Podsumowanie projektu: krótki przewodnik

Jeśli pracujesz nad projektem, poczekaj. Zanim zaczniesz, musisz mieć brief projektowy. Jest podobny do briefu projektowego, skupia się tylko na projekcie. W końcu nie zacząłbyś jazdy, gdybyś najpierw nie znał celu podróży.

Projekty nie mogą być bezczynnymi i odkrywczymi przedsięwzięciami. Projekty projektowe nie różnią się od siebie, dlatego tak ważny jest brief projektowy. Komunikuje projekt projektowy i pomaga wszystkim pracować razem, niezależnie od ich działu.

Co to jest brief projektowy?

Wytyczne projektowe to dokument określający cele, zakres i strategię Twojego projektu projektowego. Jest podobny do mapy drogowej, która pomaga w podejmowaniu decyzji projektowych i definiuje przepływ pracy w projekcie projektowym, od początku do końca.

Jest to krytyczny pierwszy krok dla każdego projektu projektowego, ponieważ nie tylko przedstawia zarys projektu, ale uzyskuje poparcie zespołu projektowego i kluczowych interesariuszy. Komunikuje rezultaty projektu, budżet i harmonogram wszystkim zaangażowanym, upewniając się, że są na tej samej stronie.

Brief projektowy jest również podobny do zestawienia prac w tradycyjnym projekcie, ale różnica polega na tym, że klient już pracuje z zespołem projektowym. Transakcja została zakończona, teraz tylko szczegóły muszą zostać posortowane. Bez względu na to, z czym go porównasz, brief projektowy jest jednym z pierwszych i najważniejszych dokumentów w Twoim projekcie projektowym.

Wytyczne projektowe są niezbędne, ponieważ działają jako ramy dla twojego planu projektowego. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga w opracowaniu założeń projektowych i przekształceniu ich w zadania, przydziały i nie tylko. Skorzystaj z naszych interaktywnych wykresów Gantta, aby uporządkować swoją pracę, powiąż zależności, które mogą opóźnić postępy i podziel się planem ze swoim zespołem. Możesz nawet ustawić linię bazową, aby uchwycić harmonogram i monitorować planowane postępy w stosunku do rzeczywistych postępów w czasie rzeczywistym, aby pozostać na dobrej drodze. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Konspekt projektowy vs. konspekt kreatywny

Choć często określane jako to samo, wytyczne projektowe i wytyczne kreatywne to różne zwierzęta. Znajomość różnicy jest ważna przy rozpoczynaniu projektu projektowego.

Konspekt kreatywny jest tłumaczeniem celów i celów klienta, w tym kiedy i gdzie jest wykonywany, jak będzie przepływał przez łańcuch dostaw i jego praktyczne aspekty.

Zwykle wytyczne projektowe dotyczą bardziej przedprodukcyjnej i biznesowej strony projektu. Wytyczne projektowe określają, w jaki sposób rzeczy zostaną zrobione, podczas gdy wytyczne kreatywne dotyczą bardziej ustalania celów projektu.

Wytyczne projektowe i wytyczne kreatywne są różne, ale współpracują ze sobą. Badanie briefu projektowego dostarcza informacji do głębszego briefu kreatywnego, który jest skierowany do odbiorców i upewnia się, że projekt spełnia ich potrzeby.

Jak napisać brief projektowy

Teraz, gdy wiemy, czym jest brief projektowy i czym różni się od briefu kreatywnego, nadszedł czas, aby nauczyć się pisać brief projektowy. Nie ma jednego sposobu na stworzenie briefu projektowego, ale wszystkie mają wspólne elementy.

Zanim zaczniesz, upewnij się, że cele i cele klienta są jasne. Pomaga również umieścić wytyczne projektowe w kontekście, aby pomóc w podejmowaniu decyzji w trakcie projektu. Gdy już to zrobisz, pamiętaj o uwzględnieniu następujących elementów.

Przegląd projektu

Pierwszym krokiem jest poznanie klienta i firmy, która zatrudniła Cię do projektu. Wymień wszystkie szczegóły, aż zrozumiesz rynek, branżę i wytyczne dotyczące marki firmy. Pomoże Ci to zdobyć zaufanie interesariuszy.

Niektóre rzeczy, które warto wiedzieć, obejmują wielkość firmy, z którą pracujesz, dane kontaktowe, oczywiście, spójrz na ich starsze projekty i jakie są ich obecne potrzeby projektowe. Pomoże to podczas pracy w różnych działach, aby cele i cele były na pierwszym miejscu w umyśle każdego zespołu.

Zakres projektu

Zakres to zarys wszystkiego, co jest niezbędne do realizacji projektu. Zakres projektu to bardzo szczegółowa część opisu projektu, podsumowująca, co będziesz robić, bez pomijania czegokolwiek. Jest to ważne nie tylko dla klienta, ale także dla wszystkich członków zespołu projektowego, którzy rozumieją swoje role i obowiązki.

Po ustaleniu zakresu projektu upewnij się, że klient i zespół projektowy wyrazili na to zgodę. Wszyscy zaangażowani w projekt muszą uzgodnić szczegóły przedstawione w tej sekcji, w przeciwnym razie wystąpią problemy podczas realizacji projektu. To nie jest dobre dla nikogo zaangażowanego i spowoduje jedynie opóźnienia i dodatkowe koszty.

Cele i cele

Cele i zadania muszą być jasno określone. Jeśli nie jesteś tego pewien, projekt jest skazany na niepowodzenie. Przyjrzyj się problemom projektowym związanym z projektem i zbadaj sposoby ich rozwiązania. Wypisz te kroki, aby zespół miał plan na wypadek wystąpienia problemu projektowego.

Musisz także zrozumieć cel projektu, ponieważ określi on cele i zadania. Idą ręka w rękę. Po określeniu celów wypisz kroki, które Twój zespół musi podjąć, aby je osiągnąć. Bądź jasny i konkretny. To nie jest obszar, w którym chcesz być niejasny, ponieważ doprowadzi to do nieporozumień skutkujących opóźnieniami i dodatkowymi kosztami.

Wyniki projektu

Produkty dostarczane to produkty, które są przedkładane w ramach projektu. Tak jak nakreśliłeś zakres, będziesz również chciał wyszczególnić rezultaty w trakcie całego projektu. Dostarczane produkty mogą być materialne lub niematerialne, które otrzyma klient, w tym produkt końcowy.

Coś, o czym należy pamiętać podczas sporządzania listy rezultatów projektu, to wygląd końcowego wyniku i kluczowe kamienie milowe w projekcie. Może to obejmować rozmiar, rozdzielczość i format, w jakim będą. Upewnij się również, że rezultaty są zgodne z celem projektu, jak zdefiniowano wcześniej. Jeśli nie, będzie problem z twoim klientem, kiedy zostaną dostarczone. W tym momencie jest już za późno, a harmonogram i budżet ucierpi.

Rynek docelowy lub odbiorcy

Równie ważne jak cel, cele i założenia projektu projektowego jest to, dla kogo jest on przeznaczony. Może to być rynek, na który go wprowadzasz, lub odbiorcy, do których chcesz dotrzeć jako potencjalni klienci. Przeprowadź wywiad z klientem i utwórz tablicę pomysłów na projekt, aby odbić się od niego i upewnić się, że kierujesz reklamy do właściwego rynku lub odbiorców. Pomoże ci to, zawsze wiedząc, komu chcesz zaimponować.

Często klient wykonał już ciężką pracę na tym polu. Mają rynek docelowy lub odbiorców i mogą dostarczyć ci tych szczegółów. To pomocne, ale nadal chcesz mieć pewność, że wiesz, kim jest rynek lub odbiorcy, na przykład dane demograficzne, cechy psychologiczne itp. Im lepiej znasz swoich odbiorców, tym większy sukces odniesie projekt.

Budżet projektu

Oczywiście wszelkiego rodzaju projekty nie mogą powstać, jeśli nie są finansowane. Możliwość dokładnego prognozowania kosztów wykonania projektu projektowego jest kluczowym krokiem w kierunku jego aktualizacji. Jeśli szacunki Twojego projektu są błędne, będziesz wydawać więcej pieniędzy, a klientom się to nie podoba.

Pamiętaj, że Twój klient raczej nie jest projektantem. Nie znają kosztów związanych z tworzeniem tego, czego chcą. W grę wchodzą badania, planowanie, wykonywanie i wskrzeszanie. Twoim zadaniem jest nie tylko wiedzieć, ile będzie kosztować projekt, ale także przekonać klienta, że ​​cena jest rozsądna. Jedna rada: zawsze dodaj do swojego budżetu wystarczającą rezerwę na pokrycie nieoczekiwanych kosztów, ponieważ są one powszechne.

Odbierz za darmo

Szablon budżetu projektu

Skorzystaj z tego bezpłatnego szablonu budżetu projektu dla programu Excel, aby lepiej zarządzać swoimi projektami.

Pobierz plik Excela

Oś czasu projektu

Innym podstawowym aspektem każdego projektu jest harmonogram lub czas potrzebny na ukończenie pracy. Jest to zwykle określane przez klienta, jeśli musi on dostarczać produkty na rynek w określonym czasie, sezonie itp. Dokładne oszacowanie harmonogramu jest równie ważne, jak prognozowanie realistycznego budżetu. Na wszystko trzeba mieć wystarczająco dużo czasu.

Ponownie, prawdopodobnie będziesz musiał edukować swojego klienta na osi czasu i dlaczego jest tak długi, jak jest. Chcą jakości, a to nie dzieje się z dnia na dzień, o czym wie każdy projektant, ale niewielu klientów może to zrozumieć. Aby mieć dokładny harmonogram, musisz znać wszystkie zadania, a następnie upewnić się, że zasoby są dostępne. Istnieją narzędzia, które mogą pomóc, takie jak struktura podziału pracy (WBS).

ProjectManager i konspekty projektowe

Wytyczne projektowe przygotują Cię do projektu, ale gdy zaczniesz realizować swój plan, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, aby połączyć i wzmocnić swoje zespoły. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, które prowadzą do lepszego podejmowania decyzji.

Użyj narzędzi, które chcesz

Projekty projektowe przechodzą przez wiele działów i wszyscy muszą ze sobą współpracować. Ale nie wszyscy pracują na tych samych narzędziach. Menedżerowie uwielbiają wykresy Gantta, zwinni projektanci skłaniają się ku wizualnemu przepływowi pracy na tablicach Kanban, a copywriterzy mogą chcieć odłożyć swoją pracę na tablicach zadań. Dlatego oferujemy wiele widoków projektów, aby każdy mógł pracować tak, jak chce. Co najlepsze, dane w czasie rzeczywistym są udostępniane w całym narzędziu, dzięki czemu wszyscy zawsze pracują na najbardziej aktualnych informacjach.

Śledź postępy i wydajność w czasie rzeczywistym

Musisz nie tylko wspierać współpracę między zespołami wielofunkcyjnymi, ale także śledzić ich pracę, aby dotrzymać harmonogramu i budżetu. Uzyskaj ogólny widok dzięki naszemu pulpitowi nawigacyjnemu projektu w czasie rzeczywistym. Nie wymaga konfiguracji iw przeciwieństwie do innych narzędzi jest gotowy do użycia, kiedy tylko chcesz. Po prostu przełącz się do pulpitu nawigacyjnego na żywo i zobacz czas spędzony na zadaniach, obciążenie pracą, koszty i więcej na łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Aby uzyskać więcej informacji, dostępne są konfigurowalne raporty, które można również udostępniać, aby na bieżąco informować klienta.

Niezależnie od tego, czy pracujesz z zespołem w tym samym biurze, różnych działach, czy nawet na całym świecie, nasze dane w czasie rzeczywistym ułatwiają pozostawanie w kontakcie i lepszą współpracę. Zespoły mogą komentować, udostępniać pliki i oznaczać dowolne osoby z zespołu projektowego, jeśli potrzebują ich wkładu. Możesz nawet przyznać klientom dostęp, ograniczając to, co mogą zobaczyć i zrobić. Przejrzystość prowadzi do mniejszego zamieszania i większej produktywności. Spraw, aby Twój kolejny projekt zakończył się sukcesem dzięki naszemu oprogramowaniu.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga planować, zarządzać i śledzić projekty projektowe. Nasza platforma współpracy i wiele widoków projektów zapewniają użytkownikom elastyczność potrzebną do wydajniejszej pracy. Dodaj funkcje zarządzania ryzykiem, zasobami i zadaniami, a uzyskasz kompleksową obsługę wszystkich potrzeb związanych z projektem. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.