. Oto trzy wskazówki, jak zrobić to dobrze:

1. Stwórz realistyczny diagram przepływu pracy i zaangażuj ludzi wykonujących pracę.
2. Uzyskaj akceptację zespołu, poproś o podpisanie umowy, a następnie zaakceptuj plan projektu.
3. Dopasuj proces przepływu pracy do funkcjonalności narzędzia, tak aby proces sterował wyborem narzędzia, a nie odwrotnie.

Jest wiele korzyści płynących z tego kursu. Poprawi Twoją produktywność, zredukuje błędy podczas pracy nad projektem, pomoże złagodzić stres i zachować spójność.

Automatyzacja procesów przepływu pracy

Po zdefiniowaniu przepływu pracy będziesz chciał uczynić go bardziej wydajnym. Jednym ze sposobów na to jest automatyzacja przepływu pracy. Pomaga usprawnić wewnętrzny przepływ pracy, pozbywając się większości ręcznego wprowadzania danych i obsługi żądań.

Automatyzacja pozwoli Ci również śledzić status zadań, np. czy są ukończone, oczekujące lub w toku. Jeśli Twoje oprogramowanie jest oparte na chmurze, takie jak ProjectManager, te aktualizacje statusu są rejestrowane w czasie rzeczywistym, co zwiększa wydajność.

Oprogramowanie z funkcjami automatyzacji może również pomóc zespołom w realizacji zadania. Gdy status jest spóźniony lub zbliża się termin, automatyczne powiadomienie może zostać wysłane e-mailem do członka zespołu odpowiedzialnego za to zadanie. Równie ważne, gdy zadanie zostanie zakończone, zespół zostaje powiadomiony, co pomaga płynnie przejść z jednego zadania do drugiego.

Darmowe szablony pomagające w procesie przepływu pracy

Proces przepływu pracy obejmuje automatyzację i do tego potrzebne jest oprogramowanie. Ale nie wszyscy są jeszcze gotowi na tę aktualizację. Jeśli nadal jesteś na płocie, mamy bezpłatne szablony zarządzania projektami, które mogą pomóc w procesie przepływu pracy. Oto kilka z kilkudziesięciu, które ProjectManager oferuje za darmo na naszej stronie.

Szablon macierzy RACI

Zanim zaczniesz tworzyć proces przepływu pracy, musisz zrozumieć, kto co robi w Twoim zespole. Ta organizacja zespołu odbywa się za pomocą naszego bezpłatnego szablonu macierzy RACI dla programu Excel. Możesz użyć bezpłatnego szablonu, aby zebrać członków zespołu w kategoriach odpowiadających akronimowi: odpowiedzialni, odpowiedzialni, konsultowani i poinformowani.

Szablon zlecenia pracy

Jeśli Twój proces przepływu pracy obejmuje osoby spoza Twojej organizacji, będziesz potrzebować naszego bezpłatnego szablonu zlecenia pracy dla programu Excel. Obejmuje robociznę, narzędzia i materiały potrzebne do wykonania pracy wraz z instrukcjami, co należy zrobić, ile to będzie kosztować, termin zakończenia pracy i komu przydzielono jakie zadania.

Szablon planu zwinnego sprintu

Zespoły mogą nie działać w taki sam sposób, jak planują menedżerowie, dlatego musisz mówić ich językiem. Jeśli pracujesz w zwinnym środowisku, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu zwinnego planu sprintu. Zapewnia nieodłączną elastyczność Twojego zespołu dzięki krótkim, powtarzalnym sprintom, które trwają tylko kilka tygodni.

Jak ProjectManager usprawnia proces przepływu pracy

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które automatyzuje znaczną część ręcznej pracy, aby zwiększyć wydajność pracy. Nasze oprogramowanie ostrzega przydzielonych członków zespołu, gdy zbliżają się terminy, upewniając się, że wszyscy są świadomi harmonogramu i utrzymują projekt na bieżąco.

Twórz przepływy pracy na tablicach Kanban

Mamy funkcje, które zwiększają wydajność przepływu pracy, takie jak tablice kanban, które wizualizują przepływ pracy. Podobnie jak w przypadku tradycyjnej tablicy kanban, możesz mieć trzy kolumny: do zrobienia, do zrobienia i zrobione. Pod każdym z nich znajdują się karty z indywidualnymi zadaniami, które można przydzielić członkom zespołu. Karty te można oznaczyć tagami w celu łatwego filtrowania, a komentarze i dokumenty można dodawać w celu lepszej współpracy.

Karty można rozwinąć, aby pokazać jeszcze więcej szczegółów na temat zadania. Rozbudowany widok pokazuje przepracowane godziny, możesz stworzyć listę rzeczy do zrobienia i wiele więcej. Jeśli chcesz przyciągnąć innego członka zespołu, który nie jest przypisany do zadania, po prostu oznacz go, a zostanie on powiadomiony e-mailem.

Śledź postępy na pulpitach nawigacyjnych

Przepływ pracy musi zostać przeanalizowany, aby go zoptymalizować, kolejny obszar, w którym ProjectManager może pomóc. Możesz zobaczyć, jak postępuje Twój projekt w czasie rzeczywistym za pomocą naszego pulpitu nawigacyjnego projektu. Śledzi wszystkie Twoje zadania w jednym widoku, pokazując procent wykonania. Możesz także przeglądać przepływ pracy swojego zespołu i monitorować jego postępy.

ProjectManager ma do tego narzędzia i wiele więcej podczas planowania, śledzenia i raportowania projektu. Zobacz, jak może to pomóc w przepływie pracy i nie tylko, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.

Obejrzyj ten film, aby dowiedzieć się więcej o procesie przepływu pracy

ProjectManager udostępnia filmy instruktażowe, które można rozszerzyć w naszej dużej bibliotece wpisów na blogu na temat każdego aspektu zarządzania projektami. W tym krótkim filmie szkoleniowym Jennifer Bridges, PMP, definiuje, czym jest proces przepływu pracy.

Oto zrzut ekranu w celach informacyjnych!

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja:

Dziś mówimy o tym, jak zdefiniować proces przepływu pracy. Cóż, często, kiedy zarządzasz nową inicjatywą lub nowym projektem, musisz zdefiniować nowy proces wykonania pracy.

Cóż, czasem łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Jeśli spojrzysz na nową inicjatywę lub nowy projekt, zaangażowanych jest wielu graczy, więc możesz mieć kierownika projektu lub wielu kierowników projektów, masz różnych członków zespołu, wiele razy masz projektantów, partnerów, klientów, wykonawców, a nawet dostawców.

I z tym, niektóre z wyzwań, które się pojawiają, polegają na tym, że masz do czynienia ze starymi procesami, może z rzeczami, które zostały zrobione w przeszłości, więc czasami ludzie trzymają się tego, jak to było kiedyś. A potem miałeś różne procesy, więc szczególnie jeśli są to strony trzecie, a może dostawcy, mają swój własny proces.

Tak więc próba nakłonienia wszystkich do mówienia w tym samym języku lub robienia rzeczy w ten sam sposób jest trudna. A czasami niektórzy z tych graczy nie mają żadnych procesów, a niektórzy ludzie mają swoje procesy zaprojektowane zgodnie z narzędziem, co czasami utrudnia uzyskanie wyników.

Więc kiedy projektujemy proces przepływu pracy, chcemy zacząć od końca. Więc, co to znaczy? Przyglądamy się, jak działamy teraz, a jak chcemy działać w przyszłości. A więc musimy się przyjrzeć, co musimy zrobić nowego lub inaczej?

Więc niektóre z rzeczy, którym chcemy się przyjrzeć, to zdefiniowanie, jak wyglądają procesy, przepływy pracy i systemy, najlepsze praktyki, lista kontrolna, jakie pytania musimy zadawać, jakich partnerów musimy mieć na pokładzie i co nasz zespół kierowniczy musi wyglądać. Ale dzisiaj, w dzisiejszej sesji tablicy, chcę skupić się na przepływie pracy.

Zacznijmy więc od przyjrzenia się, czym naprawdę jest przepływ pracy. To definicja, realizacja i automatyzacja procesów biznesowych, w których zadania, informacje i dokumenty są przekazywane od jednej osoby do drugiej zgodnie z zestawem reguł proceduralnych. A praca może być wykonana przez jedną lub więcej osób i przekształca materiały, informacje lub usługi. Zasadniczo przyglądamy się, jak działa przepływ pracy?

Porozmawiajmy więc o tym, jak je definiujemy. Jest to więc bardzo wysoki poziom, ale trzy główne kroki to przede wszystkim stworzenie diagramu przepływu pracy. Jest to więc dosłownie diagram pokazujący, jak ta praca przechodzi od jednej osoby do drugiej lub od jednej grupy do drugiej. I oczywiście możesz sobie wyobrazić, że można to osiągnąć na bardzo szczegółowym poziomie. Ale ważną rzeczą do zapamiętania jest zaangażowanie ludzi, którzy wykonują tę pracę, aby była realistyczna.

A po drugie, po ukończeniu diagramu chcesz omówić to z całym zespołem i upewnić się, że jest wpisowe, upewnić się, że nie ma luk i ponownie upewnić się, że jest realistyczny. Chcesz, aby wszyscy zaakceptowali proces, przyjęli go i wdrożyli w całym projekcie lub inicjatywie.

A na trzecim, dopasuj proces workflow do funkcjonalności narzędzia. Tutaj chcemy, aby proces napędzał narzędzie. Ale znowu, czasami ludzie mówią: „Cóż, to nie jest w prawdziwym świecie”, ponieważ wiele razy to narzędzie jest wybierane lub już używane przez korporację. Ale przy tym chcemy używać zdrowego rozsądku.

Chcemy też…możesz zobaczyć, jak ważne są narzędzia do zarządzania projektami. A dzięki temu, korzystając z narzędzi, które chcemy maksymalnie zautomatyzować. Tak więc ludzie wykonujący pracę mogą robić to, co robią najlepiej i to jest praca. A potem… więc jakie są z tego korzyści? To naprawdę poprawia produktywność, redukuje błędy, usuwa stres i utrzymuje spójność pomiędzy inicjatywą lub projektem.

Więc jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci w procesie przepływu pracy, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.