Dlaczego e-maile wracają i jak możesz obniżyć współczynnik odrzuceń?

Odbicia e-mail zdarzają się każdemu. Ważne jest, aby zrozumieć, czym one są i dlaczego występują, ponieważ sukces marketingu e-mailowego zależy od tego, czy Twoje wiadomości dotrą do skrzynek odbiorczych odbiorców.

W tym artykule dowiesz się:

• Co to jest zwrotna wiadomość e-mail?
• Co powoduje, że e-mail wraca do wiadomości?
• Jak możesz zmniejszyć współczynnik odrzuceń?

Co to jest odrzucenie wiadomości e-mail?

Odrzucenie wiadomości e-mail (lub „odbicie”) to komunikat o błędzie, który pojawia się, gdy wysłana wiadomość e-mail nie została dostarczona. Twój serwer e-mail lub docelowy serwer e-mail wysyła ten raport o niedostarczeniu (NDR). Wiadomość o odrzuceniu wiadomości e-mail informuje również, co spowodowało niepowodzenie dostarczenia wiadomości e-mail.

Możesz myśleć, że odbijanie jest fajne, ale twoje e-maile na pewno nie.

Aby zrozumieć zwroty wiadomości e-mail, warto najpierw odpowiedzieć: jakie są kroki w celu dostarczenia wiadomości e-mail?

1. Adresujesz e-mail, wypełniając pola „Od” i „Do” i klikając przycisk „Wyślij”
2. Twoja wiadomość e-mail jest przekazywana na serwer SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) w celu dostarczenia. Pomyśl o swoim SMTP jak o lokalnym urzędzie pocztowym.
3. Serwer SMTP sprawdza Twoją pocztę e-mail za pomocą DNS (Domain Name Server). DNS to książka adresowa dla nazw domen i adresów IP serwerów.
4. Po zlokalizowaniu serwera odbiorcy serwer SMTP przekazuje wiadomość do swojego MTA (Mail Transfer Agent) w celu zakończenia dostarczania poczty e-mail. W tym scenariuszu MTA jest listonoszem.
5. Twój e-mail został pomyślnie dostarczony do skrzynki odbiorczej odbiorcy

Ale czasami ostatni krok nie idzie zgodnie z planem. Zamiast tego dzieje się:

5. Internetowy pies memowy przechwytuje i zjada twoją pocztę e-mail, zanim zostanie pomyślnie dostarczona

OK, w ogóle tak się nie dzieje , chociaż odesłana wiadomość e-mail może tak wyglądać. Na szczęście odbicia mają jasne przyczyny… i często łatwą naprawę.

Co powoduje, że e-mail wraca do wiadomości?

Przyczyny zwrotów wiadomości e-mail obejmują pełne skrzynki odbiorcze, serwery, które nie odpowiadają, wysyłanie na nieistniejące już adresy e-mail oraz wysyłanie na fałszywe adresy e-mail.

Istnieje wiele powodów, dla których otrzymujesz powiadomienie o stanie dostarczenia wiadomości e-mail o odesłaniu (nawet więcej niż na powyższej liście).

Te powody mogą być tymczasowe, ale inne są trwałe. Będziesz wiedział, jak rozwiązywać problemy ze zwrotami wiadomości e-mail, jeśli najpierw zrozumiesz, do jakiej kategorii odrzuceń należy Twój e-mail.

Trzy rodzaje zwrotów, które zakłócają dostarczanie wiadomości e-mail, to:

1. Miękkie e-maile z odbiciami
2. E-maile o twardym odbiciu
3. Zablokowane e-maile

Wskazówka: nie usuwaj zwrotnej wiadomości e-mail! Zachowaj swój zwrotny e-mail, aby zrozumieć, dlaczego wiadomość została odesłana. Odbijane wiadomości e-mail zawierają numery kodów błędów protokołu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Dostawcy skrzynek pocztowych mogą dołączać wiadomości wyjaśniające kody… lub nie dostarczać żadnych wiadomości. Musisz je uważnie przeczytać, aby zrozumieć swój konkretny powód odrzuceń. Mamy tutaj listę popularnych kodów odbicia.

1. Miękkie e-maile z odbiciami

E-maile miękkie odbijają się, gdy serwer tymczasowo odrzuca wiadomość e-mail. Większość usług pocztowych próbuje ponownie wysyłać wiadomości e-mail po ich miękkim odbiciu.

Powody miękkiego odbicia obejmują:

• Skrzynka pocztowa pełna: jeśli odbiorca ma zbyt wiele e-maili i osiągnie pojemność, wiadomość e-mail zostanie odrzucona, dopóki nie będzie wolnego miejsca
• Rozmiar wiadomości e-mail: jeśli spakujesz wiadomości e-mail z obrazami o dużej objętości megabajtów lub dołączysz ogromny załącznik, może on zostać odrzucony, jeśli jest zainstalowany filtr
• Serwer nie działa: niedostępny serwer mógł ulec awarii, być przeciążony lub być w trakcie konserwacji. Oznacza to, że musisz poczekać na ponowne wysłanie wiadomości e-mail na podany adres.
• Odpowiedź automatyczna : jeśli ktoś wyjedzie na wakacje i ustawi automatyczną odpowiedź, Twój e-mail będzie często wracał

2. E-maile o twardym odbiciu

Twarde odbicie ma miejsce, gdy wiadomości e-mail nie można na stałe dostarczyć na adres e-mail.

Powody twardego odsyłania e-maili obejmują:

• Fałszywy adres e-mail: niektórzy ludzie podają fałszywe adresy e-mail. Prawdopodobieństwo rośnie, gdy poprosisz o adres w zamian za coś online, na przykład zawartość lub rabat. Korzystanie z podwójnej zgody może pomóc w uniknięciu tych odrzuceń.
• Nieprawidłowy adres e-mail: nie ma sprawdzania pisowni w polach adresu e-mail — zdarzają się literówki!
• Zablokowana poczta e-mail: niektóre domeny (np. rządowe lub instytucjonalne) mają bardziej rygorystyczne ustawienia filtrowania spamu. Lub (smutne, ale prawdziwe) odbiorca mógł celowo zablokować Twój adres e-mail. Jeśli to pierwsze, poproś ich o dodanie Cię do swoich kontaktów.

Nie możesz rozwiązać problemów z twardym odbijaniem wiadomości e-mail. To, co możesz zrobić, to usunąć twarde odbite adresy e-mail z listy adresowej. Jeśli tego nie zrobisz, a zaczną się one piętrzyć, ryzykujesz, że Twoje e-maile zostaną zablokowane.

3. Zablokowane e-maile

Prawie 85% wiadomości e-mail wysyłanych codziennie to spam.

Listy blokowania poczty e-mail są tworzone przez ESP (dostawców usług poczty e-mail) w celu filtrowania szkodliwych lub wykorzystujących wykorzystywanie treści, takich jak spam lub złośliwe oprogramowanie. Nie istnieją po to, aby utrudnić Ci wysyłanie wiadomości e-mail — istnieją po to, by chronić odbiorców prawie 300 miliardów wiadomości e-mail wysyłanych codziennie.

Statystyki poczty e-mail i spamu za czerwiec 2019 r. (Źródło: Cisco Talos)

Dlaczego e-maile są umieszczane na liście zablokowanych? Zwykle dzieje się tak z powodu:

• Skargi dotyczące spamu: Rzadka skarga jest niemile widziana, ale oczekiwana. Ale jeśli skargi osiągną pewien poziom, dostawcy usług internetowych mogą wysyłać wiadomości e-mail do folderów ze spamem lub listy zablokowanych.
• Wysokie współczynniki odrzuceń: jeśli nie masz dobrej higieny listy e-mailowej, Twoje współczynniki odrzuceń mogą zacząć się piętrzyć
• Gwałtowny wzrost rozmiaru listy lub liczby wiadomości e-mail: jeśli Twoja lista rośnie zbyt szybko, jest to sygnał ostrzegawczy, że mogłeś kupić listę. Jeśli zaczniesz wysyłać ogromne ilości wiadomości e-mail, może to oznaczać spam.
• Niewłaściwa treść: Jeśli w temacie użyjesz słów spamerskich, takich jak „BEZPŁATNIE” wersalikami, po których następuje 17 wykrzykników, przestań teraz. Oto rodzaje e-maili, które powinieneś wysyłać.

Umieszczenie na liście blokowania może być drobną irytacją — lub może oznaczać, że Twoja kampania e-mailowa nie zostanie dostarczona do żadnego z Twoich subskrybentów.

Duzi dostawcy usług internetowych mogą mieć własne listy blokowania. Jednak najpopularniejsze listy są publicznie dostępne, z których korzystają dostawcy poczty e-mail i firmy na całym świecie.

Jak zejść z listy zablokowanych?

• Z czasem: możesz zostać automatycznie usunięty z listy zablokowanych po określonym czasie
• Skontaktuj się z blokadą: prześlij prośbę o usunięcie na stronie internetowej właściciela listy blokowania
• Utrzymuj higienę listy: Usuń ślepe adresy, które ciężko odbijały — i nigdy, przenigdy nie kupuj listy e-mailowej
• Zapewnij wartość: wysyłaj e-maile z odpowiednią treścią, aby zaangażować subskrybentów i uniknąć skarg na spam
• Zmień swojego dostawcę usług internetowych: jeśli przydzielony ci adres IP zostanie naruszony, zmień dostawcę, aby pozostać poza listami blokowania

Wskazówka: nigdy nie kupuj listy adresów e-mail. Kupowanie listy adresów e-mail może wydawać się świetnym sposobem na zapoznanie się z wiadomością marketingową — ale może sprawić, że nikt nie zobaczy Twoich e-maili. Większość dostawców usług internetowych nie pozwala na wysyłanie wiadomości e-mail do zakupionych list Poważnie obniża dostarczalność i reputację IP To nielegalne, bo łamie CAN SPAM I to świetny sposób na umieszczenie na liście zablokowanych Nie możesz kupić dobrych list. Ale możesz je hodować.

Jeśli znajdziesz się na liście zablokowanych, może to oznaczać, że coś jest nie tak w Twoim e-mail marketingu. Szanse, że zostaniesz pomylony ze spamem i umieszczony na liście zablokowanych, rosną, jeśli korzystasz z wysyłek e-mailowych. Prawdopodobnie źle używasz wysyłek e-maili, ale nie musisz.

Listy blokowania są przerażające, ale nie są wieczne . Jeśli wykonasz właściwe kroki, aby zejść z list zablokowanych, możesz ich uniknąć w przyszłości.

Przeczytaj nasz post na blogu na temat list blokowania poczty e-mail, aby rozwiązać więcej problemów z listami blokowania, takich jak:

• Skąd wiesz, że znajdujesz się na liście blokowania poczty e-mail?
• Jak możesz trzymać się z dala od e-mailowych list zablokowanych?
• Jeśli byłeś na liście zablokowanych, co to dla Ciebie oznacza?

Jak zmniejszyć współczynnik odrzuceń

Współczynnik odrzuceń wiadomości e-mail to odsetek wiadomości, które są odsyłane jako niemożliwe do dostarczenia.

W przeciwieństwie do innych wskaźników e-mail marketingu, takich jak kliknięcia i otwarcia, gdzie wysoki współczynnik = dobry , wysoki współczynnik odrzuceń wiadomości jest zły. Chcesz, aby współczynnik odrzuceń był jak najniższy.

Obliczanie współczynnika odrzuceń wiadomości e-mail jest ważne. Współczynnik odrzuceń pokazuje stan wdrożeń poczty e-mail.

Odbicia (zwłaszcza twarde) szkodzą twojej reputacji. Jeśli wskaźnik niedostarczenia wiadomości e-mail jest wysoki (powyżej 5%), negatywna dostarczalność wpłynie na sukces Twojej kampanii e-mailowej.

Nawet przyszłe kampanie.

Dzieje się tak, ponieważ sieci e-mail monitorują trendy współczynnika odrzuceń dla wszystkich Twoich bieżących kampanii, aby zdecydować, czy później przyjmą Twoją pocztę e-mail.

Sposoby na utrzymanie niskiego współczynnika odrzuceń obejmują:

• Wyczyść swoją listę: regularnie identyfikuj i usuwaj niezaangażowane lub porzucone adresy e-mail. Sprawdź, czy Twoja platforma automatycznie usuwa twarde e-maile.
• Listy oparte na pozwoleniach: wysyłaj e-maile tylko do osób, które wyrażą zgodę na otrzymywanie Twoich kampanii. Zdecyduj, czy chcesz skorzystać z procesu e-mailowego double opt-in.
• Wysyłaj e-maile regularnie: wysyłaj e-maile do swojej listy często (ale nie nadmiernie). Prowadzi to do mniejszej liczby skarg dotyczących spamu, większego zaangażowania… i niższych współczynników odrzuceń.
• Centrum preferencji użytkownika: Daj subskrybentom kontrolę nad tym, jakie wiadomości e-mail otrzymują i jak często je otrzymują
• Uwierzytelnianie wiadomości e-mail: Uwierzytelnianie dodatkowo wzmacnia Twoją reputację. ActiveCampaign robi to automatycznie.
• Użyj segmentacji listy: Segmentacja poprawia marketing. Najpierw wyślij e-maila do najbardziej zaangażowanych klientów. Pokazuje to filtrom spamu ESP, że masz dobre treści z pozytywnymi wynikami zaangażowania.

Twoim celem jest zmniejszenie liczby odrzuceń na liście.

Całkowita eliminacja nie jest możliwa. Odrzucenia nadal będą się zdarzać — adresy e-mail są błędnie wpisywane, a serwery nie działają z powodu konserwacji.

Kontroluj tylko to, co możesz kontrolować. Rozwiąż problemy z serwerem e-mail, gdy się pojawią. Pielęgnuj swoją listę opartą na uprawnieniach. Wysyłaj ludziom treści, które chcą od Ciebie otrzymać.

Rezultatem będą wysokiej jakości marketingowe kampanie e-mailowe, które zagwarantują, że Twoja lista nie wymknie się spod Twojej kontroli.