6 kroków do potężnego systemu projektowania wiadomości e-mail, który pokocha Twój zespół

Marketingowcy e-mailowi ​​— a zwłaszcza projektanci, którzy tworzą kampanie — nieustannie szukają sposobów na ulepszenie procesu produkcyjnego. Niezależnie od tego, czy chodzi o automatyczne podglądy i narzędzia zapewniania jakości (QA), czy też szukanie szybszych sposobów kodowania wiadomości e-mail, najważniejsza jest wydajność.

W połączeniu z potrzebą szybkości jest potrzeba skalowania. Zwłaszcza wraz z nadejściem COVID-19 i osób pracujących i kupujących w domu firmy wysyłają więcej e-maili niż kiedykolwiek. 54% zwiększyło ilość wiadomości e-mail od czasu pandemii, zgodnie z naszym 2020 State of Email, Fall Edition. A zespoły starają się nadążyć za wzrostem popytu, zachowując jednocześnie innowacyjność i utrzymanie wysokich standardów jakości.

Jednym z narzędzi, które uznaliśmy za coraz bardziej pomocne — i które inni przyjęli z wielkim sukcesem — jest system projektowania wiadomości e-mail. Ogólnie rzecz biorąc, systemy projektowe są budowane z dwóch powodów: wydajności i spójności. Ale czym są systemy projektowania e-maili i jak można je wykorzystać do poprawy wydajności zespołu?

Co to jest system projektowania e-maili?

System projektowania wiadomości e-mail to zbiór komponentów i standardów wielokrotnego użytku, których zespoły używają do prowadzenia swojej pracy i szybszego i bardziej spójnego tworzenia markowych, bezbłędnych wiadomości e-mail.

Komponenty systemu projektowania wiadomości e-mail zazwyczaj składają się z:

• Kolory marki i zasoby, takie jak logo, ikony i obrazy
• Moduły e-maili (takie jak fragmenty i części) używane do tworzenia e-maili
• Pełne szablony wiadomości e-mail, które można ponownie wykorzystać w różnych kampaniach

Normy często dyktują użycie tych komponentów i mogą obejmować:

• Spotkania inauguracyjne i bieżące szkolenia dotyczące korzystania z systemu projektowania
• Komentarze HTML dotyczące użycia zawarte w modułach i szablonach
• Dokumentacja, taka jak logika decyzji projektowych i wdrożeniowych

W połączeniu te dwa elementy tworzą system, który może umożliwić zespołom skalowanie produkcji e-mail marketingu nawet w obliczu wyzwań, takich jak trwająca globalna pandemia.

W naszym seminarium internetowym „Jak systemy projektowe wspierają zespoły e-mailowe wszędzie”, eksperci ds. poczty e-mail podzielili się swoimi osobistymi doświadczeniami i spostrzeżeniami.

„System projektowania w Stack Overflow umożliwia każdemu z nas udział w nim i korzystanie z niego, nawet jeśli nie jest to nasza praca na pełen etat”. Ted Goas, główny projektant produktu (wcześniej w Stack Overflow)

Jak stworzyć własny system projektowania e-maili

W systemie projektowania wiadomości e-mail można znaleźć wiele rzeczy, od grafiki i zasobów marki po rzeczywisty kod i kopię dołączoną do wiadomości e-mail. Jednak najbardziej udane systemy projektowe są tworzone przy użyciu dobrze przetestowanej serii kroków. Oto, jak możesz przystąpić do tworzenia własnego systemu projektowania wiadomości e-mail.

1. Zaangażuj się w budowę systemu projektowania

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy potrzebujesz systemu do projektowania wiadomości e-mail, a następnie zobowiąż się jako zespół do jego zbudowania. Zadaj sobie kilka pytań:

• Czy tworzenie kampanii e-mailowych zajmuje dużo czasu?
• Czy często popełniamy błędy podczas procesu kontroli jakości lub po kliknięciu wyślij?
• Czy dużo osób pomaga w e-mail marketingu, projektowaniu i rozwoju?
• Czy czujemy się utrudnieni przez nasz obecny proces produkcji e-maili?

Jeśli odpowiedziałeś tak, to stworzenie własnego systemu projektowania e-maili ma sens. Omów wyzwania, przed którymi stoi Twój zespół z interesariuszami, opisz wiele korzyści płynących z systemu projektowania, aby uzyskać akceptację, a następnie przeznacz czas i zasoby na wykonanie pracy.

„Systemy projektowe utrzymują firmy w zgodzie z marką i umożliwiają małym i dużym zespołom bezproblemowe tworzenie”. Crystal Ledesma, kierownik ds. inżynierii, systemy projektowe w Zillow

2. Przeprowadź audyt swojego istniejącego programu e-mail marketingu

Następnym krokiem jest audyt istniejących wiadomości e-mail — zarówno marketingowych, jak i transakcyjnych — oraz określenie, co należy uwzględnić w systemie projektowania wiadomości e-mail.

Podobnie jak w przypadku podzielenia wiadomości e-mail na szablon modułowy, celem audytu jest ustalenie, które komponenty są wspólne dla wszystkich wiadomości e-mail (lub są unikalne i należy je uwzględnić), abyś wiedział, co tak naprawdę musisz zbudować. i standardy, które musisz napisać, aby używać tych komponentów.

Arkusze kalkulacyjne są bardzo przydatne przy przeprowadzaniu audytów. Otwórz jeden i zacznij dokumentować każdy wysłany e-mail, różne rodzaje treści, obrazy, przyciski, nagłówki, stopki, zastrzeżenia itp.

I pamiętaj, aby w miarę możliwości dołączyć przykładowe zrzuty ekranu lub linki do wiadomości e-mail na żywo. Będą one dobrym punktem odniesienia, jeśli chodzi o faktyczne budowanie komponentów.

3. Omów i udokumentuj decyzje projektowe

Następnie nadchodzi zabawna część: rozmawianie ze sobą o tym, jak wdrożyć swój system projektowania.

Organizuj spotkania, pracuj razem w narzędziach do wspólnego projektowania, takich jak Figma, lub zacznij pisać we wspólnym dokumencie, aby podejmować ważne decyzje dotyczące tego, co należy uwzględnić w systemie projektowania i jak go wdrożyć.

Ważną częścią jest tutaj udokumentowanie procesu i uzasadnienia decyzji, aby wszyscy mieli jasność co do tego, co, dlaczego i jak stoi za twoim systemem projektowania.

4. Zbuduj swój system projektowania i przewodnik

Po osiągnięciu ogólnego konsensusu musisz zbudować i uporządkować rzeczywiste komponenty systemu projektowania wiadomości e-mail. Część organizacyjna jest szczególnie ważna, ponieważ pomaga zespołowi łatwo znaleźć odpowiednie moduły do ​​użycia, dzięki czemu adopcja jest bezbolesna.

To jest coś, co robiliśmy po naszej stronie, korzystając z naszej Biblioteki projektów w programie Litmus, która umożliwia zapisywanie kolorów marki, modułów i pełnych szablonów do wykorzystania przez Twój zespół podczas tworzenia nowych kampanii. Możesz także kategoryzować swoje moduły, oznaczając je według typu modułu (np. nagłówki lub przyciski), typu wiadomości e-mail (np. biuletyn lub wydarzenie) lub czegokolwiek, co odpowiada Twoim potrzebom.

A dzięki systemowi projektowania wiadomości e-mail w programie Litmus możesz zautomatyzować testy QA, aby upewnić się, że wszystko jest idealne, a następnie umożliwić każdemu — nawet nie programistom — szybkie tworzenie wiadomości e-mail za pomocą edytora wizualnego typu „przeciągnij i upuść”.

Oprócz tego, gdzie przechowywane są komponenty, musisz jednak udokumentować drugą połowę systemu projektowania — standardy dotyczące użytkowania. Dla nas dzieje się to w dużej mierze w Confluence, ale każdy rodzaj dokumentów, które są udostępniane, łatwe do aktualizacji i szybkie do odniesienia, wystarczy. Widzieliśmy, jak zespoły używają wszystkiego, od plików PDF i prezentacji slajdów po pełne witryny internetowe, aby dokumentować swoje systemy projektowania. Jeśli szukasz inspiracji, jesteśmy wielkimi fanami przewodnika projektowania e-maili firmy Mutual of Omaha.

5. Zaproś innych na pokład

Po zbudowaniu i udokumentowaniu musisz zaangażować ludzi i faktycznie korzystać z systemu projektowania e-maili. Spotkania inauguracyjne i sesje szkoleniowe zespołu to świetny sposób na zapoznanie ludzi z systemem projektowania i sposobem jego wykorzystania w przyszłości. Zbyt często jednak zespoły zatrzymują się po początkowej serii szkoleń, a wykorzystanie systemu projektowania poczty e-mail kończy się fiaskiem.

„Jeśli chcesz, aby ludzie korzystali z Twojego systemu projektowania, daj ludziom czas na zmoczenie stóp, udostępnij go i zachęć do zadawania pytań”. Ted Goas, główny projektant produktu

Zaangażuj się w ciągłe szkolenia i aktualizacje systemu projektowania — niezależnie od tego, czy są to spotkania twarzą w twarz (lub wirtualne), rutynowo aktualizowane dokumenty, wydania kwartalne, a nawet wewnętrzny biuletyn — aby Twój zespół wiedział, dlaczego i jak nadal korzystać z projektu system.

„Polegaj na osobistym wprowadzaniu, buduj relacje między zespołami i aktualizuj zasoby”. Crystal Ledesma, kierownik ds. inżynierii, systemy projektowe w Zillow

6. Opłucz i powtórz

Ostatni krok we wdrażaniu własnego systemu projektowania wiadomości e-mail to taki, który nigdy się nie kończy!

Systemy projektowania nie mają być statyczne.

Najlepsze z nich rozwijają się i ewoluują w czasie, podobnie jak firmy i ludzie, którym służą. Ustawiaj okresowe bloki czasu, aby wspólnie przeglądać komponenty i standardy systemu projektowego. I nie zapomnij przejrzeć ogólnych celów biznesowych, inicjatyw marketingowych i aktualizacji produktów lub usług, aby upewnić się, że system projektowania robi to, co powinien: pomagać Twojemu zespołowi w rozwoju w ciągle zmieniającym się środowisku.

Zbuduj swój system projektowania i e-maile w jednym miejscu

Potrzebujesz miejsca do uruchomienia własnego systemu projektowania e-maili? Jesteśmy częściowo (zamierzona gra słów) Projektowania Biblioteki w Litmus. Biblioteka projektów to jedno scentralizowane miejsce do przechowywania, organizowania i testowania zasobów marki, modułów i szablonów w celu łatwiejszej aktualizacji. Następnie szybko uzyskaj dostęp do swoich komponentów i twórz z nimi wiadomości e-mail w Edytorze wizualnym. Wypróbuj Litmus już dziś!

Wypróbuj bezpłatnie przez 7 dni →