Jak napisać e-mail z fakturą [Darmowy szablon]

Umiejętność napisania e-maila z fakturą ma kluczowe znaczenie dla terminowego otrzymywania płatności. Twoim głównym celem jest poinformowanie odbiorcy, czego chcesz w jasny, zwięzły i uprzejmy sposób. Zazwyczaj wysyłane jako załączniki, będziesz potrzebować ustandaryzowanego szablonu faktury e-mail, który posłuży jako krótki list motywacyjny i usprawni Twoją wydajność.

Tutaj, w Twilio SendGrid, mamy 101 najlepszych praktyk w zakresie pisania e-maili i bezpłatne szablony, aby zaoszczędzić czas i bóle głowy przy podstawowych codziennych zadaniach. Kontynuuj czytanie, aby uzyskać wskazówki dotyczące w szczególności wiadomości e-mail z fakturami, a także bezpłatny szablon wiadomości e-mail z fakturą, z którego możesz skorzystać natychmiast. Dodaliśmy również szablony e-maili z bonusami dla przypomnień o fakturach i faktur zaległych.

Wskazówki dotyczące pisania e-maila z fakturą

Dzięki naszemu szablonowi wiadomości e-mail do faktur nie będziesz potrzebować wskazówek dotyczących pisania. Po prostu wypełnij puste pola, aby spersonalizować i stworzyć idealną, gotową do wysłania wiadomość e-mail! Jednak, ze względu na dokładność, zamieścimy tutaj kilka punktów, aby wyjaśnić, dlaczego zdecydowaliśmy się na ten konkretny szablon faktury i paragonu.

Zapobiegaj niespodziankom dzięki przejrzystym cenom i regularnej korespondencji

Nawet przy idealnym szablonie reakcje na e-mail z fakturą mogą być negatywne. Możesz uniknąć opóźnień i niezadowolenia ze strony swoich klientów, zobowiązując się do przejrzystości struktury cenowej i informując z wyprzedzeniem o wszelkich różnicach w oczekiwaniach. Jeśli nastąpią poważne zmiany w przewidywanej sumie, musisz wysłać wstępną wiadomość e-mail z opisem, dlaczego nadchodząca faktura odbiega od wcześniej uzgodnionej kwoty.

Co więcej, jeśli widzisz przeszkody w realizacji umowy zgodnie z planem, wstrzymaj swoją działalność i omów z klientem opcje, aby wyeliminować niespodzianki związane z nadbudżetem.

Zachowaj prosty, ale przyjazny e-mail

Podczas gdy celem Twojego e-maila jest zapłata, każdy rodzaj regularnej korespondencji z klientem jest okazją do umocnienia relacji. Nie musisz rozmawiać o planach na weekend ani pytać klienta, co jest dziś na kolację. Jednak chcesz spersonalizować wiadomość e-mail z imieniem i nazwiskiem klienta, wyrazić wdzięczność dla firmy i podać wystarczającą ilość informacji, aby klient czuł się komfortowo z transakcją. Zauważysz, że nasz szablon używa prostego języka i wyraża te punkty w jak najmniejszej liczbie zdań.

Plan na nieprzewidziane okoliczności

Pogoń za płatnościami to niefortunna rzeczywistość dla wielu osób, które wysyłają e-maile z fakturami. Nawet uczciwi ludzie są zajęci, zapominalscy i być może żonglują wieloma zobowiązaniami finansowymi. Nie wspominając o tym, że e-maile mogą trafić do folderu ze spamem lub trafić do niewłaściwej skrzynki odbiorczej. Możesz rozważyć wysłanie faktur na miesiąc przed terminem płatności, z przyjaznym przypomnieniem wysłanym na 1 lub 2 tygodnie przed terminem, jeśli nie otrzymałeś od razu płatności za fakturę.

Ponadto może być konieczne utworzenie szablonu przeterminowanej faktury lub 2, aby przygotować się na czas, w którym klient nie zapłaci szybko. E-maile z przeterminowanymi fakturami są zwykle nieco bardziej formalne i stanowcze, przy jednoczesnym zachowaniu uprzejmości.

Dlaczego warto korzystać z szablonu e-maila z fakturą?

Wysłanie biznesowej wiadomości e-mail nie powinno zająć więcej niż 5 minut. Jeśli trwa to dłużej lub wysyłasz wiele faktur, nic nie zastąpi szybkiego i łatwego szablonu paragonu, który skraca ten czas do 30 sekund lub mniej.

Freelancerzy i właściciele małych firm często mają trudności z terminowymi wypłatami. Chociaż istnieje wiele przyczyn opóźnień, łatwy do zrozumienia szablon faktury e-mailowej na ogół przyciąga większą uwagę, wyjaśnia warunki płatności i łagodzi większość tych problemów.

Szablon e-maila do faktur

W idealnym przypadku utworzysz rzeczywistą fakturę jako plik PDF do pobrania, który ułatwi klientom drukowanie, zapisywanie i przesyłanie do ich oprogramowania księgowego. Poniższy szablon wiadomości e-mail o wysyłaniu faktury można dostosować do potrzeb Twojej firmy i wstawić do tematu i treści wiadomości e-mail.

Standardowy szablon e-mail do faktur

Wiersz tematu: Faktura nr [NUMER] za [PRODUCT/SERVICE] płatna w dniu [DATA]

Witaj [NAZWA KLIENTA],

Mam nadzieję, że masz się dobrze. Zobacz załączoną fakturę nr [NUMER] za [PRODUKT/USŁUGĘ], której termin płatności przypada [DATA]. Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami.

Serdeczne pozdrowienia,

[TWOJE IMIĘ I PODPIS E-MAIL]

BONUS – Szablon e-maila przypominającego o fakturze uzupełniającej

Wiersz tematu: Faktura nr [NUMBER] za [PRODUCT/SERVICE] jest płatna wkrótce [DATA]

Witaj [NAZWA KLIENTA],

Mam nadzieję, że masz się dobrze. To jest przyjazne przypomnienie, że załączona faktura nr [NUMER] za [PRODUKT/USŁUGA] jest płatna w [RAMIE CZASU] w dniu [DATA]. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania.

Dziękuję za Twój biznes,

[TWOJE IMIĘ I PODPIS E-MAIL]

BONUS – Szablon e-maila z zaległą fakturą nr 1

Wiersz tematu: Zaległa faktura nr [LICZBA] za [PRODUKT/USŁUGA] płatna w dniu [DATA]

Drogi [NAZWA KLIENTA],

Mam nadzieję, że masz się dobrze. Jeszcze nie otrzymaliśmy płatności za fakturę nr [NUMBER] za [PRODUCT/SERVICE], której termin płatności przypadał [NUMBER] dni temu w dniu [DATE]. Daj nam znać, kiedy możemy spodziewać się otrzymania płatności, a jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami.

Serdeczne pozdrowienia,

[TWOJE IMIĘ I PODPIS E-MAIL, W TYM NUMER TELEFONU]

BONUS – Szablon e-maila z zaległą fakturą nr 2

Wiersz tematu: Faktura nr [NUMER] za [PRODUKT/USŁUGA] **PRZESTĄPIONY**

Drogi [NAZWA KLIENTA],

W załączeniu faktura za [PRODUKT/USŁUGĘ] dostarczoną w dniu [USŁUGA/DATA ODBIORU], której termin płatności przypadał na [DATA].

Należy pamiętać, że zostanie naliczona opłata za spóźnienie w wysokości [AMOUNT], a całkowita należna kwota wynosi teraz [TOTAL].

Płatności są akceptowane za pośrednictwem PayPal, Venmo, Apple Pay lub na [LINK DO PORTALU INTERNETOWEGO].

Jeśli wolisz, możesz wysłać czek wystawiony na [NAZWISKO LUB FIRMĘ] na adres:

[ADRES BIZNESOWY].

Daj mi znać, kiedy spodziewać się płatności i jeśli masz dodatkowe pytania lub wątpliwości.

Dziękuję Ci,

[TWOJE IMIĘ I PODPIS E-MAIL, W TYM NUMER TELEFONU]

Jak wysłać fakturę e-mailem

Po przygotowaniu szablonu możesz łatwo wysłać fakturę e-mailem na adres:

• Dodanie ustandaryzowanego tematu, aby klient mógł go łatwo zauważyć i zlokalizować
• Wstawianie szablonu do treści e-maila
• Dostosowywanie otwartych pól szablonu
• Dołączanie oczekującej faktury poprzez kliknięcie symbolu spinacza i zlokalizowanie pliku
• Korekta wiadomości e-mail, aby upewnić się, że nie przegapiłeś żadnych pól
• Wysyłanie teraz lub planowanie czasu za pomocą interfejsu programowania aplikacji (API)

Zdecydowanie zalecamy korzystanie z interfejsu API, takiego jak Twilio SendGrid, w ramach procesu, ponieważ możesz zaprojektować szablon, warianty testowe, automatycznie zaplanować wiadomości e-mail i śledzić odpowiedzi. Jeśli prowadzisz interesy dla siebie, w naszej witrynie znajdziesz szeroki wybór zasobów, w tym szablony e-maili z bezpłatnymi dowodami zakupu, które oszczędzają czas i kłopoty dla zapracowanych freelancerów i właścicieli firm.

Wysyłaj wiadomości e-mail z fakturami biznesowymi za pomocą Twilio SendGrid

Twilio SendGrid oferuje łatwą, intuicyjną platformę do tworzenia szablonów i wysyłania e-maili z fakturami. Zapewniamy podstawę do tworzenia skutecznych kampanii e-mailowych na dużą skalę, w tym tworzenia, testowania i śledzenia faktur dla wielu klientów.

Automatyzując więcej procesów, upewnisz się, że wiadomości e-mail z fakturami biznesowymi spełniają odpowiednie standardy i są dostarczane bez błędów, co pozwala skoncentrować uwagę i wysiłek na dodaniu wartości do Twojej firmy. Odwiedź naszą stronę API poczty e-mail, aby dowiedzieć się więcej!