Krótki przewodnik po zarządzaniu projektami cyfrowymi i projektach cyfrowych

Był czas, kiedy projekty cyfrowe były nowością, a narzędzia do zarządzania projektami cyfrowymi były nowe. Ten czas już dawno minął. Ponieważ coraz więcej osób korzysta z cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami, całe pokolenie dorastało w środowisku cyfrowym.

Jednak niektórzy ludzie nie wiedzą, co oznacza cyfrowe zarządzanie projektami i jak wypada w porównaniu z tradycyjnymi metodami zarządzania projektami. Wyjaśnimy, co musisz wiedzieć, na przykładach i wymienimy niektóre powszechnie używane narzędzia w cyfrowym zarządzaniu projektami.

Co to jest cyfrowe zarządzanie projektami?

Cyfrowe zarządzanie projektami to proces używany do zarządzania projektami żyjącymi w przestrzeni cyfrowej. To znaczy projekty, które są online. Chociaż domena projektu może różnić się od tradycyjnego zarządzania projektami, takiego jak budowa, cele i zadania są takie same.

Podobnie jak w przypadku tradycyjnego zarządzania projektami, cyfrowe zarządzanie projektami polega na zarządzaniu projektem cyfrowym tak wydajnie, jak to możliwe, usprawnianiu procesów i zwiększaniu produktywności. Podobnie jak tradycyjne projekty, projekty cyfrowe muszą trzymać się harmonogramu i mieścić się w budżecie. Potrzebują również zasobów do realizacji projektu.

Dlatego cyfrowe zarządzanie projektami obejmuje planowanie, zarządzanie i śledzenie zasobów, kosztów i czasu. Projekty cyfrowe potrzebują metryk do pomiaru wyników i upewnienia się, że osiągają kamienie milowe określone w planie projektu. Cyfrowe zarządzanie projektami nie różni się od innych projektów tym, że wymaga zwrotu z inwestycji.

Cyfrowe zarządzanie projektami wymaga cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami. ProjectManager to cyfrowe oprogramowanie do zarządzania projektami online, które umożliwia zespołom i menedżerom dostęp do danych w czasie rzeczywistym w celu podejmowania bardziej wnikliwych decyzji. Tablice Kanban wizualizują przepływ pracy, dzięki czemu zespoły mogą pracować w dowolnym miejscu i czasie, zarządzać swoimi zaległościami i współpracować nad sprintami w różnych działach lub strefach czasowych. Menedżerowie uzyskują wgląd w swoje procesy i mogą ponownie przydzielać zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł i kontynuować pracę bez blokowania zespołów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Cyfrowe zarządzanie projektami a tradycyjne zarządzanie projektami

Cyfrowe zarządzanie projektami i tradycyjne zarządzanie projektami mają ze sobą wiele wspólnego. Na przykład oboje mają zadania i obowiązki związane z zadaniami i zespołami do realizacji projektu, którym zarządza kierownik projektu. Oba wymagają zarządzania zasobami, monitorowania postępów i wydajności oraz aktualizacji interesariuszy.

Różnica polega oczywiście na tym, że jeden zarządza projektem w przestrzeni cyfrowej, a drugi projektem w sferze fizycznej. Ci, którzy pracują nad projektem cyfrowym, prawdopodobnie pochodzą z doświadczenia programisty, marketingu cyfrowego lub doświadczenia użytkownika. Muszą mieć głębokie zrozumienie sektora cyfrowego.

Poza tym jest kilka różnic. W rzeczywistości mają więcej wspólnego niż różnice dzielące te dwa rodzaje zarządzania projektami. Rezultaty są różne, ale nawet w tradycyjnym zarządzaniu projektami wykorzystanie cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami zyskuje na popularności, ponieważ usprawnia procesy i zwiększa wydajność.

Przykłady projektów cyfrowych

Jeśli rozróżnienie między cyfrowym zarządzaniem projektami a tradycyjnym zarządzaniem projektami nie jest jasne, być może pomoże kilka przykładów.

Przykładem projektu cyfrowego, który każdy powinien znać, jest tworzenie strony internetowej lub aplikacji internetowej. Tutaj twoje rezultaty nie są namacalne — strona internetowa nie jest czymś, co możesz trzymać w dłoniach. Budowa budynku lub utrzymanie strony internetowej to sprawa ściśle cyfrowa.

Każda z dziesiątek aplikacji, z których prawdopodobnie korzystasz na smartfonie, została opracowana w ramach projektów cyfrowych. Nawet usługa taka jak Lyft, w której przywołujesz samochód, który fizycznie zabierze Cię z jednego miejsca do drugiego, jest projektem cyfrowym. Aplikacja to narzędzie, które zostało opracowane w celu łączenia kierowców z pasażerami.

Obejmuje to każdy projekt rozwoju oprogramowania. Kiedy Microsoft tworzył swój pakiet narzędzi biurowych, takich jak Word, Excel i PowerPoint, projekty były ściśle cyfrowe. Użytkownicy mogą wydrukować te pliki w celu dystrybucji wśród interesariuszy lub ich zespołów iz pewnością mogą wspierać tradycyjny projekt, ale same aplikacje są projektami cyfrowymi.

Wspomnieliśmy o stronach internetowych, ale reklamy, które widzisz online, są również cyfrowe. Te cyfrowe kampanie marketingowe mogą się różnić, od banerów reklamowych po wyskakujące okienka i tworzenie treści po kampanie e-mailowe. Reklama cyfrowa popycha do pracy, aby przyciągnąć i przekonać klientów do jakiejś usługi lub produktu, który może być cyfrowy lub nie.

Przykładów jest oczywiście więcej. Filmy, gry, a nawet wydarzenia online są częścią projektów cyfrowych. Witryny handlu elektronicznego, takie jak Amazon, to duże projekty cyfrowe, podobnie jak media społecznościowe i optymalizacja wyszukiwarek (SEO).

Cyfrowy kierownik projektu

To tylko niektóre z cyfrowych projektów, z którymi spotykasz się na co dzień. Łączy ich jedno: cyfrowy kierownik projektu. Tak jak masz kierownika projektu, który planuje, zarządza i śledzi postępy i wydajność swojego zespołu, istnieją również menedżerowie projektów cyfrowych dla projektów cyfrowych.

Cyfrowi kierownicy projektów, podobnie jak ich tradycyjni odpowiednicy, przydzielają zadania i ustalają terminy, regularnie spotykają się z zespołem i interesariuszami, pracują nad usunięciem wąskich gardeł spowalniających pracę, zajmują się rozwiązywaniem konfliktów, gdy pojawiają się problemy interpersonalne, zarządzają zakresem projektu, nadzorują proces kontroli jakości i robi dokładnie to, co robi tradycyjny kierownik projektu.

Jedyna zasadnicza różnica polega na rodzaju projektów, którymi zarządzają. Menedżerowie projektów cyfrowych pracują nad projektami opartymi na technologii i zarządzają zespołami posiadającymi umiejętności w tym obszarze. Kierownik projektu cyfrowego musi być na bieżąco z najnowszymi technologiami i narzędziami cyfrowymi używanymi do zarządzania projektem, ponieważ są one w jego sterówce.

Cyfrowe narzędzia do zarządzania projektami

Mówiąc o narzędziach do zarządzania projektami cyfrowymi, są one wspólne zarówno dla projektów cyfrowych, jak i tradycyjnych. Rosnąca popularność cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami jest zrozumiała. Usprawniają procesy i łączą zespoły w różnych działach, a nawet wtedy, gdy członkowie zespołu pracują zdalnie.

Niektóre z tych cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami sięgają czasów analogowych, na przykład wykresy Gantta lub listy zadań. W tamtym czasie były one jednak uciążliwe i frustrujące w użyciu, ponieważ wszelkie zmiany w planie projektu wiązały się z koniecznością zbudowania wykresu Gantta od podstaw. Cyfryzacja tych narzędzi uczyniła je potężniejszymi, a co za tym idzie, bardziej popularnymi.

Powiązane: Bezpłatny szablon planu projektu dla programu Word

Wykresy gantta

Wykres Gantta to wykres słupkowy, który wizualnie przedstawia wszystkie działania projektu na osi czasu, z zależnościami i kamieniami milowymi, w podziale na fazy. Przed cyfrowymi narzędziami do zarządzania projektami wykres Gantta musiał być rysowany ręcznie, co było czasochłonne, zwłaszcza w przypadku wprowadzania zmian w projekcie. Cyfrowy wykres Gantta można łatwo i często automatycznie aktualizować, a także udostępniać zespołowi projektowemu.

Tablice Kanbana

Tablice Kanban wizualizują przepływ pracy, przedstawiając czynności jako karty, a każda faza cyklu produkcyjnego jest zdefiniowana przez kolumnę. Najprostsza wersja Kanban jest podzielona na trzy kolumny, do zrobienia, do zrobienia i zrobione. W przeszłości tablice Kanban były rysowane na białych tablicach lub wykorzystywano samoprzylepne samoprzylepne do pokazania zadań przechodzących przez produkcję. Cyfryzacja tablic kanban oznacza, że ​​nie musisz przebywać w tym samym pomieszczeniu co tablica, aby aktualizować swoje postępy. To tylko jedna zaleta, w tym udostępnianie tablic.

Kalendarze projektów

Kalendarz projektu ma ten sam format, co kalendarz, który wieszasz na ścianie, tyle że zaznacza ważne daty w projekcie, takie jak terminy dostaw. Cyfrowe kalendarze istnieją od lat, a ludzie są przyzwyczajeni do wygody, jaką jest możliwość dostępu do nich w dowolnym miejscu i uzupełniania ich w dowolnym momencie. To samo dotyczy kalendarzy projektów, z których interesariusze mogą korzystać, aby być na bieżąco z postępami, a zespoły projektowe mogą sprawdzać, czy dotrzymują terminów.

Listy zadań

Listy zadań nie różnią się niczym od listy rzeczy do zrobienia, którą przyczepiasz na lodówce. Zbierają rzeczy, które musisz zrobić w ciągu dnia lub w dłuższej perspektywie. Jest to pomocne narzędzie do tworzenia wykresów pracy, którą członek zespołu musi wykonać do końca dnia. Jednak dzięki cyfrowej liście zadań masz do niej dostęp w dowolnym miejscu i możesz dodawać terminy, procent ukończenia, dołączać pliki i wiele więcej, dzięki czemu jest to bardziej niezawodne narzędzie.

ProjectManager jest idealny do cyfrowego zarządzania projektami

Wszystkie wymienione powyżej cyfrowe narzędzia do zarządzania projektami są częścią ProjectManager, opartego na chmurze cyfrowego narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie ich pracy. Posiadanie wielu cyfrowych narzędzi do zarządzania projektami zapewnia elastyczność pracy w dowolny sposób. Menedżerowie mogą następnie śledzić postępy i wydajność w czasie rzeczywistym.

Użyj wielu widoków projektu

Niezależnie od tego, czy planujesz w Gantcie, czy realizujesz te plany za pomocą tablic Kanban lub list zadań, wszystkie widoki projektów są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że zawsze pracujesz na najbardziej aktualnych danych, a zespoły z różnych działów mogą współpracować przy użyciu wybranego przez siebie narzędzia cyfrowego. Nie tylko różne działy, ale zespoły rozproszone po całym kraju, a nawet na świecie są połączone w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą lepiej ze sobą współpracować.

Śledź cyfrowe projekty w czasie rzeczywistym

Projekty cyfrowe są często dystrybuowane w różnych działach, a nawet poza biurem z pracownikami zdalnymi. Monitorowanie pracy wszystkich może być trudne, ale dzięki narzędziom cyfrowym możesz śledzić ich postępy w czasie rzeczywistym. Na przykład nasz pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym zapewnia ogólny wgląd w postęp i wydajność, automatycznie przechwytując i obliczając wskaźniki projektu oraz wyświetlając je w postaci kolorowych wykresów, które można odczytać na pierwszy rzut oka.

Cyfrowe zarządzanie projektami działa, ponieważ łączy wszystkich w czasie rzeczywistym. Nasze oprogramowanie to robi i powiadamia Cię e-mailem o każdym opublikowaniu zmian lub komentarzy. Otrzymujesz również alerty w samym narzędziu, więc nie musisz odrywać się od pracy. Użyj ProjectManager do swojego następnego projektu cyfrowego.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które łączy zespoły i zapewnia im narzędzia potrzebne do odniesienia sukcesu w projektach cyfrowych. Nasze zaawansowane funkcje zarządzania zadaniami, zasobami i ryzykiem zwiększają produktywność zespołu, zapewniając jednocześnie menedżerom wgląd w ich pracę w celu usunięcia wąskich gardeł. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.