Zarządzanie odbiciami e-maili: poradnik

Zarządzanie odrzuceniem wiadomości e-mail to temat w e-mail marketingu, który czasami może zostać przeoczony przez niektórych nadawców. Jako nadawca powinieneś wiedzieć, że zwrotami wiadomości e-mail (tj. błędami dostarczenia) można zarządzać za pośrednictwem ESP, ale nie zapomnij zdefiniować w swojej firmie procedury prawidłowego postępowania ze zwrotami wiadomości e-mail. To prowadzi nas do dwóch podstawowych pytań: „dlaczego mam zarządzać odsyłaniem wiadomości e-mail?” i „kto by to zrobił w mojej firmie?”

Dlaczego i kto powinien zarządzać zwrotami wiadomości e-mail?

Odpowiedzmy na pierwsze pytanie innym pytaniem. Dlaczego nadal wysyłać e-maile do skrzynki odbiorczej, która już nie istnieje? W zależności od rodzaju i liczby odrzuceń, dostawcy skrzynek odbiorczych (ISP), tacy jak Gmail, monitorują odrzucenia wiadomości e-mail i mogą obniżyć współczynnik dostarczalności. Dostawcy usług internetowych mogą nawet całkowicie zablokować e-maile przed dotarciem do skrzynki odbiorczej subskrybentów. Nic dziwnego, że zaangażowanie w skrzynkę odbiorczą jest ważnym wskaźnikiem dla dostawców usług internetowych. Jest to jeden z powodów, dla których większość nadawców o dużej objętości stosuje taktykę zarządzania odrzuceniami i regularnie komunikuje się z personelem ESP.

Gdy Twoja kampania e-mailowa wykazuje dużą liczbę odrzuconych wiadomości e-mail i niepoprawnych/nieprawidłowych adresów e-mail, dostawcy usług internetowych postrzegają to jako potencjalny znak ostrzegawczy i jest to jeden z wielu parametrów używanych przez dostawców usług internetowych w celu ustalenia Twojej reputacji nadawcy. Duża liczba odrzuceń może również wskazywać, że mogłeś zebrać (lub kupić) adresy e-mail bez przestrzegania najlepszych praktyk dotyczących marketingu e-mailowego.

Jak widać, odbicia wpływają na marketerów, dostawców usług internetowych i dostawców usług internetowych na różne sposoby. Każdy może i zarządza odbijaniem wiadomości e-mail! To wyjaśnia „kto” z powyższych pytań. Zobaczmy jak:

• Marketerzy zarządzają odbiciami, aby móc dotrzeć do wszystkich swoich kontaktów z listy mailingowej.
• Dostawcy usług e-mail (ESP) wysyłają miliony wiadomości e-mail każdego miesiąca, a utrzymanie wysokiego wskaźnika dostarczalności jest ważne. ESP starają się być konserwatywni, ponieważ nawet mały błąd może mieć duży wpływ na e-maile wszystkich klientów.
• Dostawcy usług internetowych (ISP) używają statystyk odrzuceń wiadomości e-mail w celu ustalenia jakości wiadomości przychodzących od nadawców. Dostawcy usług internetowych mają również możliwość zezwolenia lub odrzucenia wiadomości e-mail w swoich skrzynkach odbiorczych. Jeśli jesteś zainteresowany, IETF ma kilka wskazówek technicznych.

Kiedy następuje odrzucenie wiadomości e-mail?

Innym pytaniem, jakie mogą zadać nadawcy, jest „o której godzinie pojawiają się odbicia?” Odpowiedź zależy od rodzaju odbicia. Niektóre odbicia mają miejsce od razu w momencie wysłania, na różnych etapach pośrednich lub na późniejszym etapie, na przykład w przypadku odbicia asynchronicznego. Dostawcy usług internetowych są powiadamiani o odrzuceniach i próbują zebrać wszystkie informacje o odrzuceniu, takie jak analiza wiadomości e-mail i kod błędu odrzucenia.

Ta informacja o odrzuceniu nie jest jednak zbyt intuicyjna dla marketerów, co prowadzi do zamieszania i niejasności co do tego, co robić. Dobry artykuł na ten temat pochodzi z Port25, w którym proponują nowy system kodu odbicia.

Czym jest prawidłowa obsługa odbić?

Na początku istnienia Internetu na Szczycie dostarczania poczty e-mail w 2000 r. zarówno dostawcy usług internetowych, jak i dostawcy usług internetowych spotkali się i zdefiniowali, kiedy należy usunąć adres e-mail z listy mailingowej:

1. Wystąpiły trzy (3) kolejne odrzucenia dostaw; ORAZ
2. Czas między ostatnim kolejnym odrzuceniem dostawy a pierwszym kolejnym odrzuceniem dostawy jest dłuższy niż piętnaście (15) dni.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się ze standardami zasad poczty elektronicznej ISIPP.

Do tej pory ta zasada pozostaje dobrym punktem wyjścia do oceny, kiedy należy usunąć adresy e-mail z listy mailingowej. Niedawno grupa robocza ds. przesyłania wiadomości, złośliwego oprogramowania i mobilnego przeciwdziałania nadużyciom (M3AAWG) ponownie potwierdziła znaczenie prawidłowego zarządzania odrzuceniami w wersji 3.0 publikacji Best Practices for Senders.

Jak MailUp radzi sobie z odrzuceniami?

Przez lata zespół dostarczalności w MailUp zawsze obserwował zarządzanie odrzuceniami, informując klientów o najlepszych taktykach marketingu e-mailowego w zakresie obsługi zwrotów i, bardziej ogólnie, o tym, jak powiększać swoją listę mailingową zgodnie z najlepszymi praktykami marketingu e-mailowego, w tym z podwójną optyką. w subskrypcji, aby ograniczyć dodawanie błędnych lub nieprawidłowych adresów e-mail do ich list mailingowych.

I to nie wszystko. Za kulisami platforma MailUp posiada szereg wyrafinowanych zautomatyzowanych algorytmów i systemów, które są podstawą naszego procesu weryfikacji. Systemy te pozwalają nam monitorować miliony e-maili, które nasi klienci wysyłają co miesiąc za pośrednictwem naszej infrastruktury wysyłkowej. Na przykład monitorujemy liczbę twardych odbić od naszych nadawców, podzielonych na segmenty według danych branżowych i historycznych, które z kolei mogą być wykorzystywane do udzielania porad, jeśli konkretna kampania e-mailowa wzrosła do naszych nadawców od oczekiwanych. Ponadto, jeśli pewna kampania e-mailowa otrzyma dużą liczbę skarg dotyczących spamu, nasze zautomatyzowane systemy mogą uznać to za spam i zapobiec dalszym problemom z dostarczaniem poprzez tymczasowe zawieszenie konta MailUp.

Zespół dostarczający jest bardzo przejrzysty dla klientów MailUp, a nasi programiści stale wprowadzają nowe funkcje do platformy MailUp, aby lepiej zarządzać odbiciami i anulowaniem subskrypcji. Niedawnym przykładem jest specjalna funkcja anulowania subskrypcji , która dodaje odesłane adresy e-mail do specjalnego statusu po wystąpieniu określonej liczby kolejnych odrzuceń.

W zależności od typu odesłań i przedziału czasowego te odesłane adresy e-mail można albo umieścić z powrotem na liście mailingowej (np. po pełnym odrzuceniu skrzynki pocztowej) albo anulować subskrypcję listy mailingowej. W szczegółach zależy to od:

• Rodzaj odbicia . Twarde odbicie lub miękkie odbicie błędu DNS bardzo różni się od tymczasowego miękkiego odbicia i pełnego odbicia skrzynki pocztowej.
• Metoda opt-in . Potwierdzona akceptacja jest znacznie bardziej niezawodną metodą od pojedynczej metody opt-in lub importu zbiorczego. Znacznie mniej prawdopodobne jest, że potwierdzeni subskrybenci zgłoszą się do odrzucenia. Przeczytaj więcej na temat potwierdzonej metody opt-in.
• Poziom zaangażowania subskrybentów . Aktywni subskrybenci, którzy w przeszłości otwierali i klikali wiadomości e-mail, są dobrym wskaźnikiem ich zaangażowania. Dużo mniej prawdopodobne jest, że niedawni, aktywni subskrybenci odrzucą się, w przeciwieństwie do nieaktywnych subskrybentów, dla których nie masz żadnych danych dotyczących otwarć lub kliknięć w przeszłości.

Te trzy parametry należy traktować jako wytyczne przy podejmowaniu decyzji o anulowaniu subskrypcji lub nieodesłanych adresach e-mail. Niekoniecznie istnieje jedno podejście, które pasuje do wszystkich i powinieneś kierować się najlepszym osądem podczas zarządzania odbiciami, zwłaszcza w przypadku odbić twardych i miękkich.

Kilka praktycznych wskazówek: Aktualizuj listę mailingową

Pierwszą wskazówką jest użycie potwierdzonej metody wyrażania zgody w celu zbierania adresów e-mail w Twojej witrynie oraz w innych witrynach internetowych i serwisach społecznościowych. Ale nie zatrzymuj się na tym, pamiętaj, aby od czasu do czasu wysyłać e-maile do swoich subskrybentów. Nie pozwól, aby Twoja lista mailingowa stała się nieaktywna.

Jeśli Twoja lista mailingowa ma więcej niż kilka miesięcy i od tego czasu nie wysłałeś e-maila, dobrym rozwiązaniem może być zorganizowanie kampanii ponownego zaangażowania. Czemu? Ponieważ niektóre z tych adresów e-mail mogą już nie być używane, stąd prawdopodobieństwo dużej liczby odrzuceń, których chcemy uniknąć!

Prosta kampania ponownego zaangażowania powinna jasno określać i ustalać:

• Kim jest nadawca. Niech Twoi subskrybenci wiedzą, że to Twoja firma.
• Podaj, dlaczego kontaktujesz się ze swoimi subskrybentami i w jaki sposób zebrałeś ich adresy e-mail.
• Podkreśl swoją propozycję wartości i dlaczego Twój e-mail jest istotny dla Twoich subskrybentów.

Aby uzyskać pomysły, przejrzyj te przykłady kampanii ponownego zaangażowania i dowiedz się, jak skonfigurować kampanię ponownego zaangażowania w programie MailUp w tym artykule pomocy.

Jak zarządzasz zwrotami wiadomości e-mail?

Czy ten post na blogu był dla Ciebie przydatny? Daj nam znać w komentarzach poniżej! Daj nam też znać, jak zarządzasz odrzuceniem wiadomości e-mail.