Jak poprawić czas odpowiedzi na e-mail

Nie ma nic cenniejszego niż wysłanie szybkiej odpowiedzi do klienta w tarapatach. Wysłanie szybkiej odpowiedzi ma wiele zalet.

Klient otrzymujący natychmiastową odpowiedź jest zadowolony z Twojej usługi. Jeśli muszą podjąć decyzję dotyczącą wyboru produktu lub usługi, mogą podjąć decyzję szybciej. Jeśli napotkają problem, a wsparcie zostanie im udzielone szybko, będą chwalić obsługę posprzedażową firmy. Ponadto szybki wskaźnik odpowiedzi na e-maile oznacza, że ​​nazwa Twojej firmy pozostaje świeża w umysłach użytkowników.

Porozmawiajmy o sposobach poprawy wskaźnika odpowiedzi na e-maile.

Skonfiguruj automatyczne odpowiedzi e-mail na ogólne pytania

Jeśli więc np. potencjalny klient zapyta, jak długo potrwa dostawa produktu, może otrzymać standardową odpowiedź dotyczącą czasu dostawy. Podczas tworzenia automatycznej odpowiedzi dostosuj wiadomość e-mail o dane klienta.

W takim przypadku numer śledzenia zamówienia powinien znaleźć się w wiadomości e-mail. Podobnie dodanie adresu klienta w wiadomości e-mail poprawi zadowolenie użytkownika.

Korzystaj z narzędzi do wysyłania wiadomości e-mail, które działają przy użyciu sztucznej inteligencji

Sztucznie inteligentne narzędzia wykorzystują przetwarzanie języka naturalnego do analizy nastrojów.Odczytując treść e-maila, narzędzie może sklasyfikować ton klienta.Jeśli nadawca jest niezadowolony, może otrzymać stosowną odpowiedź. Na przykład, jeśli klient wyśle ​​wiadomość e-mail z informacją o złej obsłudze, może otrzymać odpowiedź z przeprosinami lub może otrzymać darmowy prezent.

Przedstawiciele działu obsługi klienta mogą zwykle poświęcić dużo czasu na zastanowienie się nad właściwą odpowiedzią, zwłaszcza jeśli klient jest w złym humorze. Z drugiej strony narzędzia AI mogą wysłać natychmiastową odpowiedź, wyszukując najbardziej odpowiednią odpowiedź z bazy danych.

Oprócz analizyintencji wiadomoście-maile można kategoryzować na podstawie ich treści i tematu. Zarządzając pocztą e-mail za pomocą sztucznej inteligencji , można wykonać automatyczne tagowanie. W ten sposób łatwiej je posegregować i przekazać do odpowiednich działów.

Narzędzia pomagają w tworzeniu przepływów pracy. Na przykład przepływ pracy może polegać na kierowaniu wiadomości e-mail według typów tematów. Każdy przedstawiciel obsługi klienta może być przypisany do konkretnego tematu wiadomości e-mail. Grozi to jednak monotonną pracą dla pracowników.

Jasno określ odpowiedzialność każdego członka zespołu

Przypisz adresy e-mail do wyznaczonych członków zespołu. Nie powinno być żadnych wątpliwości co do tego, kto odpowiada na e-maile. E-maile pozostają bez odpowiedzi, gdy członkowie zespołu myślą, że ktoś inny może odpowiadać na e-mail klienta.

Aby zapewnić ciągłą obsługę klienta, zatrudnij osoby w różnych strefach czasowych. Należy wyznaczyć przedstawiciela, który zawsze odpowie na Twoje zapytanie. Aby szybciej reagować, przedstawiciele powinni korzystać z gotowych szablonów i modyfikować je w razie potrzeby.

Zatrudnij osoby, które są zaangażowane w udzielanie wsparcia przez e-mail. Jeśli przedstawiciel jest odpowiedzialny za udzielanie wsparcia przez telefony i e-maile, jego uwaga zostanie odwrócona. Jeśli nie używasz zautomatyzowanych narzędzi,szybki wskaźnik odpowiedzi jest możliwy, jeśli członek zespołu skupi się na wiadomościach e-mail.

Użyj narzędzia do sprawdzania pisowni

Wysyłając profesjonalne e-maile, ważne jest, aby używać poprawnej gramatyki i pisowni. Nawet jeśli umiejętności językowe przedstawicieli są wyjątkowe, ludzie popełniają błędy. Posiadanie rozszerzenia narzędzia gramatycznego zapewni, że nie będzie błędów gramatycznych. Email jest gotowy do wysłania w krótszym czasie za pomocą narzędzia.

Nie chcesz popełniać błędów, takich jak pisanie „wysyłka” zamiast „wysyłka” lub „zamówienie” zamiast „zamówienie”. Innymi słowy,narzędzie pomaga w wysyłaniu szybkich odpowiedzi na e-maile, zapewniając jednocześnie spójny i profesjonalny ton i język.

Zatrudniaj ludzi z doskonałymi umiejętnościami analitycznymi

Klienci wysyłają e-maile o różnej wielkości. Przedstawiciele obsługi klienta mogą nie mieć czasu na przeglądanie długich e-maili. Szybkie czytanie lub przeglądanie to cenna umiejętność.

Szybkość odpowiedzi zależy od tego, jak skutecznie przedstawiciel obsługi klienta przeanalizuje problem i prześle odpowiedź .Oczywiście szybkość odpowiedzi zależy również od tego, jak szybko przedstawiciel może pisać. Przedstawiciel stanie się ekspertem, gdy zdobędzie więcej doświadczenia w pracy.

Praktyczną zasadą jest nie powierzanie całej pracy związanej z odpowiadaniem na e-maile nowemu pracownikowi. Początkujący może mieć wiele pytań. Potwierdzanie odpowiedzi od menedżerów lub innych członków zespołu zajmie trochę czasu, co z kolei spowolni tempo odpowiedzi. Początkujący powinien zawsze współpracować ze starszym przedstawicielem klienta.

Stwórz obszerną bazę wiedzy

Jest mało prawdopodobne, aby przedstawiciel obsługi klienta pamiętał na pamięć rozwiązania wszystkich zapytań – zwłaszcza jeśli jest częścią firmy technicznej. Artykuły bazy wiedzy powinny być łatwo dostępne.

Zespół tworzący artykuły i dokumentację musi wymyślić szczegółowe nazwy. Przykładem takiej konwencji nazewnictwa jest „polityka wysyłkowa – lokalni klienci – zaktualizowana wersja”.

Idealnie byłoby, gdyby istniał pasek wyszukiwania, w którym można wyszukiwać słowa kluczowe. Przedstawiciele klientów mogą natychmiast wyszukać najbardziej odpowiedni artykuł, który zawiera rozwiązanie zapytania klienta.

Znaczenie czasu odpowiedzi w budowaniu linków SEO

Dla zespołu zajmującego się optymalizacją wyszukiwarek (SEO), który kontaktuje się z witrynami publikującymi gości, szybka reakcja może znacznie usprawnić tworzenie linków. Szybki wskaźnik odpowiedzi oznacza:

• Proces uzyskiwania linków jest szybszy – skutkuje szybszą współpracą z zespołem ds. treści w celu przygotowania artykułu i jego publikacji.
• Jeśli webmaster nie jest zainteresowany współpracą, lepiej zostać odrzuconym, niż być obserwowanym.

Szybki wskaźnik odpowiedzi motywuje twórców linków do dotarcia do większej liczby osób.

Wyobraź sobie, jak przygnębiające będzie spędzanie czasu na tworzeniu listy potencjalnych klientów, przygotowywaniu dostosowanych wiadomości e-mail dla każdego z nich i wciąż nieotrzymaniu odpowiedzi od żadnego z nich.

Wysyłanie ukierunkowanych treści pomaga w poprawie działań SEO w następujący sposób:

1. Klient wysyła do Ciebie wiadomość e-mail z zapytaniem o konkretny produkt lub usługę.
2. Odpowiadasz na nie wysyłając odpowiedni artykuł na blogu lub help desk ze strony internetowej.
3. Twoja witryna zyskuje wzrost ruchu (ponieważ treść jest targetowana, użytkownik prawdopodobnie pozostanie na stronie przez dłuższy czas, a współczynnik odrzuceń jest niski).
4. Google uważa, że ​​strona pasuje do intencji użytkownika i przenosi ją wyżej na stronach wyników wyszukiwania.

Jak e-maile pomagają w SEO

W tym artykule omówiono sposób wysyłania szybkich odpowiedzi za pośrednictwem wiadomości e-mail. Pytanie brzmi, czy ma to jakikolwiek wpływ na SEO? Podzielmy odpowiedź na dwie kategorie.

Wysyłanie wiadomości e-mail do potencjalnych klientów

E-mail marketing to bardzo ważny kanał pozyskiwania klientów. Jeśli ktoś nie słyszał o Twojej firmie lub zapomniał nazwy Twojej firmy, może od razu wyszukać Cię w wyszukiwarkach.

Przeczytaj: W jaki sposób e-mail marketing może pomóc poprawić wyniki SEO za pomocą wideo

Jeśli Twoja witryna lub aplikacja radzi sobie dobrze pod względem SEO, Twoja marka pojawi się na szczycie wyników. W ten sposób zwiększy się ruch na Twojej stronie lub aplikacji, co bezpośrednio przełoży się na wzrost współczynnika konwersji. Należy pamiętać, że SEO nie jest samodzielną usługą, ale pomaga również w kierowaniu ruchu przez inne kanały.

Wysyłanie wiadomości e-mail do istniejących klientów

Jako firma masz adresy e-mail obecnych klientów. Jeśli ktoś zapisał się do Twojego newslettera, może otrzymywać regularne powiadomienia o rabatach, specjalnych promocjach, treściach informacyjnych, nowych produktach lub usługach.

Ruch docelowy ma również większe prawdopodobieństwo konwersji.

Jeśli istniejący klient zgłosi Ci konkretny problem, może otrzymać łącza do treści w witrynie internetowej, które są związane z jego problemem.

W przypadku dużych firm biuletyny można również podzielić na różne tematy. Potencjalni i obecni klienci mogą zapisać się na niszowe tematy, które ich interesują. W ten sposób witryna Twojej marki zacznie generować przydatny ruch, który pomoże w działaniach SEO .

Celem SEO jest stworzenie usługi spełniającej potrzeby klientów.Mimo że satysfakcja użytkownika nie jest bezpośrednio związana z SEO, obsługa klienta na najwyższym poziomie zaowocuje marketingiem szeptanym. Ludzie będą szukać Twojej marki i pozostaną dłużej na stronie, co samo w sobie jest wygraną.